Manuales administrativos

INEGRANTES:
 Cabello Loaiza Michelle Alejandra
 Frias Izaguirre Andrea
 Hernández Soto Javier Alberto
 Li Yanling
 López Franco Karla Stephanie
 Ramírez Corona Jacqueline
 Ruiz-Esparza Leyva Silvia Ailyn

INTRODUCCIÓN
 Los manuales administrativos son necesarios para
una empresa ya que estos sirven de apoyo para
poder tener una mejor organización dentro de la
organización, puesto que la estructura de esta,
resultan demasiado complejas.
 Las empresas cada día crecen mas por lo tanto
incrementa la necesidad y modificación de los
manuales.
 Es por lo anterior que se considera necesario que
uno de los proyectos inmediatos que se deben
emprender en la empresa, es la preparación de
manuales.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Son documentos que …
 Sirven como medio de comunicación y
coordinación.
 Registran y transmiten de manera ordenada y
sistemáticamente información de una organización.
 Registran y transmiten instrucciones y lineamientos
necesarios para el mejor desempeño de sus
tareas.

 Presentar una visión de conjunto de la
administración.
 Precisar funciones de cada unidad administrativa
para definir responsabilidades, evitar duplicidades y
detectar omisiones.
 Contribuir a la correcta realización y uniformidad de
las labores encomendadas a todo personal.

 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de
funciones al evitar la repetición de instrucciones y
directrices.
 Agilizar el estudio de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección e integración de
personal.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación
de las modificaciones necesarias en la
organización.

 Determinar la responsabilidad de cada unidad y
puesto respecto de la organización.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
que la componen.
 Promover el aprovechamiento racional de los
recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.

 Funcionar como medio de relación y coordinación
con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de orientación e información
a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios y usuarios o clientes con los que
interactúa la organización.

Clasificación
Por su
ámbito
Por su
contenido
Por su
naturaleza

Por su
naturaleza
Micro
administrativos
Macro
administrativos
Meso
administrativos

 MICROADMINSITRATIVOS
Corresponden a una sola organización.
General o específicos.
 MACROADMINSITRATIVOS
Información de mas de una organización.
 MESOADMINISTRATIVOS
Una o mas organizaciones con el mismo sector de
actividad.
Sector publico.

Por su
contenido
• De organización
• De procedimientos
• De calidad
• De historia de la
organización
• De políticas
• De contenido múltiple
• De puestos
• De técnicas
• De ventas
• De producción
• De finanzas
• De personal
• De operación
• De sistemas

 DE ORGANIZACIÓN
General o especifico.
General. Antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura, organigrama, misión y
funciones organizacionales.
Especifico. Descripción de puestos, directorio de
puestos.
 DE PROCEDIMIENTOS
Incorpora información sobre la sucesión cronológica
y secuencial de operaciones enlazadas entre si para
realizar una función, actividad o tarea especifica
en una organización.

 DE CALIDAD
Documentos que describen y expresan los
elementos del sistema de calidad.
 DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN
Son documentos que cuentan la historia de una
organización.
Creación, crecimiento, logros evolución, situación y
composición.

 DE POLÍTICAS O DE NORMAS
 Guías básicas que sirven como marco de
actuación para realizar acciones, diseñar sistemas
e implantar estrategias.
 DE CONTENIDO MÚLTIPLE
Concentran información relativa a diferentes
aspectos.
Razones para agrupar varios aspectos:
Accesibilidad, viabilidad económica, necesidad de
integración de varios temas, instrucción del nivel
directivo.

 DE PUESTOS
Conocido como manual individual o instructivo de
trabajo.
Precisa la identificación y las relaciones, funciones
y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organización.
 DE TÉCNICAS
Detalla los principios y criterios necesarios para
emplear las herramientas técnicas que apoyan la
ejecución de procesos o funciones.

