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JCR Sudoc PS 2009 - L'automatisation du traitement des demandes ISSN

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L'automatisation du traitement des demandes ISSN - Proposition de révision
Journées Sudoc PS 2009

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JCR Sudoc PS 2009 - L'automatisation du traitement des demandes ISSN

  1. 1. abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur Automatisation du traitement des demandes ISSN Journées des CR du Sudoc-PS - 2009
  2. 2. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Aujourd’hui 2009
  3. 3. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Côté CR Réception des justificatifs envoyés par les bibliothèques Modification dans les notices Sudoc 301 = demande de numérotation ou 830 = demande de correction 2009 ou 830 = demande de correction Alimentation d’un fichier Excel récapitulatif Préparation d’un envoi à l’Abes en deux temps : Dépôt du fichier Excel sur le guichet SUSVP Préparation de l’envoi courrier : regroupement des justificatifs finalisation du tableau Excel rédaction d’un courrier d’accompagnement mise en enveloppe(s)
  4. 4. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Côté ABES (1) Quotidiennement : récupération du fichier Excel sur SUSVP Vérification de la conformité avec le modèle Enregistrement sur serveur avec nouveau nom Réponse apportée à la « fiche » SUSVP Au fil des jours : réception des courriers 2009 Au fil des jours : réception des courriers Vérification conformité envoi papier / fichier Excel Relances / courriers ou mails / navettes pour correction et mise en cohérence Une fois par mois : envoi à ISSN-I Tri des justificatifs : par pays, par titre, distinction COR/NUM et PER/COL Mise sous enveloppe avec séparateurs de pays Alimentation de tableurs (données croisées, statistiques) Préparation du listing d’accompagnement Envoi des courriels à ISSN-I et ISSN-France + colis
  5. 5. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Les contraintes et risques Séances de travail : périodicité irrégulière (CR et ABES) Difficile d’assurer un traitement en continu sur une période courte (interruption par d’autres tâches programmées) Manipulation de justificatifs imprimés 2009 Manipulation de justificatifs imprimés Diversité des situations (une ou plusieurs pages, agrafes placées différemment) Masse importante de papier : risque de pertes ou de déclassement Consommation de papier… Temps humain investi dans le classement Évaluation récente à l’ABES : pour 600 demandes, 9h.
  6. 6. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Demain… 2009
  7. 7. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Un outil de gestion intégrée des échanges CR-ABES Un formulaire web Le CR s’identifie avec son login habituel Zones obligatoires = colonnes du fichier Excel Choix pour le justificatif : par défaut : dépôt électronique du fichier = attacher un pdf 2009 par défaut : dépôt électronique du fichier = attacher un pdf (bouton « parcourir ») Possibilité de décocher pour effectuer un envoi papier = désactivation du bouton « parcourir » Des étapes de validation automatique Identification = renseignement automatique du n°de CR dans le formulaire, lien avec le courriel (base adresses de l’Abes) Numéro de ppn de la notice concernée = identifiant de la demande = nom du fichier .pdf Les champs à renseigner sont différents selon qu’on annonce une demande de numérotation ou une demande de correction Impossible de valider la fiche si mauvaise cohérence
  8. 8. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur De la souplesse pour les CR Saisie des demandes à l’unité : possibilité de les injecter au fil de l’eau, sans attendre un regroupement plus lourd à manipuler 2009 Login = Possibilité de suivi avec notification des réponses par courriel (traçabilité du circuit) Extraction de statistiques fiables
  9. 9. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Le rôle de l’Abes Mise en place, maintenance et développement de l’outil, gestion des logins utilisateurs Assistance aux utilisateurs (didacticiel, suivi des questions redondantes…) 2009 questions redondantes…) Numérisation des justificatifs encore transmis sous forme papier Mise à disposition de statistiques fiables
  10. 10. abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Et après ?… Possibilité pour ISSN-I d’utiliser les données de cette base pour transmission aux centres nationaux ? 2009 Possibilité de saisie directe des réponses dans cette même base ?

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