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LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 1
LEASEFINA SND
Inteligence en Gestion Documentaire
Audit, conseil, assistance, intégration, formation.
"Gouvernance documentaire" et "Dématique"
"La gouvernance, c’est la stratégie et l’organisation définies afin de gérer,
sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la
connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation."
SerdaLAB, livre blanc,mars 2011.
"La dématique correspond à l’action de dématérialiser au sens large. Elle
touche à la fois la numérisation de documents papiers, la dématérialisation
des échanges et la dématérialisation des processus en y incluant la
composante légale."
Jean-Marc Rietsch,président FedISA France 2012.
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Gouvernance documentaire & dématique. 2
Situation :
Une organisation doit faire face à l'éparpillement des informations générées par son activité.
(Documents marketing, propositions financières, tableaux de calcul, documents de R&D, de
stock, de vente, de facturation, comptables… etc.).
Ces informations sont elles mêmes très souvent tributaires des données provenant de
l'extérieur de l'organisation (Informations concurrentielles, positionnements marchés,
documents fournisseurs, documents fiscaux, règles métiers, documents clients… etc.).
La masse de ces informations est en croissance permanente. Les ressources nécessaires à
leur simple stockage sont de plus en plus considérables.
L'éclatement des données, structurées ou non, réparties entre des supports multiples
(revues papier, faxes, fichiers électroniques, emails, flux RSS, réseaux sociaux, mobiles…)
rends leur exploitation (regroupement, analyse, tri, stockage, partage, archivage…) toujours
plus complexe et Chronophage
L'entreprise à longtemps cherché à optimiser ses flux d'information service par service.
Depuis le service courrier, la comptabilité, le marketing, la R&D… et chaque cadre, chaque
manager à son propre niveau. Mais souvent, chacun dans son coin !
Autant de services, de responsables qui, en définitive, ont peu l'occasion de savoir ce que
l'autre recherche, ce dont il a vraiment besoin pour son activité et une collaboration efficace.
Gouvernance documentaire :
Face à cette accumulation de difficultés, la notion de Bonne* Gouvernance Documentaire
s'impose comme l'ont fait avant elle les notions de "Gouvernance des systèmes
d'information" ou de "Gouvernance de l'Internet" au sein des SI. Il s'agit d'une étape
supplémentaire vers l'adoption plus globale et stratégique de "Gouvernance d'entreprise".
Une Bonne(1) Gouvernance Documentaire établie au sein de l'entreprise permet de
répondre efficacement aux contraintes de toutes sortes (compétitivité, rentabilité, réactivité,
environnementales…) et aux exigences de plus en plus sévères des actionnaires, salariés,
clients, fournisseurs, et autres partenaires.
Sa construction se fait en collaboration étroite avec les différentes parties-prenantes en
analysant l'existant, en listant les besoins, en mettant en évidence les améliorations et les
changements nécessaires au sein de l'organisation et en répertoriant les outils, technologies
et méthodes qui permettront sa mise en œuvre.
Pour aller jusqu'au bout de l'analyse, elle devra aussi concerner l'extérieur de l'organisation
en encourageant la participation des partenaires, des fournisseurs, des clients… dans le but
que chacun soit impliqué et, au final, y trouve satisfaction.
(1) Le terme "Bonne" est de plus en plus accolé au mot "Gouvernance". Il vient en particulier du monde ITIL ou
l'on encourage l'adoption de "Bonnes méthodes" liées au cycle de vie des services.
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Gouvernance documentaire & dématique. 3
Dématique :
En premier lieu, la dématique en tant qu'outil d'une Bonne Gouvernance Documentaire
permet incontestablement une meilleure efficacité des processus d’entreprise au sens large
et par voie de conséquence de gagner en productivité et ainsi de diminuer certains coûts.
Force est de constater que la recherche des économies réalisables est souvent le moteur
principal d'un projet de dématérialisation. In n'y a pas de raison de se priver d’appuyer cette
démarche !
Au-delà, la dématique dont l’archivage électronique est une facette importantes est
particulièrement génératrice d'innovations technologiques au sein de l'entreprise.
En effet, un traitement performant des nombreux types et formats d'informations, de diverses
provenances, nécessite de disposer de solutions capables d'assurer la cohérence des
échanges et la compatibilité des données collectées.
Par ailleurs, la nécessité de devoir répondre à des normes (ISO15489, ISO14721…) et à des
modèles (OAIS, ISO27001…), aujourd'hui mais aussi dans la durée (10 ans, 20 ans, 30 ans
et +…), implique la mise en œuvre des systèmes certifiés et pérennes, de faire appel à des
prestataires pouvant formaliser sur contrat de leur Qualité de service et leur conformité aux
règles en vigueur (Tiers de confiance, Tiers archiveurs…).
Enjeu stratégique !
Partant du principe que la dématérialisation et l’archivage électronique font partie intégrante
du système d’information de toute organisation, il est bel et bien essentiel d’avoir une
véritable gouvernance de cette information qui constitue une part de plus en plus importante
de la richesse de l'organisation, de son patrimoine.
Passer du traitement de l'information à l'organisation de la connaissance représente un
challenge qui verra les plus dynamiques de nos organisations faire la différence.
De loin, la gestion des connaissances(2) est en effet l’activité la plus aiguisée à "gouverner".
Elle est complexe à mettre en œuvre car elle concerne toutes les composantes de
l’entreprise:
 La stratégie.
 La structure de l’organisation (réseaux, environnement…).
 Les processus.
 Les collaborateurs.
 Les technologies de l’information et de la communication.
Encore faut-il convenablement maîtriser son système d’information, être sûr de la qualité de
l’information dont on dispose, savoir la protéger, en contrôler les accès, analyser et gérer les
risques, la conserver…
(2)La Gestion des Connaissances est une démarche stratégique pluridisciplinaire visant à atteindre
l'objectif fixé (activité de l'entreprise) grâce à une exploitation optimale des savoirs (connaissances
explicites) et savoir-faire(connaissancestacites) spécifiques à l'organisation.
(Définition w ikiUniversité Paris Descartes)
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 4
Attentes et réponses :
Comme nous pouvons l'imaginer aux vues des précédents chapitres, les projets de
dématérialisation et d'archivage électroniques sont considérés comme difficiles à mettre en
œuvre.
Beaucoup de questions se posent:
 Quels documents archiver?
 Sur quels supports?
 Quelle pérennité?
 Comment gérer les preuves?
 Faut-il détruire le papier?...
Le traitement des emails est également considéré comme un problème de plus en plus
prégnant:
 Comment gérer le flot d’emails reçus ?
 Comment gérer le flot d'emails envoyés ? (souvent négligés)
 Comment gérer les pièces jointes?
Autre point sensible: les archives physiques.
