Ce diaporama a bien été signalé.
Le téléchargement de votre SlideShare est en cours. ×

46678951 sisteme-informationale-si-aplicatii-informatice-in-administrarea-afacerilor

Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Liviu Mihăescu




       SISTEME INFORMAŢIONALE
       ŞI APLICAŢII INFORMATICE
    ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR




Editu...
Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditată
CNCSIS Cod 177




Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a...
CUPRINS




Capitolul 1
SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7
  1.1 SISTE...
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Publicité
Chargement dans…3
×

Consultez-les par la suite

1 sur 214 Publicité
Publicité

Plus De Contenu Connexe

Les utilisateurs ont également aimé (18)

Publicité

Similaire à 46678951 sisteme-informationale-si-aplicatii-informatice-in-administrarea-afacerilor (20)

Plus récents (20)

Publicité

46678951 sisteme-informationale-si-aplicatii-informatice-in-administrarea-afacerilor

  1. 1. Liviu Mihăescu SISTEME INFORMAŢIONALE ŞI APLICAŢII INFORMATICE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009 1
  2. 2. Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditată CNCSIS Cod 177 Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României MIHĂESCU, LIVIU Sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice în administrarea afacerilor / Mihăescu Liviu. – Sibiu : Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009 212 p. Bibliogr. ISBN 978-973-739-778-2 004:336 2
  3. 3. CUPRINS Capitolul 1 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7 1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI.................................................. 7 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .................................................. 10 1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ...... 17 Capitolul 2 SISTEMUL INFORMAŢIONAL ................................................................................... 23 2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII ...................................... 23 2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL.................................................. 29 2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................... 34 2.2.1 Datele şi informaţiile .................................................................... 36 2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale .......................................... 42 2.2.3 Procedurile informaţionale ......................................................... 43 2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor........................................... 44 2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL ...................... 45 2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE ....................................................... 51 2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor ............... 52 2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ...................... 53 2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM) ...................... 54 2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .......................... 54 2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ......... 55 2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL ........................................... 55 Capitolul 3 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL 58 3.1 SISTEMUL INFORMATIC ................................................................................. 58 3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE ............................ 60 3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ..................................................... 62 3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC .......................................................... 66 3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei .............................................. 66 3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei ...................... 66 3.4.3 Funcţia de comunicare ............................................................... 67 3.4.4 Funcţia de prelucrare .................................................................. 67 3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei.................................................... 69 3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 70 3.5.1 Componenta hardware a sistemului ......................................... 71 3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului ................................... 71 3.5.3 Componenta software ................................................................. 74 3.5.4 Componenta informaţională....................................................... 75 3
  4. 4. Capitolul 4 INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII ............................................................. 76 4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA – .... 76 4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAŢIONALĂ ................................................................................................. 79 4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE ........................................................................ 82 4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL ............................................................. 87 4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor ........................ 87 4.4.2 Gestiunea datelor ........................................................................ 88 4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor.................................................. 88 4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei ........................ 89 Capitolul 5 FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ŞI DE COMUNICAŢIE ........................................................................................................... 90 5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE ........................................... 90 5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................... 96 5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .............. 103 Capitolul 6 DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE.................................................... 107 6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII ECONOMII- ........................................................................................................... 107 6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............... 109 6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor............. 109 6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii personalului .......................................................................................... 111 6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional................... 111 6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe Internet şi Intranet .................................................................................................. 112 6.2.5. Expansiunea comerţului electronic ........................................ 113 6.2.6. Scrutarea informaţională ......................................................... 114 6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale ........................................... 115 6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional ........................ 116 6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL COMPETITIV ......................................................................................................... 120 Capitolul 7 VULNERABILITĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE .................................................. 123 7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ..................................................... 123 7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE................................................... 126 7.2.1 Vulnerabilitatea digitală ............................................................ 131 7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital ............. 132 7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii ........... 132 7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale ....................................................... 133 7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei................... 134 4
  5. 5. 7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR ........................................... 135 7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor ................... 135 7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor .................................................. 136 7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor ..................................................... 138 7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate ....................... 140 Capitolul 8 CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII ......................................... 145 8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................... 145 8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................................................................................................. 148 8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL ..... 152 8.3.1. Consideraţii preliminare........................................................... 152 8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare .................................. 152 8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului investigat ............................................................................................... 157 8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional .............................. 158 8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional................................. 159 8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale .................... 162 8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional ................... 162 8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ......................................................................... 