project paper

1. Produce the best with timeProduce the best with time
managementmanagement
‫الزمن‬ ‫وادارة‬ ‫المعمال‬ ‫انجاز‬‫الزمن‬ ‫وادارة‬ ‫المعمال‬ ‫انجاز‬
NAME: Ahlam Mohammed Abass
Open University Malaysia
EDHRM
‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫المسم:أحل م‬
‫الماليزيا‬ ‫المفتوحة‬ ‫:الجامعه‬ ‫الجامعه‬ ‫امسم‬
‫البشرية‬ ‫التنمية‬ ‫إدارة‬ :‫الدرامسه‬ ‫مجال‬

2. ‫البداية‬ ‫قبل‬
‫قصيرة‬ ‫تدريبة‬ ‫دورة‬ ‫من‬ ‫جزء‬ ‫هو‬ ‫العرض‬ ‫هذا‬
‫مشروع‬ ‫في‬ ‫اقدمها‬ ‫دراسة‬ ‫معن‬ ‫معبارة‬ ‫التدريبة‬ ‫الدورة‬ ‫هذ‬
‫في‬ ‫التدريبة‬ ‫الدورات‬ ‫اثر‬ ” ‫بعنوان‬ ‫بي‬ ‫الخاص‬ ‫التخرج‬
”‫النجاز‬
‫تعليق‬ ‫واضافه‬ ‫للجميع‬ ‫الستفاده‬ ‫تتم‬ ‫ان‬ ‫ارجو‬

3. Why is time management importantWhy is time management important??
‫مهمه‬ ‫الزمن‬ ‫إدرة‬ ‫لماذا‬‫مهمه‬ ‫الزمن‬ ‫إدرة‬ ‫لماذا‬
 Time cannot be bought, stored or stopped - every
second that passes is gone forever and can never be
recovered or re-used
‫كل‬ – ‫نوقفه‬ ‫او‬ ‫نخزنه‬ ‫او‬ ,‫نشترية‬ ‫ان‬ ‫يمكن‬ ‫ل‬ ‫الزمن‬ ‫ان‬ ‫جيدا‬ ‫نعلم‬
.‫استخامها‬ ‫نعيد‬ ‫او‬ ‫اخرى‬ ‫مره‬ ‫تعود‬ ‫ان‬ ‫ابدا‬ ‫يمكن‬ ‫ل‬ ‫مضت‬ ‫ثانية‬
 "Perhaps the most valuable result of any work is the
ability to make yourself do the things that you have to do,
when it ought to be done, whether you like it or not."--
Thomas Huxley

4. Common misconceptions about timeCommon misconceptions about time
managementmanagement
‫الخاطئة‬ ‫المفاهيم‬‫الخاطئة‬ ‫المفاهيم‬‫الوقت‬ ‫إدارة‬ ‫تقولا ةرادإ لوحول‬‫الوقت‬ ‫إدارة‬ ‫تقولا ةرادإ لوحول‬
To do a job properly, do it yourself
، ‫صحيح‬ ‫بعمل‬ ‫للقيام‬‫ان‬ ‫يجب‬‫بنفسك‬ ‫ذلك‬ ‫تفعل‬
There's only one right way to do a job
‫تقولا ةرادإ لوحدة‬‫ا‬‫و‬ ‫طريقة‬ ‫هناك‬‫صحيحة‬‫فقط‬‫ل‬‫بعمل‬ ‫لقيام‬
Time management is a waste of time
‫الوقت‬ ‫إدارة‬‫هي‬‫للوقت‬ ‫مضيعة‬
A good time manager lacks creativity
‫البداع‬ ‫تفتقر‬ ‫للزمن‬ ‫الجيده‬ ‫الدارة‬

