Comités de direction : plus d'efficacité

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Dans beaucoup d’entreprises familiales ou de PME, le comité de direction n’existe pas. Des réunions avec tous les responsables de départements ne se font pas régulièrement. Et quand elles se font, c’est souvent le « patron » qui parle. Il y a peu de participation, pas de PV et donc peu de motivation et de sentiment de travailler en équipe aux destinées de l’entreprise.
Ne nous leurrons pas. Même dans les entreprises de taille moyenne, les éléments qui président au bon fonctionnement d’un CoDir ne sont pas toujours présents. On n’apprend pas ce genre de chose dans les business school, ni dans les écoles techniques. C’est en vivant l’expérience en tant que responsable de département dans une ou plusieurs grandes entreprises que l’on peut être capable d’évaluer comment adapter ces bonnes pratiques dans le cadre de sa propre entreprise. Et beaucoup de chefs d’entreprises n’ont pas eu la chance d’aller voir ailleurs, pas plus que leurs cadres d’ailleurs.
Or, il y a quelques règles essentielles pour faire fonctionner de manière optimale un CoDir. C’est ce dont nous parlera Alec Maréchal, Associated Partner de Just in Time Management Group. Il parlera de ses expériences et de cas concrets et permettra aux participants de ce lunch d’améliorer l’efficacité de leurs comités de direction.

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Comités de direction : plus d'efficacité

  1. 1. Alec Marechal, 13 janvier 2012 ROLE ET FONCTIONNEMENT D’UN CONSEIL DE DIRECTION
  2. 2. COMPOSITION <ul><li>Les membres permanents </li></ul><ul><li>Les cadres clés de l’entreprise </li></ul><ul><li>Les représentants de toutes les grandes fonctions de l’entreprise </li></ul>
  3. 3. COMPOSITION Les membres invités Toute personne ayant une expertise pointue ou une responsabilité de projet et qui puisse aider le CoDir à être mieux informé ou à prendre une meilleure décision
  4. 4. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul>
  5. 5. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sujets traités (pas un espace fourre-tout) </li></ul></ul>
  6. 6. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sujets traités (pas un espace fourre-tout) </li></ul></ul><ul><ul><li>Méthode de travail </li></ul></ul>
  7. 7. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sujets traités (pas un espace fourre-tout) </li></ul></ul><ul><ul><li>Méthode de travail </li></ul></ul><ul><ul><li>Objectifs de performance & d’efficacité </li></ul></ul>
  8. 8. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sujets traités (pas un espace fourre-tout) </li></ul></ul><ul><ul><li>Méthode de travail </li></ul></ul><ul><ul><li>Objectifs de performance & d’efficacité </li></ul></ul><ul><ul><li>Reporting </li></ul></ul>
  9. 9. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sujets traités (pas un espace fourre-tout) </li></ul></ul><ul><ul><li>Méthode de travail </li></ul></ul><ul><ul><li>Objectifs de performance & d’efficacité </li></ul></ul><ul><ul><li>Reporting </li></ul></ul><ul><ul><li>Suivi </li></ul></ul>
  10. 10. OBJECTIFS <ul><ul><li>Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : </li></ul></ul><ul><ul><li>Mission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sujets traités (pas un espace fourre-tout) </li></ul></ul><ul><ul><li>Méthode de travail </li></ul></ul><ul><ul><li>Objectifs de performance & d’efficacité </li></ul></ul><ul><ul><li>Reporting </li></ul></ul><ul><ul><li>Suivi </li></ul></ul><ul><ul><li>Rôle de l’Administrateur délégué </li></ul></ul>
  11. 11. RÔLE <ul><ul><li>Le CoDir est un lieu </li></ul></ul><ul><ul><li>de communication </li></ul></ul><ul><ul><li>d’analyse </li></ul></ul><ul><ul><li>de prise de décision  </li></ul></ul>
  12. 12. RÔLE <ul><ul><li>1. Communication </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces officielles du chef d’entreprise </li></ul></ul>
  13. 13. RÔLE <ul><ul><li>1. Communication </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces officielles du chef d’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  </li></ul></ul>
  14. 14. RÔLE <ul><ul><li>1. Communication </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces officielles du chef d’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  </li></ul></ul><ul><ul><li>Plan d’action et état d’avancement des projets </li></ul></ul>
  15. 15. RÔLE <ul><ul><li>1. Communication </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces officielles du chef d’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  </li></ul></ul><ul><ul><li>Plan d’action et état d’avancement des projets </li></ul></ul><ul><ul><li>Faire remonter l’information de la base </li></ul></ul><ul><ul><li>Faire descendre l’information vers la base </li></ul></ul>