163 8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ............................................................................................... 171 8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ........ 174 8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale ................ 177 8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale .................... 179 8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea avantajelor competitive ....................................................................... 180 8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ..................................... 185 8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................. 189 8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ...... 195 Capitolul 9 APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ................................. 198 9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE .................................................................... 198 9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei ............... 199 9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri .............. 199 9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei ................ 200 9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului electronic de informaţii .......................................................................................... 202 9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR ................. 203 9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM ................................ 204 9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ................................................. 210 BIBLIOGRAFIE......................................................................................................... 213 5
  6. 6. 6
  7. 7. Capitolul 1 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL 1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formând un tot organizat care interacţionează pentru realizarea unui scop determinat. Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format în general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele şi personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigură transformarea unor elemente de intrare în elemente de ieşire prin intermediul unui mecanism specific şi al unui sistem de control. În pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice între ele. Deşi sunt formate dintr-o mulţime de elemente aflate în interacţiune, toate se comportă unitar şi integral în relaţiile lor cu mediul, diferitele sisteme se deosebesc foarte mult între ele. În teoria sistemelor se afirmă că, în funcţie de mulţimea elementelor, de relaţiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de complexitate şi de natura relaţiilor dintre mărimile de intrare şi cele de ieşire, sistemele pot fi finite sau infinite, închise sau deschise, statice sau dinamice, simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc. (Grunberg, 1977). Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se pot studia ordinea, organizarea şi complexitatea, îl putem recunoaşte ca simplu sau complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar ş.a.m.d., dar întotdeauna va rămâne ceva care nu poate fi formalizat şi care reprezintă tocmai particularitatea şi individualitatea sistemului respectiv - cu atât mai evident, cu cât sistemul este mai complex. În acest sens, L.A. Zadeh (1973) evidenţiază faptul că posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odată cu creşterea complexităţii, până la un nivel dincolo de care precizia şi relevanţa se exclud reciproc. Oricât de independent ar fi un sistem, în realitate nu poate fi vorba decât de o independenţă relativă, deoarece el este integrat, împreună cu celelalte sisteme, cu care se află în interacţiune, într-un sistem mai mare. Dar, un element nu aparţine unui singur sistem, ci mai multor sisteme. Astfel, sistemele se întrepătrund foarte mult, graniţele dintre ele se estompează 7
  8. 8. şi devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbeşte despre sisteme vagi, care sunt formate din elemente ce nu le aparţin în totalitate, deoarece între apartenenţa şi neapartenenţa unui element la un sistem apar o serie de situaţii intermediare, numite grade de apartenenţă. Notând cu l apartenenţa şi cu 0 non-apartenenţa elementului x la mulţimea X, atunci, în cazul mulţimilor clasice, funcţia de apartenenţă f este f: X→(0-1), adică de 0 sau l, iar în cazul sistemelor vagi, f: X→(0,1), adică între 0 şi 1 apare o infinitate de stări posibile. În realitate, aşa cum nu există decât sisteme deschise, care întreţin un anumit schimb de substanţă, de energie sau de informaţie cu mediul în care se află, tot aşa nu există decât sisteme vagi ale căror elemente aparţin în acelaşi timp mai multor sisteme. Teoria sistemelor studiază elementele în cadrul sistemului din care fac parte. Dacă însă fiecare sistem este un subsistem şi fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, atunci devine necesară o abordare mult mai largă, interdisciplinară. Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce în ce mai complicate şi mai diverse, diversitatea nefiind provocată de substanţa şi energia din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea care conduce la diversitatea lumii în care trăim. Problema organizării şi autoorganizării a fost pusă de W.R. Ashby (1947). Prin autoorganizare se realizează o anumită interacţiune cu mediul, o flexibilitate a structurilor sale, generatoare de îmbunătăţiri ale sistemului, concomitent cu asigurarea integrităţii şi identităţii sistemului. Orice sistem organizat se caracterizează prin: intrări, ieşiri, structură şi stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem). xi ,i=1,n SISTEM yj, j=1,m INTRĂRI CONDUS IEŞIRI Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem Intrările (xi) în sistem reprezintă influenţa pe care mediul o exercită asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari. Ieşirile (yj) din sistem reprezintă influenţa pe care sistemul respectiv o exercită asupra mediului în care există ca subsistem. 8
  9. 9. Structura sistemului reprezintă modul cum sistemul respectiv este organizat şi cum funcţionează pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, …, xn). Starea sistemului reprezintă gradul de organizare a sistemului respectiv la un moment dat. Starea şi dinamica unui sistem pot fi studiate şi cunoscute în orice moment prin intermediul legăturilor informaţionale din interiorul şi exteriorul sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiţia generală şi abstractă de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice, care se întâlnesc în toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul economic, sistemul informaţional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.). Sistemul economic defineşte componente şi ansambluri economice. Orice întreprindere economică, orice ramură a economiei naţionale sunt sisteme economice. Însăşi economia naţională sau economia mondială, văzute la nivel global, se comportă ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul economic ca noţiune concretă de sistem, reprezintă o componentă (un subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul economico-social. Din punct de vedere al structurii şi al complexităţii funcţiilor pe care le realizează, sistemele economice pot fi grupate în sisteme simple şi sisteme complexe sau macrosisteme. Un sistem economic complex reuneşte, într-o structură ierarhică, un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Un sistem economic complex se caracterizează prin: existenţa unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri funcţionale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem; existenţa unor legături funcţionale interioare, tehnico-economice (materiale, informaţionale, energetice etc.) între diferite componente ale sistemului, precum şi a unor legături cu exteriorul (cu alte sisteme); prezenţa în sistemul economic a oamenilor, a maşinilor şi a mediului înconjurător, prin care se asigură funcţionarea sistemului. Noţiunea de sistem economic desemnează un ansamblu de elemente independente, prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate al unei entităţi economice. Dacă o entitate economică este privită şi analizată independent de structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se conferă atributul de sistem. Dacă însă aceeaşi entitate este privită în raport cu nivelul ierarhic superior ca fiind componentă a acestuia, atunci ea este definită ca subsistem, 9
  10. 10. iar structura ierarhică din care face parte este definită ca un macrosistem. Rezultă că noţiunea de sistem este relativă, iar utilizarea ei în analizele economice este contextuală. 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC Organismul asupra căruia se răsfrâng atribuţiile sistemelor economice, pot să fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ţări etc. Instituţia este o formaţie specială economică complexă, ca exemplu: o mare firmă sau un minister. Atunci, societatea trebuie privită ca şi materia în fizică. În acest caz molecula devine instituţia, iar în interiorul ei atomul este organizaţia. Prezentăm în continuare atomii. Organizaţia este o formaţie constituită din oamenii unităţii în vederea îndeplinirii anumitor funcţii social-economice determinate. Unitatea reprezintă un element al sistemului economic ce nu se mai poate descompune, comportându-se cu regularitate determinată şi răspunde conform unor reguli la impulsurile primite. Funcţionarea sistemului cibernetico-economic constă în faptul că în fiecare perioadă primeşte un input şi emite un output, modificându-şi în timp starea internă. Inputuri-le şi outputuri-le pot fi numite fluxuri. Pe baza analizei fluxului de ieşire, organul de decizie verifică modul în care sunt realizate obiectivele şi sarcinile stabilit, iar în condiţiile în care apar abateri, adoptă măsuri de reglare sau autoreglare în baza legii conexiunii inverse. Un sistem cibernetic îşi autoreglează intrările în funcţie de scopul şi obiectivele pentru care a fost conceput să funcţioneze prin intermediul unei bucle de control - feedback1-. Această buclă constă în fluxuri fizice de produse asociate cu fluxuri de informaţie. Bucla de feedback asigură realizarea funcţiilor de autoreglare şi de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica acestui tip de sistem este determinată tocmai de încercarea sa de a se autocontrola în faţa perturbaţiilor externe. Prin structura unui sistem cu buclă se au în vedere: 1 Cătoiu I., Orzan Gh., Raţiu-Suciu C., “ Modelarea cibernetico-matematică a cererii de mărfuri a populaţiei” în volumul „Cibernetica Aplicată”. Ed. Academiei, 1988 10
