Jabes 2010 - Session plénière "Actualités et projets de l’Abes" - Pierre Maraval, Christine Fleury, Isabelle Mauger Perez, Jean-Philippe Aynié, Abes, dans le cadre des Journées Abes 2010

1. Actualités et projets de l’ABES
Jounées ABES 2010 / 26-27 mai 2010

2. Actualités du Sudoc
Actualités J.ABES 2010 – Pierre Maraval

3. Chronologie
CBS 4.2 Rechargement
du Catalogue Sudoc public
Mai Juin Juillet
2010
En production
depuis le 10 mai
Nouvelle version du
Catalogue Sudoc public
Export et mise à jour
des notices pour
WorldCat
Chargement
des OCN

4. Sudoc professionnel
CBS 4.1 en production le 10 mai : nouveautés
 Bases externes : recherche fédérée
 SRU Update : protocole utilisé pour la mise à
jour du catalogue WorldCat
WinIBW
 Nouvelle version actuellement en test à l’ABES
 Demandes d’exemplarisation automatique :
 Ouverture du formulaire en ligne sur le site web
de l’ABES le 16 mars
03.03.20

5. Test de la nouvelle version 4.5 :
 Ajout de fonctionnalités au PEB (demande libre,
liste de fournisseurs)
 Optimisation du temps d’affichage des pages
 Interrogation via SRU (Search & Retrieve URL)
Mise en production prochainement
Sudoc public (1/3)

6. En parallèle, développements effectués par
l’ABES depuis février 2010 :
 Accès au texte intégral dès l’affichage court
 Navigation à facettes pour affiner la recherche
 Optimisation lien Google Books
 Saisie assistée pour le filtre par bibliothèques
par auto-complétion
 Flux RSS
 Indexation par les moteurs de recherche
Sudoc public (2/3)

7.  Lancement d’un projet en partenariat avec
l’UNPIdF pour la mise en place d’une version
mobile
Opac personnalisés :
 A la demande des établissements
 Dans le cadre de la mise en place des plans de
conservation partagés
Sudoc public (3/3)

8. Worldcat
Actualités J.ABES 2010 – Pierre Maraval

9. WorldCat
Fin décembre 2009 : export des notices
bibliographiques du Sudoc pour les
établissements ayant choisi d’adhérer à
WorldCat.
Février 2010 : export des notices bibliothèques
Option choisie :
 Lien notice WorldCat/notice Sudoc via l’ISBN/ISSN

10. WorldCat
 Demandes de modifications et d’améliorations
 Les affichages courts des noms des bibliothèques
affichés à l’issue d’une recherche conformes à
l’intitulé court Sudoc (OK)
 La géolocalisation pour que les établissements
français à l’étranger soient rattachés à leur région
géographique (OK)
 Meilleur affichage des adresses (sur plusieurs
lignes), visibilité du code postal, chargement
complet des liens vers les sites web des
établissements, supprimer toute référence à
«OCLC-LBS » pour« French Union Catalogue :
Sudoc»

11. WorldCat à venir
 Fourniture à l’ensemble des bibliothèques du
réseau ayant choisi d’intégrer WorldCat d’un
document récapitulatif des correspondances
RCR/Registry et des règles d’usage à respecter.
 Nouvelle mise à jour prévue fin juin début
juillet 2010
 Puis une mise à jour tous les 3 mois
 Jusqu’à la mise à jour quasi-instantanée via le
SRU-Update d’OCLC

12. Webstats
Actualités J.ABES 2010 – Pierre Maraval

13. Webstats (1/3)
18 janvier 2010 : mise en production du
nouveau Webstats
Améliorations apportées depuis janvier :
 Optimisation code source
 Corrections de bugs
 Amélioration de l’export et de la navigation
 Mise à jour de la version le 10 mai 2010

14. Webstats (2/3)
Développement de la version 2.0 à partir de
juillet (mise en production fin 2010)
 Statistiques par login
 Ajout de nouvelles données (stats par pays)
 Graphes d’évolution / d’état
 Info bulles
 Comparaisons entre ILN
 Statistiques à accès réservé pour les directeurs

