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 Une récente étude de Gartner place le workflo...
Les usages
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• Changement de service ou de solutions
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SharePoint 2013
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 Workflow manager 1.0
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Architecture
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1.0 à l’aide de Service Bus. L’API RE...
Les workflows natifs
 Ils sont tous de types SharePoint 2010 :
• Approbation – SharePoint 2010 : Envoie un document pour
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 Workflow simple en 5 étapes :
• INIT par RH
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Bonnes pratiques
 Documenter le processus dans son ensemble
 Concevoir et tester son workflow
• Définir le début et la f...
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 Stockage et versionn...
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Choisir son outil
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Nintex Forms et
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inext café #03 - Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex

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Slides issues du "Café iNext" # 03 sur le thème de l'automatisation de vos processus métiers, en collaboration avec notre partenaire Nintex.
Découvrez les nouveautés du moteur de workflow de SharePoint 2013, ses possibilités Out Of the Box et ses limites. Assistez aux démonstrations des outils de développement SharePoint Designer 2013, Visual Studio 2012 et Visio 2013 dans le cadre du déploiement d'un workflow simple. Partagez votre expérience et échangez avec nos experts sur les bénéfices de Nintex workflow pour SharePoint 2013 et Nintex Forms.

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inext café #03 - Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex

  1. 1. www.inext-consulting.ch Toute l’expertise Microsoft Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Par : Alexandre DAVID – Architecte SharePoint iNext Felix Gremlich – Territory Manager Central Europe Nintex Date : 13/05/2014
  2. 2. Evènements 2014  Mobilité avec SharePoint le 28 janvier  Migration SharePoint avec Metalogix le 25 Février  Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex le 13 Mai  Intégrer sa charte graphique dans SharePoint 2013  Réseau Social d’Entreprise  Fédération des taches Exchange, Project Server, SharePoint  DRP & SharePoint  Architecture hybride : Office 365 et SharePoint « on premise »  Modèles d’application et outils de développement www.inext-consulting.com
  3. 3. www.inext-consulting.ch Toute l’expertise Microsoft AGENDA iNext1 SharePoint 2013 Workflows2 3 Demo 4 Nintex Forms & Workflows 5 Demo
  4. 4. «Pure Player» Microsoft nos spécialistes Fonctionnels, Architectes et Développeurs vous accompagnent dans toutes les étapes de votre projet.  Equipes certifiées et spécialisées  Expertise technique reconnue  Conception, architecture, prototypage, réalisation, formation  Graphisme / Ergonomie  Tierce Maintenance Applicative  Audit et performance applicative Notre Mission : Accompagner nos clients dans l’identification et la mise en œuvre des solutions Microsoft par des prestations de la plus haute qualité iNext est le centre d’expertise applicative Microsoft du Groupe ilem 175 collaborateurs à travers le monde Qui sommes-nous ? www.inext-consulting.com
  5. 5. Nos compétences www.inext-consulting.com
  6. 6. AGENDA iNext1 SharePoint 2013 Workflows2 3 Demo 4 Nintex Forms & Workflows 5 Demo
  7. 7.  Un workflow correspond à une série de tâches qui produisent un résultat.  Une récente étude de Gartner place le workflow en 1ère place des cas d’usages autour de SharePoint.  En Mai 2013, 32% des DSI envisagent d’investir autour du BPM au cour des 2 prochaines années. Le workflow www.inext-consulting.com  Le workflow améliore l’agilité, assure la traçabilité et facilite la mise en conformité.  Les applications adressées sont aussi bien métier, que transverses ou de gestion documentaire.