  11. 11. modul în care fluxurile sale de materiale şi/sau informaţionale sunt interconectate; modul în care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate în factori de întârziere; reguli de decizie încorporate în buclele feedback. Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu buclă. Pentru a funcţiona, o buclă feedback presupune existenţa a 2 factori: înregistrarea unei diferenţe între o valoare dorită şi una reală; o politică / o strategie care specifică acţiunile necesare pentru a corecta aceste diferenţe. Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi reprezentat ca în Figura 1.2 şi asigură transformarea unor fluxuri de intrare în fluxuri de ieşire prin raportarea la obiectivele programate şi o eventuală corectare a diferenţelor înregistrate pe buclă. Sistem de conducere xi ,i=1,n yj,j=1,m SISTEM CONDUS INTRĂRI IEŞIRI Figura nr.1.2 Reprezentarea unui sistem cu buclă feedback Un sistem poate fi controlat printr-un alt sistem de nivel superior, numit sistem de conducere care are la bază anumite obiective determinate de specificul domeniului, cadrul legislativ în materie şi cerinţele strategice ale entităţii economice. Rezultă că sunt fixate obiective clare şi directe pentru procesul de decizie, ce trebuie îndeplinite prin interacţiunea dintre sistemul de conducere şi cel executiv. Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaţional, operaţional şi metodologic, între care există relaţii de cauzalitate şi care acţionează interdependent în scopul asigurării proceselor şi relaţiilor de conducere la nivelul unei organizaţii. 11
  12. 12. Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteaz exercitarea facilitează proceselor manageriale, în scopul eficientiz rii muncii factorilor de decizie. eficientizării Figura nr. 1. Sistemul de management al firmei 1.3 Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici şi anume: 1. sistem foarte complex deoarece reuneşte resurse umane, materiale, complex, te financiare, între care se stabilesc multiple şi profunde legături, precum şi ături, particularităţi specifice proceselor de produc i producţie; 2. sistem socio-economic, deoarece aici are loc combinarea factorilor de economic, producţie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale; ie 3. sistem tehnico-material, deoarece între mijloacele de muncă materiile material, muncă, prime şi materialele utilizate se creeaz anumite conexiuni; i creează 4. sistem organizatoric organizatoric-administrativ, deoarece întreprinderea reprezint o , reprezintă unitate organizată, care la înfiin înfiinţare capătă statut de persoana juridic juridică, capătă o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.; 5. sistem dinamic, organic adaptiv deoarece se adaptează permanent la adaptiv, ă schimbările macrosistemelor din care face parte, cât şi la cerinţele generate rile i de dinamica elementelor încorporate; 6. sistem autoreglabil deoarece firma are capacitatea, oferită de autonomia autoreglabil, ă sa funcţională, să- autoregleze activitatea, pe baza informaţiilor culese, -şi atea, care prelucrate adecvat se transforma în decizii ulterioare; 7. sistem deschis, deoarece firma se afl în interacţiune permanent cu , află iune permanentă celelalte elemente ale sistemului c căruia îi aparţine. Firma ca sistem este format din următoarele subsisteme: formată 12
  13. 13. subsistemul condus, care se caracterizează printr-o anumită capacitate de producţie, nivel şi o anumită stare; subsistemul conducător, reprezentat de manager a cărui activitate are la bază informaţiile; subsistemul informaţional, care conectează subsistemul condus şi conducător şi asigură informaţii despre nivelul sistemului. Rezultă că firma este un sistem economic complex, reglabil, a cărui stare de funcţionare variază în timp. Rolul managerului este de a sesiza legăturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care îl influenţează şi să ia decizii pentru creşterea eficienţei funcţionării sistemului. În analiza structurii organizatorice şi funcţionale a unui sistem economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele întreprinderii): 1. subsistemul de conducere; 2. subsistemul operativ sau operaţional; 3. subsistemul informaţional. Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de specialişti care, cu ajutorul unor metode şi tehnici specifice, urmăresc şi controlează funcţionarea sistemului executiv, a întregului sistem complex în scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite. Întreprinderea ca sistem Subsistemul de conducere MEDIUL EXTERIOR Decizii Informaţii Flux informaţional Subsistemul informaţional Fluxuri materiale Decizii Date şi financiare Subsistemul operaţional Figura nr. 1.4 Subsistemele întreprinderii 13
  14. 14. Subsistemul de conducere reprezintă ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul desfăşurării proceselor de management Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de resurse umane, materiale şi financiare precum şi întregul ansamblu organizatoric, tehnic şi funcţional, care asigură realizarea efectivă a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul de conducere. Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de elemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizării obiectivelor stabilite de către organizaţie. Astfel, “cei care vor să coopereze, vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi le revin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi."1 La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoară procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc operaţiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise subsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi prelucrării datelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentării deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul informaţional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informaţiile necesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere şi control, iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuţie prin subsistemul informaţional (flux descendent). Subsistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelor sistemului de conducere şi decizie2. Prin sistemul informaţional se asigură legătura permanentă şi necesară între sistemul de conducere şi sistemul condus în dublu sens: prin prelucrarea şi transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere către sistemul condus; prin înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor privind starea şi dinamica sistemului condus, de la acesta către sistemul de conducere. 1 Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York 2 Russu C. “Management, concepte. metode, tehnici”, Ed. Expert, Bucureşti 1995,. 14
  15. 15. Subsistemul informaţional reprezintă un ansamblu de componente, care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii, prelucrării şi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizional şi operaţional. El este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şi informaţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele – utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective. Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse (materiale sau informaţionale) dintr-un sistem economic, au la bază desfăşurarea unor activităţi umane, implicând, pe de o parte, o succesiune de procese şi fluxuri informaţionale, iar pe de altă parte, conducând la generarea permanentă de noi informaţii şi fluxuri informaţionale. Procesul intern este acela ce are loc în interiorul unităţii şi care transformă input-ul în output, modificându-se şi starea internă a sistemului. Starea unităţii poate fi caracterizată de stocul din depozit, dar şi de informaţiile acumulate în birouri şi servicii. Unităţile fiind legate între ele prin fluxuri de input şi output, compun un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de două tipuri: reale şi de reglare. Procesele reale sunt procese materiale şi fizice, intrând: producţia, circulaţia şi consumul. Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrând: observarea, transmiterea informaţiei, prelucrarea acesteia, pregătirea deciziei şi decizia. În baza celor prezentate se poate vorbi de două subcategorii de procese, anume: procese reale interne, ca: producţia şi consumul; procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaţiei, pregătirea deciziei şi decizia. Pe baza celor enunţate mai sus, unităţile economice (firmele) se pot încadra în două categorii: unităţi reale în care au loc exclusiv procesul real intern; unităţi de reglare în care au loc exclusiv procesul de reglare internă. Transformările ce au loc în sistemul economic şi ansamblul funcţiilor de reacţie ale unităţilor, legate între ele, sunt descrise prin două sisteme de funcţii de reacţie, anume: sisteme funcţie de reacţie a sferei de reglare, sisteme funcţie de reacţie a sferei reale. 15
