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 La gouvernance est souvent mise de
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Vision et fonctions
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 Définir la vision de l'entreprise pour sa plateforme SharePoint
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Exploitation et monitoring
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 Identifier les rôles : administrateur SharePoint, développeur, admin...
Structure, métadonnées
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 L’architecture logique SharePoint permet de définir : qui ac...
Pour conclure
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 Voici par exemple, selon iNext, 5 facteurs de réussite d’un projet
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Gouvernance des projets SharePoint 2013

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en quoi la mise en place d'une gouvernance dans un projet SharePoint est elle indispensable !

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Gouvernance des projets SharePoint 2013

  1. 1. La gouvernance des projets SharePoint www.inext-consulting.ch 1
  2. 2. Qui sommes-nous ? www.inext-consulting.ch 2
  3. 3. Nos compétences www.inext-consulting.ch 3
  4. 4. Nos partenaires www.inext-consulting.ch 4
  5. 5. Notion de gouvernance dans SharePoint www.inext-consulting.ch  Selon Technet « La gouvernance correspond à l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services commerciaux et les équipes informatiques d’une organisation collaborent pour réaliser leurs objectifs ».  Un plan de gouvernance adapté va : • Simplifier le déploiement de SharePoint • Répondre à vos besoins de conformité et de sécurité • Garantir le meilleur ROI 5
  6. 6. Pourquoi est-ce nécessaire ? www.inext-consulting.ch  La gouvernance est souvent mise de côté.  Le résultat : • Prolifération des sites et des contenus • Mauvaise structuration de l'information • Difficulté à accéder aux contenus • Périmètre fonctionnel flou • Utilisateurs livrés à eux-mêmes et utilisant peu voire pas l'outil SharePoint • X années après la mise en place de SharePoint on ne répond toujours aux objectifs fixés • Difficulté à contrôler les services offerts 6
  7. 7. Vision et fonctions www.inext-consulting.ch  Définir la vision de l'entreprise pour sa plateforme SharePoint • Ex : « Le portail fournit à l'employé un point d'accès central et intuitif aux systèmes, outils et informations dont il a besoin… »  Identifier les fonctions couvertes et les fonctions non couvertes (périmètre applicatif) • SharePoint doit être : o Utilisé par l'IT pour développer des applications business o Le principal repository documentaire de l'entreprise o L'outil utilisé pour implémenter les workflows simples o Le portail intranet des employés o Le centre de communication • SharePoint ne doit pas être : o Utilisé pour la gestion de la relation client o Utilisé pour stocker et diffuser des contenus vidéos o Etc.  Créer une feuille de route avec des objectifs annuels 7
  8. 8. Rôles et responsabilités www.inext-consulting.ch http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3518.sharepoint- governance-part-1.aspx  Il faut définir un comité de gouvernance qui : • Statue sur les demandes de fonctionnalités • Évalue les objectifs • Définit les règles et les processus • Assigne les rôles et responsabilités • Produit un rapport au comité de direction  Cette équipe se réunit 2 à 4 fois par an et doit comprendre le sponsor mais également des CxO 8
  9. 9. Service Level Agreement (SLA) www.inext-consulting.ch  Le SLA définit la qualité de service requise entre un prestataire et un client. • Il va définir ce que l’on peut attendre de SharePoint et dans quel délai • Il renforce la confiance des utilisateurs et donc améliore l’adoption  Types d’engagements :  Temps de prise en charge et résolution de problème avec le helpdesk  Création d’un nouveau site en fonction du modèle choisi (processus à documenter)  Temps de chargement de la homepage  Indisponibilité maximale de la plateforme sur l’année  Définition des périodes de maintenance (définir des horaires critiques et non critiques)  Récupération d’un élément supprimé (processus à documenter) Exemple de document : http://www.rharbridge.com/wp-content/uploads/2012/05/Service-Level-Agreements.docx http://blogs.msdn.com/b/neilth/archive/2008/04/23/sharepoint-sample-service-level-agreement-sla.aspx 9
  10. 10. Communication www.inext-consulting.ch  Un bon plan de communication permet aux utilisateurs : • De connaître les attentes vis-à-vis de SharePoint • De comprendre la feuille de route • De connaitre les points de contact (demande de fonctionnalités, incident, formation, etc.)  Différents canaux peuvent être utilisés, à vous d’identifier celui qui aura le plus d’impact : • Un site wiki • Une communauté • Une newsletter • Un document  Il faut promouvoir la plateforme et impliquer le management  Mais également … Être ouvert à la discussion et impliquer les utilisateurs 10
  11. 11. Infrastructure et IT www.inext-consulting.ch  Déterminer le « sizing » de chaque environnement pour répondre au besoin (dev – test – production) ainsi que les coûts associés. Etre « scalable » horizontalement et verticalement.  Identifier les prérequis des équipes techniques • Load balancing ? HTTPS ? Kerberos ? • Règles de sécurité du Firewall / Anti virus • DMZ ? Interdiction d’exposer l’AD en DMZ ? • Etc.  Supports de stockage en fonction des environnements  Répondez vous aux exigences de sécurité de l’entreprise concernant les données stockées ?  Right Management System ? Permissions et active directory -> planifier la sécurité 11