5. Hints for effective time managementHints for effective time management
‫بفعالية‬ ‫الوقت‬ ‫لدارة‬ ‫تلميحات‬‫بفعالية‬ ‫الوقت‬ ‫لدارة‬ ‫تلميحات‬
Schedule Your Time (written)
‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬ ‫كتابة‬
Always Walk One Step at a Time
‫المحدد‬ ‫الزمن‬ ‫في‬ ‫تحرك‬ ‫دائما‬
Identify Your Time Wasters
‫زمنك‬ ‫يضيع‬ ‫الذي‬ ‫ما‬ ‫تقولا ةرادإ لوحدد‬

6. Hints for effective time managementHints for effective time management
‫بفعالية‬ ‫الوقت‬ ‫لدارة‬ ‫تلميحات‬‫بفعالية‬ ‫الوقت‬ ‫لدارة‬ ‫تلميحات‬
Learn to Prioritize
‫أولويات‬ ‫تحديد‬ ‫تعلم‬‫ك‬
Learn to say NO
‫ل‬ ‫تقول‬ ‫أن‬ ‫تعلم‬
So many people don't turn in work,
they never get things done, they
never start a business because
they're waiting until it's perfect.

7. Schedule Your Time
‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬
Create a periodical schedule
‫إنشاء‬‫ال‬‫الدوري‬ ‫جدول‬
Assess and plan your work
‫قييم‬‫و‬‫خط‬‫ط‬‫للمعمال‬‫بك‬ ‫الخاصة‬
Adjust your plan each day
‫أ‬‫يوم‬ ‫كل‬ ‫خطتك‬ ‫ضبط‬
Evaluate your schedule
‫قيم‬‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬

8.  Identifying RolesIdentifying Roles
 ‫الودوار‬ ‫تحديد‬‫الودوار‬ ‫تحديد‬
 Selecting GoalsSelecting Goals
 ‫الدهداف‬ ‫تحديد‬‫الدهداف‬ ‫تحديد‬
 ScheduleSchedule
 ‫الجدولة‬‫الجدولة‬
 Daily AdaptingDaily Adapting
 ‫اليومي‬ ‫التكيف‬‫اليومي‬ ‫التكيف‬
‫الذات‬ ‫إودارة‬‫الذات‬ ‫إودارة‬
SELF MANAGERSELF MANAGER

9. MAKING YOUR SCHEDULE WORKMAKING YOUR SCHEDULE WORK
‫معمل‬‫معمل‬‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬
 Treat work as a personal commitment
‫شخصي‬ ‫كالتزام‬ ‫العمل‬ ‫تعامل‬ ‫ان‬
 Use waiting time
‫النتظار‬ ‫وقت‬ ‫استخدام‬
 Avoid distractions
‫الضرابات‬ ‫تجنب‬
 Work difficult or boring tasks first
‫ل‬ً뚐 ‫أو‬ ‫والمملة‬ ‫الصعبة‬ ‫بالمهام‬ ‫قم‬
 Identify your best time of the day
‫اليوم‬ ‫من‬ ‫وقت‬ ‫أفضل‬ ‫معلى‬ ‫التعرف‬

10. Hints for PrioritizationHints for Prioritization
‫الولويات‬ ‫لتحديد‬ ‫تلميحات‬‫الولويات‬ ‫لتحديد‬ ‫تلميحات‬
The Urgency/Important GridThe Urgency/Important Grid
‫العاجل‬ ‫المهم‬ ‫شبكة‬‫العاجل‬ ‫المهم‬ ‫شبكة‬