  16. 16. RÔLE <ul><ul><li>1. Communication </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces officielles du chef d’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  </li></ul></ul><ul><ul><li>Plan d’action et état d’avancement des projets </li></ul></ul><ul><ul><li>Faire remonter l’information de la base </li></ul></ul><ul><ul><li>Faire descendre l’information vers la base </li></ul></ul><ul><ul><li>Réunion « machine à café » de la direction </li></ul></ul>
  17. 17. RÔLE <ul><ul><li>2. Analyse </li></ul></ul><ul><ul><li>Tableaux de bord </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Résultats mensuels </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Révision des prévisions & budgets </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Commentaires </li></ul></ul></ul>
  18. 18. RÔLE <ul><ul><li>2. Analyse </li></ul></ul><ul><ul><li>Projets </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Présentation de projets </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Suivi de projets </li></ul></ul></ul>
  19. 19. RÔLE <ul><ul><li>3. Prise de décision </li></ul></ul><ul><ul><li>SWOT du projet ou de la décision à prendre </li></ul></ul>
  20. 20. RÔLE <ul><ul><li>3. Prise de décision </li></ul></ul><ul><ul><li>SWOT du projet ou de la décision à prendre </li></ul></ul><ul><ul><li>l’Administrateur délégué écoute l’avis des membres de son Conseil de Direction, mais garde son autonomie de décision (immédiate ou différée) </li></ul></ul>
  21. 21. FORME DES PRÉSENTATIONS <ul><ul><ul><li>Présentations PowerPoint pour les tableaux de bord et pour la présentation des projets </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Engendre l’obligation : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>d’être clair & précis </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>d’être convainquant </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>de couvrir tous les points </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>d’avoir répété sa présentation avant </li></ul></ul></ul>
  22. 22. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours </li></ul>
  23. 23. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours </li></ul><ul><li>Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable. </li></ul>
  24. 24. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours </li></ul><ul><li>Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable. </li></ul><ul><li>Un point « Divers » permet également d’inscrire au début de la réunion des points non inscrits à l’agenda. </li></ul>
  25. 25. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul>
  26. 26. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul><ul><li>Les GSM sont obligatoirement éteints </li></ul>
  27. 27. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul><ul><li>Les GSM sont obligatoirement éteints </li></ul><ul><li>Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là </li></ul>
  28. 28. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul><ul><li>Les GSM sont obligatoirement éteints </li></ul><ul><li>Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là </li></ul><ul><li>Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente </li></ul>
  29. 29. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul><ul><li>Les GSM sont obligatoirement éteints </li></ul><ul><li>Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là </li></ul><ul><li>Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente </li></ul><ul><li>Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué </li></ul>
  30. 30. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul><ul><li>Les GSM sont obligatoirement éteints </li></ul><ul><li>Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là </li></ul><ul><li>Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente </li></ul><ul><li>Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué </li></ul><ul><li>Un PV et un plan d’action font suite au CoDir </li></ul>
  31. 31. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent </li></ul><ul><li>Les GSM sont obligatoirement éteints </li></ul><ul><li>Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là </li></ul><ul><li>Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente </li></ul><ul><li>Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué </li></ul><ul><li>Un PV et un plan d’action font suite au CoDir </li></ul><ul><li>Les PV en Word doivent être sécurisés par un mot de passe. Ils ne doivent pas être imprimés. </li></ul>
  32. 32. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. </li></ul>
  33. 33. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. </li></ul><ul><li>Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran. </li></ul>
  34. 34. MÉTHODOLOGIE <ul><li>Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. </li></ul><ul><li>Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran. </li></ul><ul><li>Les membres du CoDir apportent leur contribution aux tableaux de bord au plus tard le vendredi qui précède le prochain CoDir. </li></ul>
  35. 35. LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS Les « guest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique.