 Comment gérer le volume pris par les archives papier?
 Faut-il externaliser ?...
La gestion des documents courants internes(gestion du versionning par exemple), le partage
des fichiers, la dématérialisation des documents, la gestion des contenus de l’intranet, la
traçabilité sont d’autres sujets préoccupants.
La veille et l’intelligence économique sont essentielles dans un environnement international
en perpétuelle évolution et où la compétition est de plus en plus dure.C’est rechercher de
l’information sur l’environnement externe, mais c’est aussi contrôler les fuites d’informations
stratégiques.
Pour les organismes publics (Mairies, Hôpitaux…) la mise à disposition des données
publiques est au cœur de l’actualité:
 Quelles données publiques mettre à disposition?
 A quelles conditions ?
 A quel prix?
 Sous quel format?...
Et que faire des toutes nouvelles générations d'informations ?
 Sites Internet.
 E-Réputation.
 Sms, MMS, Blogs, Réseaux sociaux (Viadéo, JKPM…).
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Gouvernance documentaire & dématique. 5
Des études paraissent régulièrement au sujet des attentes des PME/PMI et des organismes
publics dans le domaine de la gestion de l'information. Toutes se retrouvent sur les mêmes
conclusions concernant à la fois ce que ces organisations attendent en priorité et ce qu'une
bonne gouvernance documentaire peut apporter comme réponses.
Dans l'ordre d'importance généralement constaté nous pouvons proposer :
Attentes des organisations:
 Gagner en efficacité au travers de l'optimisation des processus et la fluidité de la
communication, en rendant disponible, pertinente et permanente la bonne
information.
 Augmenter la qualité de traitement, la fiabilité des informations et par voie de
conséquence, la rapidité de décision.
 Accroitre la traçabilité (qui fait quoi, quand et à quelle occasion) et en sûreté des
informations importantes avec une sécurité optimale.
 Mettre en place l’efficience en bénéficiant d'un retour sur investissement le plus
raccourci.
 Optimiser la qualité de la relation client / fournisseurs / partenaires.
 Etre conforme aux normes, lois et règlements en vigueur.
 Réduire les risques juridiques.
 Participer au développement durable ( normes de la Green IT).
 Baisser des coûts de stockage tant papiers que numériques en rationalisant la
redondance de l'information.
Réponses gouvernance + dématique :
 Traite avec efficacité le volume croissant, voir exponentiel de l'information.
 Elimine les problèmes dus à l'éparpillement des ressources (papiers, emails, flux
RSS, réseaux sociaux…) en re-centralisant l'information avec les outils adéquats
(GED/GEIDE/SAE).
 limite les pertes de temps inutiles liées à une recherche d'information difficile.
 Evite l'éparpillement des services gérant l'information par une organisation claire
organisée autours de rôles bien définis.
 Réponds aux exigences réglementaires de plus en plus fortes en adoptant les
normes les plus récentes de certification des informations.
 Pérennise la conservation d'information et de documents.
 Minimise les risques de fuites externes d'informations stratégiques.
 Simplifie l'application de référentiels techniques métiers de plus en plus complexes.
 Optimise la croissance du nombre des utilisateurs.
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Gouvernance documentaire & dématique. 6
Audits et conseils :
Comme nous l'avons vu, la gouvernance documentaire est une démarche globale et
complexe qui se décompose en plusieurs activités :
 Gestion des documents courants entrants ou sortants.
 Traitement des emails.
 Veille et intelligence économique.
 Gestion des connaissances.
 Gestion de la documentation.
 Gestion des données "WEB" (Intranet / Extranet / Internet.).
 Archivage…
Nous l'avons vu aussi, certaines activités documentaires posent plus de problème que
d’autres en matière de gouvernance documentaire.
LEASEFINA SND mets à la disposition des PME / PMI une organisation orientée solutions
entièrement tournée vers l'étude, le conseil, l'AMOA, l'intégration de solutions de gestion
documentaire et l'aide au changement.
Méthodes :
La norme ISO15489 prévoit le déroulement d'une démarche de record management en huit
étapes :
1. Enquête préliminaire.
2. Analyse des activités.
3. Identification des exigences archivistiques.
4. Evaluation des systèmes existants.
5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques.
6. Conception d'un système d'archivage.
7. Mise en œuvre d'un système d'archivage.
8. Contrôle "a priori" (Audit, certification)
Nous avons l'habitude de traduire cette définition normative essentiellement orientée
archivage numérique (SAE) afin de la faire cadrer avec à l'étude plus générale d'un projet de
bonne gouvernance documentaire.
Il est possible d'en simplifier la terminologie tout en conservant la logique de raisonnement
de bout en bout.
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 7
Nous suivons les étapes du tableau suivant :
Désignation de l'étape. Equivalent dans le Record Management.
Etude préalable = Enquête préliminaire.
Description de la cible, analyse des activités, des
processus métiers etdes risques afférents.
= Analyse des activités.
= Identification des exigences archivistiques
= Evaluation des systèmes existants.
Expression des besoins. Elaboration de la politique de
dématérialisation,archivage.
= Identification de la stratégie pour la satisfaction des
exigences archivistiques.
Cahier des charges = Conception d'un système d'archivage.
Choix d'une (des) solution(s) à mettre en œuvre.
Installation, personnalisation, déploiement de la (des)
solution(s).
Aide au changement.
= Mise en œuvre d'un système d'archivage.
Audit et mises à jour = Contrôle,audit (certification).
Quels sont nos objectifs ?
 Déterminer l'information à traiter, à préserver, à conserver à terme. Identifier les
sources de modifications et/ou d’altération.
 Sécuriser l'information en définissant entre autres les droits d'accès en garantissant
l’intégrité jusqu'à la destruction.
 Permettre la circulation et la diffusion de l'information dans le respect des niveaux de
confidentialité des utilisateurs.
 Répondre aux exigences légales de conservation et de production des documents
ou des données en traçant l'ensemble des opérations effectuées.
Quels sont les principaux intéressés : la DAF et la DG à travers :
 Les chefs de projets d’archivage électronique des entreprises et administrations.
 Les responsables de la sécurité.
 Les responsables informatiques.
 Les chefs de projet de conformité.
 Les archivistes et documentalistes.
 Les responsables informatiques.
 Les juristes d’entreprise en charge de la conformité.
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 8
Moyens :
Les tableaux ci-après donnent une indication précieuse sur les informations indispensables à
la réussite d'un projet de gouvernance documentaire.
Ils servent de base de travail aux audits réalisés par LEASEFINA SND.
Ces tableaux sont fournis à titre d'information non exhaustive.
Ils revêtent un caractère générique ne préjugeant en rien de la situation particulière de
chaque client.