11. Urgent/ImportantUrgent/Important……which is whichwhich is which??
...‫دهام‬ / ‫معاجل‬...‫دهام‬ / ‫معاجل‬‫منها‬ ‫واحد‬ ‫أي‬‫منها‬ ‫واحد‬ ‫أي‬‫؟‬‫؟‬
 Zone 1:Zone 1: Represents things that are bothRepresents things that are both ““urgenturgent”” andand ““importantimportant”” ––
we need to spend time herewe need to spend time here
‫المنطقة‬‫المنطقة‬11‫نحن‬ -- ‫دهام‬ ‫و‬ ‫معاجلة‬ ‫سواء‬ ‫حد‬ ‫معلى‬ ‫دهي‬ ‫التي‬ ‫الشياء‬ ‫تمثل‬ :‫نحن‬ -- ‫دهام‬ ‫و‬ ‫معاجلة‬ ‫سواء‬ ‫حد‬ ‫معلى‬ ‫دهي‬ ‫التي‬ ‫الشياء‬ ‫تمثل‬ :
‫دهنا‬ ‫الوقت‬ ‫بعض‬ ‫لقضاء‬ ‫بحاجة‬‫دهنا‬ ‫الوقت‬ ‫بعض‬ ‫لقضاء‬ ‫بحاجة‬
 This is where we manage, we produce, where we bring ourThis is where we manage, we produce, where we bring our
experience to bear in responding to many needs and challenges.experience to bear in responding to many needs and challenges.
‫الستجابة‬ ‫في‬ ‫تحمل‬ ‫معلى‬ ‫خبرتنا‬ ‫نقدم‬ ‫أننا‬ ‫حيث‬ ، ‫ننتج‬ ‫ونحن‬ ، ‫للودارة‬ ‫نحتاج‬ ‫دهنا‬‫الستجابة‬ ‫في‬ ‫تحمل‬ ‫معلى‬ ‫خبرتنا‬ ‫نقدم‬ ‫أننا‬ ‫حيث‬ ، ‫ننتج‬ ‫ونحن‬ ، ‫للودارة‬ ‫نحتاج‬ ‫دهنا‬
.‫معديده‬ ‫وتحديات‬ ‫لحتياجات‬.‫معديده‬ ‫وتحديات‬ ‫لحتياجات‬
Ask yourself How can I avoid spending too much time on
these tasks?
‫المهام؟‬ ‫دهذه‬ ‫معلى‬ ‫الوقت‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫إنفاق‬ ‫تجنب‬ ‫يمكنني‬ ‫كيف‬ ‫نفسك‬ ‫اسأل‬‫المهام؟‬ ‫دهذه‬ ‫معلى‬ ‫الوقت‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫إنفاق‬ ‫تجنب‬ ‫يمكنني‬ ‫كيف‬ ‫نفسك‬ ‫اسأل‬

12. Zone 2Zone 2
 -- Includes activities that areIncludes activities that are ““important, but notimportant, but not
urgenturgent””- Quadrant of Quality- Quadrant of Quality
 ---- ‫تشمل‬‫تشمل‬‫النشطة‬‫النشطة‬‫التي‬‫التي‬‫للج‬ -- ‫معاجل‬ ‫ليس‬ ‫ولكن‬ ، ‫مهمة‬ ‫دهي‬‫للج‬ -- ‫معاجل‬ ‫ليس‬ ‫ولكن‬ ، ‫مهمة‬ ‫دهي‬‫وودة‬‫وودة‬
HereHere’’s where we do our long-range planning,s where we do our long-range planning,
anticipate and prevent problems, empoweranticipate and prevent problems, empower
others, broaden our minds and increase ourothers, broaden our minds and increase our
skillsskills
‫ومنع‬ ‫توقع‬ ، ‫الطويل‬ ‫المدى‬ ‫معلى‬ ‫التخطيط‬ ‫نبذل‬ ‫نحن‬ ‫حيث‬ ‫دهنا‬‫ومنع‬ ‫توقع‬ ، ‫الطويل‬ ‫المدى‬ ‫معلى‬ ‫التخطيط‬ ‫نبذل‬ ‫نحن‬ ‫حيث‬ ‫دهنا‬
‫مهاراتنا‬ ‫وزياودة‬ ، ‫الخرين‬ ‫وتمكين‬ ، ‫المشاكل‬‫مهاراتنا‬ ‫وزياودة‬ ، ‫الخرين‬ ‫وتمكين‬ ، ‫المشاكل‬

