1. Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Durch Stichprobeninventur weniger
Blindleistung im Ersatzteillager
Lager ist nicht gleich Lager. Das gilt nicht nur für Produktionsläger, sondern
auch für Ersatzteilläger. Zur Anwendung kommt diese Erkenntnis auch für das
jährliche lästige Thema der Inventuren. Kleine, aber feine Unterschiede wirken
sich darauf aus, welche Vorgehensweise sich im Hinblick auf die Inventur emp-
fiehlt.
Es gilt zu optimieren. Denn vermeiden lässt sich diese Blindleistung nicht.
Ersatzteilläger nutzen Stichprobeninventuren:
was macht sie im Vergleich so geeignet dafür?
Ersatzteilläger verfügen über vergleichsweise viele Lagerpositionen. Der Auf-
wand für eine Voll-Inventur ist also sehr hoch.
Gleichzeitig bildet die große Anzahl an Lagerpositionen eine schöne, große sta-
tistische Menge im Rahmen der Stichprobeninventur.
Der Lagerumschlag von vielen Teilen (50 Prozent und mehr) ist oftmals sehr
gering oder geht gegen Null. Es findet also wenig Bewegung statt.
Warum dann jedes Jahr alles erneut zählen?
Sie interessieren sich für die Optimierung der Ersatzteillogistik?
Weitere Beiträge können Sie hierzu in der Seitenleiste finden.
Individuell mit Ihren eigenen Suchbegriffen.
Oder über ein Stichwort, zum Beispiel "Ersatzteillager".

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Lagerphänomen:
Teilewert bestimmt Inventur-Aufwand
Ein Ersatzteillager hat zumeist eine heterogene Struktur: bevorratet werden
also ein paar teure und viele günstige Teile. Diese Verteilung nennt sich La-
gerphänomen , bei dem 20 Prozent der Lagerpositionen 80 Prozent des La-
gerwerts ausmachen. Entsprechend hat es sich bewährt, im Rahmen der Stich-
probeninventur 50 % des Lagerwerts über die Vollaufnahme abzudecken. Je
ausgeprägter das Lagerphänomen vorliegt, desto weniger Lagerpositionen sind
zur Erreichung des halben Lagerwerts zu zählen. Wenige, teure Lagerpositio-
nen reichen oft schon aus. Dadurch reduziert sich die Gesamtzahl der zu zäh-
lenden Positionen weiter.
Software zur Planung einer Stichprobeninventur veranschaulicht die
Lorenzkurve
Darüber hinaus enthalten Ersatzteilläger in der Regel keine strategisch wertvol-
len Teile für ein Unternehmen. Die Grundlage für eine Vollaufnahme aus stra-
tegischen Gründen ist also nicht gegeben.
Außerdem ist es ein „geschlossenes“ System. Publikumsverkehr und bestands-
verfälschender Diebstahl finden nicht statt. Das spricht für eine gute Qualität
der Daten im bestandsführenden System (ERP/WWS/LVS). Hochgerechnete
Abweichungen im Rahmen der Stichprobeninventur werden daher mit großer
Wahrscheinlichkeit innerhalb der erlaubten Toleranzen liegen.