  8. 8. Les usages  IT • Processus internes • Help desk • Changement de service ou de solutions • Entrée / sortie de personnel • Nouveaux services • Satisfaction utilisateur Finance Ressources Humaines IT www.inext-consulting.com  Finance, Administration • Demandes de déplacement • Demandes d’achat • Gestion des contrats • Gestion des notes de frais • Gestion des factures • Reporting  Ressources Humaines • Demandes de congés • Entrée / sortie de personnel • Enquêtes internes • Formation des employés • Changement des règlements et procédures • Processus de recrutement  Opérations / delivery • Référencie qualité • Processus d’approbation des produits • Gestion des partenaires • Suivi des commandes • Planification du développement de nouveaux produits  Commerce et marketing • Planification d’évènements / gestion de propositions • Suivi des ventes • Suivi des demandes client • Changement de prix • Activité de campagnes ou promotions  Support client • Help desk • Documentation produit • Gestion des réclamations • Recueil des feedbacks
  9. 9. Les workflows SharePoint 2013  Nouvelle architecture qui repose sur Workflow Foundation 4.0  Workflow manager 1.0  Embarque le moteur de workflow SharePoint 2010  Évolution de la gestion et de la présentation des tâches (validation rapide) www.inext-consulting.com
  10. 10. Architecture  Les évènements de SharePoint sont routés vers Workflow Manager Client 1.0 à l’aide de Service Bus. L’API REST est utilisée pour le retour vers SharePoint. www.inext-consulting.com
  11. 11. Les workflows natifs  Ils sont tous de types SharePoint 2010 : • Approbation – SharePoint 2010 : Envoie un document pour approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter le document, réattribuer la tâche d’approbation, ou requérir la modification du document • Approbation de destruction : Gère l’expiration et la rétention de documents en autorisant les membres à conserver ou supprimer les documents expirés. • Approbation de publication : Envoie une page pour approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter la page, réaffecter la tâche d’approbation ou demander des modifications à la page. • Recueillir les commentaires : Envoie un document en révision. Les réviseurs peuvent insérer des commentaires qui seront compilés et envoyés au propriétaire du document à la fin du flux de travail. • Collecte des signatures : Rassemble les signatures nécessaires pour achever un document Microsoft Office. • Trois états : Ce flux de travail permet de suivre les éléments d’une liste. www.inext-consulting.com
  12. 12. Reporting • SQL Server Reporting Services • Excel Services • PerformancePoint Services Création, packaging et déploiement • SharePoint Designer 2013 • Visual Studio 2012 Conception • Visio 2013 Les outils OOB liés aux workflow www.inext-consulting.com Monitoring et tracking • Workflow history list Intégration de systèmes tiers • Business Connectivity Services • Custom webpart / apps
  13. 13. AGENDA iNext1 SharePoint 2013 Workflows2 3 Demo 4 Nintex Forms & Workflows 5 Demo
  14. 14. Scénario  Entrée / sortie d’employés  Workflow simple en 5 étapes : • INIT par RH • Approbation Manager • Requête IT • Requête Logistique (si attribution NATEL) • FIN  Design sur Visio 2013  Création via SharePoint Designer 2013 et via Visual studio 2012  Comparaison avec Nintex www.inext-consulting.com
  15. 15. Bonnes pratiques  Documenter le processus dans son ensemble  Concevoir et tester son workflow • Définir le début et la fin du processus • Identifier les acteurs, les états et les étapes de transition • Identifier les données requises pour piloter le processus ainsi que la manière dont elles vont être stockées (listes, bibliothèques, types de contenus, sources de données externes, etc.) • Identifier les cas limites • Visio est l’outil privilégié  Créer des workflows réutilisables  Créer de petits workflows, le plus simple possible • Les workflows complexes sont plus difficiles à maintenir et à déboguer  Identifier le suivi et le reporting nécessaires • Dans quel état est l’instance de mon workflow à un instant t • Temps moyen pour compléter un workflow • Identifier l’étape qui a la plus longue durée • Identifier les utilisateurs qui prennent le plus de temps à valider les étapes www.inext-consulting.com