 DE VENTAS
Conjunto de información especifica para apoyar la
función de ventas.
 DE PRODUCCIÓN
Auxiliar que dirige y coordina procesos de
producción en todas sus fases.
Uniforma criterios y sistematiza líneas de trabajo
en áreas de fabricación.

 DE FINANZAS
Respaldan el manejo y la distribución de los
recursos económicos en todos los niveles de una
organización.
 DE PERSONAL
También llamados manuales de relaciones
industriales, de reglas de empleado o de empleo.
Contiene información sobre condiciones de trabajo,
organización y control de personal, lineamientos,
capacitación y desarrollo, higiene y seguridad y
prestaciones.

 DE OPERACIÓN
Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar
funciones altamente especializadas o cuyo
desarrollo demanda un conocimiento especifico.
 DE SISTEMAS
Elemento de soporte que permite el funcionamiento
optimo de sistemas de información, administrativos,
informáticos, etc.

Por su
ámbito
Generales Específicos

 GENERALES
Contienen información global de una organización
según su estructura, funcionamiento y personal.
Son mas limitados en el sector privado.
 ESPECIFICOS
Información de un área en particular y en general,
debe incluir descripción de puestos.

INDICE O CONTEIDO
 Relación de capítulos aportados que constituyen el
cuerpo del documento.

PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
 Exposición de lo que es el manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de
mantenimiento vigente.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS
 Descripción del origen de la organización o del
área descrita en el manual.
Indica:
Origen Evolución
Cambios
significativos

ESTRUCTURA ORGÁNICA
 Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización según sus
relaciones de jerarquía.
 Debe de coincidir con el organigrama.

MISIÓN
 Este sirve como guía de referencia para orientar
sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.

FUNCIONES
 Especificación de tareas inherentes a cada una de
las unidades administrativas de la estructura
orgánica.
 En la presentación de funciones es importante:
La relación
comience con
verbo infinito
Mismo orden de la
estructura.
Títulos
correspondientes
a los utilizados en
la estructura
orgánica.

VERBOS COMUNES PARA INDICAR
FUNCIONES DE ACUERDO A SU NIVEL
JERARQUICO
DIRECCIONES
• Planear
• Organizar
• Dirigir
• Controlar
SUBDIRECCIONES
• Integrar
• Supervisar
• Formular
• Implantar
DEPARTAMENTOS
• Operar
• Programar
• Participar
• Sistematizar

VERBOS PARA DESCRIBIR FUNCIONES DE
ACUERDO A SU AMBITO DE COMPETENCIA.
Actualizar
Apoyar
Certificar
Elaborar
Globalizar
Validar

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
 Contenido básico de los puestos que integran cada
unidad administrativa.
 Incluye:
Identificación de puesto
Relaciones de autoridad
Funciones generales y especificas
Responsabilidades
Relaciones de comunicación con otras
unidades internas y externas
Especificaciones del puesto

DIRECTORIO
 Documento que consta con los nombres y puestos
de las personas comprendidas en el manual.
 Puede contener:
 Teléfonos, correo electrónico y horarios de
atención.
 Dirección de instalaciones cuando forma parte de
un sector.
 Es opcional en el manual.

ÍNDICE O CONTENIDO
 Es la relación de los capítulos o apartados que
constituyen el cuerpo del documento

PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
 Exposición de lo que es el manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de
mantenerlo vigente.
 Contiene mensaje de alguna autoridad de la
organización, preferentemente del mas alto nivel
jerárquico.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
 Explicar el propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos

ÁREAS DE APLICACIÓN O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
 Se refiere a la esfera de acción que cubren los
procedimientos

RESPONSABLES
 Son las áreas, unidades administrativas y/o
puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus faces

POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
 Criterios o lineamientos generales de acción que se
formulan de manera explicita para orientar y
facilitar las operaciones que llevan a cabo las
distintas instancias que participan en los
procedimientos

CONCEPTOS
 Palabras o términos de carácter técnico que se
emplean en el procedimiento.
 Por su grado de especialización, requiere mayor
información para hacer mas accesible al usuario la
consulta del manual.

