1. UGODAN BORAVAK
U SRBIJI
(ili OPTIMIZACIJA EVROPSKIH
PROJEKATA)
ALEŠ ZUPAN, ROMBOLL MANAGEMENT
Project is financed
Ministry of Finance of
by EU
Republic of Serbia
1

2. STRUKTURA PREZENTACIJE
IZAZOVI U IMPLEMENTACIJI
PROJEKATA
ORGANIZACIONA STRUKTURA ZA
PODRŠKU PROJEKTIMA
PRIPREMNE AKTIVNOSTI U
PROJEKTIMA, KAO INSTRUMENT
OPTIMIZACIJE
MONITORING AKTIVNOSTI
KOREKTIVNE MERE
2

3. VAŽNO!!!
PRIMERI I SUGESTIJE IZ PREZENTACIJE
SU URAðENI NA PRINCIPU
VEROVATNOĆE – NE ZNAČI, DA SU SVE
FIRME I KONSULTANTI KRIVI ZA
OVAKVE SITUACIJE
3

4. OSNOVNI PRINCIPI
JEDNAKE MOGUĆNOSTI
- Uslovi konkursa ne smeju da budu suviše
restriktivni
NEZAVISNOST U IZBORU
- Svi povezani s projektom treba da su nezavisni
PRECIZNA PRAVILA ZA
IMPLEMENTACIJU
- U skladu sa PRAG priručnikom
- Obaveze i prava sa strane ponuñača i klijenta
4

5. OSNOVNI PRINCIPI
NEFORMALNI ASPEKTI
- Mogućnost neformalnog pritiska na ponuñača
VAŽNO!!!
CENTRALIZIOVAN SISTEM MOŽE DA
ZNAČI KONFLIKT IZMEðU EK I
KORISNIKA
UVEK ZADRŽITE KONTROLU!
5

6. OPŠTI IZAZOVI U
IMPLEMENTACIJI
PROJEKAT JE DINAMIČNI MEHANIZAM
- Promene situacije od pripreme dokumentacije
do implementacije
- Promene situacije za vreme implementacije
ZAKAŠNJENJA
REALNI SPOLJNI FAKTORI NA KOJE VI
ILI PONUðAČ NEMATE UTICAJ
6

7. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA
DOBRO POZNAVANJE SISTEMA
ODGOVORNOSTI U SKLADU SA
PROCEDURAMA
- Formalna odgovornost je na strani EK
- Vi ste direktni korisnik usluga, nabavke ili
radova
- U principu obe organizacije slede isti cilj –
NUŽNA STALNA KOMUNIKACIJA
7

8. ORGANIZACIONA STRUKTURA –
PODELA ODGOVORNOSTI
FORMALNO JE ODGOVORNOST NA
STRANI EK
PRAKTIČNO SE RADI O PODELI
ODGOVORNOSTI
- EK nadležna za procedure i pravila (javne
nabavke, izveštavanje, finansije) –
KOMUNIKACIJA!!!
- Korisnik je nadležan za tehničke aspekte
8

9. ORGANIZACIONA STRUKTURA
UNUTAR INSTITUCIJE
SKALA ODGOVORNOSTI
- Koordinator nadležan za implementaciju
projekta finansiranih od strane EK
- Tehničko osoblje, korisnici projekta
- Nivo pomoćnik ministra – primanje odluka
UNUTRAŠNJA KOMUNIKACIJA
- U svakom momentu treba da znamo šta se
dešava sa projektom
9

10. SPECIFIČNI IZAZOVI – USLUGE (SERVICES)
NA STRANI KONSULTANTSKIH FIRMI
PROFITNA ORIJENTACIJA
- Jeftini konsultanti na račun kvaliteta
PRIMERI KRŠENJA PROCEDURA
- “Lobiranje”, kontakti sa evaluatorima
PODUGOVARANJE
- Konsultantske firme postaju samo “head-
hunters”
- Ne znaju konsultante sa kojima rade
- Negativan primer Framework Contracts
10

11. SPECIFIČNI IZAZOVI – USLUGE (SERVICES)
NA STRANI KONSULTANATA
LOŠA TEHNIČKA SPREMA:
- Ogromno iskustvo ali ne u specifičnoj oblasti
- Učenje od klijenta
LOŠA MOTIVACIJA
- 57 godina radnog iskustva u konsultantstvu
- Loši uslovi u okolini ili organizaciji u kojoj
rade (frustracija zbog bezizlazne situacije)
- Velika fluktuacija zaposlenih
- Distanciranost od problema u zemlji
11