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Was ist überhaupt eine Stichprobeninventur?
Die Stichprobeninventur ist eines der in HGB §241 geregelten Verfahren zur
Vereinfachung. Bei diesen Vereinfachungsverfahren geht es primär um den
Zeitpunkt bzw. den Zeitraum für die körperliche Bestandsaufnahme. Das allein
ändert aber nichts daran, dass alle Positionen im Lager zu erfassen sind. Hier
bildet lediglich das Vereinfachungsverfahren der Stichprobeninventur eine Aus-
nahme, mit der eine drastische Reduzierung der zu zählenden Lagerpositionen
möglich ist. Sie stellt damit das einzige „wirkliche“ Vereinfachungsverfahren
dar.
Stichprobeninventur bezeichnet ein Verfahren, mit dem nicht mehr alle Positio-
nen im Lager gezählt werden müssen. Tatsächlich geht es nur noch um einen
Bruchteil – Stichproben. Den Rest machen die Mathematik und Statistik. Die
Hochrechnungen erweisen sich dabei im Vergleich zur Voll-Inventur häufig so-
gar als präziser. Die Stichprobeninventur lässt sich außerdem mit weiteren
Vereinfachungsverfahren kombinieren. Ein Video bei Youtube erklärt das Prin-
zip sehr einfach und anschaulich.
Betriebswirtschaftliche Vorteile und Erfolge
Die Stichprobeninventur verringert den Zählaufwand um 90 Prozent und mehr.
Das können im Idealfall sogar 99 Prozent werden. Die Inventurkosten sinken
dabei im Durchschnitt um 95 Prozent. Auslieferungsstopps oder längere Aus-
fallzeiten der Kunden-Anlagen werden auf wenige Stunden reduziert oder ganz
vermieden. Denn die Inventur lässt sich parallel zum Tagesgeschäft durchfüh-
ren. Überstunden sowie der Einsatz von Aushilfspersonal sind entsprechend
unnötig. Aufgrund dieser Einsparpotenziale ist die Investition in eine Stichpro-
beninventurlösung oft bereits mit der ersten Inventur amortisiert.
Neben Rationalisierungsargumenten spricht aber auch die Verbesserung der
Aussagekraft für die Stichprobenmethode:
Aufgrund des verringerten Aufnahmevolumens durch weniger Zusatzpersonal
passieren weniger Zählfehler. Gleichzeitig stehen deutlich mehr Kontrollmög-
lichkeiten im Vergleich zur Vollinventur zur Verfügung.
„Unsere Kunden beschweren sich über die Lieferqualität“
Dann nutzen Sie doch einfach einen Lager-Check,
um Ihr Ersatzteillager auf Kundenwunsch zu trimmen

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Gesetzlicher Rahmen: Zulässigkeit einer Stichprobeninventur
HGB §241 bildet die Grundlage der Stichprobeninventur. Demnach sind drei
Anforderungen zu erfüllen:
1. Das Verfahren basiert auf mathematisch-statistischen Methoden
2. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden eingehalten
3. Der Aussagewert entspricht dem einer Vollinventur
Ergänzt werden diese Anforderungen um Vorgaben und Empfehlungen der Ar-
beitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) und des Instituts der
Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). Diese präzisieren vor allem die mathe-
matisch-statistischen Methoden.
Eine durch Wirtschaftsprüfer erfolgte Zertifizierung der entsprechenden Soft-
warelösung, beispielsweise nach IDW PS880, stellt die Einhaltung der genann-
ten Regelungen sicher. Zudem bildet sie die Basis für die Anerkennung zur
Nutzung bei den Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden der Kunden. Eine Zer-
tifizierung ist somit unabdingbar.

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Zugelassene Verfahren der Stichprobeninventur
Entsprechend den Vorgaben und Empfehlungen der AWV und des IDW stehen
zwei Verfahren zur Wahl:
1. Die Differenzenschätzung als Hochrechnungsverfahren
Die Differenzenschätzung stellt das Standardverfahren der Stichprobeninventur
dar. Sie ist bereits bei einer durchschnittlichen Bestandsqualität anwendbar.
Bewährt hat sich, 50 Prozent des Lagerwerts über die Vollaufnahme abzude-
cken.
Das vorhandene Lagerphänomen führt zu einer Vollaufnahme einiger weniger
Positionen aufgrund ihrer Wertigkeit. Den
Rest teilt das System automatisch in soge-
nannte Schichten ein. Aus diesen werden
Stichproben nach dem Zufallsprinzip gezo-
gen. Mit der Differenzenschätzung werden
im Anschluss
• der Wert der saldierten Inventurdiffe-
renzen ermittelt
• und auf die Lagergesamtheit hochge-
rechnet.
Eine abschließende Prüfung bezüglich der
Einhaltung der Toleranzen bestätigt die
Ordnungsmäßigkeit der Bestandsführung.
Zulässig sind hochgerechnete buchmäßige
Abweichung von max. +/- 2 Prozent und
ein statistischer Fehler von max. 1 Prozent.
Damit endet die Inventur bereits erfolg-
reich.
Das Verfahren ist vergleichbar mit der
Hochrechnung eines Wahlergebnisses kurz
nach Schließung der Wahllokale.