PROCEDIMIENTO
 Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que
se realizan en un procedimiento
 Trata de explicar en que consisten, como, donde y
con que se hacen. También señala a los
responsables de efectuarlas.

FORMULARIOS, IMPRESOS E INSTRUCTIVOS
 Son las formas impresas que se utilizan en un
procedimiento; se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apéndices.

DIAGRAMAS DE FLUJO
 Es la representación grafica de la sucesión en que
se realizan las operaciones de un procedimiento.
 Los diagramas que presenta el manual en forma
sencilla y accesible describen claramente las
operaciones, lo que facilita su comprensión.

GLOSARIO DE TÉRMINOS
 Es la lista y explicación de los conceptos de
carácter técnico relacionados con el contenido y las
técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos.

ÍNDICE O CONTENIDO
 Relación de los capítulos apartados que
constituyen el cuerpo de documento

ALCANCE
 Cobertura de los requerimientos de calidad
especificados por el cliente y las normas
internacionales aplicables.

INTRODUCCIÓN
 Exposición de la situación, filosofía y perspectivas
de crecimiento de la organización

POLÍTICA DE CALIDAD
 Declaración que establece el compromiso de
satisfacer a los clientes y lograr una buena relación
con los proveedores por medio de una mejora
continua de precio, calidad servicio, comunicación
e innovación tecnológica.

OBJETIVOS GENERALES
Explicación de los propósitos específicos que la
organización establece para lograr:
o Una adecuada atención de clientes
o Rentabilidad
o La mejorar de procesos
o El liderazgo en el mercado
o El desarrollo del capital humano

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 Representación grafica de la estructura orgánica de
la organización; muestra la composición de las
unidades administrativas que la integran y sus
respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad,
supervisión y asesoría.

RESPONSABILIDADES
 Enunciados que formula cada unidad
administrativas de la organización por lo general en
el nivel de dirección y gerencia, en los que se
establece la responsabilidad general que asumen
en relación con el sistema de calidad

DOCUMENTOS Y REFERENCIAS APLICABLES
 Lista de normas que sustentan el sistema de
calidad de una organización

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
 Responsabilidad gerencial
 Procedimientos
 Revisión de contratos
 Control del diseño, documentos y datos
 Adquisiciones
 Identificación y rastreabilidad del producto
 Control del proceso y del producto
 Inspección y prueba

 Control del equipo de medición
 Acción correctiva y preventiva
 Control de registros de calidad
 Auditorias internas de calidad
 Entrenamiento
 Servicio
 Técnicas estadísticas

DEFINICIONES
 Lista y explicación de los conceptos de carácter
técnico relacionados con los procedimientos del
manual de calidad

LISTA DE DISTRIBUCIÓN
 Registro para controlar el numero de copias y
áreas a las que se entrega el manual.

APÉNDICE PARA CODIFICACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
 Clasificación de procedimientos de una
organización según el apartado de la norma de
calidad, área de aplicación y numero consecutivo
(índice de procedimientos de cada área)
 Una vez que se dispone de toda la información del
manual de calidad, algunas organizaciones optan
por presentarla en un formato diferente del de la
capacitación de información.

PROCEDIMIENTO GENERAL
PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS

DISEÑO DEL PROYECTO
 La tarea de preparar manuales administrativos
requiere de mucha precisión, los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su
contenido por parte de quien los consulta.

RESPONSABLES
 Debe designarse a un coordinador, auxiliado
por un equipo técnico, al que se le debe
encomendar la conducción del proyecto en
sus fases de diseño, implantación y
actualización

DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
 Los responsables de efectuar los manuales
administrativos de una organización tienen que
definir y delimitar su universo de trabajo para estar
en posibilidad de actuar en él.