  16. 16. Visio 2013  workflows basés sur des étapes pouvant comprendre plusieurs actions et des transitions  Stockage et versionning des diagrammes sur SharePoint possible  Ajout de commentaires simples pour les reviewers (si visio services)  Outil de validation de l’intégrité de la structure du processus (possibilité d’ajout de règles personnalisées)  Connexion des formes Visio aux données provenant de sources tiers www.inext-consulting.com
  17. 17. SharePoint Designer 2013  Offre la possibilité de créer de nouveaux flux de travail : • sur une liste ou une bibliothèque donnée • réutilisable : avec très peu d’action disponibles car sans contexte • sur un site donné • importé depuis Visio 2013  Ces workflows peuvent ensuite être déployés sur le site en un clic et être sauvegardés en tant que modèle www.inext-consulting.com
  18. 18. SharePoint Designer 2013  Designer Visuel amélioré • Visio Designer a été intégré • Switch entre designer visuel et texuel • Propriétés éditables  Etapes et boucles  Appels à des webservices  Support du copier / coller / déplacé / annuler / tout sélectionner  Éditeur d’email amélioré www.inext-consulting.com
  19. 19. SharePoint Designer 2013  Toutes les actions sont décrites ici : référence des actions de workflow SharePoint Designer 2013 MSDN www.inext-consulting.com
  20. 20. Visual Studio 2012  CSOM / REST / Service BUS  On y retrouve des Workflows de type SharePoint 2010 (logo grisé) et des workflows de type SharePoint 2013 (logo bleu). • Flux de travail SharePoint 2013 • Activité personnalisée de flux de travail SharePoint 2013 • Flux de travail séquentiel SharePoint 2010 • Flux de travail de la machine a états SharePoint 2010  Le designer est très complet et permet d’implémenter, combiné avec les les webservices, de nombreux cas d’utilisation www.inext-consulting.com
  21. 21. Visual Studio 2012 www.inext-consulting.com  Permet de créer des workflows défintion  Uniquement déclaratif  Logique business via développement de webservices et action HTTPSend  Création d’activité personnalisée utilisable dans SPDesigner  Package sous forme *.wsp (onpremise) ou *.app (hosted)  Type DynamicValue pour stocker du JSON par exemple
  22. 22. Choisir son outil Fonctions / requis SharePoint Designer 2013 Visual Studio 2012 Développement rapide Oui Oui Réutilisation de workflow Oui Oui Inclure un workflow dans une solution SharePoint ou App Non Oui Créer des actions personnalisées Non Oui Ecrie du code personnalisé Non Non Déploiement sur un serveur distant Oui Oui Publication en un clic Oui Oui Déboguage Non Oui Utiliser Visio 2013 Professionnel pour créer la logique Oui Non www.inext-consulting.com
  23. 23. Limitations  Rapidement contraint de développer : • Actions supplémentaires • Toute la logique business via webservices • IHM • Reporting • Expérience déconnectée  Limites sur les actions : • Interaction avec des éléments du site courant uniquement (feature de scope web) • Le type de contenu tâche doit hériter du type de contenu « tâche SharePoint 2013 » • Modification des autorisations impossible • « WriteToHistory » limité à 255 caractères • SendEmail pour une tâche : Impossible d’ajouter un CC, Body limité  Mise à jour des workflow et des formulaires / gestion de l’historique  Penser à SharePoint en tant que plateforme de BPM, pas en tant qu’application de BPM www.inext-consulting.com
  24. 24. www.inext-consulting.com
  25. 25. AGENDA iNext1 SharePoint 2013 Workflows2 3 Demo 4 Nintex Forms & Workflows 5 Demo
  26. 26. Nintex  Leader mondial du workflow sur SharePoint / ROI Rapide  Plus de 1000 partenaires répartis sur 90 pays ECM Display Integration Process Analysis / Governance www.inext-consulting.com