EXEMPLE D’INCIDENCE D’ABSENCE DE GED
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Gouvernance documentaire & dématique. 9
Eléments décrivant la connaissance de l'organisation auditée :
Eléments à prendre en compte Commentaires et compléments d'information.
Statut de l'organisation. Organisme public ou privé, conseil d'administration, conseil
de surveillance, comité exécutif, actionnariat…
Législation, réglementation. Selon son statut juridique, ses activités, son implantation
géographique, l'existence de filiales en France et/ou à
l'étranger, différentes réglementations, normes, directives
peuvent s'appliquer à l'organisme.
Secteur d'activité. Quels sont les concurrents, les activités sont-elles soumises
à une autorité de tutelle (ARCEP, AMF, ministères…)
Localisation géographique. En France et dans le monde. Impact sur la circulation de
l'information et sur les besoins de gestion. Impact sur la
circulation des données à caractère personnel.
Sensibilité de l'organisation à la
dématérialisation et à l'archivage
électronique.
Identifier les procédures et les pratiques de gestion
documentaire et d'archivage (même individuelles) ainsi que
les problèmes de gestion (ou de non gestion) et les risques
liés à cette situation. Estimer le niveau de maturité de
l'organisation par rapport à la dématérialisation et recherche
s'il existe déjà des processus métier dématérialisés.
Organisation interne.
Connaitre les acteurs.
Organisation hiérarchique, comment sont hiérarchisés les
activités, les départements, les services.
Analyse des activités de
l'organisation.
Identifier toutes les activités propres à l'organisation.
Les décliner service par service. Identifier les processus liés à
chaque activité et leurs relations avec les documents produits
et reçus.
Déterminer les interactions entre les différentes activités.
Déterminer le vocabulaire utilisé pour permettre notamment la
désignation sans ambiguïté des documents et leur indexation.
Système d'information global de
l'organisation.
Organisation fonctionnelle et architecture conceptuelle.
Définition des niveaux de sécurité.
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 10
Grille d'évaluation d'étude de faisabilité :
Périmètre de l'analyse Les questions Préparation de l'expression
des besoins
Documents et données
produits et reçus dans le
cadre du processus métier.
Quels sontles documents etles données
produits ou reçus dans le cadre du
processus métier ?
A quel momentdu déroulementdu
processus interviennent-ils ?
Exigence de conservation au
titre de l'archivage.
Existence de besoin de
Workflow.
Pourquoi sont-ils collectés,
utilité des documents et
données liées.
Les documents etdonnées doivent-ils
répondre à des exigences légales ou
réglementaires ?
Doivent-ils répondre auxbesoins métiers ?
Impactsur les modalités de
conservation,sécurité,
traçabilité,sauvegarde…
Quels sont les
producteurs ?
Quels sontles acteurs directs du
processus ?
S'agit-il de ressources internes à
l'organisation etqueles sont-elles ?
Existe-t-il des sources externes (clients,
fournisseurs,partenaires,salariés,
autorités…)
Intégration des différentes
sources dans le projetet
interopérabilité des outils mis
en place dans le cadre de la
dématérialisation.
Utilisation et consultations Quelle estla destination des informations
pendantles différentes phases de leur cycle
de vie :
- Garder une trace de l'activité ;
- Activité au quotidien ;
- Partage avec d'autres services
et/ou processus métiers ;
- Contentieuxéventuels ;
- Contrôle des autorités… ?
Modalités et mode de stockage
et de conservation.
Profils Quels sontles profils des utilisateurs
concernés en fonction des différentes
phases du cycle de vie :
- Utilisateurs internes auxprocessus
métier ;
- Utilisateurs internes à
l'organisation ;
- Utilisateurs externes (clients,
fournisseurs,salariés,autorités…) ?
Gestion des droits d'accès.
Modalités d'accès différentes
en fonction des profils.
Localisation géographique des
utilisateurs.
Prise en compte de la
législation (données à
caractère personnel par ex.)
Fréquences Quelles sontles fréquences de consultation
pratiquées :
- Quotidienne ;
- A la demande ;
- Prévue (par exemple lors de
contrôles effectués par des
autorités…) ?
Types de consultation Quel estle nombre de consultations ou de
connexions en simultané ?
Quel estle mode de consultation utilisé :
- Directementsur l'original ;
- Sur une copie ?
Pour prévoir le
dimensionnementdes accès
réseau,des serveurs,le coût
des licences…
Sécuriser les originauxet
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 11
Commentl'utilisateur cherche-t-il
l'information ?
éviter les copies…
Disponibilité de
l'information
Quel estle délai maximum entre la demande
de consultation etl'accès aux informations :
- Actuellement;
- En fonction des besoins exprimés ?
Type d'information S'agit-il d'une information relative à des
aspects :
- Juridiques ;
- Informationnels ;
- Historiques ?
Besoin de garantir la valeur
probante d'un document.
Assurer la traçabilité.
Modalités de stockage (choix
des supports etformats
adaptés)
Besoin de duplication etde
sauvegarde.
Sécuriser un documentoriginal
en proposantde travailler et de
consulter soitsur :
- Une copie
électronique ;
- Un formatPDF/A.
Sensibilité de l'information Quel estle niveau de sensibilité de
l'information traitée :
- Vitale ;
- Critique / sensible ;
- Standard ?
A lier à l'analyse des risques.
Organisation documentaire Existe-t-il une organisation documentaire
comprenant:
- Des procédures,modes
opératoires… (tri,collecte,
versement,conservation,
consultation,destruction) ?
- Un plan de classement?
- Des règles de nommage des
dossiers etdocuments ?
- Qui esten charge de l'organisation
et du respectde la gestion de
l'information etde cette organisation
documentaire ?
Elaboration d'une politique
documentaire etd'archivage.
Organisation de la
conservation et du stockage
Le support de l'information Sur quel supportestenregistrée
l'information ?
Le supportest-il lié à une exigence
réglementaire ou technique ?
Si une information estconservée à la fois sur
du papier et en électronique,à quels besoins
ou contraintes répond ce choix ?
En fonction des supports,prise
en compte de la lisibilité dans
le temps.
Les formats de l'information Quels sontles formats physiques
employés ?
Quels sontles formats logiques à prendre en
compte ?
Formats des documents
physiques à connaitre si projet
de numérisation pour le choix
des scanners.
Obsolescence ou disparition
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 12
S'agit-il de formats normalisés,ouverts,
propriétaires ou fermés ?
des formats possible dans le
temps.
Stockage des documents et
des données
Quels sontles lieuxde stockage tant des
documents papiers que des autres supports
de conservation ?
Connaitre les conditions
actuelles de rangementetde
conservation.
Existe-t-il un contrat de
prestation d'archivage
externalisé.
Durée de conservation Quelle estl'origine de la conservation des
informations pour répondre :
- A des durées légales ou
réglementaires ?
