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Produtividade: Administração do Tempo

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Veja como administrar melhor seu tempo e tornar seu dia mais produtivo. Dicas simples para você aplicar no seu dia a dia.

Publié dans : Direction et management
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Produtividade: Administração do Tempo

  1. 1. EU PRODUTIVIDADE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
  2. 2. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO “Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.“       Atividade não é produtividade Planejar sem exagerar Não ficar esperando as urgências Evitar as distrações no meio do caminho Negociar o que precisa ser entregue primeiro Aprender a dizer não
  3. 3. PLANEJAMENTO  Planejar sem limitar a liberdade de agir  Não perca o longo prazo de vista  Entenda a importância do que está fazendo Tarefas Diárias 1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize! Metas Intermediárias Metas Longo Prazo Visão Metas: precisam ser EMAC Específica Mensurável Atingível Compatível Fotografia do futuro. Determine antes de tudo. Identifique o teu papel.
  4. 4. O MAIS IMPORTANTE VEM PRIMEIRO
  5. 5. META EMAC (exemplo)  Visão: ser saudável!  Meta de longo prazo: emagrecer  Meta de longo prazo: em 1 ano estarei 10 kg mais magra, fazendo exercício pelo menos 3 vezes por semana e com bons índices de glicemia e colesterol.  Meta intermediária: em até 1 mês vou visitar um médico para determinar minha condição atual.
  6. 6. TAREFAS DIÁRIAS  Revisões mensais: revise a sua visão e suas metas de longo prazo e intermediárias.  Revisões semanais: agende os compromissos, reserve tempo para planejar, estabeleça e negocie os prazos.  Revisões diárias: determine as tarefas e ordene as prioridades. A IMPRESCINDÍVEL B NECESSÁRIO C OPCIONAL  Planeje em apenas 10 minutos. Defina se será no final do dia anterior ou no começo do dia seguinte.  Conheça o tempo que cada tarefa gasta e faça uma lista de atividades.  Escreva sempre no mesmo lugar e evite muitas anotações em papéis avulsos.  Dê valor para cada atividade e ordene.
  7. 7. URGENTE X IMPORTANTE  Urgente é diferente de Importante  Todas as nossas atividades se encaixam em um dos quadrantes da matriz: Urgente Não Urgente Importante 1 2 Não Importante 3 4  A produtividade está nos quadrantes 1 e 2  O quadrante 3 é o “apagar incêndio”  O quadrante 4 é a perda de tempo
  8. 8. MULTITAREFAS  Como ser multitarefas sem perder o foco?  Ser multitarefas não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sim conseguir administrar vários projetos e entregar todos eles com qualidade (e sem enlouquecer!)  Mantenha aberta apenas as janelas que você precisa para a tarefa desse momento  Determine o tempo que vai levar e resista a tentação de espiar os e-mails, o Facebook, o WhatsApp, etc. Termine aquilo que começou!  Coloque uma música e use o fone de ouvidos, assim você não se distrai com os barulhos e reduz a chance de ser interrompido  Cuidado: a tendência é de priorizar e se aprofundar nas tarefas que a gente gosta mais, mas isso pode gerar uma sensação de falta de tempo para fazer tudo  Se você não consegue curtir o que está fazendo, provavelmente lhe faltam habilidades específicas. Não fique constrangido de pedir ajuda!
  9. 9. NEGOCIAR OS PRAZOS  Não tenha medo de dizer não, você será cobrado por não ter dito  Negocie com segurança, diplomacia e baseado em dados (menos emoção e mais informação)  Tome a iniciativa, faça um cronograma e leve em conta todos os recursos à sua disposição  Não perca o prazo que você negociou
  10. 10. ORGANIZAÇÃO  Um espaço desorganizado pode atrapalhar a produtividade  Pesquisa: os americanos perdem 3 semanas por ano procurando papéis  O mesmo vale para organização digital  Criação de pastas  Nomeação de arquivos  Compartilhamento das versões mais recentes  Organização do desktop  Limpeza do inbox: deixe apenas o que ainda precisa de uma ação tua  Quando for resolver: elimine, delegue, responda ou arquive.
  11. 11. POR FIM...  Não esqueça de reservar um tempo para o teu desenvolvimento (livros, cursos, blogs, conversas, networking, etc)  Conversar com os colegas de trabalho sobre o que eles fazem é um excelente aprendizado  Quando precisar fazer Home Office: ganhe o tempo de deslocamento pra você, se arrume como se fosse para o escritório, encontre um espaço confortável (mas não muito, rs), avise quem estiver na sua casa que vocês está trabalhando, almoce em outro ambiente para descansar a cabeça, resista às tentações e mantenha a disciplina!  Cuidado com as reuniões! Convoque poucas pessoas, defina previamente a pauta, o tempo e o resultado esperado e evite reuniões surpresas.  E-mails: seja o mais direto possível (ninguém lê e-mails com barra de rolagem e em bloco), coloque o assunto em tópicos e as principais palavras em negrito, sublinhe o nome das pessoas que tem uma ação específica e as datachave, escolha bem os destinatários, evite o “Responder para todos”, desligue os alertas de recebimento e crie horários para se dedicar a isso.
  12. 12. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato conosco através do seguinte e-mail: luana@mateada.com.br ou se preferir o telefone, utilize algum dos números abaixo. (51) 3516.8137 (11) 3522.9568 OBRIGADA!

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