  16. 16. Astfel, sistemul informaţional (economic) este mijlocul de comandă şi control prin care sistemul de conducere îşi exercită funcţiile asupra sistemului executiv. În cadrul sistemului economic, fluxurile şi circuitele informaţionale se integrează organic cu celelalte fluxuri şi circuite ale resurselor, astfel că informaţiile constituie un adevărat „liant” informaţional, care întreţine aceste fluxuri şi circuite informaţionale şi permite celorlalte sisteme ale resurselor să funcţioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaţional îşi îndeplineşte acest rol prin: asigurarea informaţiilor necesare fiecăruia dintre sistemele de resurse precum şi a sistemului integrat al resurselor; stabilirea modalităţilor de achiziţionare a datelor necesare sistemelor de resurse; menţinerea colecţiilor (fişierele şi bazele de date), centralizate, la nivelul cerinţelor impuse de luarea deciziilor în sistemele de resurse; generează informaţiile de ieşire prin reflectarea funcţionării tuturor sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaţional însuşi. Deciziile, la rândul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul că subsistemul decizional necesită informaţii specifice necesare fundamentării pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de altă parte a deciziilor tactice. Subsistemul informaţional se interpune între subsistemul decizional şi cel operaţional, având drept scop asigurarea informaţiilor necesare stafului managerial, reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare între celelalte două subsisteme. El nu trebuie văzut doar ca o interfaţă între subsistemul operaţional şi subsistemul de conducere, ci ca element de legătură al mediului intern al întreprinderii cu cel exterior acesteia (economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiile necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc de la definirea nevoilor informaţionale ale viitorilor utilizatori. Datorită dificultăţii identificării complete a acestor cerinţe informaţionale şi datorită necesităţii anticipării unor cerinţe informaţionale având un orizont de timp mai îndepărtata, se optează pentru culegerea, stocarea şi prelucrarea ansamblului datelor reflectând starea şi evoluţia sistemului condus. Aspectul organizaţional al întreprinderii rămâne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrabă în 16
  17. 17. procesul definirii prelucrărilor decât în procesul identificării şi structurării datelor. 1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI Mediul de afaceri se află într-o continuă schimbare. Astăzi, companiile trebuie să facă faţă unor noi provocări. Succesul lor depinde de abilitatea de a opera la nivel global. Acest aspect rezidă din amplificarea în volum şi structură a schimburilor comerciale. Sistemele informaţionale furnizează potenţialul analitic şi cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-şi administra afacerile la scară globală. Desfăşurarea şi controlul operaţiunilor în formă multinaţională necesită comunicarea cu furnizorii şi distribuitorii 24 de ore din 24, între diferite localităţi de pe glob. Globalizarea economiei şi tehnologia informaţiilor au determinat o intensificare a competiţiei pe pieţele internaţionale. In acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existenţa pieţelor protejate, ci trebuie să facă faţă concurenţei deschise. Informaţia, în acest caz, joacă un rol strategic pentru succesul afacerilor. Dezvoltarea socială şi diviziunea muncii se află într-o relaţie nemijlocită. Trecerea societăţii dintr-o etapă în alta este asociată cu perfecţionarea diviziunii muncii. Alvin Toffler în „Al treilea val", defineşte „valurile" ca fiind marile transformări sociale care au direcţionat evoluţia omenirii până în prezent. Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaţa nomadă a omului primitiv la agricultură, când, datorită opririi din peregrinare, şi-a putut organiza superior viaţa, edificând locuinţe şi cultivând pământul. Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultură şi meşteşuguri la industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viaţă al omului s-a schimbat radical o dată cu această mutaţie. Condiţiile de muncă s-au îmbunătăţit, cerinţele culturale au sporit şi s-a atins un nivel superior de productivitate şi, implicit, de viaţă. Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaţiei ca resursă fundamentală de viaţă a omului şi se petrece în zilele noastre, în cazul acestei mutaţii, informaţia pune în mişcare atât tehnologiile pentru transformările fizice necesare societăţii, cât şi managementul. Vitezele de lucru, ca şi 17
  18. 18. calitatea lucrărilor cresc considerabil. Cerinţele intelectuale sunt acum cele mai pregnante. Simbolurile şi modelele devin esenţiale la acest stadiu al dezvoltării. Comportamentul individului este supralicitat. Totul porneşte de la om şi se propagă printr-o tehnologie rapidă spre el însuşi. Aceasta poate să-l afecteze mult mai profund decât în cadrul celui de-al 2-lea val. Pregătirea omului pentru a face faţă impetuozităţii informaţionale, precum şi răspunderile sale se acutizează. Cel mai mult este influenţată de către al 3-lea val activitatea de conducere. Informaţia este „materia primă" a managementului. Exerciţiile de responsabilitate accentuată sunt cantonate în cea mai mare parte în această zonă a activităţii umane. Productivitatea managementului trebuie să fie compatibilă cu cea a tehnologiilor de transformare fizică. Relaţia dintre productivitate şi calitate, pe de o parte, şi diviziunea muncii, pe de altă parte, fiind evidentă, se impune o perfecţionare a calităţii şi productivităţii managementului, în acest sens, precursorii ştiinţei managementului au intuit cerinţele evoluţiei şi au făcut primele demersuri comunicaţionale pe care trebuie să le cunoaştem şi, mai ales, a căror evoluţie trebuie întreţinută în continuare. O altă influentă majoră vizează mediul intern al organizaţiei, inclusiv managementul acesteia, în varianta clasică, firmele de afaceri dispun de o structură ierarhică, cu un grad ridicat de centralizare, şi folosesc un set de proceduri de operare standard pentru a realiza o producţie de masă. Noua abordare a organizării şi conducerii firmelor de afaceri se caracterizează prin aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare şi creşterea flexibilităţii organizaţiei de a se adapta la schimbările care apar în mediul de afaceri. Pentru a putea implementa într-o organizaţie această nouă abordare, este necesar să se utilizeze pe scară largă tehnologia informaţiilor. Studiul sistemelor informaţionale are un caracter multidisciplinar şi cuprinde două modalităţi de abordare - una tehnică şi una comportamentală. Abordarea tehnică se bazează pe următoarele discipline: management ştiinţific, ştiinţa calculatoarelor şi cercetări operaţionale. Abordarea comportamentală se bazează pe psihologie, sociologie şi ştiinţele politice. Ştiinţa calculatoarelor se concentrează asupra teoriei calculatoarelor, asupra metodelor de calcul şi a metodelor de stocare şi de accesare a datelor. Managementul ştiinţific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru adoptarea deciziilor manageriale şi pe alte practici specifice managementului organizaţiei. Cercetările operaţionale atribuie, prin tehnicile matematice destinate optimizării parametrilor selectaţi de organizaţie, cum sunt controlul stocurilor, 18
  19. 19. optimizarea cheltuielilor de transport şi costul tranzacţiilor, o valoare adăugată organizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor disponibile. Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fi exprimată folosind modele normative. Sociologii se concentrează asupra impactului sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şi societăţii în ansamblu. Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investighează impactul politic al utilizării sistemelor informaţionale. Psihologii sunt preocupaţi de reacţia individuală a personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi de modelele cognitive ale raţionamentului uman. În această nouă eră a competiţiei economice, în care firmele încearcă să se redescopere, abundă oportunităţile şi ameninţările. Fuziunea dintre domeniile informaticii, telecomunicaţiilor, publicisticii şi divertismentului, precum şi extinderea universală a Internetului şi a altor componente ale comerţului electronic prezintă avantaje strategice şi ameninţări pentru orice firmă. Managerii firmelor sunt nerăbdători să utilizeze cât mai rapid această puternică combinaţie dintre unitatea de afaceri, firmă, industrie şi infrastructurile publice. Totuşi, multe firme fac eforturi financiare mari în vederea investirii în tehnologia informaţională, încercând să aleagă varianta optimă din multitudinea de variante tehnice şi economice şi căutând să realizeze un echilibru optim al posibilităţilor la nivelurile firmei şi unităţii de afaceri. Totodată, managerii trebuie să conştientizeze modul în care infrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurile publice şi cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului şi comerţului electronic. Dacă în trecut existau doar câteva infrastructuri limitate care furnizau căi de acces spre clienţi, astăzi acestea sunt mult mai multe. În secolul XXI, când cash-flow-ul firmelor este din ce în ce mai des prezent online, deciziile pe termen lung privind investiţiile în infrastructura informaţională vor diferenţia capacităţile competitive ale firmelor. Oportunităţile oferite de noile infrastructuri electronice vor face posibilă verificarea multor procese de luare a deciziilor organizaţionale. Personalul angajat va reprezenta în continuare investiţia cea mai importantă a unei firme, însă infrastructura cu care aceasta va opera va fi electronică. De asemenea, odată cu creşterea importanţei noii infrastructuri electronice se va observa şi o scădere a importanţei bunurilor fizice şi a amplasării acestora. Deja, se observă că tehnologia informaţională este de importanţă majoră pentru toate organizaţiile moderne, atât în desfăşurarea afacerilor pe 19