15. 2 sessions de formation à distance les 28 janvier
et 8 mars
Pour toute information complémentaire :
 Tutoriels disponibles sur le LMS de l’ABES :
http://moodle.abes.fr
 Aide en ligne & FAQ accessibles dans Webstats :
Webstats (3/3)

16. Numes et Signets-Universités
2 outils de mutualisation
à votre disposition
Actualités J.ABES 2010 – Christine Fleury

17. Nés en 2009 !!!
Numes Signets-Universités
 collaborations
 labellisation des signets
des CADIST
 complémentarités
 collaborations
 complémentarités

18.  Une brique indispensable dans le cadre des grands
chantiers de numérisation
 Un outil spécifique au service des bibliothèques de
l’enseignement supérieur et de la recherche
 Des données interconnectées et complémentaires
avec celles du site Patrimoine Numérique (ministère
de la Culture) et du portail européen Michaël
http://www.numes.fr

19. • Un outil de
pilotage
Identification des
projets de
numérisation
(à venir, en cours,
réalisés) • Un outil de
recherche
Un réservoir
d’informations
bibliographiques
Description des
corpus
numérisés
• Un outil de
valorisation
Point d’accès
vers les
corpus
numérisés

20.  depuis septembre 2009
 30 établissements
contributeurs
 96 corpus décrits
 700 consultations/mois
(moyenne)
recherche
moissonnage du
Patrimoine Numérique
 données
moissonables en OAI
activités fonctionnalités

21. http://www.signets‐universites.fr/

22. Des débuts
prometteurs
Juin 2009
Prix i‐expo de
la meilleure
initiative

23. en mai 2010
 57 établissements
contributeurs
 dont 7 CADIST
 2400 signets
d’avril 2009 à mai 2010
 850 nouveaux signets
 3500 visiteurs /mois
(en moyenne)
recherche (Exalead)
 vérification régulière
des URL
moissonnable en OAI
 abonnements RSS
 actualités
 intermède
activités fonctionnalités

24. Appel à contribution !!!
simplicité d’utilisation
 création autonome des compte utilisateurs
 pas de compétence technique particulière : de
simples formulaires à remplir
 gratuité
 valorisation
 mise en commun des données

25. Formation et Assistance
deux services en extension
Actualités J.ABES 2010 – Christine Fleury

26. Formation en présentiel 2009
Sudoc 7ème
vague : 34
Sudoc
coordinateurs
19Supeb : 12
formation
initiale : 245
Star : 70
Calames : 24
404 agents formés
Sudoc 7ème
vague : 17
Sudoc
coordinateurs :
5
Supeb :2,5
formation
initiale : 94,5
Star : 9 Calames : 4
132 journées de formation

27. novembre 2009 : mise en place d’une plate-
forme d’autoformation (Moodle) réservée aux
membres des réseaux ABES
 nécessite la création d’un compte dans Moodle
didacticiels et tutoriels en ligne
 utiliser les scripts WinIBW
 autoformation à la WebDewey
 autoformation à Webstats
Formation à distance

28. Enseignement à distance
 mise en œuvre de Webinaires (outil Webex) =
organisation de sessions d’enseignement à
distance : le formateur et un groupe sont en ligne
en simultané
 Thématiques abordés
 nouvelles versions des applications
 remise à niveau à destination des correspondants
 point d’information sur de nouvelles fonctionnalités
 …

29. L’assistance en 2009
 4 guichets = un par produit
 activité sur les guichets
+des centaines de mails … et d’échanges sur les
différentes listes de diffusion
2511
268
86
132
0 500 1000 1500 2000 2500 3000
Sudoc professionnel
Sudoc public
Calames public
Star

30. ABESsvp, les objectifs
 un guichet d’assistance unique pour l’ensemble des
membres des réseaux et utilisateurs des produits de
l’ABES
 la mise en œuvre d’une base de connaissances
 l’optimisation du circuit de l’assistance
 amélioration des workflows
 indicateurs statistiques
 la mise en œuvre d’une démarche qualité

31. ABESsvp, le projet …
Petit historique du projet Réalisation
 janvier- avril 2009 : étude
préalable effectuée par 6
élèves conservateurs de
l’enssib (groupe projet)
 octobre 2009 : finalisation
du cahier des charges par
l’équipe projet
 janvier 2010 : appel
d’offres obtenu par la
société Linagora
 socle technique : Drupal
 développements selon la
méthode Agile
 VABF : tests réalisés
avec la participation de 4
établissements
 Entrée en VSR : très
prochainement !!!
03.03.20