- A des durées internes ?
Les informations sont-elles conservées de
façon différente selon les phases du cycle de
vie de l'information ?
- Pendantla durée de validité ;
- Pendantla durée de l'archivage au
sens historique ou patrimonial.
Doit-on prendre en compte un évènement
déclencheur concernantla durée de
conservation au titre de l'archivage ?
Gestion différente si :
- La durée de
conservation au titre
de l'archivage
commence dés la
création du document
(cas des factures)
- La durée de
conservation courtà
compter d'un
évènement
déclencheur (date de
résiliation d'un contrat
client)
Sort des documents et
données à l'issu de leur
utilité
Commentdoit-on prendre en compte la
destruction des documents etdonnées à
l'issue de la période de conservation ?
- La destruction intervient-elle à une
date précise ?
- Quelles sontles modalités de
destruction adaptées ?
- Doit-on prendre en compte
l'ensemble ? (originaux+ copies +
sauvegardes…?
Contraintes légales de
destruction à prendre en
compte (cas des données à
caractère personnel)
Besoins de destruction
sécurisée.
Prévoir si nécessaire le gel ou
la prolongation des durées de
conservation.
Volumétrie
Existant L'existant sera-t-il à prendre en compte dans
le projetde dématérialisation ?
Quelle estla volumétrie actuelle (en mètres
linéaires,en Giga octets…)
Ces éléments permettrontau
besoin d'établir le cahier des
charges de la reprise.
Prévisionnel Quelle estla volumétrie annuelle ?
- En mètres linéaires.
- En giga octets.
Evaluation des capacités de
stockage.
Achats de matériels à prévoir.
Calcul des gains possibles si
dématérialisation du processus
ou changementdes modes et
lieux de conservation.
Sécurité Commentestprotégé l'accès auxlocaux de
façon physique ?
Commentestcontrôlé l'accès auxdonnées ?
- Par une gestion des droits d'accès ;
- Par une gestion des habilitations
pour le versement,les
modifications,la destruction…
A lier à l'analyse de risques et
à rapprocher de la politique de
sécurité de l'organisation.
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Gouvernance documentaire & dématique. 13
Y a-t-il recours à de la signature
électronique,du chiffrement,des procédés
de scellement…?
Commentsontgérées la communicabilité et
la diffusion de l'information ?
- Par habilitations nominatives ;
- Au travers de groupes d'utilisateurs
par métier ;
- En accès libre.
Les besoins en termes de diffusion sont-ils
véritablementcouverts ?
Applications informatiques
utilisées
Quels sontles outils employés pour les
processus étudiés ?
- Bases de données applicatives ;
- Messagerie électronique ;
- Outils de ged ;
- Outils métiers (crm,erp…)
Et toutes autres questions complémentaires moins formelles :
 Quels sont pour les personnes interrogées les besoins non couverts par
l'organisation actuelle ?
 Quelle est leur approche de la gestion documentaire et de l'archivage ?
 Quels sont pour eux les points faibles dans le processus métier, liés à la gestion de
l'information ?
 Comment peut-on y remédier ou améliorer l'organisation ?
 Quelles sont leurs attentes par rapport au projet ?
 Etc…
LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 14
Expression des besoins :
Objectifs Détails et compléments
Décrire le projet et son périmètre Quel(s) processus métier(s) est (sont) concerné(s) ?
Méthodologie utilisée pour établir
l'expression des besoins
Quel est votre existant ?
Quels risques voulez vous éliminer ?
Personnes à consulter ?
Personnes chargées de valider ?
Présentation des informations Quels documents et données sont concernées ?
Quel est leur niveau de sensibilité, leur caractère
stratégique ?
Quelle doit être leur accessibilité, leur niveau de
confidentialité ?
Positionner le projet Avez-vous une stratégie définie ?
Quelles sont vos priorités ?
Positionner le processus métier Par rapport aux autres processus métiers de votre
domaine d'activité.
Expliquer à quoi va servir ce projet Besoins d'exploitation et de travail au quotidien ?
Réponse à des exigences réglementaires de création
(respect d'un certain formalisme ?) et de
conservation ?
Utilisation de l'information par l'entreprise elle-
même ? (ou par des tiers ?)
Constitution de moyens et d'éléments de preuve
juridique ?
Répondre à des contrôles administratifs ?
Ce que vous pouvez attendre du projet Optimisation des coûts attendue ?
Rationalisation et normalisation d'un processus
métier ?
Meilleure organisation ?
Productivité (suppression de tâches inutiles) ?
Utilité au quotidien ?
Qualité des documents et des données conservées ?
Les intérêts au quotidien pour les
utilisateurs
Réduction de la charge de travail ?
Amélioration de l'organisation du travail ?
Les risques Que peut-il se passer si les besoins ne sont pas
couverts ?
Comment va se dérouler le projet sous
ses différents aspects
Organisationnel, fonctionnel, technique.
Planning, phases et calendrier de réalisation que
vous souhaitez pour la mise en œuvre.
Solutions envisagées pour satisfaire le(s)
besoin(s)
Avoir une vision fonctionnelle (quoi) et non technique
(comment) qui est de la compétence de l'équipe
informatique.
Différentes solutions et options :
- Réponse totale aux besoins ?
- Réponse à minima ?
- Version réduite avec possibilité d'évolution
dans le respect de l'adéquation coût,
satisfaction et risques.
Expliquer les besoins ne pouvant être satisfaits (non
prioritaires, techniquement impossibles, nécessitant
des modules non adoptés…)
Description des relations Entre votre projet et votre système d'information
existant.
Tenir compte de l'existant Votre système d'information.
Interaction des différents processus métiers.
Votre fonctionnement actuel.
Donner des indications Volumétrie des documents et données à traiter
(actuelle et à venir).
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Gouvernance documentaire & dématique. 15
Durée de conservation.
Choix des supports et des formats.
Outils nécessaires.
Prise en compte de l'obsolescence et évolutivité des
supports et des outils.
Fonctionnalité des applications ou logiciels
nécessaires.
Contraintes de performances attendues.
Définir le niveau de service attendu Comment veut-on pouvoir consulter ?
Période de consultation.
A partir de quel(s) lieu(x) géographique(s).
A travers quel(s) outil(s) ?
Délais d'accès et de restitution.
Type de gestion des droits d'accès.
La protection des documents et données Classification selon leur nature, leur valeur et niveau
de sensibilité.
Gestion des droits d'accès et habilitations (gestion
des utilisateurs).
Types de protections, physiques et logiques
(traçabilité sur les interventions ou modifications).
Sauvegarde/réplication ?
Signature électronique ?
Chiffrement ?
Scellement ?
Prise en compte des données à caractère
personnel ?
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Gouvernance documentaire & dématique. 16
Exemple d'éléments du référentiel documentaire et d'archivage.
