Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

Komunikasi dan Pengendalian (Communication and Controlling)

44 vues

Publié le

menjelaskan tentang komunikasi dan pengendalian, untuk presentasi untuk mata kuliah Pengantar Manajemen.

Publié dans : Formation
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Komunikasi dan Pengendalian (Communication and Controlling)

  1. 1. Lecturer : Lukiyana, S.E., M.M. Reference by : Stephen P. Robbins & Mary Coulter. Management 10th Edition Created by : Ali Mudin 1534020004 Management
  2. 2. Perpindahan dan pemahaman makna. Perpindahan makna ini berarti bahwa jika informasi atau ide-ide belum disampaikan, komunikasi belum dilakukan. Komunikasi melibatkan pemahaman makna, agar komunikasi berhasil maka harus disampaikan dan dipahami. Komunikasi yang sempurna akan terjadi jika pemikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima dan dipahami oleh penerima, persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim. Communication
  3. 3. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota berbagi perasaan frustasi dan kepuasan. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dalam kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya Komunikasi formal dan informal dapat mengontrol perilaku individual dalam organisasi Communication Control Motivation Emotional Expression Information
  4. 4. komunikasi antara 2 orang atau lebih dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami What is Interpersonal Communication Interpersonal Communication Methods Tatap muka Telepon Rapat kelompok Presentasi Formal Memo Surat pos Faksimile Publikasi Papan Reklame Rekaman audiovideo Hotline Surat Elektronik Konferensi Komputer Surat suara Teleconference Video conference
  5. 5. Evaluating Communications Method Kompleksitas Kapasitas Luasnya Potensi Kerahasiaan Kemudahan Encoding Kemudahan Decoding Kendala Waktu Ruang Biaya Keramahan Antarpribadi FormalitasUmpan Balik Scanability Lama Penggunaan
  6. 6. saluran potensi umpan balik kompleksitas kapasitas luasnya potensi kerahasiaan kemudahan encoding kemudahan decoding waktu kendala ruang biaya kahangatan pribadi formalitas scanability lama penggunaan tatap muka 1 1 1 1 1 1 1 2 1 4 4 pengirim/penerima telepon 1 4 2 2 1 1 3 3 2 4 4 pengirim/penerima Rapat kelompok 2 2 2 4 2 2 1 1 2 3 4 pengirim/penerima presentasiformal 4 2 2 4 3 2 1 1 3 3 5 penerima memo 4 4 2 3 4 3 5 3 5 2 1 penerima surat pos 5 3 3 2 4 3 5 3 4 1 1 penerima faksimile 3 4 2 4 3 3 5 3 3 3 1 penerima publikasi 5 4 2 5 5 3 5 2 4 1 1 penerima papan reklame 4 5 1 5 3 2 2 4 5 3 1 penerima rekaman audio/video 4 4 3 5 4 2 3 2 3 3 5 penerima hotline 2 5 2 2 3 1 4 2 3 3 4 penerima surat elektronik 3 4 1 2 3 2 4 2 4 3 4 penerima konferensikomputer 1 2 2 4 3 2 3 2 3 3 4 pengirim/penerima surat suara 2 4 2 1 2 1 5 3 2 4 4 penerima/pengirim teleconference 2 3 2 5 2 2 2 2 3 3 5 penerima/pengirim videoconference 3 3 2 4 2 2 2 1 2 3 5 penerima kriteria Comparrison Of Communication Methods Catatan : peringkat berada pada skala 1-5 dimana 1 = Tinggi dan 5 = Rendah. Lama penggunaan menunjunkkan siapa yg mengendalikan penerimaan komunikasi. Pengirim/Penerima berarti pengirim dan penerima berbagi kontrol. Sumber : P.G.Clampitt. Communicating For Managerial Effectiveness (Newbury Park, CA : Sage Publications, 1991).
  7. 7. The Interpersonal Communication Process Decoding Encoding Feedback Message Maksud yang akan disampaikan Encoding Mengubah pesan menjadi simbol2 Decoding Menerjemahkan ulang pesan pengirim Channel Media yang dilalui pesan Noise Segala gangguan yang terjadi pada penyampaian, penerimaan, atau umpan balik pesan
  8. 8. Mengacu pada gerak tubuh, ekspresi wajah dan gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan makna Penekanan seseorang pada kata-kata atau kalimat untuk menyampaikan maksud komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata Non Verbal Communication Verbal Intonation Body Language
  9. 9. Language Filtering Defensiveness National Culture Emotions Information Overload Interpersonal Communication
