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[SharePoint Online / OneDrive for Business] 効果的なファイル共有

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従来のファイルサーバーのようにSharePointまたはOneDrive上でファイル共有したいというニーズはありますが、果たしてそれでいいのか。ファイルサーバー上でフォルダーを使ったファイルの仕分けは手軽である反面、ファイルの探しにくさ、一覧性の悪さなど課題があり、必ずしも従来の使い方を「是」とは言えません。この資料ではSharePoint特有のファイル管理機能について説明します(資料は 2017年7月時点のものです)。
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本資料は弊社オフィスアイ株式会社のオンラインセミナーで使用したものです。弊社の"ラーニングポータル" サービスでは、月に1度、勉強会形式でオンラインセミナーを実施しており、Office 365 に関する最新情報にいち早くキャッチアップできるよう支援しています。
http://www.office-i-corp.jp/learning%20portal.htm

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[SharePoint Online / OneDrive for Business] 効果的なファイル共有

  1. 1. Last Modified : 26 March 2018 @office_ i_ corp https://www.facebook.com/officei.corp [Blog] http://shanqiai.weblogs.jp/ [Official Site] http://www.office-i-corp.jp/ SharePoint 2013 / 2016 対応製品 SharePoint Online
  2. 2.  業務効率向上  セキュリティの担保 (情報漏洩防止/データ保護) Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 2 本日の注目ポイント
  3. 3. Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 3 生産性向上
  4. 4.  適切なツールを使って情報を共有していく (Word, Excel, PowerPoint などし かり、、、)  情報を素早く保存、共有できる  場所を問わず素早く共同作業ができ、コミュニケーションが図れる  欲しい情報(ファイル)を素早く見つけ、次のアクションにつなげる Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 4 生産性を向上させるカギ モバイル ファースト、クラウド ファースト インテリジェント クラウド、インテリジェント エッジ
  5. 5.  Excel を方眼紙的に使い、全ての用途に Excel を使わない ◦ たとえば、音声認識のアドインは Word, PowerPoint, OneNote のみ  Excel は表形式でのデータ管理とデータ分析 ◦ Excel REST API との組み合わせ利用など考えるといろいろな可能性が広がる  議事録やちょっとしたメモには OneNote がお勧め  Word もきちんと使いこなす ◦ SharePoint のバージョン管理機能と組み合わせて過去の履歴と並べて比較で きる ◦ 目次作成などは Word の方が優れているため報告書などのドキュメントも Wordで Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 5 各アプリケーションの使い方を見直す
  6. 6. Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 6 参考 [Microsoft Build] Power your applications with Excel Workbooks as a Service -- 2017/05/31 公開
  7. 7.  OneDrive for Business の活用 ◦ まずはクラウド上にファイルを素早く上げるには OneDrive の活用がスムーズ ◦ OneDrive for Business 同期クライアントを組み合わせて効率よくクラウドへ Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 7 素早く共有する (1) OneDrive for Business 同期 OneDrive for Business 同期クライアント クラウドを意識せずローカル PC内のファイルとしてファイル の新規作成、編集ができます オンライン時は自動的に クラウド上の OneDrive for Business と同期されます ✔ ✔
  8. 8. 素早く共有する (2) Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 8 個人用のワークスペース (一時的なドキュメントの作成場) OneDrive for Business
  9. 9. 素早く共有する (3) Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 9 SharePoint Online 個人用のワークスペース (一時的なドキュメントの作成場) OneDrive for Business 広く情報公開 Office 365 ファイルやフォルダーを 特定のメンバーに素早く共有
  10. 10.  “豆知識” ◦ コンシューマー向けの OneDrive には、2016年6月に “ポケモンGO” で捕まえ たモンスターの画像を自動認識し、分類し、自動でタグ付けする機能が追加 (#ポケモン名で検索できる) Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 10 [参考] OneDrive にも AI が、、、 エンタープライズ向けでは “お遊び” 要素はもちろん封印されているが、 2017年7月~8月までに業務で使える自動認識機能が、、、 OneDrive for Business では次の画像を自動判別し、検索で絞り込めるよう になる• ホワイトボード、領収書、スクリーンショット、x線写真フィルム など 年末までには電子データから、文字情報を抽出する機能を追加する予定だそう (日本語対応については不明)。ゆくゆくは手書きも認識させたいとか。。。
  11. 11.  モバイル端末で下記の内容撮影して SharePoint や OneDrive , OneNote に保存する ◦ ホワイトボード、領収書 など ◦ 自動的に分類してくれる。OCR 機能搭載 (ドキュメントモードでスキャンし、 Wordで保存といったことが可能)。検索に便利。 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 11 [参考] Office Lens を使ってみる ? 領収書について (電子帳簿保存法の改正) 2017年1月より規制緩和され、スマートフォン等で撮影した領収書やレシートの電子 保存が機能になり、これまでスキャンデータ保存に義務付けされていた原則7年の原 本保存も撤廃された その他、下記のものも電子データとして保存可能に! 契約書、預り証、借用証書、預金通帳、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込 書、定型的約款のない契約申込書、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれ らの写し、検収書、入庫報告書、貸物受領書、見積書、注文書、契約申込書及びこ れらの写しなど [参考] https://keiridriven.mjs.co.jp/accounting/255/ 課題は タイムスタンプ?
