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Journée annuelle des centres régionaux du Sudoc-PS–
19 mai 2011
 Annonce par un message à la liste de discussion le 31
mars
 Mise à disposition de conventions sur le site de l’ABES
 Deux cas de figure différents:
◦ Un « modèle » général
◦ Une convention tripartite pour les Entrées secondaires
 Mise à jour d’un modèle proposé aux CR et devenu
obsolète
 Conception de documents utilisables par les
responsables CR dans la gestion de leur réseau
 Meilleure prise en compte de la spécificité du statut
d’Entrée secondaire
 Modèle proposé aux centres régionaux pour la formalisation du
partenariat avec les structures documentaires participant au réseau
 Deux signataires :
◦ L’Université hébergeant le Centre régional
◦ La structure de tutelle de l’établissement de rattachement de la structure
documentaire
 Peut être repris et adapté aux exigences locales
◦ Par exemple, lettre d’accord entre structures relevant de la même tutelle
 Rappel des conditions de la participation au réseau
◦ Accessibilité des collections (quelle qu’en soit la forme)
◦ Incitation à la participation au PEB
◦ Identification de la structure documentaire dans le RCR
◦ Communication des informations utiles au signalement des
collections
 Rappel du rôle du responsable du Centre régional
◦ Cf. fiche de fonction proposée par l’ABES
 Rôle du responsable du Centre régional
 Mais… une nouveauté : la possibilité de mettre en place
des transferts réguliers entre le Sudoc et le système local
de la structure documentaire
◦ En lien direct avec l’ABES
 Mention de la cession de données nécessitant une
convention particulière
 La propriété du catalogue Sudoc
◦ L’ABES est bénéficiaire de l’ensemble des droits (auteur ;
producteur de base de données)
◦ Engagement de la structure documentaire à reconnaître et
respecter ces droits
 Les usages autorisés des notices de publications en série
◦ Par le CR : usages autorisés dans la convention Sudoc « type »
◦ Par la structure documentaire : usages réduits (mise en ligne en
format non professionnel)
 Clause d’arbitrage
 Durée de la convention
◦ 3 ans par année civile : choix homogène de l’ABES pour ses
conventions
◦ Adaptable aux conditions locales
 Initiée et signée par l’ABES
◦ Installation du logiciel de catalogage dans la structure
documentaire
 Applicable à partir du 01/04/2011
◦ Pour les nouvelles ES : envoi de la convention par l’ABES dès
installation logiciel
◦ Pour les ES déjà en fonctionnement : mises à jour d’ici janvier 2012
 Mêmes conditions que pour la convention
« générale »
 Mais une condition supplémentaire : habilitation des
personnels
◦ Respect des formats, normes et pratiques du Sudoc
◦ Formation à l’utilisation du logiciel
 Rappel du rôle « général »
 Insistance sur deux points (liés à article précédent)
◦ Responsabilité dans l’installation du logiciel dans la structure
documentaire
◦ Formation (et tutorat) des personnels qui utiliseront le
logiciel
 Usages autorisés plus nombreux pour la structure
documentaire
◦ Consultation notices du catalogue
◦ Copie et modification des notices de publications en série
◦ Mise en ligne notices dans format non professionnel
 Article supplémentaire par rapport à la convention
« générale »
 Détaille l’usage des logiciels fournis par l’ABES
◦ WinIBW décrit dans annexe
◦ Comprend toutes les clauses d’usage des logiciels
 Raison pour laquelle l’ABES est aussi signataire de la
convention
 Durée non aménageable (gestion des conventions par
l’ABES)
 Trois signataires à la convention
◦ L’ABES représentée par son directeur
◦ L’Université hébergeant le Centre régional
◦ L’organisme de tutelle de la structure documentaire
 Gérée, rédigée et envoyée par l’ABES
 Trois exemplaires signés du directeur de l’ABES envoyés à l’établissement hébergeant
le CR pour :
◦ Signature par l’Université hébergeant le CR
◦ Envoi des exemplaires à la structure documentaire
 La structure documentaire :
◦ Fait signer les trois exemplaires à sa tutelle
◦ Conserve un exemplaire
◦ Retourne deux exemplaires au CR
 Le Centre régional :
◦ Conserve un exemplaire
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JCR Sudoc PS 2011 - Le réseau Sudoc-PS, 2 modèles de participation