  36. 36. LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS <ul><li>Les « gest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique. </li></ul><ul><li>Cela permet de : </li></ul><ul><li>de sensibiliser le CoDir à la perception d’un niveau hiérarchique N-2 ou N-3 </li></ul><ul><li>d’évaluer les capacités de présentation et d’analyse de chefs de projets ou de managers </li></ul><ul><li>de valoriser ces chefs de projets et ces managers et donc de les motiver </li></ul>
  37. 37. ALTERNANCE <ul><li>Il est bon de faire alterner des Conseils de Direction </li></ul><ul><li>Opérationnels </li></ul><ul><li>Stratégiques </li></ul>
  38. 38. DYNAMIQUE DE GROUPE <ul><li>Volonté de faire progresser l’entreprise </li></ul>
  39. 39. DYNAMIQUE DE GROUPE <ul><li>Volonté de faire progresser l’entreprise </li></ul><ul><li>Respect des autres et de leurs avis </li></ul>
  40. 40. DYNAMIQUE DE GROUPE <ul><li>Volonté de faire progresser l’entreprise </li></ul><ul><li>Respect des autres et de leurs avis </li></ul><ul><li>Qualité de communication </li></ul>
  41. 41. DYNAMIQUE DE GROUPE <ul><li>Volonté de faire progresser l’entreprise </li></ul><ul><li>Respect des autres et de leurs avis </li></ul><ul><li>Qualité de communication </li></ul><ul><li>Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département </li></ul>
  42. 42. DYNAMIQUE DE GROUPE <ul><li>Volonté de faire progresser l’entreprise </li></ul><ul><li>Respect des autres et de leurs avis </li></ul><ul><li>Qualité de communication </li></ul><ul><li>Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département </li></ul><ul><li>Dans un CoDir, chaque membre doit trouver un équilibre entre ses compétences spécifiques et sa capacité de contribuer à une prise de décision concernant d’autres départements ou concernant l’entreprise dans son ensemble </li></ul>
  43. 43. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ <ul><li>Recherche de consensus </li></ul>
  44. 44. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ <ul><li>Recherche de consensus </li></ul><ul><li>Gestion de conflit </li></ul>
  45. 45. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ <ul><li>Recherche de consensus </li></ul><ul><li>Gestion de conflit </li></ul><ul><li>Arbitrages </li></ul>
  46. 46. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ <ul><li>Recherche de consensus </li></ul><ul><li>Gestion de conflit </li></ul><ul><li>Arbitrages </li></ul><ul><li>Le passage au vote peut se faire mais exceptionnellement </li></ul>
  47. 47. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ <ul><li>Recherche de consensus </li></ul><ul><li>Gestion de conflit </li></ul><ul><li>Arbitrages </li></ul><ul><li>Le passage au vote peut se faire mais exceptionnellement </li></ul><ul><ul><li>La qualité de leadership de l’Administrateur délégué </li></ul></ul><ul><ul><li>se verra à sa capacité à faire s’exprimer tout le monde, à arbitrer les différents, et ensuite à son habilité à veiller à ce que les décisions soient assumées par le groupe dans son ensemble </li></ul></ul>
  48. 48. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE
  49. 49. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE <ul><li>Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) </li></ul>
  50. 50. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE <ul><li>Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? </li></ul>
  51. 51. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE <ul><li>Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? </li></ul>
  52. 52. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE <ul><li>Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? </li></ul><ul><li>Comment améliorer ? </li></ul>
  53. 53. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE <ul><li>Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? </li></ul><ul><li>Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? </li></ul><ul><li>Comment améliorer ? </li></ul><ul><li>Plan d’action </li></ul>
  54. 54. Alec Marechal, 13 janvier 2012 MERCI POUR VOTRE COLLABORATION

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