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2. Der Sequenzialtest
Der Sequenzialtest stellt im Vergleich
zur Differenzenschätzung noch einmal
eine deutliche Vereinfachung dar. Er
bedarf im Gegenzug einer deutlich hö-
heren Bestandsqualität. Diese ist aller-
dings zumeist nur in automatisch ge-
führten Lägern gegeben. Bei diesem
Verfahren wird nicht der Wert der La-
gergesamtheit bzw. der Differenzen ge-
schätzt. Statt dessen wird die Genauig-
keit der Lagerbestandsführung getes-
tet. Dies erfolgt unabhängig von der
Größe des Lagers: in der Regel anhand
von 70 Stichproben. Ist innerhalb der
Stichproben eine ausreichende Anzahl
der Positionen nicht differenzbehaftet,
ist die Genauigkeit der Lagerbestands-
führung bestätigt. Damit ist die Inven-
tur erfolgreich abgeschlossen.
Praxis-Tipp
Mit der Inventur per Stichprobe wird die Höhe des gebuchten
Bestands bestätigt. Das heisst jedoch nicht, dass die Qualität der
Bestandsführung keine Rolle mehr spielt. Gerade bei einer Stichprobe
können einige wenige Fehler schon den Bestand infrage stellen.
Daher empfiehlt es sich, im laufenden Betrieb die vorhandenen
Bestände zu prüfen. Eine moderne Lagerverwaltung sollte daher
• Inventuren bei Nulldurchgang (=Behälter ist leer)
• Inventuren bei kleinen Restmengen (oft bis 5)
unterstützen.
Außerdem gilt bei allem Vertrauen in Lieferanten:
wird im Wareneingang tatsächlich der Inhalt jedes angelieferten
Behälters auch gezählt, reduzieren sich die Bestandsfehler.
Und speziell bei Einsatz der Stichprobeninventur gilt:
Verzichten Sie auf Zulagerung bei besonders werthaltigen Bestands-
positionen. Denn durch regelmäßig geleerte Behälter oder Stellplätze
fallen Inventur-Fehler schneller auf.

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Ablauf einer Stichprobeninventur
Das folgende Schaubild stellt den immer gleichen Ablauf dar. Links sehen Sie
das bestandsführende System (WWS/ERP/LVS) des Kunden, in dem der Be-
stand des Ersatzteillagers geführt wird. Rechts das Stichprobeninventursystem,
hier INVENT XPERT von INFORM.
Die Anbindung bzw. das Zusammenspiel einer Inventur-Software sollte mit je-
dem beliebigen WWS, ERP, oder LVS erfolgen können. Hierzu werden üblicher-
weise Standard- und offene Schnittstellen zur Verfügung gestellt.
Bestehende Inventurprozesse im bestandsführenden System bleiben wie ge-
wohnt erhalten. Auch die Erfassung der Inventurdaten bzw. Zählergebnisse im
bestandsführenden System des Ersatzteillagers bleiben unverändert. Es sind
lediglich sehr viel weniger zu zählende Lagerpositionen erforderlich.
Die Verfahren der Stichprobeninventur lassen sich sowohl bei einer Stichtags-,
verlegten und permanenten Inventur als auch bei einer lagerplatz- und materi-
alnummernbezogenen Inventur anwenden.