  • 1. Journée annuelle des centres régionaux du Sudoc-PS– 19 mai 2011
  • 2.  Annonce par un message à la liste de discussion le 31 mars  Mise à disposition de conventions sur le site de l’ABES  Deux cas de figure différents: ◦ Un « modèle » général ◦ Une convention tripartite pour les Entrées secondaires
  • 3.  Mise à jour d’un modèle proposé aux CR et devenu obsolète  Conception de documents utilisables par les responsables CR dans la gestion de leur réseau  Meilleure prise en compte de la spécificité du statut d’Entrée secondaire
  • 4.  Modèle proposé aux centres régionaux pour la formalisation du partenariat avec les structures documentaires participant au réseau  Deux signataires : ◦ L’Université hébergeant le Centre régional ◦ La structure de tutelle de l’établissement de rattachement de la structure documentaire  Peut être repris et adapté aux exigences locales ◦ Par exemple, lettre d’accord entre structures relevant de la même tutelle
  • 5.  Rappel des conditions de la participation au réseau ◦ Accessibilité des collections (quelle qu’en soit la forme) ◦ Incitation à la participation au PEB ◦ Identification de la structure documentaire dans le RCR ◦ Communication des informations utiles au signalement des collections  Rappel du rôle du responsable du Centre régional ◦ Cf. fiche de fonction proposée par l’ABES
  • 6.  Rôle du responsable du Centre régional  Mais… une nouveauté : la possibilité de mettre en place des transferts réguliers entre le Sudoc et le système local de la structure documentaire ◦ En lien direct avec l’ABES  Mention de la cession de données nécessitant une convention particulière
  • 7.  La propriété du catalogue Sudoc ◦ L’ABES est bénéficiaire de l’ensemble des droits (auteur ; producteur de base de données) ◦ Engagement de la structure documentaire à reconnaître et respecter ces droits  Les usages autorisés des notices de publications en série ◦ Par le CR : usages autorisés dans la convention Sudoc « type » ◦ Par la structure documentaire : usages réduits (mise en ligne en format non professionnel)
  • 8.  Clause d’arbitrage  Durée de la convention ◦ 3 ans par année civile : choix homogène de l’ABES pour ses conventions ◦ Adaptable aux conditions locales
  • 9.  Initiée et signée par l’ABES ◦ Installation du logiciel de catalogage dans la structure documentaire  Applicable à partir du 01/04/2011 ◦ Pour les nouvelles ES : envoi de la convention par l’ABES dès installation logiciel ◦ Pour les ES déjà en fonctionnement : mises à jour d’ici janvier 2012
  • 10.  Mêmes conditions que pour la convention « générale »  Mais une condition supplémentaire : habilitation des personnels ◦ Respect des formats, normes et pratiques du Sudoc ◦ Formation à l’utilisation du logiciel
  • 11.  Rappel du rôle « général »  Insistance sur deux points (liés à article précédent) ◦ Responsabilité dans l’installation du logiciel dans la structure documentaire ◦ Formation (et tutorat) des personnels qui utiliseront le logiciel
  • 12.  Usages autorisés plus nombreux pour la structure documentaire ◦ Consultation notices du catalogue ◦ Copie et modification des notices de publications en série ◦ Mise en ligne notices dans format non professionnel
  • 13.  Article supplémentaire par rapport à la convention « générale »  Détaille l’usage des logiciels fournis par l’ABES ◦ WinIBW décrit dans annexe ◦ Comprend toutes les clauses d’usage des logiciels  Raison pour laquelle l’ABES est aussi signataire de la convention
  • 14.  Durée non aménageable (gestion des conventions par l’ABES)  Trois signataires à la convention ◦ L’ABES représentée par son directeur ◦ L’Université hébergeant le Centre régional ◦ L’organisme de tutelle de la structure documentaire
  • 15.  Gérée, rédigée et envoyée par l’ABES  Trois exemplaires signés du directeur de l’ABES envoyés à l’établissement hébergeant le CR pour : ◦ Signature par l’Université hébergeant le CR ◦ Envoi des exemplaires à la structure documentaire  La structure documentaire : ◦ Fait signer les trois exemplaires à sa tutelle ◦ Conserve un exemplaire ◦ Retourne deux exemplaires au CR  Le Centre régional : ◦ Conserve un exemplaire ◦ Retourne un exemplaire à l’ABES