32. Un guichet unique
pour tous
…. des entrées
spécialisées pour
chacun
Contextualiser l’assistance

33. « Faire connaissance »
 élaboration progressive d’une
base de connaissances
comportant l’ensemble des
questions/réponses publiées
 des FAQ spécifiques par application
 navigation par domaines
 moteur de recherche

34. Mieux communiquer
 message d’alerte de l’ABES en direct pour informer les
utilisateurs en cas de problème
 formulaires conçus pour permettre + d’échanges
 demande de précisions, compléments d’information
 indice de satisfaction

36. Optimiser l’organisation de l’ assistance
meilleur acheminement des questions vers les
équipes compétentes (application / domaine)
meilleure visibilité de l’activité d’assistance
grâce à des indicateurs statistiques

37. mise en œuvre d’une charte qualité rédigée en
relation avec l’AURA
 engagement sur les délais
 distinction entre l’assistance aux professionnels et
au grand public
 personnalisation
 discrétion
 mesure en continu de votre indice de satisfaction
Améliorer la qualité

38. Refonte du site web
de l’ABES
Actualités J.ABES 2010 - Isabelle Mauger Perez

39. Le site web
actuel

40. Objectifs
Un site institutionnel qui présente l’ABES, ses
missions, ses produits, ses services
Un site professionnel qui s’adresse aux
membres des réseaux de l’ABES en leur
proposant des conseils, des outils, des
recommandations normatives, etc…..
Un site portail donnant accès aux quatre
catalogues : Sudoc, Calames, Numes, Signets

41. Principes et calendrier
Des informations en fonction du type de public
 Les professionnels de la documentation
 Les partenaires institutionnels
 Les entreprises
 Le grand public
Des entrées par produits
 Sudoc, Calames, Numes, Signets
Des informations par services
 Les formations, les groupements de commandes…
Calendrier : 1er trimestre 2011

42. Les projets API Sudoc
Actualités J.ABES 2010 - Isabelle Mauger Perez

43. De nouveaux services au-delà
des outils du Sudoc (1/2)
Volet 1 : l’exemplarisation automatique des
données du Sudoc
 Programme opérationnel
 Utilisation interne à l’ABES
Volet 2 : l’ouverture des autorités du Sudoc
 Une interface web en cours de finalisation
 Fonctionnalités
 Recherche
 Modification
 Création
 Utilisateurs : STAR, Calames, ORI-OAI et d’autres

44. De nouveaux services au-delà
des outils du Sudoc (2/2)
Volet 3 : le signalement automatique des thèses
de STAR (ouverture septembre 2010)
 données bibliographiques
 données d’exemplaires
 données d’autorité
Volet 4 : des exports à la demande en self-service
(ouverture en 2011)
 utilisateurs : les établissements du réseau Sudoc
 pour les produits standard uniquement (catalogue des
périodiques ou de publications en série)

45. 03.03.20

46. Le portail des thèses
Actualités J.ABES 2010 - Isabelle Mauger Perez

47. Conduite de projet, partenariat,
accompagnement, calendrier
 Le Comité de définition et d’opération est l’instance
de validation du projet. Le CDO a tranché :
 le nom de domaine : www.theses.fr
 le périmètre du Portail
 Thèses de doctorat uniquement
 Habilitations à diriger les recherches.
 Partenariat : CCSD, ANRT, associations de docteurs
et chercheurs
 Collaboration avec l’Agence pour le Patrimoine
Immatériel de l’Etat (APIE)
 Version beta début 2011

48. Quelques chiffres autour de STAR
25 établissements en production
65 établissements en cours de bascule
13 nouveaux établissements en septembre 2010
Plus de 1 800 thèses archivées
 dont 1381 signalées dans DART-Europe
 dont 202 thèses envoyées à TEL
 et 171 hébergées par l’ABES