  20. 20. cale electronică (comerţ electronic), cât şi în ceea ce priveşte contactul cu clienţii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici. Tehnologia informaţională reprezintă investiţia totală a unei firme în tehnică de calcul, comunicaţii, respectiv hardware, software, telecomunicaţii, suporturile de stocare a datelor, cât şi în personalul care furnizează aceste servicii. Ea include investiţiile în tehnologie informaţională implementată atât de personalul de specialitate din interiorul firmei, cât şi de alţi furnizori de servicii din exteriorul firmei, specialişti în domeniu. Valoarea totală a acestor investiţii reprezintă portofoliul tehnologiei informaţionale, care trebuie coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punând în balanţă riscurile şi câştigurile pentru alegerea variantei optime, care să concorde cu obiectivele şi cu strategia firmei în ceea ce priveşte clienţii şi acţionarii. Portofoliul tehnologiei informaţionale este determinat de infrastructura tehnologiei informaţionale existentă în firmă, infrastructură care se află în strânsă legătură cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi sistemele de plăţi ale băncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) şi cu (b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet şi telecomunicaţii). Împreună, aceste infrastructuri permit firmelor să-şi desfăşoare activitatea, ajutându-le să contacteze clienţii şi furnizorii, şi oferă guvernelor căi eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii populaţiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaţionale, noi produse, noi pieţe şi pentru diverse schimbări în cadrul profesiilor. Combinarea infrastructurii tehnologiei informaţionale interne a unei firme cu infrastructurile publice externe determină apariţia noii infrastructuri. Noua infrastructură, împreună cu tehnologia informaţională, necesară pentru desfăşurarea eficientă a activităţilor firmei, constituie portofoliul tehnologiei informaţionale. Întregul portofoliu al tehnologiei informaţionale trebuie coordonat de un management format din specialişti atât în domeniul economic, cât şi în cel tehnic. În multe organizaţii, cea mai mare pondere o deţin cheltuielile cu tehnologia informaţională. În multe firme moderne o mare proporţie din capital se regăseşte chiar în tehnologia informaţională, aceasta generând profit la nivelul întregii economii. Analizând această situaţie, este clar că managerii nu-şi pot permite să renunţe la personalul cu pregătire tehnică. Toţi managerii trebuie să deţină cunoştinţe bine dezvoltate, pentru a putea trata cu încredere şi competenţă probleme legate de tehnologia informaţională, în aşa fel încât alegerile făcute să ţină seama de aspectele strategice, tehnice, competitive, financiare şi organizaţionale. 20
  21. 21. Majorarea în fiecare an a investiţiilor în tehnologia informaţională poate explica creşterea continuă a resurselor firmei. În multe firme, această creştere este însoţită şi de reducerea costurilor cu forţa de muncă, fapt pentru care investiţiile în tehnologia informaţională atrag atenţia tuturor managerilor de întreprinderi. Instituţiile din sectorul financiar şi al serviciilor depind cel mai mult de tehnologia informaţională, fiind urmate de cele din sectorul productiv. În ramura serviciilor, tehnologia informaţională stă la baza desfăşurării în condiţii optime a miilor de tranzacţii realizate zilnic. În acest sector al serviciilor, tehnologia informaţională reprezintă tehnologia de producţie, echivalentul utilajelor şi al liniilor de producţie din sectorul productiv. Interesant este că rata de creştere înregistrată în sectorul vânzărilor cu amănuntul în această perioadă a fost cea mai mare. Toate firmele de vânzare cu amănuntul, atât cele mari, cât şi cele mici, au realizat investiţii importante în tehnologia informaţională. Obiectivele acestor firme constau în determinarea exactă şi în orice moment a nivelului stocului şi a necesarului de produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesită o infrastructură informaţională, care să furnizeze informaţiile necesare coordonării procesului de vânzare cu amănuntul, a procesului de urmărire a stocurilor şi de refacere a acestora. De aceea, pentru a rămâne competitivi pe piaţa de desfacere a produselor, vânzătorii cu amănuntul au fost nevoiţi să crească investiţiile în tehnologia informaţională. Managerii unităţilor de vânzare cu amănuntul au nevoie de informaţii exacte, legate de “ce” se vinde şi “unde” se vinde, informaţii pe care să le transmită furnizorilor în vederea obţinerii produselor pentru distribuirea în centrele de vânzare. Fiecare etapă a vânzării cu amănuntul depinde de intrarea, manipularea şi transmiterea datelor în timp util şi în forma corespunzătoare pentru a putea fi utilizate cu uşurinţă de cumpărători şi furnizori. Având în vedere faptul că noua infrastructură, care include firma, furnizorii săi şi, uneori, întreaga ramură industrială, influenţează fiecare etapă a procesului de vânzare, firmele de vânzare cu amănuntul investesc în tehnologia informaţională, în principal, în computere, care procesează rapid toate comenzile clienţilor. Aceste investiţii sunt realizate în vederea obţinerii unor rezultate pozitive în ceea ce priveşte relaţia firmei cu clienţii. Însă, adesea, achiziţionarea de tehnologie informaţională se realizează pe baza unor decizii luate de persoane necalificate, care acţionează după propria inspiraţie, fapt pentru care nu întotdeauna aceste investiţii au efectul scontat. 21
  22. 22. Un succes spectaculos în utilizarea tehnologiei informaţionale l-a avut sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o creştere a încasărilor firmei între anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astăzi, sistemul SABRE utilizează infrastructura publică a Internetului, pentru a menţine un contact direct cu clienţii. În firmele mari se adoptă zilnic unele decizii care nu sunt foarte importante, dar sunt greu de urmărit. Dacă aceste decizii nu sunt bine coordonate, tehnologia informaţională poate deveni o piedică în buna desfăşurare a activităţii, în loc să fie un factor care să înlesnească desfăşurarea acesteia. Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice în selectarea clienţilor sau în dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie să înţeleagă nu numai nevoile proprii ale firmei, ci şi aspectele de importanţă majoră legate de ramura lor de activitate şi de furnizorii lor de tehnologie informaţională. 1 Dan Anghel Constantinescu ş.a. - “Management informaţional”, Colecţia Naţionala, Bucureşti, 2000, pg. 10-12 22
  23. 23. Capitolul 2 SISTEMUL INFORMAŢIONAL 2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII Conducerea oricărei organizaţii, atât în ansamblul ei, cât şi la nivelul diferitelor unităţi organizatorice, presupune cunoaşterea permanentă şi în detaliu a mediului său exogen şi endogen. Cunoaşterea exactă şi oportună a tot ceea ce se întâmplă în organizaţie, dar şi în afara acesteia (respectiv în macromediu şi micromediu) reprezintă o necesitate pentru organizaţiile care vor să supravieţuiască în condiţiile concurenţei acerbe cu care se confruntă pe piaţă. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla şi adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află, au nevoie de informaţii. Din perspectivă sistemică, o organizaţie reprezintă un sistem ce are în componenţa sa mai multe subsisteme, care, la rândul lor, pot fi privite ca şi sisteme – conducătoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activităţile dintr-o organizaţie, subsistemul conducător solicită subsistemului informaţional anumite informaţii care să descrie procesele, fenomenele şi evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaţional. El stabileşte legătura permanentă şi feed-back-ul între toate componentele organizaţiei, cât şi între organizaţie şi mediul exogen. În literatura de specialitate, din ţară şi străinătate, se vehiculează un număr impresionant de definiţii referitoare la sistemul informaţional. Astfel din literatura străină am selectat definiţiile formulate de următorii autori: P. Checkland şi S. Holwell1 susţin că „orice şi fiecare sistem informaţional poate fi întotdeauna gândit ca înglobând o pereche de sisteme, un sistem care este servit (oamenii ce desfăşoară acţiuni), şi un sistem care serveşte (care procesează date)”. În figura nr. 1.5 este reprezentată grafic definiţia formulată de cei doi autori străini. 1 Checkland P., Holwell S. – Information, Systems, and Information Systems: Making Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111. 23
  24. 24. G. B. Davis1 remarcă faptul că „sistemul informaţional este mai mult decât o disciplină academică, mai mult decât o extensie a comportamentului şi managementului organizaţional, mai mult decât o ştiinţă a computerelor.” F. Land2 consideră că sistemul informaţional trebuie să includă totdeauna oameni utilizând şi interacţionând cu lucrurile (obiectele fizice) – realizate tot de către om – şi să conţină deopotrivă procesare formală şi informală. Sistemul care Sistemul servit serveşte Furnizează oamenilor Acţiuni cu Procesarea sprijin pentru scopuri precise datelor selectate realizarea ale căror şi relevante acţiunilor realizare necesită pentru acţiunile informaţii oamenilor Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor Utilizatorul de informaţie – având memorie, cunoştinţe şi un sistem de valori – percepe lumea exterioară printr-un filtru cognitiv, care poate „selecta, amplifica, atenua sau deforma mesajele – şi ca urmare, chiar şi mesajele cele mai simple pot fi interpretate diferit de către oameni diferiţi. Land consideră că acţiunile sunt determinate de asocierea mesajelor primite – din sistemul informaţional formal, informal sau din însăşi lumea reală – cu valorile şi cunoştinţele stocate în memoria persoanei. J. A. Seen3 consideră că „sistemul informaţional este un set de persoane şi proceduri care lucrează împreună…. Accentul pus pe noţiunea de sistem evidenţiază faptul că diferitele componente au un obiectiv comun – de-a susţine activităţile organizaţiei.” 1 Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations, structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22. 2 Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p. 211-215. 3 Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3. 24
  25. 25. Din literatura de specialitate românească am selectat definiţiile date de următorii autori: C. Russu1 defineşte sistemul informaţional ca fiind „totalitatea metodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite în procesul informaţional, care este ansamblul integrat al operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.” D. Oprea2 defineşte sistemul informaţional ca fiind „un ansamblu de resurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi controlului activităţilor organizaţiei.” O. Nicolescu şi I. Verboncu3 consideră că sistemul informaţional- managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor organizaţiei.” Remarcăm faptul că cei doi autori folosesc noţiunea de sistem informaţional-managerial, ei considerând că între noţiunile de sistem informaţional şi sistem informaţional-managerial există diferenţe, dar ele pot fi utilizate alternativ deoarece se consideră că sistemul informaţional dintr-un mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puţin, cu managementul. În general, sistemul informaţional al întreprinderii nu este o construcţie uniformă, ci este format din diferite subsisteme între care există anumite relaţii. Corespunzător domeniului funcţional din structura organismului economic în care se utilizează, sistemele informaţionale pot fi utilizate pentru o multitudine de activităţi specifice fimei (fig. 2.2). 1 Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p. 127. 2 Oprea D., - Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura Polirom, Bucureşti, 1999, p. 40. 3 Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economică, Bucureşti, 1999, p.241. 25
