komunikasi bisnis

1. PENGORGANISASIAN &
REVISI PESAN-PESAN
BISNIS
5th Meeting-by Meily Margaretha

3. Penyebab Pesan-Pesan Tak
Terorganisasi Dengan Baik
1. Bertele-tele.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak
relevan.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis.
4. Informasi penting kadang kala tidak
tercakup didalam pembahasan.

4. Bagaimana Mengorganisasi Pesan-Pesan
Bisnis yang Baik?
 Subjek & tujuan jelas.
 Semua informasi berhubungan dengan
subjek & tujuan.
 Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan
cara yang logis.
 Semua informasi penting sudah tercakup.

5. Manfaat Pengorganisasian
Yang Baik
a) Membantu audiens memahami suatu
pesan (kognitif).
b) Membantu audiens menerima suatu
pesan (afektif).
c) Menghemat waktu audiens.
d) Mempermudah pekerjaan komunikator.

6. Pengorganisasian Pesan-Pesan
Melalui Outline
Mendefinisikan
&
Mengelompokkan
Ide-ide
Menentukan urutan
dengan rencana
operasional

7. Ide Pokok
1. Alasan
Umum
2. Alasan
Umum
3. Alasan
Umum
Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti
IDENTIFIKASI &
PENGELOMPOKKAN IDE

8. a. Pendekatan Langsung (Direct Approach).
b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach).
Menentukan Urutan Dengan
Rencana Organisasional

9. Pendekatan Langsung
(Direct Approach)
• ≈ pendekatan deduktif (deductive
approach).
• Ide pokok  bukti-bukti pendukung.
• Reaksi audiens cenderung positif &
menyenangkan.

10. Kelebihan Direct Approach
• Menghemat waktu pembaca.
• Menetapkan bingkai berpikir yang
tepat.
• Mencegah frustasi.

11. Pendekatan Tidak Langsung
(Indirect Approach)
 ≈ pendekatan induktif (inductive
approach).
 Bukti pendukung  ide pokok.
 Reaksi audiens cenderung negatif atau
tidak menyenangkan.

12. Kelebihan Indirect Approach
 Menghargai perasaan audiens.
 Mendorong penerimaan yang baik.
 Meminimalkan reaksi negatif.

13. Jika
Senang
Jika
Netral
Jika tidak
Tertarik
Jika tidak
Senang
Jika
Bermusuhan
Jika agak
Tertarik
PENDEKATAN
LANGSUNG
-----------
Berita baik--------------
Atau ide utama---------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
--------------
PENDEKATAN
TIDAK LANGSUNG
--------------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
Berita Buruk------------
Atau ide utama---------
-----------------------------
-------------

14.  Saudara sebagai manajer meminta
karyawan bekerja lembur untuk memenuhi
tenggat waktu yang penting.
 Manajer Saudara mempromosikan Saudara
dari staf manajer SDM menjadi wakil
manajer SDM.
 Saudara meminta cuti kepada bos Saudara
karena harus menghadiri pernikahan adik
Saudara.
DIRECT or INDIRECT APPROACH??

15. Rencana Organisasional
A) Direct Request
 Penyampaian langsung pada point yang
dituju.
 Dapat berupa surat maupun memo.
B) Pesan Rutin, Good News atau
Goodwill
 Memberikan informasi rutin.

16. C) Pesan Bad News
 Mengumumkan penolakan suatu lamaran.
 Merampingkan karyawan.
 Menurunkan pangkat.
D) Pesan Persuasif
 Audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-
pesan yang disampaikan.
Rencana Organisasional

17. Pesan Positif (Good News)
 Pesan diawali dengan pembukaan yang jelas
dan ringkas.
 Contoh:
Departemen sumberdaya manusia menetapkan
Saudara diterima sebagai staf keuangan mulai
tanggal 20 Maret 2007.

18. Pesan Negatif (Bad News)
 Urutan Pesan:
1. Mengemukakan alasan penolakan agar
audiens dapat mengerti & menerimanya.
2. Memberikan alternatif yang dapat diterima.
3. Mengakhiri pesan dengan pernyataan positif.

19. Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud
agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain.
Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan kepada konsumen untuk
mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa
saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya.
Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera
mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan.
Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada
solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan
kami terima tanpa noda tersebut, kami bersedia menggantinya. Oleh karena
itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.
Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami dengan
kualitas terbaik yang terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan nyaman
dipakai.
Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap anda
dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia
membeli produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan datang.
Bersama ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila
anda membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.