49. Le chantier du nouveau STAR (1/2)
 Amélioration des liens STAR – Sudoc grâce au
projet API Sudoc
 Les exports actuels sont regroupés dans un cycle
appelé « cycle dépôt légal »
 Ce qui change : possibilité d’utiliser un « cycle
mise à jour »
 nouvel envoi au Sudoc
 mise à jour de DART-Europe
 dépôt de nouvelles versions pour diffusion sur la
plateforme ABES

50. Le chantier du nouveau STAR (2/2)
Nouveaux formulaires de saisie
 Ergonomie
 Rapidité de chargement des pages
 Contrôles avant sauvegarde plus nombreux
Nouveau circuit et paramétrage possible
 Création du rôle Correspondant STAR
 4 rôles pour saisir les métadonnées TEF et déposer
les fichiers
 Le personnel de scolarité
 Le bibliothécaire
 Le gestionnaire des fichiers et des droits
 Le validateur
 Le correspondant STAR peut décider de fusionner ces
4 rôles en un rôle unique qui a la responsabilité de
toutes les métadonnées

51. Journée de
démonstration
pour tous les
correspondants
STAR
Mercredi
22
septembre
2010

52. Le chantier des sujets de thèses
Le Fichier central des thèses : transfert de
l’Université Paris 10 à l’ABES le 1er janvier
2010 sans interruption de service
Recense les thèses en cours en sciences
humaines et sociales
Un nouveau réseau
 115 établissements
 142 « correspondants sujets thèses »
Le Fichier central des thèses sera inclus dans
le Portail des thèses

53. Le chantier des publics du
portail des thèses
Enquête en ligne auprès des doctorants du
Fichier central des thèses : 145 réponses.
Enquête en ligne auprès des docteurs et
jeunes chercheurs : plus de 800 réponses
actuellement. Dépouillement en juin.
Enquête (avant l’été) auprès des établissements
pour :
 1. étudier les passerelles possibles entre leurs systèmes
d’information et le portail
 2. recenser les projets relatifs aux thèses
(rétronumérisation, thèses en ligne…)

54. Le chantier des données
Données Sudoc : regroupement des notices du
Sudoc traitant d’une même thèse (FRBR)
Données Fichier central des thèses : nettoyage
Extension du jeu de métadonnées TEF pour
rendre compte de toutes les thèses quel que soit
leur support ou leur statut légal

55. Conventions sur objectifs Sudoc-PS
Modernisation du PEB
ERMS partagé
Actualités J.ABES 2010 – Jean-Philippe Aynié

56. De nouvelles conventions sur
objectifs pour les CR du Sudoc-PS
 2009 : transfert de mission et Groupe du travail sur « l’avenir du
Sudoc-PS »
 2010-2011 : mise en œuvre de conventions sur objectifs
 Objectif : passer d’un dispositif caduque et complexe à un
dispositif simplifié reposant sur une logique de projets
 2 niveaux de contractualisation (national et régional/thématique)
 8 CR pilotes en 2010 ; négociations sur site ; détermination des
nouveaux critères de calcul

57. Modernisation du PEB
 Constat : baisse des demandes, archaïsme du fonctionnement,
multiplicité des dispositifs.
 Étude 6&10 (2006) ; Groupes de travail et journées d’études
AURA (2007-2009) ; Transfert de mission à l’ABES
 Reprise du dossier PEB par l’ABES, élargi à sa modernisation et
à la fourniture à distance de documents
 Janv.-déc. 2010 : réunions Groupe de travail PEB
 2011 : Mise en œuvre du scénario de modernisation choisi par
le GT PEB

58. Portage du projet Couperin d’ERMS partagé
 Depuis janvier 2010 : rédaction du dossier de consultation des entreprises.
 30 avril 2010 : lancement de la consultation
 Fin juillet ou sept. 2010 : notification du marché
 5 établissements pilotes sur 1 an : Université Lumière Lyon 2, Université
Paris Descartes, Université Bordeaux 1, INRIA, PRES de Toulouse
 Selon le bilan de l’expérience : passage à un projet de plus grande ampleur
pour un ERMS déployé dans tous les établissements volontaires et
intégrant le volet signalement
 Septembre 2010 : formalisation des besoins de l’ABES et du réseau Sudoc
 Étude de la faisabilité de l’adossement du Sudoc à une base de
connaissance et de l’alimentation automatique du Sudoc par cette base