descripción del los procesos para la realización de un evento (conceptos)

1. ACTIVIDAD
EVENTO
PRESENTADO POR:
JHON ALEJANDRO ARIAS
ANHY LIESET VARGAS
PRESENTADO A:
SINDY MARIANA VARGAS
CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES
SENA
684276
CARTAGAO VALLE DEL CAUCA

2. Evento. Concepto
- Clasificación de eventos. Agentes que intervienen en un evento.
- Etapas del evento. Estructura general de un evento (Organigrama).
- Objetivos: general y específicos
- Manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del evento y
definirlo x cada comité
· Grupo uno será el comité; Comité de Administración
· Grupo dos será el comité: Comité de Relaciones publicas
· Grupo tres será el comité: Comité de Logístico
· Grupo cuatro será el comité: Comité Protocolo
· Grupo cinco será el comité: Comité Financiero
· Grupo seis será el comité: Comité organizador
· Grupo Nueve será el comité: Comité servicios
· Grupo ocho será el subcomités: Apoyo
· Grupo nueve será; Maestros de Ceremonia

3. Desarrollo
Que es un Evento
Es un espacio social creado para comunicar un tema en específico, donde se interactúa y se
comparten ideas con personas de diversos intereses. Los actos pueden ser formales e
informales y deben contar con una planeación anticipada y un manejo protocolario
dependiendo el tipo de evento.
Un evento es un acontecimiento o actividad social determinada, un festival, una ceremonia,
una fiesta, una competición, una convención, etc. en el cual las entidades promotoras se
encargan de preparar y planificar con antelación todos y cada uno de los aspectos que
conciernen a este y dando a conocer el tema a tratar
Una vez definido el objetivo del evento, se debe tener en cuenta la agenda del evento.
Actividades, conferencias, paneles, entretenimiento, comidas, socialización... todo esto y más
debe ser incluido y tomado en cuenta al organizar la agenda y el horario tentativo del
evento.
Finalmente, cuando la meta y la agenda del evento hayan sido definidas, se comienza la
planeación detallada de cada actividad
Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de
Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para
la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e
institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen,
vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma
tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de
corto, mediano plazo y largo plazo.
Elementos fundamentales para el desarrollo de un evento
Definir el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento.
Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar, empresarial y demás)
Saber con qué recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos).

4. Saber a donde lo haremos.
Definir hora y lugar.
Conocer características de asistentes o participantes.
CLASIFICASION DE LOS EVENTOS
Por su carácter Por su
naturaleza
Por su tamaño Por su lugar de
desarrollo
Por su tipo
Congresos Internacionales
en pequeños,
medianos,
grandes y mega
eventos
siendo estos al
aire libre, lugar
cerrado, en
provincia
Sociales,
Masivos y/o
Populares,
Religiosos,
Culturales,
Deportivos,
Populares,
Empresariales
o
Corporativos
Foros
Nacionales con
participación
internacional
Conferencias
nacionales
Paneles
Simposios
Talleres

5. CLASIFICASION DE LOS EVENTOS
SOCIALES
Nacimientos.  Cumpleaños Casamientos.  Aniversarios.  Fiestas Benéficas.  Desfiles. 
Fiestas de Egresados.  Fiestas de Grupos de Pertenencia.  Fiestas de despedida.  Eventos
infantiles.  Despedidas de solteros.  Fiestas de Reencuentros.  Fiestas de 15 y 18 años. 
Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles.  Pequeñas Sorpresas.  Fiestas de
Fin de Año.  Fiestas Privadas.  Día del Niño.  Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical,
Disfraces, etc).
EMPRESARIALES
O
CORPORATIVOS
Ferias  Cumbres  Congresos.  Convenciones.  Exposiciones, tradeshows y Showrooms.
 Seminarios.  Lanzamientos de productos.  Conferencias de Prensa.  Workshops. 
Visita de Extranjeros a la Empresa.  Inauguraciones.  Aniversarios de Empresa.  Family
Day.  Cenas de fin de año.  Fiestas tema.  Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo. 
Ferias  Cumbres  Congresos.  Convenciones.  Exposiciones, tradeshows y Showrooms.
 Seminarios
LANZAMIENTOS
DE PRODUCTOS
Conferencias de Prensa.  Workshops.  Visita de Extranjeros a la Empresa. 
Inauguraciones.  Aniversarios de Empresa.  Family Day.  Cenas de fin de año.  Fiestas
tema.  Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo.  Lluvia de Ideas (con un entorno y
actividades que estimulen la creatividad).  Encuentras de negocios.  Fiesta de Logros de
Objetivos.  Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.  Eventos de integración. 
Outdoors.  Concientización de Nuevos Objetivos.  Kick Off y Lanzamiento de Planes. 
Eventos Recreativos.  Jornadas de Capacitación.  Asunción o cambio de Autoridades
RELIGIOSOS
 Bautismo.  Comunión.  Casamiento.  Navidad.  Pascuas.  Jubileo.  Bar y Bat
Mitzvá.  Pesaj.  Januca.  Rosh Hashana - Iom Kipur.  Santoral.  Retiros Religiosos. 
Convivencias.  Estadías de descanso.  Cursillos religiosos.  Capítulos.  Campamentos
religiosos.  Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).
ESCOLARES
Inicio de ciclo.  Cierre del ciclo.  Fiestas Patrias.  Torneos y Encuentros Deportivos. 
Festivales.  Kemesses.  Ferias.  Certámenes.  Fiestas para recaudar fondos para viaje de
egresados.  Reunión de ex-alumnos.  Aniversario de la Institución.  Fiesta de Graduación.