13. Zone 3Zone 3
 Includes things that areIncludes things that are ““urgent, but not importanturgent, but not important”” --
Quadrant of Deception.Quadrant of Deception.
 ‫هي‬ ‫التي‬ ‫اليشياء‬ ‫تشمل‬ ‫مهما‬ ‫ليس‬ ‫ولكن‬ ، ‫عاجلة‬‫هي‬ ‫التي‬ ‫اليشياء‬ ‫تشمل‬ ‫مهما‬ ‫ليس‬ ‫ولكن‬ ، ‫عاجلة‬ --.--.
The noise of urgency creates the illusion of importance.The noise of urgency creates the illusion of importance.
 ‫يخلق‬ ‫التستعجال‬ ‫ضجيج‬‫يخلق‬ ‫التستعجال‬ ‫ضجيج‬‫الهامشيات‬‫الهامشيات‬‫أهمية‬‫أهمية‬ ..
Actual activities, if theyActual activities, if they’’re important at all, are importantre important at all, are important
to someone else.to someone else.
 ....................................................................................................................................................................................
..
 Many phone calls, meetings and drop-in visitors fall intoMany phone calls, meetings and drop-in visitors fall into
this categorythis category
 ‫الزوار‬ ‫عدد‬ ‫وانخفاض‬ ‫والجتماعات‬ ‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ ‫من‬ ‫العديد‬‫الزوار‬ ‫عدد‬ ‫وانخفاض‬ ‫والجتماعات‬ ‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ ‫من‬ ‫العديد‬----‫تحت‬ ‫تندرج‬‫تحت‬ ‫تندرج‬
‫الفئة‬ ‫هذه‬‫الفئة‬ ‫هذه‬

14. Zone 4Zone 4
- tasks here are important but not urgent.tasks here are important but not urgent.
Either no specific deadline or a deadlineEither no specific deadline or a deadline
that is a long way off.that is a long way off.
-‫ولكن‬ ‫مهمة‬ ‫هي‬ ‫هنا‬ ‫المهام‬ --‫ولكن‬ ‫مهمة‬ ‫هي‬ ‫هنا‬ ‫المهام‬ --‫ليست‬‫ليست‬‫مهلة‬ ‫توجد‬ ‫ل‬ ‫إما‬ .‫عاجلة‬‫مهلة‬ ‫توجد‬ ‫ل‬ ‫إما‬ .‫عاجلة‬
‫النهائي‬ ‫الموعد‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ‫محددة‬‫النهائي‬ ‫الموعد‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ‫محددة‬‫بعيد‬‫بعيد‬
Ask yourself How can I avoid putting
these jobs off?
‫؟‬ ‫الوظائف‬ ‫هذه‬ ‫وضع‬ ‫تجنب‬ ‫يمكنني‬ ‫كيف‬ ‫نفسك‬ ‫اتسأل‬

15. Assess your taskAssess your task!!!!‫مهمتك‬ ‫!تقييم‬‫مهمتك‬ ‫!تقييم‬
Is the task urgent
important?
‫هل‬‫ومهمة؟‬ ‫عاجلة‬ ‫مهمة‬
yes
Do you need to
complete it today?
‫اليوم؟‬ ‫لتستكمال‬ ‫تحتاج‬ ‫هل‬
yes
Take
immediate
action
‫النتفيذ‬ ‫في‬ ‫فورا‬ ‫إبدأ‬
N
oIs the task urgent
or important?
‫ه‬‫ل‬‫أ‬ ‫عاجلة‬ ‫مهمة‬‫م‬‫مهمة؟‬
yes Does it has a
definite deadline?
‫محددة؟‬ ‫مهلة‬ ‫لديه‬ ‫هل‬
ye
s
No
Allocate time to
complete it
‫الوقت‬ ‫تخصيص‬
‫لتستكماله‬
Set realistic
deadline for it
‫النهائي‬ ‫الموعد‬ ‫تعيين‬
N
o
Is the task
necessary?
‫ه‬‫ل‬‫ضرورية؟‬ ‫مهمة‬
yes Save the task
for quiet time
‫لقحق‬ ‫لوقت‬ ‫المهمة‬ ‫اقحفظ‬
N
o
Discard
‫جانبا‬ ‫المهمة‬ ‫اطرح‬