Activités
Processus
métier
Dossier.
Document.
Durée de conservation
Evénement
déclencheur
Traitement
final
Observations
Ressources
Humaines
Gestion
nominative
Contrat de
travail.
Promotion
Présence du salarié + 5 ans après le départ du salarié. Démission.
Retraite.
Destruction. Dossier mixte (papier
et électronique).
Accès limité aux
personnes habilitées.
Relations
partenaires
sociaux.
PV de CE,
de
CHSCT…
Durée du mandat + 10 ans à compter de la
proclamation des résultats de l'élection suivante.
Fin du
mandat
Destruction
ou
versement
aux archives
définitives
(hors ligne)
Relations
clients
Vente Contrat.
Fiche client.
Validité de l'engagement + 10 ans A compter
de la
résiliation du
contrat.
Destruction.

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Solutions GED/Dématérialisation - "Gouvernance documentaire" et "Dématique"

  • 1. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 1 LEASEFINA SND Inteligence en Gestion Documentaire Audit, conseil, assistance, intégration, formation. "Gouvernance documentaire" et "Dématique" "La gouvernance, c’est la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation." SerdaLAB, livre blanc,mars 2011. "La dématique correspond à l’action de dématérialiser au sens large. Elle touche à la fois la numérisation de documents papiers, la dématérialisation des échanges et la dématérialisation des processus en y incluant la composante légale." Jean-Marc Rietsch,président FedISA France 2012.
  • 2. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 2 Situation : Une organisation doit faire face à l'éparpillement des informations générées par son activité. (Documents marketing, propositions financières, tableaux de calcul, documents de R&D, de stock, de vente, de facturation, comptables… etc.). Ces informations sont elles mêmes très souvent tributaires des données provenant de l'extérieur de l'organisation (Informations concurrentielles, positionnements marchés, documents fournisseurs, documents fiscaux, règles métiers, documents clients… etc.). La masse de ces informations est en croissance permanente. Les ressources nécessaires à leur simple stockage sont de plus en plus considérables. L'éclatement des données, structurées ou non, réparties entre des supports multiples (revues papier, faxes, fichiers électroniques, emails, flux RSS, réseaux sociaux, mobiles…) rends leur exploitation (regroupement, analyse, tri, stockage, partage, archivage…) toujours plus complexe et Chronophage L'entreprise à longtemps cherché à optimiser ses flux d'information service par service. Depuis le service courrier, la comptabilité, le marketing, la R&D… et chaque cadre, chaque manager à son propre niveau. Mais souvent, chacun dans son coin ! Autant de services, de responsables qui, en définitive, ont peu l'occasion de savoir ce que l'autre recherche, ce dont il a vraiment besoin pour son activité et une collaboration efficace. Gouvernance documentaire : Face à cette accumulation de difficultés, la notion de Bonne* Gouvernance Documentaire s'impose comme l'ont fait avant elle les notions de "Gouvernance des systèmes d'information" ou de "Gouvernance de l'Internet" au sein des SI. Il s'agit d'une étape supplémentaire vers l'adoption plus globale et stratégique de "Gouvernance d'entreprise". Une Bonne(1) Gouvernance Documentaire établie au sein de l'entreprise permet de répondre efficacement aux contraintes de toutes sortes (compétitivité, rentabilité, réactivité, environnementales…) et aux exigences de plus en plus sévères des actionnaires, salariés, clients, fournisseurs, et autres partenaires. Sa construction se fait en collaboration étroite avec les différentes parties-prenantes en analysant l'existant, en listant les besoins, en mettant en évidence les améliorations et les changements nécessaires au sein de l'organisation et en répertoriant les outils, technologies et méthodes qui permettront sa mise en œuvre. Pour aller jusqu'au bout de l'analyse, elle devra aussi concerner l'extérieur de l'organisation en encourageant la participation des partenaires, des fournisseurs, des clients… dans le but que chacun soit impliqué et, au final, y trouve satisfaction. (1) Le terme "Bonne" est de plus en plus accolé au mot "Gouvernance". Il vient en particulier du monde ITIL ou l'on encourage l'adoption de "Bonnes méthodes" liées au cycle de vie des services.
  • 3. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 3 Dématique : En premier lieu, la dématique en tant qu'outil d'une Bonne Gouvernance Documentaire permet incontestablement une meilleure efficacité des processus d’entreprise au sens large et par voie de conséquence de gagner en productivité et ainsi de diminuer certains coûts. Force est de constater que la recherche des économies réalisables est souvent le moteur principal d'un projet de dématérialisation. In n'y a pas de raison de se priver d’appuyer cette démarche ! Au-delà, la dématique dont l’archivage électronique est une facette importantes est particulièrement génératrice d'innovations technologiques au sein de l'entreprise. En effet, un traitement performant des nombreux types et formats d'informations, de diverses provenances, nécessite de disposer de solutions capables d'assurer la cohérence des échanges et la compatibilité des données collectées. Par ailleurs, la nécessité de devoir répondre à des normes (ISO15489, ISO14721…) et à des modèles (OAIS, ISO27001…), aujourd'hui mais aussi dans la durée (10 ans, 20 ans, 30 ans et +…), implique la mise en œuvre des systèmes certifiés et pérennes, de faire appel à des prestataires pouvant formaliser sur contrat de leur Qualité de service et leur conformité aux règles en vigueur (Tiers de confiance, Tiers archiveurs…). Enjeu stratégique ! Partant du principe que la dématérialisation et l’archivage électronique font partie intégrante du système d’information de toute organisation, il est bel et bien essentiel d’avoir une véritable gouvernance de cette information qui constitue une part de plus en plus importante de la richesse de l'organisation, de son patrimoine. Passer du traitement de l'information à l'organisation de la connaissance représente un challenge qui verra les plus dynamiques de nos organisations faire la différence. De loin, la gestion des connaissances(2) est en effet l’activité la plus aiguisée à "gouverner". Elle est complexe à mettre en œuvre car elle concerne toutes les composantes de l’entreprise:  La stratégie.  La structure de l’organisation (réseaux, environnement…).  Les processus.  Les collaborateurs.  Les technologies de l’information et de la communication. Encore faut-il convenablement maîtriser son système d’information, être sûr de la qualité de l’information dont on dispose, savoir la protéger, en contrôler les accès, analyser et gérer les risques, la conserver… (2)La Gestion des Connaissances est une démarche stratégique pluridisciplinaire visant à atteindre l'objectif fixé (activité de l'entreprise) grâce à une exploitation optimale des savoirs (connaissances explicites) et savoir-faire(connaissancestacites) spécifiques à l'organisation. (Définition w ikiUniversité Paris Descartes)
  • 4. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 4 Attentes et réponses : Comme nous pouvons l'imaginer aux vues des précédents chapitres, les projets de dématérialisation et d'archivage électroniques sont considérés comme difficiles à mettre en œuvre. Beaucoup de questions se posent:  Quels documents archiver?  Sur quels supports?  Quelle pérennité?  Comment gérer les preuves?  Faut-il détruire le papier?... Le traitement des emails est également considéré comme un problème de plus en plus prégnant:  Comment gérer le flot d’emails reçus ?  Comment gérer le flot d'emails envoyés ? (souvent négligés)  Comment gérer les pièces jointes? Autre point sensible: les archives physiques.  Comment gérer le volume pris par les archives papier?  Faut-il externaliser ?... La gestion des documents courants internes(gestion du versionning par exemple), le partage des fichiers, la dématérialisation des documents, la gestion des contenus de l’intranet, la traçabilité sont d’autres sujets préoccupants. La veille et l’intelligence économique sont essentielles dans un environnement international en perpétuelle évolution et où la compétition est de plus en plus dure.C’est rechercher de l’information sur l’environnement externe, mais c’est aussi contrôler les fuites d’informations stratégiques. Pour les organismes publics (Mairies, Hôpitaux…) la mise à disposition des données publiques est au cœur de l’actualité:  Quelles données publiques mettre à disposition?  A quelles conditions ?  A quel prix?  Sous quel format?... Et que faire des toutes nouvelles générations d'informations ?  Sites Internet.  E-Réputation.  Sms, MMS, Blogs, Réseaux sociaux (Viadéo, JKPM…).