  27. 27.  Ajoute un designer de workflow à vos sites SharePoint • Simple à utiliser (mode drag’n drop) • Fonctionne dans la navigateur • Déploiement très rapide • Génère des workflows basés sur le moteur SharePoint 2010 • Propose plusieurs modèles par défaut • Peut se connecter simplement à des système tiers (architectures hybrides etc.) www.inext-consulting.com  Visualisation graphique de l’état d’avancement du workflow  Fournit des webparts d’aggrégation de tâches • Visualiser ses tâches en cours pour un utilisateur  Fournit des webparts de reporting • Performance des approbateurs • Workflows en erreur dans toute la ferme  Les actions peuvent être étendues et personnalisées  Possibilité de combiner avec Nintex Forms  Template d’envoi d’emails riches, délégation de tâche
  28. 28. www.inext-consulting.com
  29. 29. www.inext-consulting.com  Disponible dans le catalogue d’applications office 365 : http://office.microsoft.com/en- us/store/nintex-workflow-for- office-365-WA104114857.aspx  Construit sur Workflow Manager  Connexion possible à de nombreux services Cloud  Releases plus fréquentes  Nintex Forms est également disponible en version Online
  30. 30. www.inext-consulting.com  Designer web de formulaires mis à disposition  Permet de surcharger les formulaires de liste standards avec un des contrôles plus riches • Contrôle de saisie complexe • Affichage et activation conditionnelle • Champs particuliers  Possibilité de gérer le header et le footer de manière centralisée  Gestion du formulaire : • Desktop • Smartphone • Mobile • Tablette
  31. 31. Infopath vs Nintex Forms InfoPath Nintex Forms Support des mobiles et des tablettes + Intégration à Nintex Workflow www.inext-consulting.com Support des structures de données complexes
  32. 32. RoadMap Produit InfoPath www.inext-consulting.com  InfoPath 2013 supporté pendant les 10 prochaines années mais plus d’innovations  Source : SPC2014
  33. 33. www.inext-consulting.com  Gestion du mode déconnecté  Optimisé pour chaque plateforme  Temps réel  Gestion de la géolocalisation, des images, vidéos etc.
  34. 34. www.inext-consulting.com  De nombreuses actions supplémentaires dans le catalogue  Support de scénarios hybrides  Formulaires anonymes
  35. 35. Chiffrer son projet www.inext-consulting.com SharePoint Server 2013 Nintex Workflow, Nintex Forms et Nintex Mobile Tâche Charge j/h Design / Conception 4 Sites / Listes / CT / groupes 2 Workflow 4 états global nouvel employé 4 Workflow 3 états requête IT 2 Workflow 2 états demande NATEL 2 Personnalisation 1 formulaire et 1 vue mobile 5 Webservices/ business logic 7 Reporting 5 Liste de tâche / autorisations / vue mobile 4 Packaging / Déploiement 1 TOTAL 32 Tâche Charge j/h Design / Conception 4 Sites / Listes / CT / groupes 2 Workflow 4 états global nouvel employé 2 Workflow 3 états requête IT 1 Workflow 2 états demande NATEL 1 Personnalisation 1 formulaire et 1 vue mobile 1 Webservices/ business logic 0 Reporting 0 Liste de tâche / autorisations / vue mobile 0,5 Packaging / Déploiement 4 TOTAL 15,5
  36. 36. Conclusion www.inext-consulting.com  Automatiser ses processus métiers dans SharePoint valorise la plateforme et y amène des visiteurs  Les outils Microsoft permettent à eux seuls de construire des workflows élaborés  Limites du produit OOB rapidement atteintes, il faut développer  Nintex permet de s’affranchir de nombreux développements avec son panel d’action très large  Courbe d’adoption du produit et ROI beaucoup plus rapides  Nintex Mobile et Nintex Forms offrent des fonctions mobiles indispensables dans le contexte actuel
  37. 37. Ressources  Point d’entrée workflow Technet • http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163986(v=office.15).aspx  Exemples de workflows SharePoint • http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj164126.aspx  Les bonnes pratiques de développement de workflow • http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/office/dn292551(v=office.15).aspx  Installer et configurer workflow Manager 1.0 • http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163276.aspx www.inext-consulting.com
  38. 38. iNext consulting SA 32, route de la Galaise 1228 Plan-les-Ouates Genève / Suisse +41 22 794 71 36 contact@inext-consulting.ch Contactez-Nous ! Toute l’expertise Microsoftwww.inext-consulting.com

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