  10. 10. Filtering Manipulasi (pengubahan-pengubahan) informasi yang disengaja untuk membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan bagi penerima Emotions Information overload Ketika informasi melebihi kapasitas pengolahan seseorang. Perasaan penerima ketika menerima pesan akan mempengaruhi cara ia menafsirkan pesan itu. Kita sering mengabaikan proses pemikiran yang rasional dan obyektif dan menggantikan dengan pertimbangan yang emosional. Devensiveness Ketika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk saling pengertian Language Kata-kata mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Dalam departemen yang berbeda sering mempunyai bahasa berbeda. National culture Pengaruh budaya, formalitas, terbuka, pola dan penggunaan imformasi dalam komunikasi.
  11. 11. Gunakan Umpanbalik Menyederhanakan bahasa Mendengarkan dengan aktif Membatasi Emosi Memperhatikan Isyarat Non verbal
  12. 12. Active Listening Behaviors
  13. 13. Types Of Organizational Communication Formal Communication Mengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang ditetapkan. Informal Communication Komunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi. Sistem komunikasi informal memenuhi 2 tujuan dalam organisasi : 1) Memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka akan interaksi social 2) Meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi alternative, yang sering kali lebih cepat dan lebih efisien.
  14. 14. Direction Of Communication Flow Upward Downward Lateral Diagonal Setiap komunikasi yang mengalir dari seoran manajer kepada para karyawan komunikasi yang mengalir dari para karyawan kepada para manajer Komunikasi yang terjadi diantara para karyawan pada tingkatan organisasi yang sama Komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi agar lebih efisien dan lebih cepat
  15. 15. Three Common Organizational Network And How They Rate On Effectiveness Criteria Types of Organizational Communication networks Chain Network Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal, baik ke bawah maupun ke atas. Wheel Network Komunikasi mengalir melalui pimpinan kelompok untuk seluruh anggota kelompok. All Channel Network Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim kerja.
  16. 16. The Grapevine Jaringan komunikasi organisasi yang informal dan seringkali efektif dalam setiap organisasi. Selentingan biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi di mana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan. Benefits Of Grapevine 1) Menyediakan saluran informasi yang tidak sesuai dengan saluran komunikasi formal. 2) Dampak dari informasi melalui jaringan komunikasi informal dapat diatasi dengan komunikasi yang terbuka dan jujur dengan karyawan.
  17. 17. a) Memungkinkan para manajer untuk memonitor kinerja individu dan kelompok b) Memungkinkan para karyawan memiliki informasi yang lebih lengkap untuk membuat keputusan yang lebih cepat c) Memberikan lebih banyak kesempatan pada para karyawan untuk berbagi informasi How Technology Affects Managerial Communication The Benefits Of information Technology
  18. 18. 2 information technology development is very significant to communicate managerial Network System Menghubungkan komputer individu dalam menciptakan jaringan organisasi untuk berkomunikasi dan berbagi informasi Wireless Capacity Aplikasi2 komunikasinya Surat elektronik Pesan instan Blog & wiki Pesan suara Faksimile Konferensi suara Konferensi Video Internet Teknologi komunikasi nirkabel memiliki kemampuan untuk meningkatkan kerja para manajer dan karyawan. Akses internet tersedia melalui hot spot, wi-fi, dan wimax, yang merupakan lokasi dimana pengguna mendapatkan akses nirkabel.
  19. 19. How Technology Affects Organization Para karyawan yang bekerja dalam kelompok atau sebagai individu membutuhkan informasi untuk membuat keputusan dan untuk melakukuan pekerjaan mereka. The Benefits Of information Technology for organization 1) Menghilangkan kendala waktu dan jarak 2) Memungkinkan untuk berbagi informasi 3) Mengintegrasikan pengambilan keputusan dan pekerjaan
  20. 20. Controlling proses mengawasi (monitoring), membandingkan (comparing), dan mengoreksi (correcting) kinerja The purpose of control untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