  • 5. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 5 Des études paraissent régulièrement au sujet des attentes des PME/PMI et des organismes publics dans le domaine de la gestion de l'information. Toutes se retrouvent sur les mêmes conclusions concernant à la fois ce que ces organisations attendent en priorité et ce qu'une bonne gouvernance documentaire peut apporter comme réponses. Dans l'ordre d'importance généralement constaté nous pouvons proposer : Attentes des organisations:  Gagner en efficacité au travers de l'optimisation des processus et la fluidité de la communication, en rendant disponible, pertinente et permanente la bonne information.  Augmenter la qualité de traitement, la fiabilité des informations et par voie de conséquence, la rapidité de décision.  Accroitre la traçabilité (qui fait quoi, quand et à quelle occasion) et en sûreté des informations importantes avec une sécurité optimale.  Mettre en place l’efficience en bénéficiant d'un retour sur investissement le plus raccourci.  Optimiser la qualité de la relation client / fournisseurs / partenaires.  Etre conforme aux normes, lois et règlements en vigueur.  Réduire les risques juridiques.  Participer au développement durable ( normes de la Green IT).  Baisser des coûts de stockage tant papiers que numériques en rationalisant la redondance de l'information. Réponses gouvernance + dématique :  Traite avec efficacité le volume croissant, voir exponentiel de l'information.  Elimine les problèmes dus à l'éparpillement des ressources (papiers, emails, flux RSS, réseaux sociaux…) en re-centralisant l'information avec les outils adéquats (GED/GEIDE/SAE).  limite les pertes de temps inutiles liées à une recherche d'information difficile.  Evite l'éparpillement des services gérant l'information par une organisation claire organisée autours de rôles bien définis.  Réponds aux exigences réglementaires de plus en plus fortes en adoptant les normes les plus récentes de certification des informations.  Pérennise la conservation d'information et de documents.  Minimise les risques de fuites externes d'informations stratégiques.  Simplifie l'application de référentiels techniques métiers de plus en plus complexes.  Optimise la croissance du nombre des utilisateurs.
  • 6. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 6 Audits et conseils : Comme nous l'avons vu, la gouvernance documentaire est une démarche globale et complexe qui se décompose en plusieurs activités :  Gestion des documents courants entrants ou sortants.  Traitement des emails.  Veille et intelligence économique.  Gestion des connaissances.  Gestion de la documentation.  Gestion des données "WEB" (Intranet / Extranet / Internet.).  Archivage… Nous l'avons vu aussi, certaines activités documentaires posent plus de problème que d’autres en matière de gouvernance documentaire. LEASEFINA SND mets à la disposition des PME / PMI une organisation orientée solutions entièrement tournée vers l'étude, le conseil, l'AMOA, l'intégration de solutions de gestion documentaire et l'aide au changement. Méthodes : La norme ISO15489 prévoit le déroulement d'une démarche de record management en huit étapes : 1. Enquête préliminaire. 2. Analyse des activités. 3. Identification des exigences archivistiques. 4. Evaluation des systèmes existants. 5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques. 6. Conception d'un système d'archivage. 7. Mise en œuvre d'un système d'archivage. 8. Contrôle "a priori" (Audit, certification) Nous avons l'habitude de traduire cette définition normative essentiellement orientée archivage numérique (SAE) afin de la faire cadrer avec à l'étude plus générale d'un projet de bonne gouvernance documentaire. Il est possible d'en simplifier la terminologie tout en conservant la logique de raisonnement de bout en bout.
  • 7. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 7 Nous suivons les étapes du tableau suivant : Désignation de l'étape. Equivalent dans le Record Management. Etude préalable = Enquête préliminaire. Description de la cible, analyse des activités, des processus métiers etdes risques afférents. = Analyse des activités. = Identification des exigences archivistiques = Evaluation des systèmes existants. Expression des besoins. Elaboration de la politique de dématérialisation,archivage. = Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques. Cahier des charges = Conception d'un système d'archivage. Choix d'une (des) solution(s) à mettre en œuvre. Installation, personnalisation, déploiement de la (des) solution(s). Aide au changement. = Mise en œuvre d'un système d'archivage. Audit et mises à jour = Contrôle,audit (certification). Quels sont nos objectifs ?  Déterminer l'information à traiter, à préserver, à conserver à terme. Identifier les sources de modifications et/ou d’altération.  Sécuriser l'information en définissant entre autres les droits d'accès en garantissant l’intégrité jusqu'à la destruction.  Permettre la circulation et la diffusion de l'information dans le respect des niveaux de confidentialité des utilisateurs.  Répondre aux exigences légales de conservation et de production des documents ou des données en traçant l'ensemble des opérations effectuées. Quels sont les principaux intéressés : la DAF et la DG à travers :  Les chefs de projets d’archivage électronique des entreprises et administrations.  Les responsables de la sécurité.  Les responsables informatiques.  Les chefs de projet de conformité.  Les archivistes et documentalistes.  Les responsables informatiques.  Les juristes d’entreprise en charge de la conformité.