12. SPECIFIČNI IZAZOVI – USLUGE (SERVICES)
NA STRANI KONSULTANATA
DODATNI IZAZOVI
- Odnosi sa saradnici(a)ma
- Personalne preferencije i izazovi (otkazivanje
ugovora 2 meseca posle izbora)
12

13. SPECIFIČNI IZAZOVI – NABAVKE (SUPPLY)
NA STRANI FIRMI
TIPIČNO SE NA VELIKE SUPPLY
KONKURSE JAVLJAJU STRANE FIRME
PO DEFINICIJI DOBAVLJAJU MINIMUM
ONOGA STO JE TRAŽENO
PRIMERI LOŠE ROBE
PRIMERI ZAKAŠNJENJA NABAVKE
PRIMERI LOŠEG SERVISA
13

14. SPECIFIČNI IZAZOVI – NABAVKE (SUPPLY)
NA STRANI FIRMI
PROBLEMI U KOMBINIRANIM
PROJEKTIMA
- Podugovaranje grañevinskih firmi
14

15. SPECIFIČNI IZAZOVI – RADOVI
(WORKS)
PO DEFINICIJI SE NA WORKS UGOVORE
JAVLJAJU DOMAĆE FIRME
URADE MINIMUM TRAŽENOG/
OPISANOG (contingency rezerva!)
PRIMERI UGRADNJE LOŠIH MATERIJALA
PRIMERI LAŽNOG PRIKAZIVANJA
RADOVA
15

16. SPECIFIČNI IZAZOVI – NA STANI
KORISNIKA
LOŠA MOTIVACIJA ZAPOSLENIH U
ORGANIZACIJI
- pre svega zbog finansijskih razloga
ZAUZETOST OSTALIM AKTIVNOSTIMA
- dugo vreme reagovanja
NEPOZNAVANJE PROJEKTA
- zbog loše tehničke spreme
- zbog menjanja ljudi odnosno odgovornosti
16

17. PRIPREMNE AKTIVNOSTI -
OPŠTE
FAZA PLANIRANJA PROJEKTA
- Dobro isplaniran projekat je pola uspeha
- Planiramo u skladu sa potrebama
- REALNO!!!
- Uvek imamo pred očima implementaciju
- Posebna pažnja se posvećuje tehničkim
aspektima
- Rezervni scenariji za slučaj promene situacije
17

18. PRIPREMA SERVICES – TERMS OF
REFERENCE
DOKUMENT KOJI DEFINIŠE SERVICE
PROJEKAT
SPECIFIČNOSTI
- Sve što želim da bude urañeno
- Važna je dobra procena bužeta u odnosu na
zahteve
EKSPERTI
- Tanka linija izmeñu suviše restriktivnih i suviše
opštih zahteva
18

19. TERMS OF REFERENCE –
KONKRETNE SUGESTIJE
EKSPERTI
- 5-10 godina profesionalnog iskustva
- Obavezno tehničko iskustvo u slučaju
specifičnih aktivnosti
- Iskustvo na projektima EU ili drugih donatora
- Iskustvo sa procedurama PRAG (??)
19

20. TERMS OF REFERENCE –
KONKRETNE SUGESTIJE
AKTIVNOSTI
- Razbijeno na dosta male zadatke - orijentacija.
OSTALO
- Kancelarija. Najbolje u organizaciji.
- Klauzula ‘’Svi materijalni i ostali troškovi,
uključujući kancelariju i putne troškove iz sedišta
projekta se pokrivaju iz incidential troškova’’
- Izveštavanje – kratki neformalni izveštaji
20

21. OCENJIVANJE SERVICES
DOSTA RESTRIKTIVNO U FAZI
‘’EXPRESS OF INTEREST’’ – 1. KORAK
INTERVJU!!!
ODLUKA IZMEDJU PONIŠTENJA
PROJEKTA I LOŠEG PROJEKTA (VIŠE
PROBLEMA NEGO KORISTI)
21

22. PRIPREMA SUPPLY –
TEHNIČKE SPECIFIKACIJE
DOKUMENT KOJI DEFINIŠE SUPPLY
UGOVOR
SPECIFIČNOSTI
- Sve što želim da bude dobavljeno, uključujući
trening, post-prodajne usluge
- Važna dobra procena budžet vs. zahtevi
- Tanka linija izmeñu restriktivnog i opšteg
22