  12. 12. Développements et déploiements (1) www.inext-consulting.ch  Définir un processus de déploiement de solutions personnalisées + être capable de les identifier à tout moment • Quels environnement utiliser ? comment et par qui est fait le déploiement ?  Etablir des standards de développement et de packaging • Livrable doit comprendre : binaires + code source + manuel d’installation + fiche de livraison  Identification et contrôle des scripts powershell  Contrôleur de source + Processus de revue de code  Modèle de fiche de livraison • bugs corrigés, fonctions ajoutées, risques et impacts etc.  Fiches de test • Qui est responsable de tester les déploiements ? • Sur quel environnement sont effectués les tests ? • Quelles fonctions primordiales doivent revues systématiquement ? • Comment mesurer l’impact sur les performances globales ?  Processus de rollback 12
  13. 13. Développements et déploiements (2) www.inext-consulting.ch  Quels outils peuvent être utilisés en interne ( SharePoint Designer, Nintex, etc.)  Quels types de modifications sont supportées.  Charte graphique = élément incontournable à l’adoption  Identifier les modèles de sites et leurs styles  Quel catalogue d’applications (interne, public) ?  Déterminer les responsabilités concernant le support https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/dn531035.aspx 13
  14. 14. Exploitation et monitoring www.inext-consulting.ch  Disaster Recovery Plan (DRP) granulaire (ferme -> fichier)  Fréquence des backups en fonction du SLA. Quelle rétention ? Tests de restore.  Définir des baselines et seuils d’alerte pour monitorer la plateforme -> évaluer l’impact d’une mise à jour (PERFMON Counters)  Définir des modèles de sites associés à des quotas ainsi qu’une durée de vie  Rapports fréquents sur : les permissions, le nombre de sites, le volume de données par site, les accès, la recherche etc.  Fréquence et Processus de change et d’application de mise à jour (Windows, SQL, SharePoint, produit tiers)  Troubleshooting : event logs, ULS, IIS, Database Health. (https://technet.microsoft.com/en- us/library/gg277248(v=office.14).aspx), outils tiers : dynatrace ! 14
  15. 15. Formation et accompagnement www.inext-consulting.ch  Identifier les rôles : administrateur SharePoint, développeur, administrateur SQL Server, responsable de site, contributeur avancé, utilisateur.  Se référer au plan de gouvernance lors de la formation : l’utilisateur doit être conscient du scope fonctionnel de SharePoint mais aussi des données qui doivent y résider  Prévoir une formation initiale en présentiel  Un plan de formation continue doit être élaboré  Canaux disponibles : • Self learning :  Wikis  Vidéos courtes, simples et ciblées  Learning game : gamification (ex : badgeville) • E-learning :  Communautés  Formation de 30 min en webmeeting (un speaker – pas de questions) sur l’heure de midi ciblant un sujet précis (ouverte à tous) • Accompagnement à la demande (réponse aux questions en continu)  http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/16/sharepoint-governance-training.aspx 15
  16. 16. Structure, métadonnées et recherche www.inext-consulting.ch  L’architecture logique SharePoint permet de définir : qui accède à quel contenu et comment ?  A définir par type de site : 16  Comment mettre du contenu à disposition à l’extérieur du réseau de l’entreprise ?  Quels outils pour garder le contrôle de l’information (audit, worklows, versions, expiration) ?  Quel cycle de vie pour chaque type de contenu ?  Quelles langues sont prises en charge ?  Quelles données ne doivent pas être stockées sur SharePoint  Qui doit rédiger le contenu et alimenter le site? Qui est garant du contenu publié ? Comment assurer la viabilité de ce contenu ?  Comment le contenu est taggué ? Qui est garant des métadonnées ?
  17. 17. Pour conclure www.inext-consulting.ch  Voici par exemple, selon iNext, 5 facteurs de réussite d’un projet SharePoint: 1. Définir des objectifs stratégiques clairs 2. Le projet doit être porté par les équipes métier et solutionner leurs problématiques 3. Il ne faut pas négliger les étapes de : • Recueil de besoin et analyse de l’existant (processus, documents, méthodes) • Communication autour du projet • Formation et accompagnement des utilisateurs 4. Identification d’un porteur de projet fort 5. Montée en compétence des équipes SI dans le cas « onPremise »  Tous sont reliés à la gouvernance ! 17
  18. 18. Tweets www.inext-consulting.ch “SP Governance is like parenting - give them enough rules to keep them safe, & enough flexibility to be creative and grow.” - Linnea Lewis (@linthecity) “The thing you’re not doing, that you know you should be doing. :( :)” - Art Ho (Art_Ho) https://leanpub.com/The-SharePoint-Governance-Manifesto/read 18
  19. 19. références www.inext-consulting.com 19  SharePoint Governance Policies, Plans, and Documents Listing  http://fromelard.free.fr/Scripts/SharePoint-Gouvernance/La-gouvernance- SharePoint-Partie-1.pdf  https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262900.aspx  https://technet.microsoft.com/fr-FR/library/cc262883.aspx  http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/11/sharepoint-governance-how- to-keep-your-house-clean.aspx

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