1. Yrittäjän
ajanhallintaopas

2. Anakom perustettiin 1989, ja olemme siitä lähtien saaneet kulkea
suomalaisten organisaatioiden rinnalla, kouluttaen ja valmentaen
organisaatioita entistä parempaan toimintaan. Koulutamme ja
valmennamme yrityksiä ja yksityisiä henkilöitä koulutuksissa muun
muassa työnohjauksessa, coachingissa ja terapiassa kirkastamaan ja
saavuttamaan omia tavoitteitaan. Työskentelemme kaikkialla
Suomessa ja tarvittaessa Virossa ja muissa pohjoismaissa.
Haluamme oppaallamme auttaa sinua saavuttamaan yhä paremman
kyvyn hallita ajankäyttöäsi ja näin jaksaa yhä paremmin. Silloin kun
voimavarat on suunnattu oikein tämä onnistuu. Tämän myötä sinun
on myös mahdollista saavuttaa parempia tuloksia. Ajanhallinnan
perusajatuksena onkin auttaa keskittymään kaikkein tärkeimpiin
asioihin, saamaan asiat loppuun asti ja auttaa tekemään asiat
oikeassa järjestyksessä. Toisaalta sen tavoite on myös auttaa
päättämään, mitä asioita ei kannata tehdä juuri nyt tai ei ainakaan
kannata aloittaa vielä ja on asioita, joita ei ehkä kannata tehdä
ollenkaan, koska ajankäytölle on parempiakin vaihtoehtoja.
Antoisia lukuhetkiä!

3. Mitä teet seuraavaksi?
Mitkä ovat 2 - 5 vuoden päämäärät?
Ajanhallinnan näkökulmasta tärkeimmät tehtävät ovat
tavoitteiden ja tulosalueiden asettaminen, priorisointi.
Käytännön suunnitelmien tekeminen ajankäytölle ja oman
toiminnan kehittäminen. Myös järjestyksen ja työympäristön
toimivuuden katsotaan monesti kuuluvan ajanhallinan piiriin,
sillä yleinen järjestys on merkittävä tekijä käytännön
tuottavuudessa. On hyvä muistaa, ajanhallinnan tavoite ei ole
ainoastaan se, että työ voidaan tehdä nopeammin.
Ajanhallinnan parissa ajatellaan, että ensin teet korkean tason
suunnitelman. Voit ajatella asiaa vertauskuvallisesti: Jos katsot
maapalloa avaruudesta, ensin näet ison kuvan. Maanosat, meret,
jne. siirytään vasta sen jälkeen pienempiin kokonaisuuksiin.
Lähde liikenteeseen siis kysymyksistä kuten: Mitä haluan
elämältä? Mitä organisaationi haluaa tehdä? Siirry vasta sitten
käytännön tasolle. Mitä lähivuosilta? Miten saavutat sen? Mitä
pitää tehdä? Miten teet sen? Mitä seuraavaksi? Millä aikataululla?
MITKÄ OVAT
AVAINTULOSALUEENI?
MILLAISIA TAVOITTEITA
LÄHIKUUKAUSILLE?
MITÄ HALUAN ELÄMÄLTÄ?
MITÄ HALUAN
VUOSIKYMMENILTÄ

4. Arvot
Ensin yrityksen tehtävä on valita arvot, toiminnan
perusperiaatteet sekä yleiset päämäärät
Analysoidaan niihin liittyvät riskit, uhat sekä resurssit
Rakennetaan realistinen visio, eli tahtotila. Visio on laaja
tavoite. Mitä haluamme saada aikaan tulevina vuosina
Valitaan avain-tulosalue, joka mahdollistaa vision
toteutumisen. Toisin sanoen, jaa visio pienempiin tavoittesiin
Jokainen tavoite rakentuu projekteista, isoista tai pienistä.
Jokaiseen projektiin pitäisi rakentaa toimintasuunnitelma. Suunnitelma, jossa
varaudutaan haasteisiin, solmukohtiin ja niiden ylittämiseen. Tiivistetysti:
Suunnitelma miten projekti toteutetaan onnistuneesti.
Uhat, riskit, resurssit
Visio
Avain-tulosalue / tavoite
Projekti
Toimintasuunnitelma
Tavoitteen
asettaminen

5. Tavoitteisiin pääseminen
Strategia, joka on pitkän
aikavälin
toimintasuunnitelma.
Klassinen näkökulma
strategiaan,
rakentamisessa voisi
hyödyntää mm.
SWOT-työkalua
Tavoitteisiin pääseminen vaatii yritykseltä tiettyä strategiaa - pitkän aikavälin suunnitelmaa siitä, missä järjestyksessä asiat tehdään sekä
yleisten toimintaperiaatteiden päättämistä. Alla on esitettynä Mintzbergin 5:n P:n Strategia-ajattelun malli (1987), joka auttaa sinua
rakentamaan kokonaisvaltaisen strategian / toimintasuunnitelman yrityksellesi, jossa hyödynnät oman organisaatiosi kaikkia vahvuuksia
ja heikkouksia parhaalla mahdollisella tavalla. Yksinään yksikään näkökulma ei anna kattavaa käsitystä, vaan kyse on aina yhdistelystä
Plan
Vaikka emme tietoisesti
rakenna strategiaa, johdon
toiminta voi päätyä
strategian rakentumiseen.
Esim. johto tukee vahvasti
myynnin kehittymistä ->
syntyy lopputuloksena
strateginen
etulyöntiasema
Pattern
Kyse on tietoisesta
pyrkimyksestä vaikuttaa
markkinoihin. Esimerkiksi
viestittämällä suuresta
markkinakasvusta, uusista
toimistoista, patenttien
hankkimisesta Kyse on
vaikuttamisesta,
häirinnästä, estämisestä
tms.
Ploy
Strategia näkökulmana
tarkoittaa sitä että
strategia nojaa
organisaatiokulttuuriin.
Kuinka organisaation
sisällä syntyneet
arvostukset ja näkökulmat
voivat ohjata strategian
rakentumista
kollektiivisesti
Perspective
Strategia voidaan käsittää
myös aseman
näkökulmasta. Mikä on
juuri sinun organisaatiosi
asema markkinoilla?
Kehitteletkö
niche-tuotteen vai jotain
muuta? Näin löydät
kestävän erottumiskeinon.
Position