  • 8. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 8 Moyens : Les tableaux ci-après donnent une indication précieuse sur les informations indispensables à la réussite d'un projet de gouvernance documentaire. Ils servent de base de travail aux audits réalisés par LEASEFINA SND. Ces tableaux sont fournis à titre d'information non exhaustive. Ils revêtent un caractère générique ne préjugeant en rien de la situation particulière de chaque client. EXEMPLE D’INCIDENCE D’ABSENCE DE GED
  • 9. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 9 Eléments décrivant la connaissance de l'organisation auditée : Eléments à prendre en compte Commentaires et compléments d'information. Statut de l'organisation. Organisme public ou privé, conseil d'administration, conseil de surveillance, comité exécutif, actionnariat… Législation, réglementation. Selon son statut juridique, ses activités, son implantation géographique, l'existence de filiales en France et/ou à l'étranger, différentes réglementations, normes, directives peuvent s'appliquer à l'organisme. Secteur d'activité. Quels sont les concurrents, les activités sont-elles soumises à une autorité de tutelle (ARCEP, AMF, ministères…) Localisation géographique. En France et dans le monde. Impact sur la circulation de l'information et sur les besoins de gestion. Impact sur la circulation des données à caractère personnel. Sensibilité de l'organisation à la dématérialisation et à l'archivage électronique. Identifier les procédures et les pratiques de gestion documentaire et d'archivage (même individuelles) ainsi que les problèmes de gestion (ou de non gestion) et les risques liés à cette situation. Estimer le niveau de maturité de l'organisation par rapport à la dématérialisation et recherche s'il existe déjà des processus métier dématérialisés. Organisation interne. Connaitre les acteurs. Organisation hiérarchique, comment sont hiérarchisés les activités, les départements, les services. Analyse des activités de l'organisation. Identifier toutes les activités propres à l'organisation. Les décliner service par service. Identifier les processus liés à chaque activité et leurs relations avec les documents produits et reçus. Déterminer les interactions entre les différentes activités. Déterminer le vocabulaire utilisé pour permettre notamment la désignation sans ambiguïté des documents et leur indexation. Système d'information global de l'organisation. Organisation fonctionnelle et architecture conceptuelle. Définition des niveaux de sécurité.
  • 10. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 10 Grille d'évaluation d'étude de faisabilité : Périmètre de l'analyse Les questions Préparation de l'expression des besoins Documents et données produits et reçus dans le cadre du processus métier. Quels sontles documents etles données produits ou reçus dans le cadre du processus métier ? A quel momentdu déroulementdu processus interviennent-ils ? Exigence de conservation au titre de l'archivage. Existence de besoin de Workflow. Pourquoi sont-ils collectés, utilité des documents et données liées. Les documents etdonnées doivent-ils répondre à des exigences légales ou réglementaires ? Doivent-ils répondre auxbesoins métiers ? Impactsur les modalités de conservation,sécurité, traçabilité,sauvegarde… Quels sont les producteurs ? Quels sontles acteurs directs du processus ? S'agit-il de ressources internes à l'organisation etqueles sont-elles ? Existe-t-il des sources externes (clients, fournisseurs,partenaires,salariés, autorités…) Intégration des différentes sources dans le projetet interopérabilité des outils mis en place dans le cadre de la dématérialisation. Utilisation et consultations Quelle estla destination des informations pendantles différentes phases de leur cycle de vie : - Garder une trace de l'activité ; - Activité au quotidien ; - Partage avec d'autres services et/ou processus métiers ; - Contentieuxéventuels ; - Contrôle des autorités… ? Modalités et mode de stockage et de conservation. Profils Quels sontles profils des utilisateurs concernés en fonction des différentes phases du cycle de vie : - Utilisateurs internes auxprocessus métier ; - Utilisateurs internes à l'organisation ; - Utilisateurs externes (clients, fournisseurs,salariés,autorités…) ? Gestion des droits d'accès. Modalités d'accès différentes en fonction des profils. Localisation géographique des utilisateurs. Prise en compte de la législation (données à caractère personnel par ex.) Fréquences Quelles sontles fréquences de consultation pratiquées : - Quotidienne ; - A la demande ; - Prévue (par exemple lors de contrôles effectués par des autorités…) ? Types de consultation Quel estle nombre de consultations ou de connexions en simultané ? Quel estle mode de consultation utilisé : - Directementsur l'original ; - Sur une copie ? Pour prévoir le dimensionnementdes accès réseau,des serveurs,le coût des licences… Sécuriser les originauxet
  • 11. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 11 Commentl'utilisateur cherche-t-il l'information ? éviter les copies… Disponibilité de l'information Quel estle délai maximum entre la demande de consultation etl'accès aux informations : - Actuellement; - En fonction des besoins exprimés ? Type d'information S'agit-il d'une information relative à des aspects : - Juridiques ; - Informationnels ; - Historiques ? Besoin de garantir la valeur probante d'un document. Assurer la traçabilité. Modalités de stockage (choix des supports etformats adaptés) Besoin de duplication etde sauvegarde. Sécuriser un documentoriginal en proposantde travailler et de consulter soitsur : - Une copie électronique ; - Un formatPDF/A. Sensibilité de l'information Quel estle niveau de sensibilité de l'information traitée : - Vitale ; - Critique / sensible ; - Standard ? A lier à l'analyse des risques. Organisation documentaire Existe-t-il une organisation documentaire comprenant: - Des procédures,modes opératoires… (tri,collecte, versement,conservation, consultation,destruction) ? - Un plan de classement? - Des règles de nommage des dossiers etdocuments ? - Qui esten charge de l'organisation et du respectde la gestion de l'information etde cette organisation documentaire ? Elaboration d'une politique documentaire etd'archivage. Organisation de la conservation et du stockage Le support de l'information Sur quel supportestenregistrée l'information ? Le supportest-il lié à une exigence réglementaire ou technique ? Si une information estconservée à la fois sur du papier et en électronique,à quels besoins ou contraintes répond ce choix ? En fonction des supports,prise en compte de la lisibilité dans le temps. Les formats de l'information Quels sontles formats physiques employés ? Quels sontles formats logiques à prendre en compte ? Formats des documents physiques à connaitre si projet de numérisation pour le choix des scanners. Obsolescence ou disparition
  • 12. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 12 S'agit-il de formats normalisés,ouverts, propriétaires ou fermés ? des formats possible dans le temps. Stockage des documents et des données Quels sontles lieuxde stockage tant des documents papiers que des autres supports de conservation ? Connaitre les conditions actuelles de rangementetde conservation. Existe-t-il un contrat de prestation d'archivage externalisé. Durée de conservation Quelle estl'origine de la conservation des informations pour répondre : - A des durées légales ou réglementaires ? - A des durées internes ? Les informations sont-elles conservées de façon différente selon les phases du cycle de vie de l'information ? - Pendantla durée de validité ; - Pendantla durée de l'archivage au sens historique ou patrimonial. Doit-on prendre en compte un évènement déclencheur concernantla durée de conservation au titre de l'archivage ? Gestion différente si : - La durée de conservation au titre de l'archivage commence dés la création du document (cas des factures) - La durée de conservation courtà compter d'un évènement déclencheur (date de résiliation d'un contrat client) Sort des documents et données à l'issu de leur utilité Commentdoit-on prendre en compte la destruction des documents etdonnées à l'issue de la période de conservation ? - La destruction intervient-elle à une date précise ? - Quelles sontles modalités de destruction adaptées ? - Doit-on prendre en compte l'ensemble ? (originaux+ copies + sauvegardes…? Contraintes légales de destruction à prendre en compte (cas des données à caractère personnel) Besoins de destruction sécurisée. Prévoir si nécessaire le gel ou la prolongation des durées de conservation. Volumétrie Existant L'existant sera-t-il à prendre en compte dans le projetde dématérialisation ? Quelle estla volumétrie actuelle (en mètres linéaires,en Giga octets…) Ces éléments permettrontau besoin d'établir le cahier des charges de la reprise. Prévisionnel Quelle estla volumétrie annuelle ? - En mètres linéaires. - En giga octets. Evaluation des capacités de stockage. Achats de matériels à prévoir. Calcul des gains possibles si dématérialisation du processus ou changementdes modes et lieux de conservation. Sécurité Commentestprotégé l'accès auxlocaux de façon physique ? Commentestcontrôlé l'accès auxdonnées ? - Par une gestion des droits d'accès ; - Par une gestion des habilitations pour le versement,les modifications,la destruction… A lier à l'analyse de risques et à rapprocher de la politique de sécurité de l'organisation.