ESTUDIO PRELIMINAR
Para conocer las funciones y actividades que se
realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con
base en él se puede definir la estrategia global para
el levantamiento de información, identificando
las fuentes de la misma, actividades por realizar,
magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las
acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.

FUENTES DE INFORMACIÓN
 Entre las más representativas se pueden
mencionar:
*Instituciones
*Archivos de la organización
*Directivos y empleados
*Áreas de trabajo
*Clientes y/ o usuarios.
*Mecanismos de información

PREPARACIÓN DEL PROYECTO
 Recabados los elementos preliminares para
llevar a cabo el manual, se debe preparar el
documento de partida para concretarlo, el
cual debe quedar integrado por:
a) Propuesta técnica
b) Programa de trabajo

 a) Propuesta técnica
-Antecedentes
-Naturaleza
-Justificación
-Objetivos
-Acciones
-Resultados
-Alcance
-Recursos
-Costo
-Estrategia
-Información complementaria

 b) Programa de trabajo:
-Identificación
-Responsable(s)
-Área(s)
-Clave
-Actividades
-Fases
-Calendario
-Representación gráfica
-Formato
-Reportes de avance
-Periodicidad

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES
 A LOS PARTICIPANTES
*Área (s) que intervendrá directamente en su
aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer
el proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya
que tendrán que cambiar o adecuarse.
*Área responsable del manejo de los recursos
económicos, para cuantificar el costo del proyecto en
forma más específica.

 AL RESPONSABLE DE SU AUTORIZACION
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de
la organización o de la unidad administrativa
responsable de su ejecución, para su aprobación.
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES

CAPACITACION DE LA INFORMACION
a) Capacitación del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe
capacitarlo en todo el proceso que se seguirá para
preparar el manual.

b) Levantamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el
registro de hechos que permitan conocer y analizar
información específica y verdaderamente útil para el
manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y
desperdicio de recursos.
CAPACITACION DE LA INFORMACION

INVESTIGACION DOCUMENTAL
 Esta técnica permite seleccionar y analizar los
escritos que contienen datos de intéres
relacionados con el manual.
 Para ello se estudian documentos como diarios
oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios etc.

OBSERVACION DIRECTA
 Este recurso lo pueden usar los técnicos en el área
donde se desarrolla el trabajo para conocer los
metódos de trabajo y la cultura organizacional
 Otra forma es que el jefe del área la realice,
comente y discuta algunos puntos con los
subordinados y presentar su analisis al
investigador.

CONSULTA A SISTEMAS DE
INFORMACION
 El acceso a estos sistemas que contengan datos y
recursos de apoyo para estructurar el manual nos
permite recabar información interna o de sistemas
externos enlazados a la organización por medio de
redes.

ENCUESTA
 Esta técnica implica la realización de:
 Cuestionarios: constituidos por series de preguntas
escritas, predefinidas,secuenciadas y separadas
por capítulos.
 Entrevistas: reuniones individuales o grupales
donde se interroga de manera orientada a los
participantes.

INTEGRACION DE LA INFORMACION
 Ya que tenemos la información de las áreas
involucradas en el estudio , debe ordenarse y
sistematizarse para preparar el análisis.
 Se recomienda depositar la informacion en equipos
de cómputo para salvaguardar y agilizar su manejo.

AREAS PARA AGRUPAR LA
INFORMACION
 Antecedentes: considerar desarrollo de las
estructuras organizacionales anteriores y sus
resultados para contar con un marco de referencia
histórico y comprender mejor la situación actual.
 Situación actual: objetivos, estructura orgánica,
normas y políticas administrativas, funciones,
procedimientos, procesos, instrumentos jurídico-
administrativos, infraestructura tecnológica, equipo,
condiciones de trabajo y ambiente laboral.

ELABORACION DE INFORME
 Los resultados del estudio deben incluirse en un
informe que generalmente consta de los siguientes
elementos:
 Introduccion:
resumen del propósito,enfoque,limitaciones y plan
de trabajo.
 cuerpo o parte principal:
 Seccion donde se anotan los hechos, argumentos,
y justificaciones.

