El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos es un instrumento de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollarse en un período determinado, en relación a los objetivos y metas previstas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública.

2. PROGRAMACIÓN ARCHIVÍSTICAANUAL Y
ACTIVIDADES PRIORITARIAS EN EL INSTITUTO
NACIONALPENITENCIARIO-INPE
LIC. ROCIO H. GARCIA TOLEDO
9 DE DICIEMBRE DEL 2016
EMAIL: rociogarciat1@yahoo.es
Fono: 982-774042

3. El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos es un instrumento
de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollarSE en un
período determinado, en relación a los objetivos y metas
previstas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite
realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las
entidades de la administración pública.

4.  El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos para su formulación, tendrá en
consideración los lineamientos de política institucional, debiendo formar parte del Plan Operativo
Institucional, en cada entidad sectorial y nacional. Manteniendo coherencia con los fines y objetivos
delSistemaNacionaldeArchivos.(VéaseLeyNº 25323).
 Dicho documento deberá ser formulado anualmente por el responsable del Órgano de
Administración de Archivos, en adelante OAA, en coordinación con la unidad orgánica de
Planificaciónde laentidad.
 ·El responsable del OAA de nivel central, coordinará la elaboración de su Plan Anual de Trabajo con
losArchivosde Gestión, Periféricosy losde niveldesconcentradode la entidad.

5. EL INCUMPLIENTO DE LA PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ARCHIVOS
DARÁ LUGAR A UNA SANCIÓN ACORDE A EL NUEVO REGLAMENTO DE
INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS. (R.J 442-2014AGN/J) DEL AÑO2014.

6.  Decreto Leg. Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
 DecretoSupremoNª 022-75- ED, Reglamentodel D.LeyNº 19414
 Ley Nº 25323 Ley del SNA
 DecretoSupremoNª 008-92-JUS, Reglamentode la Leydel SNA
 Ley Nº 28296,Ley General del PatrimonioCultural de la Nación.
 D.S Nº 011-2006-ED,Reglamentode la Ley Nª 28296
 R.J Nº 073-85-AGN/J, NormasGenerales del SN

7.  R.J Nº 173-86-AGN/J, Directivas del SNA.
 REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL
SISTEMANACIONALDE ARCHIVOS. (R.J 442-2014 AGN/J)DELAÑO 2014.
 R.J Nª 346 -2008-AGN/J, Directiva Nº 003-2008-AGNDNDAAI, Normas para la
Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del OAA de las entidades de
la Administración Pública.

8. INSTRUCCIONES PARA LA
FORMULACIÒN DEL PLAN ANUAL
DE TRABAJO INPE-ORL
 El PlanAnual de Trabajo del considerarálos siguientes aspectos:
 a. Alcance
 b. Realidad archivísticainstitucional.
 c. PolíticaInstitucional
 d. Objetivos Generales
 e. Objetivos Específicos
 f. Programación de actividades.
 g. Presupuesto

9. El presente Plan de Trabajo Archivístico es de cumplimiento obligatorio en el Instituto Nacional Penitenciario (INPE),
en todos los niveles de archivo existentes, sean éstos de gestión, periféricos, a fin de observar estrictamente la legislación
y normatividad vigente aprobada internamente y la dispuesta por el Archivo General de la Nación (AGN), ente rector del
Sistema Nacional de Archivos (SNA).

10. Establecer criterios uniformes para una óptima ejecución de los procesos y
procedimientos técnicos-archivísticos, garantizando con ello una correcta
Administración, Acopio, Organización, Conservación, Descripción, Selección y Servicio
del PatrimonioDocumental de la OficinaRegional Lima(ORL).