6. Käytännön tasolla meillä kaikilla on enemmän töitä kuin on aikaa. Tämä
johtuu siitä että ajattelumme on käytännön toimintaa nopeampaa.
Löydämme aina enemmän tekemistä kuin mitä pystymme ikinä
tekemään.
Tämän runsauden takia onkin tärkeää että pystymme priorisoimaan.
Pystymme organisaationa / työntekijänä keskittymään ja tunnistamaan
toiminnassamme avaintulosalueemme. Avaintulosalueet ovat visiomme ja
toimintasuunnitelmamme perusta.
Aluksi joudumme tekemään karkean tason priorisoinnin, määrittelemällä
karkea arvio tuntimääristä kulloiseenkin tehtävään. Tämän jälkeen
siirrymme tarkempaan tasoon, kenelle vastataan ensin, kenelle soitamme
useimmiten, mitkä tuotteet lisäämme valikoimaamme ensin. Tätä tarkkaa
priorisointia kutsumme hienopriorisoinniksi.
Priorisointi

7. Hienopriorisointi
Hienopriorisoinnin menetelmä tulee valita kuhunkin tehtävään erikseen tehtävätyypin ominaispiirteiden mukaisesti.
Ohessa muutama esimerkki, muun muassa JIT-periaate (*Just-in-time) on erityisen tunnettu siitä että Toyota hyödynsi
kyseistä toimintaperiaattetta aikanaan.
Ajattele työn tekemisen ohella koko
tiimiä. Tee ensin tehtävät, joita muut
tarvitsevat menestyäkseen. Näin
joudutat muiden tekemistä ja saat
itsellesi selkeän järjestyksen.
Aloita tehtävän teko juuri ennen
kuin sille on tarve (Varaa +30%,
jos tehtävä on tuttu. +200% jos ei
tuttu.) Periaate lähtee siitä
oletuksesta, että tuotetaan vain
se mitä tarvitaan.
*Just in time *Juuri oikeaan tarpeeseen
Arvioit saatavan hyödyn ja
todennäköisyyden
onnistumiselle. Maksimoi hyöty
pienimmällä vaivalla / riskillä
Tee ensin asiat, jotka tämän
jälkeen lähtevät etenemään
"omalla painollaan"
T Ä R K E Y S M U I L L E
J I T / J O T - P E R I A A T E T U L O S / V A I V A
/ R I S K I
O M A I N P A I N O N
P E R I A A T EOsaamistason hienopriorisointi
tarkoittaa että keskityt tehtviin, jotka
vain sinä voit toteuttaa parhaiten ja
delegoit omat tehtäväsi muille, jotka
menestyvät niissä tehtävissä
paremmin
Ideana että tunnistat 20 %
tehtävistä, jotka ovat kaikkein
tärkeimpiä. Tilastotieteilijä Pareto
huomasi että yleensä 20 %
tehtävistä tuottaa 80 % tuloksista
Asiakas voi olla yrityksen
työntekijä, pomo tai toinen osasto.
Huomioi, että asiakas saattaa
ajatella homman olevan helpompi
kuin se onkaan. Siksi aloita ensin
siitä mitä asiakas odottaa
Tee ensin tehtävät, joista saat
kassavirtaa. Laskentakaavana voit
käyttää mm: € diskontattuna *
riski - kulut
O S A A M I S T A S O
8 0 % / 2 0 % A S I A K A S O D O T U S
€ - P R I O R I S O I N T I

8. Lajittele projekteittain / tehtävätyypeittäin
Tarkenna projektien sisältöä, "zoomaa" lähemmäs, yritetään löytää projektin isot
linjat
Tee projektin päätehtävät aina ensimmäisenä, tällöin helpotat kokonaisuuden
hahmottamista ja tekemistä soljuvasti ja tehokkaasti
Hyödynnä automaatiota ja tietoteknisiä ratkaisuja kaikessa mahdollisessa
toiminnassa
Järjestä tilasi tukemaan työskentelyäsi
Rakenna strategia toiminnallesi
Mieti ja valitse korrekti tapa priorisoida juuri Sinun alallasi ja Sinun
organisaatiossasi
Käytännön vinkit ajanhallintaan

9. Usko tulevaisuuteen, vahva palo auttaa asiakkaita
saavuttamaan tavoitteensa ja arkiset toimet tavoitteiden
suunnassa – näille pilareille Anakom koulutus- ja
valmennuspalvelut syntyivät vuonna 1988. Nyt toinen
sukupolvi luotsaa yrityksen koulutus- ja
valmennuspalveluja kohti yhä tehokkaampaa
digitalisointia sekä kansainvälistymistä.
Yhteystiedot:
anakom.com
Puh: 0290074111
s-posti: info@anakom.com
Toimipisteet:
anakom.com/yhteystiedot
Anakom toteuttaa räätälöidyt koulutuksetja
yrittäjyysneuvontaa, ota yhteyttä!
Kiinnostuitko?