16. The ABCsThe ABCs
 Type A Tasks:Type A Tasks: Try to complete a few of these urgentTry to complete a few of these urgent
and important tasks each day.and important tasks each day.
‫نوع‬‫نوع‬(‫)أ‬(‫)أ‬‫المهام‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫قليل‬ ‫عدد‬ ‫لتستكمال‬ ‫محاولة‬ : ‫المهام‬‫المهام‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫قليل‬ ‫عدد‬ ‫لتستكمال‬ ‫محاولة‬ : ‫المهام‬‫والمهمة‬ ‫العاجلة‬‫والمهمة‬ ‫العاجلة‬‫كل‬‫كل‬
.‫يوم‬.‫يوم‬
 Type B Tasks:Type B Tasks: These are likely to represent theThese are likely to represent the
majority of your work and should take up most of yourmajority of your work and should take up most of your
day.day.
‫يستغرق‬ ‫أن‬ ‫وينبغي‬ ، ‫عملك‬ ‫غالبية‬ ‫تمثل‬ ‫أن‬ ‫المحتمل‬ ‫من‬ : ‫المهام‬ (‫)ب‬ ‫نوع‬‫يستغرق‬ ‫أن‬ ‫وينبغي‬ ، ‫عملك‬ ‫غالبية‬ ‫تمثل‬ ‫أن‬ ‫المحتمل‬ ‫من‬ : ‫المهام‬ (‫)ب‬ ‫نوع‬‫معظم‬‫معظم‬
‫الوقت‬‫الوقت‬.‫يومك‬ ‫من‬.‫يومك‬ ‫من‬
 Type C Tasks:Type C Tasks: These low-priority tasks should beThese low-priority tasks should be
fitted into your schedule, as time allowsfitted into your schedule, as time allows
‫يمكن‬ ‫المنخفضة‬ ‫الولوية‬ ‫ذات‬ ‫المهام‬ ‫هذه‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ : ‫المهام‬ (‫)ج‬ ‫النوع‬‫يمكن‬ ‫المنخفضة‬ ‫الولوية‬ ‫ذات‬ ‫المهام‬ ‫هذه‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ : ‫المهام‬ (‫)ج‬ ‫النوع‬
، ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬ ‫في‬ ‫تركيبها‬، ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬ ‫في‬ ‫تركيبها‬‫عندما‬‫عندما‬‫الوقت‬ ‫يسمح‬‫الوقت‬ ‫يسمح‬

17. MINOR TIME WASTERSMINOR TIME WASTERS
‫الوقت‬ ‫مضيعت‬‫الوقت‬ ‫مضيعت‬
 Interruptions we face during the dayInterruptions we face during the day
‫النهار‬ ‫أثناء‬ ‫نواجهها‬ ‫التي‬ ‫النقطاعات‬‫النهار‬ ‫أثناء‬ ‫نواجهها‬ ‫التي‬ ‫النقطاعات‬
 Unexpected/Unwanted visitorsUnexpected/Unwanted visitors
‫الزوار‬‫الزوار‬‫ال‬‫ال‬‫متوقع‬ ‫غير‬‫متوقع‬ ‫غير‬‫ين‬‫ين‬‫ف‬ ‫المرغوب‬ ‫غير‬ /‫ف‬ ‫المرغوب‬ ‫غير‬ /‫يهم‬‫يهم‬
 Meetings without agendaMeetings without agenda
‫العمال‬ ‫جدول‬ ‫دون‬ ‫الجتماعات‬‫العمال‬ ‫جدول‬ ‫دون‬ ‫الجتماعات‬