11. 1. Conocer la información básica de la documentación que se custodia, mediante la elaboración de
instrumentosdescriptivos necesarios y adecuados,parasu adecuadocontroly organización.

o Contar con un servicio archivístico eficaz y eficiente que permita una oportuna atención de los
requerimientosde losusuarios internosy externos paraagilizar la gestión documental.

o Involucrar a todas las dependencias de la ORL en el manejo adecuado de los documentos, mediante
una permanente coordinación con el Archivo de la Oficina Regional Lima, implementando la
normatividad archivística, en relacióna losprocesos y procedimientostécnico-archivísticos

12. o Seleccionar los documentos que han cumplido su vigencia administrativa y
conservar en óptima condiciones la documentación de valor permanente con el
propósito de defender, conservar, incrementar, organizar, describir y servir el
PatrimonioDocumentalInstitucional.

13.  La ORL del INPE, en concordancia con las normas que regula el SNA, considera
necesario establecer los lineamientos que le permitan consolidarse en el Sistema
Institucional de Archivos (SIA) del INPE, a través de la ejecución de los procesos
técnicos-archivísticos emanados del ente rector, imprescindibles para una óptima
gestión archivísticainstitucional.

14. ORGANIZACIÓN:
El Archivo de la ORL está configurado dentro de la Unidad de Trámite
Documentario, la cual depende de la Jefatura de Prensa e Imagen Institucional, y
éste a su vez orgánicamente de la Dirección Regional.

15. DIRECCION
REGIONAL
TRAMITE
DOCUMENTARIO
Y ARCHIVO
PRENSA Y
RELACIONES
PUBLICAS

16.  Resolución Presidencial del INPE N° 013-015-INPE/P, del 15 de enero del 2015, art.2, inc.: conformaciónde los COMITESDE
EVALUACIÓNDE DOCUMENTOS(CED)del INPE.

 Resolución Directoral N° 0304-2015-INPE/18, del 12 de junio del 2015, conformación del “COMITÉ EVALUADORDE
DOCUMENTOSDE LA OFICINAREGIONALLIMA”
 Resolución Jefatural Nº 346-2008-AGN/J, Directiva Nº 003-2008-AGN/DNDAAI “Normasparala Formulacióny Aprobación
del PlanAnualde Trabajodel Órganode Administraciónde Archivosde lasEntidadesde la AdministraciónPública”.

 Directiva N° 016 -2010-INPE/P. Normasparala Organización, Custodiay Medidasde ConservacióndelAcervodocumental
del InstitutoNacionalPenitenciario,aprobada por Resolución Presidencial N° 789-2010-INPE/P.

 Directiva N° 008-2011-INPE/P. “Normasparala Organización, Custodiay Medidasde Conservacióndel AcervoDocumental
del InstitutoNacionalPenitenciario”, aprobada por Resolución Presidencial N° 562-2011-INPE/P.



17.  1. El archivose hayabajo la responsabilidadde un Jefe de Archivo (nombrado).
 2. Una Técnica de Archivo ( contrato de servicios administrativos CAS), con
formación académica y Licenciatura en Ciencias Sociales en la Especialidad de
Historia. Con amplia experienciay capacitación en gestiónarchivística.

18.  En la actualidad contamos con tres depósitos de archivo en diferentes locales del
INPE: sede Magdalena, ex penal San Jorge, penal Ancón II. Todos ellos construidos
en material noble, ventilación natural.

19. CANTIDAD DESCRIPCIÓN ESTADO
10 Estantería de metal Bueno
01 Silla, un escritorio Bueno
01 Deshumecedor Bueno

20.  Se custodia aproximadamente mil metros lineales de documentación, cuyas
fechas extremas corresponde a los años de 1988 al 2014, conformadas por series
documentales de valor permanente como las Resoluciones Directorales hasta las
de valor temporal como la de correspondencia, entre otros.