  • 13. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 13 Y a-t-il recours à de la signature électronique,du chiffrement,des procédés de scellement…? Commentsontgérées la communicabilité et la diffusion de l'information ? - Par habilitations nominatives ; - Au travers de groupes d'utilisateurs par métier ; - En accès libre. Les besoins en termes de diffusion sont-ils véritablementcouverts ? Applications informatiques utilisées Quels sontles outils employés pour les processus étudiés ? - Bases de données applicatives ; - Messagerie électronique ; - Outils de ged ; - Outils métiers (crm,erp…) Et toutes autres questions complémentaires moins formelles :  Quels sont pour les personnes interrogées les besoins non couverts par l'organisation actuelle ?  Quelle est leur approche de la gestion documentaire et de l'archivage ?  Quels sont pour eux les points faibles dans le processus métier, liés à la gestion de l'information ?  Comment peut-on y remédier ou améliorer l'organisation ?  Quelles sont leurs attentes par rapport au projet ?  Etc…
  • 14. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 14 Expression des besoins : Objectifs Détails et compléments Décrire le projet et son périmètre Quel(s) processus métier(s) est (sont) concerné(s) ? Méthodologie utilisée pour établir l'expression des besoins Quel est votre existant ? Quels risques voulez vous éliminer ? Personnes à consulter ? Personnes chargées de valider ? Présentation des informations Quels documents et données sont concernées ? Quel est leur niveau de sensibilité, leur caractère stratégique ? Quelle doit être leur accessibilité, leur niveau de confidentialité ? Positionner le projet Avez-vous une stratégie définie ? Quelles sont vos priorités ? Positionner le processus métier Par rapport aux autres processus métiers de votre domaine d'activité. Expliquer à quoi va servir ce projet Besoins d'exploitation et de travail au quotidien ? Réponse à des exigences réglementaires de création (respect d'un certain formalisme ?) et de conservation ? Utilisation de l'information par l'entreprise elle- même ? (ou par des tiers ?) Constitution de moyens et d'éléments de preuve juridique ? Répondre à des contrôles administratifs ? Ce que vous pouvez attendre du projet Optimisation des coûts attendue ? Rationalisation et normalisation d'un processus métier ? Meilleure organisation ? Productivité (suppression de tâches inutiles) ? Utilité au quotidien ? Qualité des documents et des données conservées ? Les intérêts au quotidien pour les utilisateurs Réduction de la charge de travail ? Amélioration de l'organisation du travail ? Les risques Que peut-il se passer si les besoins ne sont pas couverts ? Comment va se dérouler le projet sous ses différents aspects Organisationnel, fonctionnel, technique. Planning, phases et calendrier de réalisation que vous souhaitez pour la mise en œuvre. Solutions envisagées pour satisfaire le(s) besoin(s) Avoir une vision fonctionnelle (quoi) et non technique (comment) qui est de la compétence de l'équipe informatique. Différentes solutions et options : - Réponse totale aux besoins ? - Réponse à minima ? - Version réduite avec possibilité d'évolution dans le respect de l'adéquation coût, satisfaction et risques. Expliquer les besoins ne pouvant être satisfaits (non prioritaires, techniquement impossibles, nécessitant des modules non adoptés…) Description des relations Entre votre projet et votre système d'information existant. Tenir compte de l'existant Votre système d'information. Interaction des différents processus métiers. Votre fonctionnement actuel. Donner des indications Volumétrie des documents et données à traiter (actuelle et à venir).
  • 15. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 15 Durée de conservation. Choix des supports et des formats. Outils nécessaires. Prise en compte de l'obsolescence et évolutivité des supports et des outils. Fonctionnalité des applications ou logiciels nécessaires. Contraintes de performances attendues. Définir le niveau de service attendu Comment veut-on pouvoir consulter ? Période de consultation. A partir de quel(s) lieu(x) géographique(s). A travers quel(s) outil(s) ? Délais d'accès et de restitution. Type de gestion des droits d'accès. La protection des documents et données Classification selon leur nature, leur valeur et niveau de sensibilité. Gestion des droits d'accès et habilitations (gestion des utilisateurs). Types de protections, physiques et logiques (traçabilité sur les interventions ou modifications). Sauvegarde/réplication ? Signature électronique ? Chiffrement ? Scellement ? Prise en compte des données à caractère personnel ?
  • 16. LEASEFINA SND 08 janv ier 2012 Gouvernance documentaire & dématique. 16 Exemple d'éléments du référentiel documentaire et d'archivage. Activités Processus métier Dossier. Document. Durée de conservation Evénement déclencheur Traitement final Observations Ressources Humaines Gestion nominative Contrat de travail. Promotion Présence du salarié + 5 ans après le départ du salarié. Démission. Retraite. Destruction. Dossier mixte (papier et électronique). Accès limité aux personnes habilitées. Relations partenaires sociaux. PV de CE, de CHSCT… Durée du mandat + 10 ans à compter de la proclamation des résultats de l'élection suivante. Fin du mandat Destruction ou versement aux archives définitives (hors ligne) Relations clients Vente Contrat. Fiche client. Validité de l'engagement + 10 ans A compter de la résiliation du contrat. Destruction.