  21. 21. Why is control important ? Planning Pengendalian itu penting karena pengendalian membantu manajer mengetahui apakah tujuan perusahaan telah tercapai. Enpowering Employees sistem pengendalian yang efektif dapat memberi informasi dan umpan balik atas kinerja karyawan sehingga meminimalkan timbulnya masalah. Proctecting the workplace Pengendalian menyeluruh dan rencana cadangan dapat meminimalkan gangguan kerja. Tautan perencanaan pengendalian
  22. 22. Proses 3 tahap, yaitu mengukur kinerja actual, membandingkan kinerja actual, membandingkan kinerja actual dengan standar, dan mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki penyimpangan atau untuk mengetahui ketidak sesuaian dengan standar. Proses pengendalian mengamsusikan standar kinerja sudah ada lebih dulu. Standar adalah tujuan-tujuan spesifik yang dibuat selama proses perencanaan.
  23. 23. how We Measure ? 4 pendekatan yang digunakan manajer dalam mengukur dan melaporkan kinerja actual adalah Step 1. measuring What we measure ? Karyawan  Kepuasan  Perputaran karyawan  Absensi Penganggaran  Pengeluaran  Biaya  penjualan
  24. 24. Langkah ini menentukan perbedaan antara kinerja aktual dan standar. Meski variasi kinerja sudah dapat diduga dalam semua aktifitas, perlu ditentukan batasan variasi (range of variation) yang dapat diterima Step.2 Comparring Contoh menentukan variasi yg signifikan
  25. 25. Step. 3 Taking Managerial Action Manajer dapat memilih dari 3 kemungkinan tindakan : Doing Nothing Correcting Actual Performance jika pekerjaan yang tidak memuaskan adalah alasan dari perbedaan kinerja. Manajer dapat mengoreksinya dengan menerapkan program pelatihan, mengambil langkah-langkah disipliner, mengubah struktur kompensasi dan sebagainya. Satu keputusan yang harus diambil oleh manajer adalah  Immediate Corrective Action yaitu mengoreksi masalah saat itu juga agar segera kembali pada jalurnya.  Basic Corrective Action), yaitu melihat bagaimanadan mengapa kinerja menyimpang Revising the standard  Memeriksa apakah standar tersebut realistis, adil dan dapat dicapai  Set ulang target yg awalnya ditetapkan Pada beberapa kasus, penyimpangan adalah hasil dari standar yang tidak realistis, tujuan yang terlalu rendah atau terlalu tinggi. Dalam situasi itu, yang membutuhkan tindakan korektif adalah standarnya, bukan kinerjanya, langkah2nya adalah
  26. 26. Bagan disamping merangkum keputusan yang dibuat manajer dalam pengendalian. Standar adalah tujuan yang dikembangkan selama proses perencanaan. Tujuan ini memberikan dasar bagi proses pengendalian, yang melibatkan pengukuran kinerja actual dan membandingkannya dengan standar. Tergantung dari hasilnya keputusan manajer adalah untuk tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja dan merevisi standar. Managerial Decisions in the control process
  27. 27. What Is Performance? hasil akhir dari sebuah aktivitas What Is Organizational Performance? Hasil akumulatif dari semua aktivitas kerja dalam perusahaan.
  28. 28. Organizational Productivity Pada akhirnya produktivitas adalah ukuran dari seberapa efisien karyawan melakukan pekerjaan mereka . Produktifitas adalah jumlah barang atau jasa yang diproduksi dibagi input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output. Organisasi dan masing- masing unit kerja ingin menjadi produktif. Mereka ingin memproduksi banyak barang dan jasa menggunakan sedikit input  Output diukur dengan pendapatan yang diterima perusahaan ketika barang dijual (harga jual x jumlah barang terjual).  Input diukur dengan menghitung biaya perolehan dan biaya mengubah sumber daya menjadi output. Semua manajer harus mengetahui pengukuran yang mana akan memberikan informasi yang dibutuhkan bagi kinerja organisasi. Pengukuran yang umun digunakan antara lain meliputi : Organizational Effectiveness pengukuran kesesuaian tujuan organisasi dan bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai
  29. 29. Industry And Company Ranking’s Mempelajari peringkat merupakan cara yang umum bagi manajer untuk mengukur kinerja perusahaan. peringkat ditentukan oleh pengukuran kinerja secara spesifik yang berbeda disetiap daftarnya. Contohnya, majalah fortune memilih perusahaan mana yang berhak masuk dalam daftar “tempat bekerja terbaik” dengan mempelajari respons yang diberikan oleh ribuan karyawan yang terpilih secara acak dalam sebuah kuesioner berjudul “indeks tempat terbaik untuk bekerja” materi diberikan oleh ribuan manajer perusahaan. Peringkat-peringkat tersebut memberikan indicator bagi manajer dalam menilai kinerja perusahaan dan perbandingannya dengan perusahaan lain
