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Sudoc-PS
Conventionnement et Projets
2018-2020
Laëtitia Bothorel
Françoise Berthomier
12/05/2017JCR 2017
Plan
oIntroduction – état des lieux
oLe conventionnement sur objectifs du Sudoc-PS, un
processus spécifique : contexte et ...
En 2017, le Sudoc-PS c’est… côté Réseau
23 centres « régionaux » et 9 CR thématiques (IdF)
32 responsables de Centres Régi...
En 2017, le Sudoc-PS c’est… côté Catalogue
Un catalogue de 519 387 titres
et 1 747 289 exemplaires de publications en séri...
Le conventionnement sur objectifs du réseau Sudoc-PS
§ L’ABES établit une convention avec chaque établissement hébergeant ...
Conventions 2015-2017
Février 2017 31 mars 2017 31 mars 20181 janvier 201812 mai 2017 15 juin 2017 Septembre 2017 Novembre...
Le conventionnement sur objectifs du réseau Sudoc-PS
§ D’ici le 15 juin, chaque CR envoie à l’ABES un projet rédigé détail...
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Rédaction des projets - Généralités
Reprise de l’annexe de la convention 2015-2017
+ rapports d’activités annuels pour é...
Rédaction des projets - Formalisation
Présentation libre MAIS il faut que tous les éléments y soient…
-sous forme de table...
Focus sur 3 types de projets
§Mettre l’accent sur l’un des axes des
mission du CR
§Projet PCP
§Projet singulier au CR
10
Axe prospection
§ Objectif global : étendre le périmètre du CR = activité courante
-> se fixer des objectifs précis chacun...
Axe prospection : étendre le périmètre du CR
-> à partir de l’objectif donné proposer des actions sur les 3 ans
x=un certa...
Axe prospection : étendre le périmètre du CR
-> pour chaque action déterminer des indicateurs périodiques et finaux
12 mai...
Axe Prospection : étendre le périmètre du CR
-> Estimer les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et les
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Axe Animation
§ Objectif global :
insuffler le sentiment d’appartenance à un réseau, être la personne
ressource de son rés...
Axe Animation
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Objectifs Sous-projet Actions Indicateurs Moyens
Renouer contact avec les
structures ne donnant plus
de n...
Axe Communication
§ Objectif global : informer, connaître et faire [se] connaître son réseau
-> se fixer des objectifs pré...
Axe Communication : informer, connaître et faire [se] connaître son réseau
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoya...
Axe Expertise
§ Objectif global : être référent en matière de signalement et de gestion des
ressources continues
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Projets de Conservation partagée des périodiques
§ Objectif global : Mutualiser la conservation des périodiques
-> se fixe...
Les projets spécifiques et uniques au Centre Régional
Chaque Centre Régional a une identité propre et s’inscrit dans un
co...
Projet Bipfpig
§ Objectif global : Signaler et localiser la bibliographie
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyan...
Chantier CIDEMIS
§ Objectif global : Améliorer la qualité du signalement par le référencement des publications par le
regi...
En résumé et en substance
Les Projets échelonnés sur 3 ans
[déclinés en sous-projets]
traduisent des objectifs déterminés
...
05/01/2015Evénement - titre
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JCR Sudoc PS 2017 - Conventionnement sur objectifs et projets 2018-2020 du Sudoc-PS

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Conventionnement sur objectifs et projets 2018-2020 du Sudoc-PS
Intervention - Françoise Berthomier et Laëtitia Bothorel (Abes)
Journées Sudoc PS 2017

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JCR Sudoc PS 2017 - Conventionnement sur objectifs et projets 2018-2020 du Sudoc-PS

  1. 1. Sudoc-PS Conventionnement et Projets 2018-2020 Laëtitia Bothorel Françoise Berthomier 12/05/2017JCR 2017
  2. 2. Plan oIntroduction – état des lieux oLe conventionnement sur objectifs du Sudoc-PS, un processus spécifique : contexte et calendrier oLa formalisation des projets, un exercice individuel mais un processus commun : o Conseils et recommandations sur la forme et la méthode o Préconisations et exemples sur le contenu des projets triennaux : oTemps d’échanges