6. ETAPAS DE UN EVENTO
PRE-EVENTO
 Definición Del Programa
 Información Al Personal Del Lugar
 Cuenta Maestra
 Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes
 Investigación
 Planificación
 Organización
FESTEJOS
POPULARES
Conciertos.  Festivales.  Concursos.  Desfiles
CULTURALES
Festivales.  Actos Culturales.  Conmemoraciones.  Cocktail.  Espectáculos artísticos. 
Muestras de arte.  Inauguraciones de Centros Culturales.  Fiestas de Colectividades. 
Presentación de un libro.  Presentación de una Obra.  Exposiciones.  Congresos.  Ferias.
 Concursos.  Mesas de debate
DEPORTIVOS
Torneos.  Competencias.  Panamericanos.  Intercolegiales.  Campeonatos inter-
empresarios.  Clases abiertas.  Mundiales.
POLITICOS
Lanzamiento de Campaña.  Nombramiento de Funcionarios.  Debates.  Congresos. 
Cierre de campaña.  Reuniones de trabajo.  Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. 
Eventos a beneficio.  Inauguraciones.  Firmas de Acuerdo.  Actos Conmemorativos. 
Viajes políticos.  Recepciones diplomáticas.  Distinciones.  Entrega de premios,
diplomas.  Homenajes y Reconocimientos.  Cenas de Gala.  Conferencias de prensa.

7. 1. Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2. El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su
desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima
organizacional).
3. Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros
eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los
participantes y/o invitados especiales.
4. Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad,
la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
5. Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o
participantes
6. Definir:
6.1.Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para
determinar el tema, el alcance y el programa.
6.2.Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
7. Nombrar al Comité Organizador
7.1.Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de
evento.
7.2.Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento
sistematizadamente.
8. Fijar sede provisional del comité organizador.
9. Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10. Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,
participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando en cuenta la magnitud y las
posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros).
11. Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
12. Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13. Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento,
más un 10% de gastos imprevistos).

8. EVENTO
 Recibimiento y registro
 Montaje de salones y mesas
 Atención a participantes
 Manejo de personas vip
 Atención a acompañantes
 Control y supervisión
 Reunión diaria con empleados
 Desarrollo y Dirección
Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y
hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
POST-EVENTO
 Revisión cuentas y facturación
 Despacho de material
 Cartas de agradecimiento
 Evaluación
 Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
 Se cancelan los pagos pendientes.
 Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
 Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la
realización del evento.
 Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo
planificado se cumplió o no.
 Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).nto

9. ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO
Coordinador general
Integrantes
Comité académicoComité logístico Comité relacionesComité financiero
IntegrantesIntegrantesIntegrante
s

10. Estos son los cuatro objetivos que debe tener un evento
Objetivos: sensibilidad, comunicar, persuadir e impactar.
SENSIBILIZAR
Un evento debe planearse y visualizarse como un universo de mensajes al alcance de todos
los sentidos. Por eso hay que considerar una invitación creativa, aromas, colores, texturas,
luces, música, efectos especiales, una buena comida, entre otras características que atrapen a
nuestro público.
COMUNICAR
La personalidad de la marca tiene que ser el alma del mensaje. La finalidad del evento es que
la información que se trasmita debe estar alineada a los objetivos de la estrategia
para posicionar el producto o el servicio.
PERSUADIR
Todas las piezas de comunicación que se trabajen para dar a conocer el evento deben tener
un toque de fantasía, elegancia y cordialidad. El ambiente que se da en el evento tiene que
ser la invitación para que nuestro público guarde un estrecho vínculo con la marca.
IMPACTAR
Lo transmitido en el evento tiene que dejar huella en los invitados, así también la
comunicación debe ser extraordinaria y el mensaje tiene que llegar con fuerza y se convierta
en un momento memorable para el espectador.