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Einführung der Stichprobeninventur:
Worauf ist zu achten?
Aus unserer Erfahrung heraus empfehlen wir Unternehmen im Zuge der
Auswahl und Einführung einer Stichprobeninventurlösung folgende Punkte zu
berücksichtigen:
• Der Anbieter weist eine langjährige Erfahrung im Bereich der Stichprobe-
ninventur auf
• Der Anbieter ist solide situiert. Dies gewährleistet eine langfristige und
zukunftsorientierte Zusammenarbeit (nicht durch Fremdinvestoren finan-
ziert, Lösung stellt kein Zukauf dar, etc.). Dies sichert Ihre Investition
und mindert Ihr Risiko
• Die Stichprobeninventurlösung ist von Wirtschaftsprüfern nach IDW
PS880 zertifiziert
• Die Lösung ist auf einem aktuellen Stand der Technik. Das heißt 2021,
sie ist webbasiert, und auch als Cloudlösung verfügbar
• Der Anbieter bietet flexible Services an von einer 24/7-Bereitschaft an.
Das reicht von der Begleitung von Gesprächen mit Wirtschaftsprüfern bis
zum Full-Service. Dabei übernimmt der Anbieter die gesamte Durchfüh-
rung auf der Seite der Stichprobeninventurlösung
• Die Stichprobeninventur ist grundsätzlich
bei Wirtschaftsprüfern und Finanzbehör-
den anerkannt. Trotzdem empfehlen wir
im Vorfeld eines erstmaligen Einsatzes
das Gespräch mit dem jeweiligen Wirt-
schaftsprüfer. Nicht jeder Wirtschaftsprü-
fer ist vertraut mit dem Verfahren. Seri-
öse Anbieter stellen hier entsprechende
Materialien zur Verfügung. Außerdem be-
gleiten solche Gespräche bei Bedarf.
• Um sicherzustellen, dass Ihr Lager wirk-
lich für das Verfahren der Stichprobenin-
ventur geeignet ist, empfehlen wir eine
Simulation. Diese basiert auf den Daten
einer vergangenen, typischerweise der
letzten Vollinventur. Damit wird die
Stichprobeninventur vollständig simuliert.
So erhält das Unternehmen eine valide
Aussage hinsichtlich der Eignung der Be-
standsqualität. Außerdem geht es auch um das konkrete Einsparpotenzi-
als. Seriöse Anbieter bieten eine entsprechende Simulation kostenfrei im
Vorfeld an.

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Gastbeitrag der INFORM GmbH
INFORM ist im Bereich der Stichprobeninventur seit über 35 Jahren Pionier, Ex-
perte und führend am Markt. Über 700 Kunden weltweit mit über 20 Mio. La-
gerpositionen senkt mit der Lösung INVENT XPERT deren Inventuraufwand
erheblich. Dabei stellen Ersatzteilläger einen erheblichen Anteil dar.
INFORM entwickelt Software zur Optimierung von Geschäftsprozessen mittels
Digital Decision Making auf Basis von Künstlicher Intelligenz und Operations
Research. Sie ergänzt die klassischen IT-Systeme und steigert die Wirtschaft-
lichkeit und Resilienz vieler Unternehmen. Von Containerterminals, Verkehrs-
flughäfen, Finanzdienstleistern, Industriebetrieben, Großhändlern bis zu Lager-
und Umschlagzentren sowie Transportunternehmen - heute betreuen über 850
Softwareingenieure, Datenanalysten und Berater mehr als 1.000 Kunden welt-
weit.
Über Gastautor Daniel Schulteis
Daniel Schulteis ist Key Account Manager im Geschäftsbereich Inventory &
Supply Chain bei INFORM GmbH in Aachen
Informieren Sie sich zu den Lösungen von
INVENT XPERT und der Expertise unter:
https://www.inform-software.de/supply-
chain-management/inventur
Oder kommen Sie direkt auf ihn zu
Sie erreichen Daniel Schulteis
telefonisch unter
+49 (0) 2408 9456 1740
per Mail unter
Daniel.Schulteis@inform-software.com

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Ein externer Blick in Ihr Ersatzteillager deckt Schwachstellen nicht nur auf. Im
Projekt setzt no-stop.de auch mit Ihnen die Verbesserungen um.
Warum also nehmen Sie nun nicht einfach unverbindlich und kostenlos Kontakt
zu mir auf?
Denn als erfahrener Logistikberater für Maschinenbauer kann ich Sie bei der
Einführung schlanker Lager-Prozesse und auch der Prozessoptimierung unter-
stützen.
Zwar ist mein Büro im Taunus bei Frankfurt. Trotzdem bin ich natürlich nicht
nur in Hessen und den angrenzenden Bundesländern Rheinland-Pfalz, Bayern,
Baden-Württemberg, Thüringen und Nordrhein-Westfalen unterwegs. Denn
Hamburg / Niedersachsen / Schleswig-Holstein gehören selbstverständlich
ebenso zu meinem Aktionsradius wie auch Sachsen und Mecklenburg-Vorpom-
mern. Darüber hinaus berate ich sowohl Kunden in der Schweiz, wie auch in
Österreich.
Zusammengefasst:
Ich betreue Kunden in der gesamten DACH-Region.
Diplom-Ingenieur
Andreas E. Noll
Am Hang 12
61476 Kronberg
"Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wie-
der"-Ivan Blatter
Andreas.Noll@no-stop.de
+49 160 581 97 13