  3. 3. En 2017, le Sudoc-PS c’est… côté Réseau 23 centres « régionaux » et 9 CR thématiques (IdF) 32 responsables de Centres Régionaux au service de 3012 RCR* (bibliothèques déployées et non-déployées) Personnel dévolu à la gestion du CR : 0,7 ETP en moyenne répartis entre 1, 2 voire 3 personnes de cat. A ou B (+ en renforts ponctuels personnels de cat. C) *chiffres webstats 2016, NB : 1 RCR peut abriter plusieurs bibliothèques…
  4. 4. En 2017, le Sudoc-PS c’est… côté Catalogue Un catalogue de 519 387 titres et 1 747 289 exemplaires de publications en série localisés dans le Sudoc 364 756 titres localisés pour le réseau Sudoc-PS en 2016 soit 70% du total des titres de ressources continues localisés dans le Sudoc et 56 177 unica pour le seul réseau Sudoc-PS 33 PCP signalés ou en cours de signalement (21 locaux et 12 thématiques) et près de 24000 titres signalés comme participant à au moins un PCP Activité sur 17000 exemplaires par le réseau Sudoc-PS dans Colodus en 2016 (5928 créations, 9000 modifications 2200 suppressions) 323; 8% 490; 13% 3070; 79% Demandes ISSN terminées via CIDEMIS Demandes rejetées par le CR Demandes refusées Demandes acceptées Des applications pour une meilleure gestion des ressources continues : WinIBW, Colodus, Périscope, CIDEMIS, SELF Sudoc
  5. 5. Le conventionnement sur objectifs du réseau Sudoc-PS § L’ABES établit une convention avec chaque établissement hébergeant un CR, dont l’objet est entre autres de définir les modalités d’attribution de la subvention annuelle § Depuis 2011, un nouveau modèle de conventionnement a été mis en place, liant la subvention à la réalisation d’activités sur projets ; ces projets sont proposés par l’établissement et inclus en annexe dans le texte de la convention après accord de l’ABES § En 2017, préparation des conventions 2018-2020
  6. 6. Conventions 2015-2017 Février 2017 31 mars 2017 31 mars 20181 janvier 201812 mai 2017 15 juin 2017 Septembre 2017 Novembre 2017 Rédaction du rapport 2016 et réflexion sur les projets 2018-2020 Conventions 2018-2020 Envoi du rapport d’activité 2017 (objectifs fixés dans la convention 2015-2017) Analyse et évaluation des projets par l’Abes Préparation de la séquence JCR dédiée à la formalisationdes projets à partir des rapports d’activité 2015 et 2016 Préparation des conventions avec annexes Rédactiondes rapports 2017 et glissement des activités du CR sur les projets 2018-2020 Echanges entre le CR et l’Abes sur les objectifs et les moyens définis dans la convention 18- 20 Définition des projets 2018-2020
  7. 7. Le conventionnement sur objectifs du réseau Sudoc-PS § D’ici le 15 juin, chaque CR envoie à l’ABES un projet rédigé détaillant les objectifs et les actions prévues pour les réaliser, pour la période 2018- 2020 § Ces projets correspondent aux missions attribuées à un Centre régional du Sudoc-PS – Prospection et animation du réseau de bibliothèques participantes – Communication au et pour le réseau de bibliothèques – Signalement des ressources continues des bibliothèques du réseau – Relations avec l’ISSN pour les demandes de numérotation – Expertise sur le catalogage des ressources continues – Formations…
  8. 8. 8 Rédaction des projets - Généralités Reprise de l’annexe de la convention 2015-2017 + rapports d’activités annuels pour évaluer : les objectifs réalisés, les évolutions : nouveaux objectifs, nouvelles phases… les projets suspendus ou abandonnés, les nouveaux projets… Les projets doivent exclusivement concerner le Réseau Sudoc-PS (ILN 2XX) (sauf cas particulier : partenariat particulier entre le CR et l’université, chantier spécifique CIDEMIS, activités d’expertise servant à la valorisation du CR, etc.) Il faut bien distinguer - ce qui relève de l’activité courante du CR VS - ce qui relève de projets triennaux VS - ce qui relève d’objectifs ponctuels
  9. 9. Rédaction des projets - Formalisation Présentation libre MAIS il faut que tous les éléments y soient… -sous forme de tableau (+explication succincte éventuelle) -sous forme rédigée + annexe synthétisant les montants en regard du calendrier -etc Recommandations : 1. Classer les projets selon les grands axes des missions dévolues au CR 2. Se fixer des objectifs précis en fonction du contexte et de la dynamique de son CR 3. Inscrire projets, sous-projets, actions et objectifs associés dans un calendrier de trois ans 4. Estimer les moyens nécessaires pour chacun des projets et/ou sous-projets par année 5. Donner les indicateurs (intermédiaires et finaux) qui serviront à évaluer le projet 6. Eléments formels conseillés : 1. Présentation, introduction 2. Projets détaillés 3. Synthèse des sommes demandées par année et par activité et somme globale 7. Validation hiérarchique au sein de l’établissement avant envoi à l’Abes