  12. 12.  OneDrive は特定の比較的少数のメンバーに共有する分には、 素早く共有できるが、メタデータ管理は不向き ◦ 厳密には OneDrive for Business の中身は SharePoint であり、ドキュメント ラ イブラリを使っているのでメタデータ (列) は追加できるが、UI からは列を手 軽に追加できないように 制限されている Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 12 SharePoint で公開するメリット OneDrive for Business SharePoint 管理者 エンドユーザー (SharePointの管理知識がない) サイト管理者 (SharePointの管理知識がある) 重視されるポイ ント 素早くファイルを格納できること 広くユーザーにファイルを参照し てもらえるよう細かな設定が可能 であること
  13. 13.  主なライブラリ ◦ ドキュメント ライブラリ ◦ Wikiページ ライブラリ ◦ メディア ライブラリ ◦ 画像ライブラリ Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 13 SharePoint で最終的に残るライブラリ  主なライブラリ ◦ ドキュメント ライブラリ ◦ Wikiページ ライブラリ ◦ メディア ライブラリ ◦ 画像ライブラリ モダン UI になると ドキュメント ライブラリで事足 りる ビデオコンテンツに関して ・SharePoint サイトのドキュメント ライブラリ ・Microsoft Stream + Office 365 グループ 格納場所 将来的には機能が充実してくるため、 Stream のメリットは将来的には拡大する
  14. 14. Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 14 ファイル共有場所の整理 OneDrive for Business (個人) 共有範囲 小 大 SharePoint (Office 365 グループ) 業務チームやプロジェクト単位 SharePoint 全社レベルでのファイル共有 OneDrive がベースであ るため、通常の SharePoint サイトと比 べると機能が限定的 Microsoft Teams や Yammer グループは Office 365 グループに紐づくため、 ファイル共有のストレージは SharePoint
  15. 15.  物理的 … フォルダー  論理的 … タグ (ファイルのメタデータをタグとして使う。メタデー タはファイルの属性やライブラリ上でのプロパティ) Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 15 ファイルの分類 (1) 2017年度 新製品 2017年度 新製品 2016年度 新製品 2016年度 新製品
  16. 16.  リストとライブラリ Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 16 ファイルの分類 (2) 要件 リスト ライブラリ 複数ファイルをまとめて扱いた い 添付ファイルとして利用 • プロパティを共通にする • ドキュメント セットを使う 後から検索したい 添付ファイルは検索のチューニ ングに限界があり不利 検索に強い バージョン管理したい 添付ファイルはバージョン管理 できない バージョン管理できる ファイルを主体に管理したいのであれば、ライブラリを使うことを検討した方 がよい。 ワークフローなどで申請内容に関して補足説明するような添付資料してファイ ルを利用し、あとから検索することは殆どないという場合はリストが適してい る
  17. 17. Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 17 サイト列 設計書 2014年度-契約書 プロジェクト名 文書の概要説明 契約書の種類 顧客名 … サイト列 プロジェクト名 契約書の種類 顧客名 文書の概要説明 2015年度-契約書 契約書の種類 顧客名 営業日報 顧客名 ライブラリに追加 サイト列はサイト管理者が一元管理 ライブラリ(またはリスト)に追加された サイト列はリスト固有列としてコピー されるが、内部的にはサイト列へのリンク が保持されている。 コピーされたサイト列は、各ライブラリの 管理者が設定を上書きできる(表示名の 変更など) ライブラリ群
  18. 18. Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 18 コンテンツ タイプ プロジェクト名 文書の概要説明 契約書の種類 顧客名 … サイト列 サイト コンテンツ タイプ … 契約書 設計書 顧客名 契約書の種類 プロジェクト名 文書の概要説明 設計書 ライブラリ群 2014年度 契約書 2015年度 契約書 設計書コンテンツ タイプ 契約書コンテンツ タイプ 契約書コンテンツ タイプ リスト コンテンツ タイプとしてコピー
  19. 19.  ライブラリ内でフォルダーを無視して関連のあるファイルを一覧で きる  検索の際に絞り込み条件として利用できる (管理プロパティ)  物理的な構造を変更しなくても、仕分けの切り口を手軽に変更でき るため、アクセス権限がふいに変更されるといった影響がない  1つのファイルに複数のメタデータを持たせられるため、複数の フォルダーに格納しているのと同じような効果が手軽に期待できる Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 19 メタデータを使う利点