  26. 26. Sistemul informaţional al întreprinderii Producţie Managementul şi Marketing Finanţe Contabilitate resurselor exploatare umane Proiectare Analiza salarizării Publicitate şi pro- Bugetarea inves- Conturi ale furnizo- asistată de calculator tiţiilor Ccomponente movare rilor Fabricaţie asistată de Managementul Gestiunea trezoreriei personal Verificare calculator marketingului Gestiunea creditelor operaţiuni Analiza forţei de Gestiunea stocurilor Studii de piaţă Prognoze financiare Facturare şi conturi lucru Planificarea necesa- Managementul de Analiza rentabilităţii de clienţi Gestiunea datelor rului de materiale Analiza nesarului despre anagajaţi produs Bugetare Automate industriale Previziunea de finanţare Contabilitate Aprovizionare şi Gestiunea porto- Prognoza necesa- vânzărilor analitică recepţie foliilor rului de personal Direcţionarea Cartea Mare Robotică vânzărilor Plăţi Analiza necesarului Prelucrarea de formare şi Contabilitate fiscală perfecţionare a comenzilor personalului Figura. nr. 2.2 Structurarea funcţională a sistemelor informaţionale1 Principala dificultate a abordării sistemului informaţional în funcţie de compartimentele funcţionale ale întreprinderii ţine de imposibilitatea trasării unei graniţe, fie şi aproximative, între informaţiile aferente fiecărui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în care aceleaşi date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar, contabilitate, personal-salarizare, producţie şi chiar proiectare. Cea mai mare parte a informaţiilor acoperă două sau mai multe compartimente ale întreprinderii. Contabilitatea, “procesul de identificare, măsurare şi comunicare a informaţiei economice pentru a permite judecăţi şi decizii documentate din partea utilizatorilor informaţiei”2, poate constitui exemplul celui mai vechi şi mai răspândit subsistem informaţional al întreprinderii. Sarcinile mai puţin structurate, gen pregătire şi preluare date, revin componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut în vedere mai ales operaţiile repetitive, bine structurate, respectiv 1 O'Brien, J., Les systèmes d’information de gestion, DeBoeck Université, Montreal, 1995, p.453 2 American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory, Evanston, Illinois, 1966, p. 64 26
  27. 27. prelucrarea datelor, stocarea şi gestionarea acestora pentru a furniza informaţii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii şi, mai apoi, prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obţinute şi, în mod efectiv, luarea deciziilor a făcut obiectul integrării în sistemele informatice. O caracteristică a secolului XXI este influenţa majoră a calculatoarelor electronice. Indiferent de locul unde trăim, de ceea ce facem în mod curent este absolut imposibil să nu fim influenţaţi de calculatoare. Acestea s-au integrat şi se integrează din ce în ce mai mult în viaţa şi activitatea fiecăruia. Modul în care informaţiile pot fi accesate a cunoscut o adevărată revoluţie în mai puţin de 50 de ani. Creşterea eficienţei întreprinderilor a fost posibilă în special prin utilizarea la scară tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin intermediul programelor software, au permis firmelor să-şi structureze şi să-şi organizeze mai eficient activitatea la preţuri accesibile. În prezent aproape toate activităţile (în mod special cele economice) se desfăşoară cu ajutorul calculatorului. Fie că se apelează la date care pot fi accesate în câteva secunde, fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preţ în viaţa de zi cu zi. Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la deceniu, îmbogăţindu-se. Dacă sistemele de calcul, au servit iniţial cercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptat calculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea şi administrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alături de cele menţionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare şi comunicare interplanetară. În literatura de specialitate din ţară şi străinătate există un număr impresionant de definiţii referitoare la diferenţa care există între sistemul informaţional şi cel informatic. O. Nicolescu1 pornind de la ideea că adesea, informaticienii, pun semnul egalităţii între cele două sisteme „susţine că sistemul informatic este acea parte a sistemului informaţional care se rezumă la culegerea, transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.” (fig. nr. 2.3). 1 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27. 27
  28. 28. C. Russu1 susţine că un sistem informatic este un „sistem de tratare mecanizată sau automatizată a informaţiei, construit din echipamente, programe şi fişiere care trebuie să satisfacă cerinţe riguros precizate”. SISTEMUL INFORMAŢIONAL Sistem informatic Automatizat Mecanizat Manual PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR VEHICULAREA INFORMAŢIILOR CULEGEREA INFORMAŢIILOR Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaţional – Sistem informatic 2 În literatura de specialitate românească se face delimitarea clară între cele două sisteme însă spre deosebire de literatura de specialitate străină, la noi, nu se evidenţiază faptul că resursele umane au o importanţă vitală în dezvoltarea şi funcţionarea eficientă a sistemelor informatice. În literatura de specialitate americană3 sistemele informaţionale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaţionale bazate pe computere – computer based informations systems. Până acum câţiva ani, majoritatea organizaţilor au utilizat noua tehnologie informaţională doar pentru a rezolva mai rapid operaţiile pe care le- au efectuat din totdeauna manual. În prezent o organizaţie bazată pe informaţie poate fi întemeiată şi fără o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizaţia se implică în procesul de creare şi utilizare computerizată a informaţiei, structura 1 Russu C., - op. cit., p.127. 2 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27 3 Parker C. S., - Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 12. 28
  29. 29. organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor se îmbunătăţesc vizibil. Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere, însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şi fără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cu alte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară. De asemenea calculatoarele pot pe de o parte să preia integral sau parţial, realizarea unor activităţi periculoase pentru om, iar pe de altă parte pot calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umană, făcându-i mai productivi şi mai eficienţi. Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemului informaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană. care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere a mijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemului informatic în cadrul celui informaţional. 2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizaţiei nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale şi tehnice stabilite de specialişti, ci pentru combinarea optimă a acestora este necesară cunoaşterea permanentă a cerinţelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum şi a cerinţelor consumatorilor. Astfel sistemul informaţional al societăţii comerciale este necesar să îndeplinească cumulativ următoarele funcţii1: funcţia decizională, funcţia operaţională, funcţia de documentare şi funcţia educaţională. a) Funcţia decizională – exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele informaţionale necesare fundamentării şi adoptării deciziilor. b) Funcţia operaţională – se referă la scopul sistemului informaţional de a declanşa multitudinea de acţiuni necesare realizării obiectivelor organizaţiei, asigurând astfel operaţionalizarea deciziilor, metodelor şi tehnicilor manageriale. 1 Gorski H., - Sistemul Informaţional Managerial, Editura Universităţii „Lucian Blaga”, Sibiu, 2003, p. 97. 29
  30. 30. c) Funcţia de documentare – exprimă menirea sistemului informaţ ia informaţional, de a înregistra informaţ informaţiile, cu scopul de a îmbogăţi cunoştinţele utilizate în ţele procesele manageriale sau de execu execuţie. d) Funcţia educaţional – are ca rol asigurarea informaţiilor cu caracter ională iilor formativ şi tratarea acestora astfel încât s se obţină creşterea efectelor i să şterea educaţionale, atât în plan individual cât şi în plan organizaţional. ionale, ional. Funcţiile sistemului informa ional sunt reprezentate grafic în fig nr. iile informaţional fig. 2.4. Funcţia de documentar e Funcţiile Funcţia Funcţia sistemului decizională operaţională informaţional Funcţia educaţională Figura nr. 2 4 Funcţiile sistemului informaţional 2. În realizarea acestor func sistemul informaţional este confruntat cu funcţii, ional probleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informa dată informaţiilor, şi anume dimensiunea individual dimensiunea organizaţională şi dimensiunea individuală, socială. Informaţiile au o dimensiune individual în sensul că ele condi individuală, condiţionează într-o proporţie apreciabil potenţialul şi realizarea aspiraţiilor personale ie apreciabilă ţiilor ale salariaţilor; Informaţiile au o dimensiune organizaţională, în sensul că reprez iile ă reprezintă o premisă indispensabil pentru stabilirea şi finalizarea obiectivelor indispensabilă i organizaţiei de către ac ătre acţionari şi manageri; Informaţiile au o dimensiune social , ce decurge din rolul lor în exercitarea socială, drepturilor şi responsabilit i responsabilităţilor salariaţilor din cadrul organiza l organizaţie în calitate de cetăţeni. ăţeni. 30