  10. 10. Focus sur 3 types de projets §Mettre l’accent sur l’un des axes des mission du CR §Projet PCP §Projet singulier au CR 10
  11. 11. Axe prospection § Objectif global : étendre le périmètre du CR = activité courante -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/sous projet D’un point de vue géographique ? Dans une perspective disciplinaire/thématique ? Sur le périmètre institutionnel ? Autre ? 11 D’un point de vue géographique ? « Mieux équilibrer la couverture du territoire » (tel département est sous représenté)
  12. 12. Axe prospection : étendre le périmètre du CR -> à partir de l’objectif donné proposer des actions sur les 3 ans x=un certain nombre ou untel et untel 12 mai 2017 12 D’un point de vue géographique ? -Cartographier les bibliothèques de son réseau et les bibliothèques à prospecter -Visiter x bibliothèques dans tel(s) département(s) par année -Contacter les personnes ressources, les organismes susceptibles de m’informer, d’établir des contacts (ex. SRL)
  13. 13. Axe prospection : étendre le périmètre du CR -> pour chaque action déterminer des indicateurs périodiques et finaux 12 mai 2017 13 D’un point de vue géographique ? -cartographie -nombre de structures contactées, nombre de visites de bibliothèques -nombre d’adhésions par département
  14. 14. Axe Prospection : étendre le périmètre du CR -> Estimer les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et les actions à entreprendre: – Moyens humains : Consacrer tant de journées par trimestre à la prospection : état des lieux, veille, prises de contacts, visites sur site, circuit administratif de conventionnement… – Moyens matériels : Prévoir des déplacements sur site ex. 3 visites par an = 3 trajets en transport en commun avec une moyenne de 50 euros l’A/R (sur 3 ans 3x3x50 = 450 euros de frais de transports estimés) 17 May 2017JCR 2017 14 Période Action Coût 2018 3 déplacements 150 euros 2019 3 déplacements 150 euros 2020 3 déplacements 150 euros Somme globale 9 déplacements 450 euros
  15. 15. Axe Animation § Objectif global : insuffler le sentiment d’appartenance à un réseau, être la personne ressource de son réseau, valoriser les activités et les collections du réseau, administrer 1 même projet présenté par plusieurs CR peut répondre à des objectifs différents 15 Objectif du CR pour 2018- 2020 Projet Action Indicateurs Moyens Réunir l’ensemble des bibliothèques de son réseau pour échanger sur un thème donné Organiser une journée professionnelle Organiser une journée professionnelle en 2018 Journée professionnelle (= OK/NOK) Forfait coût global =1200 euros Nombre de participants sur l’ensemble du réseau Etablir un rapprochement entre bibliothèques non- déployées et sphère universitaire Questionnaire d’évaluation
  16. 16. Axe Animation 16 Objectifs Sous-projet Actions Indicateurs Moyens Renouer contact avec les structures ne donnant plus de nouvelles Redynamiser et accompagner le réseau -Téléphoner aux bibliothèques avec qui le contact est suspendu -Se rendre sur site pour renouer contact, -faire signer des conventions, -assister les collègues dans la prise en main de Colodus -Nombre de contacts établis -Nombre de notices RCR mises à jour -Mises à jour des états de collections -Nombre de conventions renouvelées -Coût des frais de déplacements -Coûts des frais administratifs, d’édition de documentation Renforcer le sentiment d’appartenance au réseau dans tel département Organiser une journée sur un thème commun pour mettre en regard et valoriser les collections 1 même sous-projet présenté par plusieurs CR peut répondre à des objectifs différents
  17. 17. Axe Communication § Objectif global : informer, connaître et faire [se] connaître son réseau -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets 17 Projets Accentuer ma communication, ma visibilité sur le WEB Formaliser communication par des documents/produits Actions - Diffuser un billet de blog par mois pour informer, parler de la vie du réseau, valoriser les bibliothèques et les collections… - Mise à jour les contenus de la page web du CR, 1/2/3 fois par an - Cartes de vœux annuelles - Edition de Catalogues SELF-Sudoc - Production et diffusion de Rapports, compte-rendus de réunion - Création/diffusion d’affiches, de plaquettes, Arabesques, produits éditoriaux etc.