  20. 20.  いかに自動的にタグ付けするか ◦ 既定の列  https://officeilearning.sharepoint.com/Lists/SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=102 ◦ Excel のセルとの連携、Wordのクイックパーツ連携 ◦ ワークフローを使って自動的に列を設定する  ファイルを探す ◦ ビューの工夫  「最近更新されたドキュメントを表示する[上級編]」  https://officeilearning.sharepoint.com/Lists/SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=79  「最近更新されたドキュメントを表示する[初級編] 」  https://officeilearning.sharepoint.com/Lists/SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=78 ◦ 検索による横断的なファイルの取得 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 20 メタデータの利用テクニック
  21. 21. Word のクイックパーツ機能 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 21 参照列として追加 本文のフィールドを埋めることで、 プロパティとして設定される https://officeilearning.sharepoint.co m/Lists/SharePoint%20Tips/DispFor m.aspx?ID=100
  22. 22. Excel プロパティ連携 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 22 https://officeilearning.sharepoint.com/Lists /SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=94
  23. 23.  フォルダーに似ているが、中に格納しているファイルはメタデータ を共有できる点が異なる  検索結果はドキュメント セット単位でも表示されるが、ドキュメン トセット内も内部検索できるため絞り込み安い Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 23 ドキュメント セット
  24. 24. Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 24 管理メタデータの利用 (用語ストア/用語セッ ト)
  25. 25. メタデータを使った仕分け (コンテンツ オー ガナイザー) Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 25 自動仕分け ライブラリ FY2013 FY2014 ユーザー 自動仕分けライブラリから、 直接契約書ライブラリに送信する 1.契約書のアップロード (契約日を指定) SharePoint サイト コンテンツ オーガナイザー [契約書コンテンツ タイプ] サイト列 : 契約日 FY2015 契約書ライブラリ 2.契約日の日付を基に 契約書ライブラリのフォルダーに 仕分け (転送)
  26. 26. Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 26 保持期限と組み合わせたドキュメントの送信 書庫として使用する専用サイト コンテンツ オーガナイザー サイトA サイトB サイトC 送信 仕分け
  27. 27.  現状ではモダンUIとはうまく連携していない模様 ◦ 将来的な展望は不明だが、保持期限との連携はコンテンツオーガナイザーが 今のところは必要となる  そもそもファイルのコピーや移動は Microsoft Flow を使うとフォル ダー間やサイト間でも可能になる ◦ 現在は マルチバイト文字がファイル名に含まれていると正常に動作しない Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 27 コンテンツ オーガナイザーの注意点
  28. 28.  従来からあるグループウェアの発想では一方通行  ニュースフィード、ディスカッション、Yammer の利用も考慮する  “記録” について考える ◦ たとえば、”こうした情報はないか” という質問をしたとする。回答時にファ イルリンクを共有するが、このやり取りがそのまま検索結果に表示されるた め、“どういった経緯で共有されたのか” という文脈が記録される Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 28 共有したファイルの告知の仕方を考える
  29. 29.  SharePoint もしくは OneDrive for Business にアップロードしている次の Office アプリケーションは複数ユーザーによる同時編集が可能 ◦ Word, Excel, PowerPoint, OneNote ◦ OneNote 以外は 10 ユーザーまで  Word / PowerPoint については Office 2010 以降であれば全てのデバイス/ バージョンで同時編集できる  Excel モバイルアプリと Excel 2016 (Office 365 番) は同時編集できる  対応するファイル形式 : docx, pptx, xlsx (VBAは除く)  参加者は全員 “編集” 権限が必要  同時編集には2種類ある ◦ 単純な同時編集 (ファイル保存時に更新情報を取得) ◦ リアルタイム同時編集  Office 2016 または Office Online Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 29 共同編集 (同時編集)