23. TEHNIČKE SPECIFIKACIJE –
KONKRETNE SUGESTIJE
UKLJUČENJE TEHNIČKIH EKSPERATA
PERSPEKTIVA PLANIRANJA + 6 MESECI
BOLJE KONZERVATIVNO PLANIRANJE
(MOGUĆNOST DODATNE NABAVKE
AKO IMA PARA)
GARANCIJSKI PERIOD!! + DODATNI
REZERVNI DELOVI ZA DO 5 GODINA –
DELOVI RAZPOLOŽIVI NAJMANJE 5
GODINA OD DOSTAVE
USLOVI DOSTAVE I MONTAŽE!!
23

24. OCENJIVANJE SUPPLY
UČEŠĆE TEHNIČKIH EKSPERATA
NAJMANJE TO ŠTO SMO TRAŽILI
24

25. PRIPREMA WORKS PROJEKTA I
KONKRETNE SUGESTIJE
SLIČNA LOGIKA KAO U SUPPLY
PROJEKTIMA
DOKUMENT JE ‘’BILL OF QUANTITIES’’ I
OPIS RADOVA
25

26. PRAĆENJE PROJEKTA - SERVICES
DNEVNO PRAĆENJE
- Zaposleni rade sa konsultantima na dnevnoj
osnovi – zajednički rad
IZVEŠTAVANJE
- Obavezni izveštaji: inception, interim, final report
- KRATKI neformalni: na svake 2 nedelje, kratak
izveštaj o radu i izazovima
KOREKCIJE
- Odmah posle nastanka devijacije
26

27. PRAČENJE PROJEKTA - SUPPLY
PRAČENJE U KLJUČNIM MOMENTIMA
- (Kod pripremnih radova)
- Kod dostave opreme – tehnički prijem opreme
- (Kod usposobljavanja)
- Za vreme garancijskog perioda – stalna kontrola
uz puno opterečenje opreme!!
27

28. PRAČENJE PROJEKTA - WORKS
STALNO PRAČENJE U IMPLEMENTACIJI
- Pračenje izvodenja radova – nezavisna
kontrola ‘’supervisory inženjera’’
- Vanredne kontrole zaposlenih u organizaciji –
tehničkih eksperata
PRAČENJE U KLJUČNIM TAČKAMA
- Tehnički prijem
28

29. KOREKCIJE – OPŠTE
FORMALNE METODE
- Mogučnosti za korekcije, predpisane PRAG
priručnikom
- Organičena sprema EK da rešava takve
situacije
- Skala reakcije (prvo upozorenje)
NEFORMALNE METODE
- Neformalna ‘’sugestija” ugovornoj strani
29

30. KOREKCIJE - SERVICES
NEFORMALNI NIVO
- Razgovor sa ekspertom
- Razgovor sa voñom projekta
- Izbegavanje nepouzdanih ponuñača
FORMALIZACIJA
(važno da postoji registrovani dokazi!!)
- Pisana intervencija EK i ugovornoj strani
30

31. KOREKCIJE SERVICE
- Adendum ka ugovoru (npr. promena eksperata,
produžetak ugovora, promena aktivnosti)
PONIŠTENJE UGOVORA NIJE OPCIJA
- U ugovoru postoji opcija o sudskom rešavanju
sporova, ali to nije opcija
31

32. KOREKCIJE – SUPPLY / WORKS
NEFORMALNI NIVO
- Razgovor sa ugovaračem
FORMALNI NIVO
- Adendum ka ugovoru
- Penali – UNAPRED PLANIRANI!!
OTKAZIVANJE UGOVORA NIJE OPCIJA
32

33. PRAKTIČNA UPUTSTVA - SERVICE
ODREDITI STANDARDE ZA RAD
- Po aktivnostima koje izvode
- Pažnja kod odobravanja time-sheetova
KORISTNO UPOTREBITI INCEPTION
PERIOD
- Od početka tražiti od njih aktivan angažma
- Zajedno pripremanje izveštaja, pažnja na
eventuelne korekcije
33

34. PRAKTIČNA UPUTSTVA – SUPPLY I
WORKS
STALNO KONTROLISATI KVALITET
NABAVLJENE ROBE I KVALITET
MONTAŽE
UKLJUČENOST STRUČNIH LJUDI U
PROCES
DOBITI TAČNO ŠTO STE TRAŽILI
34