  18. 18. Axe Communication : informer, connaître et faire [se] connaître son réseau -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets 18 Projets Accentuer ma communication, ma visibilité sur le WEB Formaliser la communication par des documents/produits Indicateurs - Périodicité de la mise à jour des contenus de la page web - Nombre de billets de blog - Statistiques de consultation - Nombre par type de documents diffusés Moyens - Nombre d’heures par mois - Coût du nom de domaine/an - Coûts d’éditorialisation, d’impression, de diffusion, etc
  19. 19. Axe Expertise § Objectif global : être référent en matière de signalement et de gestion des ressources continues -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets 19 Formation/Documentation Signalement Être identifié(e) comme personne ressource -objectifs -actions -indicateurs -moyens
  20. 20. Projets de Conservation partagée des périodiques § Objectif global : Mutualiser la conservation des périodiques -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à des sous-projets en fonction du stade de réalisation du PCP 12 mai 2017JCR 2017 20 Phase 1 : Définir les objectifs du PCP et les mettre en oeuvre Phase 2 : évolution/mise à profit du PCP Transferts des collections - Participer/organiser le comité de pilotage - Définir le corpus des titres sur des critères précis et les bibliothèques participantes en fonction des objectifs fixés - Signalement des états de collection et des lacunes - Etendue du périmètre des bibliothèques participantes ? - Evolution du corpus ? - Collaboration avec d’autres CR, d’autres PCP, d’autres programmes ? - Désherbage concerté et transferts de collections - Gestion des dons issus du PCP (au sein du PCP et ailleurs) - Gestion des dons en provenance d’autres bibliothèques pour le PCP - Formaliser pour gérer et évaluer (bordereaux, tableau de bord) - Estimer les coûts - Calculer les gains d’espace et d’argent
  21. 21. Les projets spécifiques et uniques au Centre Régional Chaque Centre Régional a une identité propre et s’inscrit dans un contexte particulier : les bibliothèques participantes, la géographie, l’Histoire régionale, les spécificités de l’université, les partenariats noués, l’histoire même du CR, les projets aboutis, les projets tout juste entamés, etc. Exemples : BIPFPIG, partenariat Cadist/CollEx-Persée, initiative Data visualisation autour de la gestion des périodiques etc. --> cela implique la mise en œuvre de projets uniques, entrepris par un seul CR, projet qui ne pourrait pas être transposé ailleurs, hors du « commun » (ex. Bipfpig : dans certaines régions le signalement de la bibliographie est terminé, pour d’autres il est en cours, et pour d’autres il reste à faire)
  22. 22. Projet Bipfpig § Objectif global : Signaler et localiser la bibliographie -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets 22 • Exemples de projets possibles autour de la BIPFPIG - Signalement des titres figurant au volume à paraître - Prospecter les établissements pour signalement dans le Sudoc et adhésion au Sudoc-PS - Chantier de vérification et de mise à jour des états de collections - Signaler les reproductions numériques produites par telle structure - Action de valorisation : exposition, conférence, numérisation concertée… +calendrier-actions-indicateurs-moyens estimés
  23. 23. Chantier CIDEMIS § Objectif global : Améliorer la qualité du signalement par le référencement des publications par le registre ISSN -> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets Projet « Chantier rétrospectif » Objectif : Entrer dans CIDEMIS les demandes référencées dans le Sudoc qui n’ont pas eu de réponses dans l’ancien circuit ou qui n’ont pas été envoyées durant une période Action 0 : Déterminer un corpus de départ (par exemple établir la liste globale des demandes à entrer dans CIDEMIS (nbre de PPN avec 301/830 + n°CR) et Prioriser en fonction du type de demande, du champ disciplinaire, des bibliothèques concernées, de la date d’émission de la demande dans l’ancien circuit, du centre national ISSN… – Action 1 : Informer son réseau et les bibliothèques rattachées en fonction de l’analyse du corpus - Année 1 – Action 2 : Programmer des formations - Année 1 et 2 – Action 3 : Chantier qualitatif dans le Sudoc et insertion des demandes de tel(s) type(s) (demandes de NUM les + anciennes, demandes FR, etc.) dans CIDEMIS avec - Année 2 et 3 – Action 4 : Deuxième phase du chantier (demandes de telles bibliothèques, autres pays, autres types…) - Année 3 – Indicateur : Déterminer un nombre de demandes à traiter dans ce cadre (ex. 250 demandes par an) – Moyens : Embauche d’un contractuel pour participer au chantier (Année 2 et 3) Déplacements sur sites pour photographier, scanner les justificatifs … 23
  24. 24. En résumé et en substance Les Projets échelonnés sur 3 ans [déclinés en sous-projets] traduisent des objectifs déterminés s’organisent en actions renvoient à des échéances nécessitent des moyens matériels et humains sont mesurables par des indicateurs 24
  25. 25. 05/01/2015Evénement - titre 25

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