  30. 30. Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 30 情報漏洩防止 (Information Rights Management)
  31. 31.  Information Rights Management (IRM) ◦ 情報漏洩はアクセス権限のあるユーザーから発生する ◦ アクセス権限を持っているユーザーに対して Office アプリケーションに対して 可能な操作の一部を物理的に制御したい ◦ 本来はファイル単位で指定するが、SharePoint と組み合わせて利用する場合は SharePoint のアクセス権限に従って自動的にセキュリティが設定される  “閲覧のみ” アクセス許可レベルのユーザーに対してはファイルをダウンロードさせな いようにするときに 有効 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 31 情報漏洩防止を組み合わせた共有 (1)
  32. 32.  利用するには、、、  Office 365 Enterprise E3, E5 は標準搭載  Office 365 Enterprise E1, Office 365 Business プラン群では追加購入に より利用可能  Azure RMS を利用するための個別プラン ◦ Azure Information Protection Premium P1 ◦ Azure Information Protection Premium P2 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 32 情報漏洩防止を組み合わせた共有 (2)
  33. 33.  2015年11月にイスラエルのデータ セキュリティ企業 Secure Islands を買収  この企業が持っていたデータ分類とラベル付けに関する技術を Azure Rignts Managemens (Azure RMS) に統合  名称を “Azure Information Protection” として、2016年 10月に一般提供開始  提供される機能 ◦ 文書と電子メールに対して分類し、ラベル付けして、保護する ◦ ラベル  ヘッダー、フッター、透かしなどの視覚的なマーキング ◦ メタデータ  クリアテキストでファイルと電子メールのヘッダーに追加 ◦ データ保護  Azure Rights Management (Azure RMS)  文書 : 編集できる人を限定、読み取り専用、印刷不可  電子メール : 転送不可、[全員に返信]オプションの使用不可  ラベルを適用すると、自動的に保護するといった仕組みも可能 ◦ 既定では Azure RMS を有効にすると 2つのテンプレートが既定で用意されるが、独自テ ンプレートを用意することも可能 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 33 Azure Information Protection (AIP)
  34. 34. ドキュメント ライブラリ 内部の挙動 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 34 情報漏洩防止を組み合わせた共有 (3) Azure RMS (オンプレの場合はAD RMS) IRM を設定 IRM構成はライブラリ単位 セキュリ ティ情報 セキュリティ情報が 追加されて、ファイル全体 が暗号化ファイルを開くときには、 RMS 認証システムで認証さ れないと開けない ダウンロード
  35. 35. Demo 1 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 35 ユーザーに対して “閲覧のみ” に設定している場合は ファイルはダウンロードできず、 Office Online 上でのみ閲覧できる。 また、PDFへ印刷する機能は利用できない
  36. 36. Demo 2 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 36 PDF に関しては “閲覧のみ” でも ダウンロードはできてしまうが、 セキュリティ情報が含まれているため Adobe 社の PDF Reader ツールでは開けない Rights Management 対応の PDF Reader または Azure Information Protection アプリを使う必要がある
  37. 37. PDF に関しては互換PDF Reader が必要 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 37 https://support.office.com/ en-us/article/SharePoint- Compatible-PDF-readers- that-support-Microsoft- Information-Rights- Management-services- dd197d58-5bf6-4d18-b9f8- d16db603fae2
  38. 38.  SharePoint には様々なファイル管理機能があるが、組み合わせパ ターンをいろいろと把握しておくことが大切  最終的には生産性向上にどの程度寄与するかという観点で取り組ん でいく 必要がある Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 38 まとめ
  39. 39. ©2016-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 39
  40. 40. Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 40 http://www.office-i-corp.jp/

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