  31. 31. Astfel, în condiţiile trecerii la economia bazată pe cunoştinţe şi ale schimbărilor revoluţionare în domeniul informaticii, sistemul informaţional devine din ce în ce mai important şi condiţionant pentru supravieţuirea şi performanţele organizaţiilor în toate domeniile. În concluzie sistemul informaţional constituie un subsistem de bază al managementului organizaţiei. Informaţiile necesare conducerii sunt în funcţie de nivelul conducerii (fig 2.5) şi de posibilitatea de structurare a situaţiilor decizionale la care managerii trebuie să facă faţă. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoarte mai sumare, ad-hoc, neprogramate şi previzionale, ca şi date externe pentru susţinerea planificării nestructurate şi a responsabilităţilor de conducere generală a activităţii. Nivelul operaţional necesită rapoarte interne regulate, ce conţin date detaliate, actuale sau istorice pentru susţinerea controlului structurat al operaţiilor cotidiene. Structura deciziei Caracteristicile informaţiei Ad hoc Nestructurată Excepţională Recapitulativă Frecvenţă neregulată Previzională Conducerea Externă strategică Anvergură mare In f orm ii c iz a ţi De Conducerea tactică i Semistructurată Prestabilită Periodică Detaliată Conducerea operaţională Frecventă Istorică Internă Structurată Anvergură mică Figura nr.2.5. Caracteristicile informaţiei pe nivele de conducere1 1 Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity, Montreal, 1995, p. 368 31
  32. 32. În procesul decizional este necesară atât gestionarea informaţiilor istorice, cât şi a celor de previziune. Informaţiile previzionale ajută conducerea să definească tendinţele viitoare şi impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, în timp ce informaţiile istorice permit analiza performanţelor trecute ale întreprinderii şi evaluarea acestora. Totuşi, conducerea trebuie să primească nu numai informaţii interne; de multe ori sunt foarte relevante şi indispensabile informaţiile externe. În sfârşit, cerinţele informaţionale ale conducerii depind în mod esenţial de nivelul de conducere. Astfel, activităţile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic şi nivelul operaţional. La nivel strategic sunt definite strategiile, politicile şi obiectivele de ansamblu ale întreprinderii cu ajutorul unei planificări strategice pe termen lung. Managerii supraveghează, de asemenea, randamentul strategic al întreprinderii şi evoluţia sa globală. La nivel tactic sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt şi mediu, se definesc politicile, procedurile şi obiectivele subunităţilor întreprinderii, sunt stabilite modul de achiziţionare şi alocare a resurselor. La nivel operaţional sunt elaborate planurile pe termen scurt. Managerii utilizează resursele şi execută sarcinile după procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor şi a programelor de producţie stabilite echipelor de lucru ale întreprinderii. Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate în interacţiune: sistemul operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentru care a fost creată organizaţia, sistemul decizional (SD), care orientează şi dirijează organizaţia, şi sistemul informaţional al conducerii (SIC), care gestionează informaţiile externe şi interne necesare conlucrării părţilor organizaţiei. Deşi între cele trei sisteme există interferenţe, pentru simplificarea înţelegerii, acestea se pot reprezenta separat, ca în fig. 2.5. A B SO E SIC C SD Figura nr .2.6 Sistemul informaţional al conducerii (SIC) în interacţiune cu sistemul operaţional (SO) şi sistemul decizional (SD) 32
  33. 33. Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri informaţionale) se referă la: informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte; dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul, reclamaţii de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici; hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee; grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operatorilor ş.a. La nivelul entităţilor economice se pot defini o serie de subsisteme informaţionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi: a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului informaţional la nivel de compartiment. Acesta prezintă dezavantajul abordării parţiale, în procesul de analiză a acelor activităţi economice care se desfăşoară în mai multe compartimente; b) Criteriul activităţii, care implică definirea subsistemului informaţional la nivel de activitate economică. Dezavantajul acesteia este neluarea în considerare, decât parţial, a interdependenţelor existente între activităţile entităţii cercetate; c) Criteriul funcţiunii care presupune abordarea subsistemelor informaţionale la nivelul activităţilor de bază din cadrul fiecărei funcţiuni a societăţii (funcţiunea de personal, funcţiunea de producţie, funcţiunea comercială, funcţiunea financiar-contabilă, funcţiunea de cercetare-dezvoltare, funcţiunea în servicii). Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul de mijloace, legături comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şi proceduri destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocării şi securităţii datelor şi tuturor informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţii organizaţiei. Sistemul informaţional al conducerii poate fi un sistem care procesează informaţiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci când SIC este automatizat se numeşte sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa poate fi totală sau parţială. Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor la proiectarea şi conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţile de producţie, birourilor şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructura necesară pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor, precum şi pentru noi moduri de distribuire a cunoaşterii. 33
  34. 34. O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte importantă pentru manageri. Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru colectarea informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaţionale. 2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL Pe plan mondial nu există în prezent o terminologie unanim acceptată referitoare la conţinutul sistemelor informaţionale şi nici o definiţie care să întrunească sufragiile specialiştilor. Sistemul informaţional cuprinde1: ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau informale, utilizate în cadrul firmei precum şi datele care au sta la baza obţinerii lor; procedurile şi tehnicile de obţinere (pe baza datelor primare) şi de difuzare a informaţiilor; platforma hardware necesară prelucrărilor datelor şi disipării informaţiilor; personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea datelor. De asemenea, sistemul informaţional al organizaţiilor este alcătuit din mai multe componente interdependente. Aceste sunt2: datele şi informaţiile; circuitele şi fluxurile informaţionale; procedurile informaţionale; mijloacele de tratare a informaţiilor. În accepţiunea majorităţii specialiştilor sistemul informaţional este definit, într-o concepţie sistemică, drept un ansamblu interconectat de date, informaţii, fluxuri informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de 1 Nicolescu O., Verboncu I., “Management”, Ed. Economică, 1995, pag. 39. 2 Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250. 34
  35. 35. prelucrare, transmitere şi stocare a datelor care acţionează în vederea realizării obiectivelor fundamentale ale unei firme. Din definiţia dată se pot evidenţia următoarele componente ale sistemului: 1. Datele care reprezintă ansamblul de informaţii prelucrate despre un fenomen sau proces; 2. Informaţiile reprezintă acele date care aduc un spor de cunoaştere receptorului (uman sau maşină); 3. Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul informaţiilor şi deciziilor (caracterizate prin conţinut, frecvenţă, calitate, volum, formă, suport), necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care se transmit între două posturi de lucru. Flux informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale existente. Fluxurile informaţionale se împart în trei categorii1: a) Fluxuri informaţionale ascendente - totalitatea informaţiilor care circulă între două nivele ierarhice aflate în relaţie de subordonare; b) Fluxuri informaţionale orizontale - informaţiile care circulă între subdiviziuni organizatorice aflate pe acelaşi nivel ierarhic; c) Fluxuri informaţionale oblice - se nasc aleatoriu şi reprezintă totalitatea datelor vehiculate între subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu în relaţie de subordonare. 4. Circuitele informaţionale - ansamblul legăturilor existente între diferite verigi organizatorice; 5. Procedurile informaţionale - totalitatea metodelor şi tehnicilor de prezentare a informaţiilor primare pentru asigurarea interfeţei om-calculator. Evoluţia procedurilor este strâns legată, în timp, de evoluţia performanţelor sistemelor de calcul; 6. Mijloace de tratare a informaţiilor - ansamblul echipamentelor constructive (hardware) şi a suporturilor logice (software) ce asigură prelucrarea informaţiilor şi obţinerea rezultatelor finale. Sistemul informaţional economic asigură gestiunea tuturor informaţiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele şi procedeele de care dispune. Informaţiile sunt generate şi înregistrate în cadrul sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale care se mai numesc posturi de lucru, care se individualizează prin următoarele 1 Radu I., “Informatică managerială”, 1996, pag. 15. 35
  36. 36. elemente: date de intrare; timp de staţionare; operaţii de prelucrare; date de ieşire. 2.2.1 Datele şi informaţiile În vorbirea curentă, termenii de dată şi informaţie sunt utilizaţi cu acelaşi înţeles însă între ele există o anumită diferenţă. Deşi adesea se foloseşte termenul de dată şi informaţie cu acelaşi sens, specialiştii disting între cele două noţiuni o mare diferenţă. Datele reprezintă fapte şi cifre neanalizate. Astfel, potrivit majorităţii specialiştilor „data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firmă sau la procese din afara sa care interesează managementul acesteia.” Informaţiile sunt definite ca fiind „acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei firme.” Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumită bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar. Informaţiile, în schimb, sunt date care au relevanţă pentru nevoile celor care administrează şi contribuie la exercitarea funcţiilor manageriale. Din multitudinea de definiţii atribuite atât datelor cât şi informaţiilor, de către specialişti în domeniu, putem observa faptul că datele se transformă în informaţii în momentul în care li se atribuie înţeles, sens. Astfel la început ele sunt considerate „fapte brute”, „materii prime”, „puncte de plecare”, care în urma procesului de „interpretare”, „transformare”, „procesare” sau „rezumare” primesc o anumită „valoare”, „relevanţă”, „semnificaţie”. Trebuie subliniat faptul că există posibilitatea ca persoane diferite să atribuie înţelesuri diferite aceloraşi date şi de asemenea trebuie făcută distincţie între cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziţia unei societăţi, şi volumul mult mai mic care este de fapt selectat şi transformat în informaţii. Informaţiile şi cunoştinţele au o mare importanţă, atât pentru dezvoltarea personalităţii umane, cât şi pentru evoluţia vieţii şi societăţii. Nici societatea şi nici indivizii ei nu pot progresa satisfăcător în lipsă de informaţii. 36