11. COMITES CON LOS QUE DEBE CONTAR UN EVENTO
COMITÉ ADMINISTRADOR
Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos
necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización.
Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento. Depende directamente del
Director General.
EL COMITÉ DE ORGANIZACIÓN
Tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados
se lleven a cabo puntualmente. El comité de organización del Evento debe crear subcomités;
grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de
subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de
publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir
las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de
subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité
tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento
haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que
funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el
subcomité en el año siguiente. Los comités son grupos de personas que contribuyen el
trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son
nombradas por el comité organizador.

12. COORDINADOR GENERAL
Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que
comparten el compromiso de planificar, organizar y ejecutar y controlar el evento en
repuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.
DIRECCION
Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades que fueron
programadas y planificadas en la etapa anterior. Va a consistir en la reunión de todas las
personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación
que el comité organizador preparó como evento.
COMITÉ DE PROGRAMAS
Presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa
general del evento. Principales funciones: Preparar un cronograma de actividades
estableciendo fechas topes. Escoger temas a tratar y las actividades a realizar. Estructurar el
programa técnico. Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes. Seleccionar coordinadores
de actividades. Establecer los mecanismos para la pre-selección hacer la selección final del
trabajo. Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido
para su reproducción y distribución. Estructurar el programa social. Elaborar el programa de
acompañantes. Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades
ejecutadas y programar acciones pendientes. Mantener informado al comité organizador a
través de reuniones periódicas.

13. COMITÉ DE FINANIERO
Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos
de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones: Elaborar el presupuesto
preliminar y el definitivo. Buscar recursos económicos necesarios. Abrir cuentas bancarias.
Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. Establecer las prioridades de
gastos. Efectuar los pagos. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados
COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES
Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la
celebración del evento. Funciones: Reservación del centro de convenciones. Montaje de los
salones. Alquiler de equipos de sonido. Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
Reproducción del material. Organización y contratación del personal técnico.
COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
Sus funciones son: Diseño y elaboración del logotipo. Diseño y elaboración del afiche, los
programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con
impresos. Promoción interna y externa. Diseño y compra de todo el material promocional.
Elaboración de las pancartas. Planificación y coordinación del protocolo. Coordinación de
información y entrevistas con los medios de comunicación. Coordinar los programas
especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales. Coordinar
los actos de inauguración y clausura. Elaborar los instructivos.

14. COMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD
Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria,
que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa,
radio y televisión. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco
meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público. El elemento que mas se
utiliza en torno a un evento es el plegable, en él se condensa toda la información que tiene
por objeto orientar al público para su participación y asistencia al evento. Tiene la
responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para
plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en
general.
COMITE DE INSCRIPCIONES
La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es
fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de
asistentes. Los organizadores deben prever un margen del 10% más de asistentes. El
instructivo de inscripción debe hacer claridad acerca de una posible cancelación por fuerza
mayor de una inscripción o pago y realizado con la debida anticipación.
COMITE DE RECEPCION Y ALOGAMIENTO
Tiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y
proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.
Reservar tiquetes aéreos, estar pendiente de la confirmación, del hotel, recibir a los invitados
y conferencistas, debe trabajar en estrecha relación con los de transporte, información y
documentación. A los invitados se les entrega su tarjeta de alojamiento y se acompañan al
hotel cuando vienen de otras ciudades o países.

15. DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES
En el protocolo debe estar pendiente de la lista de invitados especiales y delas personalidades
gubernamentales, civiles, eclesiásticas y militares, el envío de la tarjeta de invitación y del
material que ellos necesitan conocer con anterioridad.
COMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION
Debe ocuparse de todo lo relacionado con: Integrantes del Comité organizador, comités y
subcomités Integrantes de la mesa directiva Relación de conferencistas y expertos que
desarrollaran las actividades dentro del evento Itinerarios y tarifas de transportes, realizar las
reservas de regreso Relación total de los servicios disponibles del evento Mediante listado
controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento Preparar un listado de toda
la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento. Esta
encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de
trabajo. Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar. Elaborar y presentar
la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los
comités, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo
direcciones y números telefónicos.
MAESTRO DE CEREMONIA
Persona que cumple las funciones de atención a los invitados a un banquete, acto o evento
cuando no es efectuada directamente por el anfitrión. Su función es importantísima ya que el
peso del acto recae plenamente en él y su éxito se mide con la tranquilidad de los invitados.
Si éstos se encuentran cómodos y disfrutan de una velada agradable es el mayor
reconocimiento que podemos esperar porque, para ser francos, si hay que poner a caldo a
alguien por errores o desorganización no tardamos ni 5 minutos en dejarlo claro.

16. El maestro de ceremonias puede hacer su aparición en cualquier tipo de acto siendo éste el
que lo conduce y lo presenta si se da el caso pero su función última es estar al quite de todo;
los detalles, los invitados, los anfitriones, coordinación con el resto de auxiliares (azafatas,
camareros, maître...), soporte técnico y un largo etcétera...