 Conclusiones y recomendaciones
 Apéndices o anexos:
gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis
administrativo para apoyar la propuesta y
recomendaciones.

PRESENTACION
DEL MANUAL
PARA SU APROBACION

A NIVELES DIRECTIVOS
 Se entrega un documento sintesis con una
extension de 30 cuartillas maximo.
 El documento sintesis se puede organizar de la
siguiente manera:
 Introduccion
 Analisis de la estructura organizacional
 Diagnostico de la situacion actual
 Propuestas de mejoramiento
 Estrategia de implantacion
 Seguimiento, control y evaluacion

AL ORGANO DE GOBIERNO
 Se debe presentar al consejo administrativo o su
equivalente para su aprovacion definitiva.

A OTROS NIVELES JERARQUICOS
 El documento sintesis tambien sera exihibido a los
niveles departamentales de oficina o de area.

REPRODUCCION DEL MANUAL
 Unidades de medida a seguir:
 Utilizar formatos intercambiables
 Hoja tamaño carta
 Las graficas que seobrepasen el tamaño carta deben
de doblarse
 Imprimir solo de un lado de la hoja
 Mostras divisiones claras con titulo entre los capitulos
 En carpeta o engargolado
 Que cuente con caratula, portada, indice, introduccion
y cuerpo

CARATULA
 Nombre de la organización
 Logotipo oficial de la organización
 Nombre generico del manual en relacion a su
contenido
 Nombre de la unidad asministrativa responsable
de su elaboracion y/o aplicación
 Año

METODOS DE IMPLANTACION
 Para seleccionar el metodo de implementacion de
los manuales se toman en cuenta:
 Tipo de Manual
 Covertura
 Naturaleza juridica y tamaño de la org.
 Recursos asignados
 Personal de apoyo

Proyecto
Piloto
Instantaneo
En Paralelo
Combinacion
de metodos
Parcial
METODOS DE IMPLANTACION

EXPLICACION
 Intstantaneo- son los mas utilizados y son
relativamente sencillos
 Proyecto Piloto- solo se implmenta en una parte de
la empresa para medir los resultados
 Parcial-permiten el cambio gradual y controlado
 En Paralelo-con manuales de cobertura amplia
 Combinacion de metodo- Utiliza mas de un método

DIFUSIÓN DEL MANUAL
 Es conveniente elegir un programa para la
presentacion del manual.
 Tambien se puede llevar a cabo por medio de
platicas
 Se deben llevar a cabo campañas publicitarias
 Se puede divulgar en la red

REVISION Y ACTUALIZACION
 Se deben llevar a cabo sesiones periodicas para
mantenerlos actualizados.
 Para ello es conveniente:
 Evaluar como se ha mejorado a partir de implementar el
manual
 Establecer un calendario para actualizar el manual
 Designar un responsable de atender esta funcion

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
 Traducir las acciones en indicadores para su
posible evaluacion.
 Comparar los indicadores con los criterios
contenidos en el informe de presentacion de
proyecto.
 Formular recomendaciones como medidas
correctivas

 Para dar seguimiento se debe:
 Determinar la manera de mantener un control en el
cumplimiento de las recomendaciones
 Brindar el apoyo a las unidades o personas que lo
requieran
 Considerar la participación de especialistas cuando sea
necesario
 Evaluar los resultados y logros obtenidos
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Para concluir,
La elaboración y constante actualización y la
aplicación de ellos proveen a la empresa una medida
de control y organización.
Gracias a la amplia clasificación de estos es posible
ordenar cada una de las áreas, los procesos que se
llevan a cabo en ellas y los individuos involucrados
en dichas actividades.
También nos brindan un panorama mas claro de
como esta organizada la empresa y a su vez las
modificaciones necesarias para la mejora de la
actividad organizacional.

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