  37. 37. Prin intermediul informaţiilor se asigură transferul cunoştinţelor de la o generaţie la alta, se asigură accesul la cele mai avansate realizări ale omenirii. Conceptul de informaţie reprezintă o noţiune de maximă generalitate care semnifică o comunicare, o veste, o ştire, un mesaj, un semnal etc. despre evenimente, fapte, stări, obiecte, despre forme de manifestare a realităţii care ne înconjoară. Informaţia reprezintă cantitatea de noutate adusă de un mesaj din lumea reală şi furnizată de cineva. Informaţia, energia, şi materia sunt cei mai importanţi factori ai economiei moderne pe lângă pământ, capital şi forţa de muncă. Faţă de materie sau energie, informaţia prezintă caracteristici distincte: ea nu cunoaşte ideea de original, se poate copia ori de câte ori se doreşte şi este independentă de loc; informaţia nu se învecheşte şi se poate combina aproape nelimitat; informaţia este puternic condensabilă. informaţia se percepe ca o anumită măsură a ordinii întrucât ea anihilează incertitudinea şi nedeterminarea. O măsură a ordonării este entropia negativă, termen care a luat naştere prin analogie cu entropia, care este, în termodinamică, o mărime exprimabilă matematic a neordonării. Calitatea unei informaţii constă în gradul de probabilitate cu care utilizatorul creează certitudinea unei afirmaţii1. Oamenii ajung la informaţii direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purtători de informaţie, precum ziare, cărţi, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de comunicaţie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator). În secolul XXI revoluţia cunoştinţelor se va intensifica2, iar rezultatul acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunoştinţe care se vor extinde rapid în zonele dezvoltate ale omenirii. Fireşte la baza revoluţiei cunoştinţelor se află corelaţia cunoştinţelor cu data şi informaţia. Informaţiile vehiculate într-o organizaţie pot fi grupate pe mai multe categorii după următoarele criterii: 1. După modul de exprimare informaţiile pot fi: Orale – expuse prin viu grai; Scrise – consemnate de regulă pe hârtie; Audio-vizuale – se adresează concomitent văzului şi auzului. 1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51 2 Jones A. B. – Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New Economy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI. 37
  38. 38. 2. După gradul de prelucrare informaţiile se împart în: Primare – anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaţională; Intermediare – se află în diferite faze de prelucrare informaţională; Finale – au trecut prin întregul şir de prelucrări informaţionale prevăzute. 3. După direcţia vehiculării informaţiile pot fi: Descendente – se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; Ascendente – se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; Orizontale – se transmit între titularii de posturi situati pe acelaşi nivel ierarhic. 4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării informaţiile se clasifică în: Tehnico-operative – localizează în timp şi spaţiu procesele din cadrul firmei; De evidenţă contabilă – se referă în special la aspectele economice ale activităţilor firmei; Statistice – reflectă sintetic principalele activităţi ale firmei corespunzător unor standarde prestabilite. 5. După mediul de provenienţă informaţiile pot fi: Exogene – provin din suprasistemele din care face parte firma; Endogene – sunt generate în cadrul firmei. 6. După destinaţie informaţiile se împart în: Interne – beneficiarii de informaţii sunt managerii şi executanţii din întreprindere; Externe – beneficiarii de informaţii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte firma. 7. După gradul de obligativitate pentru adresant informaţiile pot fi: Imperative – emise de conducători fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; Nonimperative – emise de executanţi şi manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor. 8. După natura proceselor informaţiile, bazate pe funcţiunile firmei, se pot clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producţie; Financiar-contabile; Personal; Complexe. Trebuie făcută distincţia între ştire ca informaţie despre ceva şi opinia despre acel ceva. Ştirea întruneşte caracteristicile de informaţie în sensul că reflectă realităţi obiective, stări de fapt existente. Opinia reprezintă exprimarea unor păreri, a unor gânduri proprii sau de grup. Opinia este deci subiectivă sau prea puţin obiectivă, putând fi uneori promovată pe baza unor interese dinainte stabilite, urmărind scopuri fie constructive (educaţionale, mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realităţii, abaterea atenţiei de la problemele reale ale vieţii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectivă are un 38
  39. 39. grad redus de generalitate chiar atunci când priveşte unele evenimente concrete1. De asemenea, informaţia nu trebuie să se confunde cu zvonul care reprezintă, ca şi opinia falsă, o ştire neîntemeiată şi neverificată. Forma de exprimare şi transmitere a informaţiilor, opiniilor şi comentariilor o reprezintă comunicarea. Informaţia este o comunicare despre un anumit aspect al realităţii obiective. Din punct de vedere conceptual informaţia reprezintă o reflectare în planul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea ce ne înconjoară. Informaţia are sens de noutate pentru cel căruia i se adresează, indiferent de forma pe care o ia (ştire, semnal, comunicare). Putem spune deci că informaţia este un mesaj, dar cu precizarea că nu orice mesaj este o informaţie. Dacă mesajul nu transmite nici o noutate şi nu are suport real, atunci acesta nu prezintă interes pentru receptor şi deci nu are caracter de informaţie. Informaţia primeşte întotdeauna atributul domeniului pe care îl reflectă. De exemplu, realităţile din domeniul economic se reflectă în informaţiile economice. Procesul de sesizare, înţelegere şi însuşire a informaţiilor dintr-un anumit domeniu reprezintă un proces de informare. Informaţiile dobândite în urma unui proces de informare într-un anumit domeniu, formează cunoştinţele despre acel domeniu, iar mulţimea acestora reprezintă baza de cunoştinţe. Cunoştinţele reprezintă deci o însumare a tuturor informaţiilor dobândite într-un anumit domeniu, sau care se referă la un anumit obiect. În sinteză cunoştinţele sunt elemente abstracte şi individuale despre obiectele şi domeniile lumii reale, însuşite şi/sau dobândite. Data este forma de reprezentare accesibilă a informaţiei prelucrate. Ea reprezintă suportul formal al informaţiei care se concretizează în cifre, litere, Simboluri, coduri şi alte însemne. Există o corespondenţă determinată între informaţie, Simbol şi dată astfel că, foarte adesea, în practică, termenul de informaţie este utilizat pentru a desemna date, iar expresia „prelucrarea informaţiilor” înlocuieşte expresia „prelucrarea datelor”. Putem considera că datele prelucrate, în măsura în care 1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economică, Ed. Calipso 2000, 1999, pag. 9. 39
  40. 40. afectează în sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maşini), au calitatea de informaţii. În procesul prelucrării şi utilizării informaţiilor, acestea sunt privite din patru puncte de vedere: a) din punct de vedere sintactic, când se urmăreşte aspectul admisibil al acestora, în sensul că informaţiile trebuie să capete anumite forme de reprezentare respectând riguros anumite reguli. Nivelul sintactic se referă la sistemul de semne şi la regulile de reunire a acestora în construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiilor în procesul culegerii, transmiterii şi prelucrării acestora. Acestui nivel îi corespunde conceptul de dată, concept central în informatică, exprimat prin formulă BNF (Backus-Naur Form) astfel: <data>: = <identificator><atribute><valoare> Noţiunea de dată în informatică cuprinde şi noţiunea de valoare, dar presupune în plus şi elementul de reprezentare şi manipulare, adică o modalitate simbolică de exprimare şi un sistem de reguli de transformare a acestuia prin care se pot obţine date noi. Apare astfel clară nu numai distincţia dintre dată şi valoare, ci şi deosebirea dintre informaţie şi dată, ca deosebire dintre obiect şi modelul său. Finalitatea procesului de informare presupune trecerea de la structură la sens, adică de la nivelul sintactic la cel semantic prin procesul de comunicare influenţat de context; b) din punct de vedere semantic, urmărindu-se semnificaţia, înţelesul informaţiei (conţinutul real al informaţiei) ce derivă din datele prelucrate. Sub aspect semantic, informaţia poate fi caracterizată ca semnificaţie a datelor. Sensul informaţiei la nivel semantic este corespondenţa dintre o dată, pe de o parte, şi obiectul real sau situaţia pe care o reprezintă, pe de altă parte; c) din punct de vedere pragmatic, urmărindu-se utilitatea pentru receptori, efectul asupra acestora (măsura în care acestea satisfac cerinţele utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaţiei este însă cel pragmatic, singurul care raportează informaţia la scopurile observatorului. În raport cu necesităţile observatorului se definesc caracteristici ca importanţa sau utilitatea informaţiei. Obiectul pragmaticii include, deci, într-o anumită măsură, problemele de conducere, de necesar de informaţii şi de eficienţă a sistemelor informaţionale. Abordarea pragmatică impune utilizarea noţiunii de cunoştinţă. Considerând situaţia la un moment dat, cunoştinţele reprezintă totalitatea informaţiilor dobândite anterior cu 40

×