  30. 30. Feedforward, Concurrent And Feedback Control Feedforward Control Pengendalian feedforward mencegah masalah karena pengendalian dilakukan sebelum aktivitas sebenarnya. Kunci pengendalian feedforward adalah mengambil tindakan manajerial sebelum terjadi masalah. Dengan begitu masalah dapat dicegah dan bukan memperbaiki setelah timbul kerusakan Concurrent Control Pengendalian ini dilakukan selama aktivitas pekerjaan berlangsung. Bentuk yang paling dikenal dari pengendalian concurrent adalah supervisi langsung. Istilah lainnya management by walking around (MBWA), yaitu keberadaan manajer didaerah kerja berinteraksi langsung dengan para karyawan. Semua manajer dapat mengambil manfaat dari pengendalian concurrent karena pengendalian itu membantu mereka memperbaiki kesalahan sebelum menjadi lebih memakan biaya.
  31. 31. Feedforward, Concurrent And Feedback Control Feedback Control Pada pengendalian feedback, pengendalian dilakukan setelah aktifitas dilakukan. Kerusakan telah terjadi, meskipun perusahaan mengoreksi ketika telah terjadi masalah, itulah masalah utama jenis pengendalian ini. Disaat manajer mengetahuinya, masalah telah terjadi sehingga menyebabkan kerusakan atau terbuang sia-sia. Pengendalian feedback memiliki 2 keunggulan yaitu :  Feedback memberikan informasi yang berarti bagi manajer mengenai keefektifan usaha perencanaan yang mereka lakukan  Feedback dapat meningkatkan motivasi
  32. 32. Manajer yang mengukur pengendalian keuangan dengan cara tradisional memasukan analisis rasio dan analisis anggaran. Beberapa rasio Financial Control Traditional Control Rasio-rasio ini dihitung menggunakan informasi tertentu dari 2 laporan keuangan utama perusahaan (Neraca dan laporan laba- rugi). Yang kemudian dinyatakan dalam presentase atau rasio
  33. 33. Balance scorecard BSC berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan scorecard (kartu skor). Balanced (berimbang) berarti adanya keseimbangan antara performance keuangan dan non-keuangan, performance jangka pendek dan performance jangka panjang, antara performance yang bersifat internal dan performance yang bersifat eksternal. Sedangkan scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance seseorang. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh seseorang di masa depan. Manajer dapat menggunakan pendekatan balance scorecard untuk mengevaluasi kinerja organisasi lebih dari sekedar perspektif keuangan. Balance scorecard melihat secara tipikal 4 area yang menyumbang kinerja perusahaan yaitu :  Keuangan  Pelanggan  Proses Internal  Aset/manusia/inovasi/perkembangan
  34. 34. Purposes of information Controls Sebagai perangkat untuk membantu manajer mengendalikan aktivitas perusahaan Manajer membutuhkan informasi yang benar pada saat yang tepat dan dalam jumlah yang tepat untuk mengawasi dan mengukur aktifitas dan kinerja organisasi. Dalam mengukur kinerja actual, manajer memerlukan informasi tentang apa yang terjadi di area yang menjadi tanggung jawab manajer dan standarnya, agar dapat membandingkan kinerja actual dengan standarnya. Mereka juga mengandalkan informasi untuk menentukan apakah penyimpangan masih dapat diterima. Sebagai area organisasi, manajer perlu mengendalikan. Informasi sangat penting bagi apapun yang dilakukan organisasi, manajer harus memiliki pengendalian yang komprehensif dan aman untuk melindungi informasi.
  35. 35. Management Information System Sistem informasi manajemen (MIS) adalah sistem yang digunakan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer secara teratur. MIS berfokus secara spesifik untuk menyediakan : Informasi Data yang telah diproses dan dianalisis Data Fakta yg belum dianalisis
  36. 36. Benchmarking Pencarian Praktik Terbaik Yang Menjadikannya Unggul Diantara Pesaing Dan Non Pesaing. Tujuan Dari Benchmarking Ini Adalah Membuat Tolok Ukur (Benchmark). Benchmark standar kesempurnaan sebagai dasar pengukuran dan perbandingan. Pengertian paling sederhananya, tolok ukur berarti belajar dari orang lain. Sebagai perangkat untuk pengawasan pengukuran kinerja perusahaan, tolok ukur dapat digunakan untuk mengindetifikasi senjang kinerja spesifik dan potensi area pengembangan.

×