21. OrganizaciónDocumental Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos en la ORL.
DescripciónDocumentalEs un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los
instrumentos descriptivos en la ORL.
El Archivo elaborará los siguientes : instrumentos:
• Inventario Registro
• Inventario de Conservación
• Inventario de Eliminación
• Inventario de Transferencia

22. De la Transferencia de Documentos
Serán transferibles al Archivo los documentos que cuenten con un mínimo de cuatro (04) años de
antigüedad, cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido. El responsable y/o Encargado del
Archivo de gestión y/o Periférico solicitará y coordinará con la Jefatura, la transferencia de documentos
dentro de la fecha programada en el Cronograma de Transferencia establecido por el Archivo
Desconcentradode la ORL.

23. Seleccionarla documentaciónposiblede eliminar.
 ElaborarelInventariode Eliminacióny extraerlasmuestrasdocumentalesnecesarias.
 Remitir los Inventarios de Eliminación y muestras respectiva al Archivo Central del INPE, el cual es el
únicoresponsablede la conducciónde esteprocedimiento.
 ElaborardelProgramade Controlde Documentos.

24. De los ambientes de los Archivos
Del Control de los Factores
Externos
Del Manejo de los Documentos
De las Medidas de Seguridad

25. SERVICIO DOCUMENTAL:
 Consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de LA entidad
con fines de información.

26. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

27. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES– ANEXO Nº 01–ARCHIVO DE LA OFICINA REGIONAL LIMA DEL INPE
PRI
ORI
DAD
ACTIVIDADES
Unidad
de
Medida
META Año 2016
DURA-
CIÓN
RESPONSA -
BLE
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC
TOTAL
ANUAL
1
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
1.1. Clasificación
m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900
12
meses
Archivo
regional
1.2. Ordenamiento m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900
12
meses
Archivo
regional
1.3. Signatura m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900
12
meses
Archivo
regional
2
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
2.1. Elaboración de Inventarios-Registro
Inventario 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 12
12
meses
Archivo
regional
2.2. Consolidación de Inventarios-
Registros
Inventario 01 01 01 03
03
meses
Archivo
regional
3
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
3.1. Transferencia de documentos
administrativos.
m.l. 05 05 10
02
meses
Archivo
regional
Archivos de
gestión
3.2. Inventario de Transferencia
Inventari
o 01 01 02
02
meses
Archivo
regional
Archivos de
gestión
3.3. Control de Calidad Inventarios de
Transferencia
Inventari
o 01 01 02
02
meses
Archivo
regional

28. PRI
ORI
DAD
ACTIVIDADES
Unidad
de
Medida
META Año 2016
DURA-
CIÓN
RESPONSA-
BLE
OBSERVACIONES
ENE
FE
B
MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC
TOTAL
ANUAL
4
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
4.1. Identificar y seleccionar documentos
de valor temporal
m.l. 30 30 30 30 30 30 180
06
mese
s
Archivo
regional 1,000.00
4.2. Elaboración de Inventarios de
Eliminación y toma de muestras
inventari
o 01 01 01 01 01 01 06
06
mese
s
Archivo
regional
1,000.00
4.3 Remisión al archivo Central del INPE
de inventarios de Eliminación y muestras
Para su evaluación por CED
inventari
os 01 01
01
Mes
archivo
regional
CED
1,000.00
5
Servicio Archivístico
5.1 Búsqueda de documentos
Atención 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120
12
Meses
Archivo
regional 1,500.00
6
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
6.1. Colocación de documentos en cajas
de archivo
Caja
Paquete 50 50 50 50 50 300
12
mese
s
Archivo
regional 1,000.00
6.2. Mantenimiento de cajas de archivo,
paquetes y limpieza de piezas
documentales
Caja
Paquete 50 50 50 50 50 300
12
mese
s
Archivo
regional 1,000.00
6.3. Actividades preventivas de
Conservación Documental m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900
12
mese
s
Archivo
regional 2,000.00
7
SUPERVISIÓN DE ARCHIVOS
7.1.Evaluación del Plan Anual de Archivo
2015
Informes 01 01 1 mes
Archivo
regional 500.00