18. MAJOR TIME WASTERSMAJOR TIME WASTERS
‫التساتسية‬ ‫الوقت‬ ‫مضيعت‬‫التساتسية‬ ‫الوقت‬ ‫مضيعت‬
ProcrastinationProcrastination
‫مماطلة‬‫مماطلة‬
 Self-EsteemSelf-Esteem
‫بالنفس‬ ‫الثقة‬‫بالنفس‬ ‫الثقة‬
Problems With Objectives/PrioritiesProblems With Objectives/Priorities
‫مشاكل‬‫مشاكل‬‫في‬‫في‬/ ‫أهداف‬/ ‫أهداف‬‫وال‬‫وال‬‫أولويات‬‫أولويات‬

19. WHAT CAN STOP YOUWHAT CAN STOP YOU??
‫طريقك؟‬ ‫في‬ ‫يقف‬ ‫ماذا‬‫طريقك؟‬ ‫في‬ ‫يقف‬ ‫ماذا‬
 Negative ThoughtsNegative Thoughts
‫السلبية‬ ‫الفكار‬‫السلبية‬ ‫الفكار‬
 Negative PeopleNegative People
‫حولك‬ ‫السلبيين‬ ‫الفراد‬‫حولك‬ ‫السلبيين‬ ‫الفراد‬
 Low Self-EsteemLow Self-Esteem
‫الذات‬ ‫احترام‬ ‫تدني‬‫الذات‬ ‫احترام‬ ‫تدني‬
 Fear of FailureFear of Failure
‫الفشل‬ ‫من‬ ‫الخوف‬‫الفشل‬ ‫من‬ ‫الخوف‬
 Fear of Rejection / CriticismFear of Rejection / Criticism
‫النقد‬ / ‫الرفض‬ ‫من‬ ‫الخوف‬‫النقد‬ / ‫الرفض‬ ‫من‬ ‫الخوف‬

20. SMART GOALSSMART GOALS
‫ذكية‬ ‫أهداف‬‫ذكية‬ ‫أهداف‬
 S - Specific SelfS - Specific Self
‫الذاتية‬ / ‫المحددية‬‫الذاتية‬ / ‫المحددية‬
 M - MeasurableM - Measurable
‫للقياس‬ ‫قابل‬‫للقياس‬ ‫قابل‬
 A - Achievable PositiveA - Achievable Positive
‫إيجابي‬ ‫و‬ ‫منجز‬‫إيجابي‬ ‫و‬ ‫منجز‬
 R - Realistic RewardingR - Realistic Rewarding
‫ومكافأة‬ ‫واقعي‬‫ومكافأة‬ ‫واقعي‬
 T - Time BoundT - Time Bound
‫زمنيا‬ ‫محددة‬‫زمنيا‬ ‫محددة‬

21. Before we goBefore we go ………… RememberRemember
‫تذكر‬ ...‫نذهب‬ ‫أن‬ ‫قبل‬‫تذكر‬ ...‫نذهب‬ ‫أن‬ ‫قبل‬
 Time is your lifeTime is your life
Making thebest of itMaking thebest of it
ismaking thebest of your lifeismaking thebest of your life
And God will ask you about itAnd God will ask you about it
‫الوقت‬‫الوقت‬‫حياتك‬‫حياتك‬
‫الت‬‫الت‬‫حقيق‬‫حقيق‬‫ال‬‫ال‬‫أفضل‬‫أفضل‬
‫هو‬‫هو‬‫صنع‬‫صنع‬‫ال‬‫ال‬‫أفضل‬‫أفضل‬‫في‬‫في‬‫حياتك‬‫حياتك‬
‫وال‬‫وال‬‫سوف‬‫سوف‬‫ذلك‬ ‫عن‬ ‫يسالكم‬‫ذلك‬ ‫عن‬ ‫يسالكم‬