20. PEMILIHAN ALTERNATIF ANTARA
PENDEKATAN LANGSUNG & PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG
Jenis
Pesan
Reaksi
Audiens
Pendekatan Pembukaan Inti Pesan Penutup
Pesan rutin,
kabar baik,
itikad baik
Senang
atau netral
Langsung Mulai dengan
gagasan pokok,
permintaan
Menyajikan
rincian yang
diperlukan
Diakhiri
dengan
komentar yang
menyenangkan
Pesan yang
kurang
menggembir
akan
Kurang
Senang
Tidak
Langsung
Awali dengan
pernyataan netral
& alasan
penyampaian
pesan
Memberikan
alasan atas
jawaban yg
kurang
menggembirak
an &
memberikan
saran positif
Diakhiri
dengan salam
penutup yang
bernada akrab
Pesan
Persuasif
Tidak
tertarik atau
tidak
mengharap
kan
Tidak
Langsung
Awali dengan
ungkapan atau
pertanyaan yang
menarik
perhatian
Membangkitka
n minat
audiens
terhadap
subjek pesan.
Mengugah
hasrat
u/menerima
Tindakan
Permintaan

21. REVISI
PESAN-PESAN BISNIS

22. Mengapa Revisi Sangat
Diperlukan?
• Peninjauan ulang atau penyempurnaan untuk
antisipasi kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud &
tujuan pesan.
• Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan
sebuah tulisan yang memuaskan pada versi
pertama.

23. REVISI
• Keterampilan merevisi.
• Memilih kata-kata yang tepat.
• Membuat kalimat yang efektif.
• Mengembangkan paragraf.

24. Keterampilan Merevisi
• Pesan bisnis ≠ pesan pribadi.
• Pesan bisnis memerlukan proses
pemikiran, tenaga, & waktu yang cukup.
• Pesan bisnis: tertulis & lisan.
• Memiliki persamaan & perbedaan dari:
 Sisi format penulisan,
 Gaya penulisan, &
 Cara penyampaiannya.

25. I. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
a) Mengevalusi Isi, Pengorganisasian &
Gaya Penulisan:
 Baca seluruh dokumen dengan cepat
(skimming).
 Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Substansi pesan.
- Pengorganisasian pesan.
- Gaya penulisan.

26. Membuat Pesan Jelas
KISS :
Keep It Short and Simple

27. Contoh:
Samar-samar Jelas
Karyawan belum
cukup disadarkan
mengenai
kemungkinan
konsekuensi
merugikan yang
terkandung dalam
bahan-bahan kimia
ini.
Peringatkan karyawan
Saudara tentang
bahan kimia ini.

28. Membuat Pesan Ringkas
Bertele-tele Ringkas
Ada tiga hal yang
ingin saya lakukan.
Saya ingin melakukan
tiga hal.

29. b) Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan
o Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah
bahasa.
o Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
o Penulisan tanda baca secara benar.
o Perhatikan makna keutuhan suatu
kalimat .
o Perhatikan pengulangan kata yang tidak
tepat.

30. c) Mengedit Format & Layout
Format & bentuk fisik penulisan:
• Menarik, ditata rapi, bersih & tidak
penuh coretan, menggunakan kertas yang
berkualitas.

31. CONTOH
Kami bermaksud menyelenggarakan
konferensi tahunan di hotel Rose Garden
dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal
tersebut kami berharap dapat memperoleh
informasi tentang ketersediaan kamar
untuk 350 peserta konferensi. Selain itu,
kami juga memerlukan informasi tentang
konsumsi dan kendaraan yang memadai
untuk antar-jemput dari bandara ke hotel
dan sebaliknya.

32. REVISI
Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan
konferensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal
25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami
memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan
keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat
memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:
1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk
tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan perkiraan tiga
perempat dari peserta lebih menyukai single room)?
2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?
3. Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang besar pada
tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang berkapasitas 125
orang?
4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk
prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah
hal tersebut dipenuhi?Kami juga memerlukan informasi
tentang menu dan harga.
5. Apakah hotel Rose Garden memiliki kendaraan yang
representatif untuk antar-jemput peserta dan dari
hotel/airport?

33. II. Pesan-Pesan Bisnis Lisan
• Disampaikan melalui rapat/pertemuan
bisnis, negosiasi, presentasi bisnis.
• Perlu kerangka dasar (outline) tentang
substansi pesan-pesan yang akan
disampaikan.
• Perlu pengeditan yang mencakup:
- Substansi pesan.
- Pengorganisasian pesan.
- Gaya penulisan.

34. Substansi Pesan
• Apakah inti pesan telah tercantum di
dalamnya?
• Apakah data pendukung (tabel, grafik,
bagan, audio, audivisual) juga sudah
tercantum?

35. Pengorganisasian Pesan
• Pembuka.
• Penyampaian substansi pesan.
• Penutup.
Gaya Bahasa
• Lebih menarik & dinamis daripada
tertulis.
• Penyampaian yang lebih santai, luwes &
tidak monoton.

36. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
• Kata yang sudah familiar/dikenal.
• Kata yang singkat.
• Hindari kata bermakna ganda.
• Contoh:
– Kacamata yang dikonsumsi untuk berenang di
kolam renang ini dirancang oleh divisi R & D di
bawah pengawasan rezim Pak Yoshida, pemilik
perusahaan ini.
– Revisi??
? TRIVIA TIME ?

37. MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF
Bentuk kalimat yang dengan sadar &
sengaja disusun untuk mencapai
informasi yang tepat & baik.
Contoh:
A man without his woman is nothing.

38. Mengembangkan Paragraf
• Ilustrasi.
• Komparasi.
• Sebab-akibat.
• Klasifikasi.
• Pemecahan masalah.

39. Referensi
Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi
Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan.
Indeks:Jakarta.
Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006).
Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi
Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi
Ketiga. Jakarta: Erlangga.