1. PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
Organizar la presentación del
manejo de la comunicación
entre empresas, parámetros
técnicos en la producción de
documentos .
GTC

2. j
Es el Instituto Colombiano de
Normas Técnicas y
Certificación dedicado a
"certificar " mediante estudio,
evaluación y aprobación de
productos y formas altamente
comerciales e industriales con
el fin de optimizar la calidad
de vida del consumidor.

3. GTC
Cartas
3393
Actas
3394
Circulares
3234
Memorandos
3397
Informes
3588
Certificados
y
constancias
4176
Unidad de
correspondencia

4. NTC – 3393 CARTA COMERCIAL:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas
y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus
empleados.
2. ZONAS
2.1. Zona 1.
Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en
caso de tenerlo y NIT (Opcional).
2.2. Zona 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica,
fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de
disposiciones legales, ciudad y país.
2.3. Zona 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima
el sello de registro o de fecha de recibo del documento.

11. Comunicacion escrita de
caracter interno de una
empresa, se utiliza para
transmitir
informacion, orientaciones o
pautas a las dependencias
locales, regionales, nacionales
o internacionales
Bloque Extremo
Todas las líneas parten del
margen izquierdo.
Bloque
Las líneas de número, fecha y
firma se colocan partiendo del
centro del escrito hacia el
margen derecho.
NTC 3397
CLASIFICACION

12. CIRCULARES
Comunicación interna o externa de
carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido dirigida a
varios destinatarios
EXTERNA O
CARTA CIRCULAR
INTERNA O
GENERAL
DE ACUERDO CON
EL ESTILO
BLOQUE EXTERMO Y
BLOQUE
SE CLASIFICA DE
ACUERDO CON EL
DESTINATARIO
REQUISITOS:
MARGENES
CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR INTERNA

13. NTC 4176
Certificado
Documento de
caracter
probatorio, pub
lico o
privado, que
permite
asegurar un
hecho o acto
solemne
Constancia
Documento de
caracter
probatorio, en
el que se
establecen
hechos o
circunstancias
que no
requieren
solemnidad
Objetivo
Establecer y unificar
los requisitos que se
deben cumplir en la
elaboración
deConstancias y
Certificaciones, según
la Norma Técnica
Colombiana 4176.

15. NTC4228
REQUISITOS
IDENTIFICACION DEL
DOCUMENTO
IDENTIFICACION DEL
DOCUMENTO
DATOS PERSONALES:
NOMBRE,IDENTIFICACION,FECHA
NACIMIENTO,DOMICILIO,TELEFONO,ESTUD
IOS REALIZADOS,REFERENCIAS LABORALES
O PERSONALES,NOMBRE Y FIRMA
FECHA DE PRESENTACION:
DE 3 A 4 INTERLINEAS SE ESCRIBE
CIUDAD Y FECHA
PRESENTACION
DATOS PERSONALES
ASPECTOS GENERALES
TRANSCRIPTOR
ASPECTOS GENERALES
DEBE SER ENVIADA ORIGINAL Y
ACOMPAÑADA POR UNA CARTA
FOTOGRAFIA RECIENTE EN
PARTE SUPERIOR DERECHA DE
LA PRIMERA HOJA
CUANDO SE DESEE SE PUEDE
CITAR FORTALEZAS Y
EXPERIENCIAS

16. Hoja de vida Minerva

17. Hoja de vida, presentación

18. Informe corto
El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime
conveniente.
1. Encabezamiento.
2. Objetivo (generalmente, es un capítulo).
3. Conclusiones (opcionales).

20. INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta
de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea
global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos:
razón social, título del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página
del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión,
entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe;
ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).
TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula
sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, título de
cada capítulo, numero de página.
GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5
cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del
título.
INTRODUCCIÓN: le título INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula
sostenida sobre el margen superior.
NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto,
capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.
CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula
sostenida, a 5 cm del margen superior.
FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en
mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial
sin centrar.
TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre
(con mayúscula inicial) e inicial del apellido.
ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja,
con mayúscula inicial.
BIBLIOGRAFÍA: el título BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula
sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.
ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe
centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título.