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INTRODUCCIÓN A OPEN OFFICE
CALC 2.0
OpenOffice.org Calc 2.0 es una aplicación informática integrada en
la suite ofimática de libe distribución OpenOffice 2.0.
OpenOffice.org Calc 2.0 es la hoja de cálculo de esta suite ofimática
gratuita y multiplataforma que podemos instalarla en un
ordenador PC o Macintosh e independiente del sistema operativo:
Linux, Windows u OS de Mac. Su uso es muy similar a la hoja
Excel de Microsoft Office®.
Autores: José Luis Ulizarna García y José Fco. Belda

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ÍNDICE DE CONTENIDO

3. I N T R O D U C C I Ó N A CALC 2.0 ­ 3 de 20
1 COMO ENTRAR EN OPENOFFICE.ORG CALC 2.0..................................................................................5
1 COMO TRABAJAR CON ESTE MATERIAL................................................................................................6
2 ¿QUE ES OPENOFFICE.ORG CALC 2.0?: CONCEPTOS BASICOS............................................................7
HERRAMIENTAS Y MÓDULOS............................................................................................................9
EXTENSIONES............................................................................................................................10
3 LAS BARRAS DE OPCIONES DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0.................................................................10
BARRA DE TITULO .....................................................................................................................10
BARRA DE MENU .......................................................................................................................11
BARRA DE HERRAMIENTAS ...........................................................................................................11
BARRA DE FORMATO...............................................................................................................11
BARRA DE FORMULA ..................................................................................................................12
Á REA DE TRABAJO.....................................................................................................................12
BARRA DE ETIQUETAS Y DE DESPLAZAMIENTO...................................................................................12
BARRA DE ESTADO ....................................................................................................................13
4 PROTEGER CELDAS Y HOJAS EN OPENOFFICEG CALC 2.0..................................................................13
ACTIVAR PROTECCION DE LAS CELDAS ............................................................................................13
ACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL.......................................................................................14
ACTIVAR PROTECCION DEL LIBRO COMPLETO ....................................................................................15
DESACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL O DEL LIBRO.................................................................16
5 GUARDAR UN LIBRO DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0..........................................................................16
6 CERRAR OPENOFFICE.ORG CALC 2.0.............................................................................................18

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1 COMO ENTRAR EN OPENOFFICE.ORG CALC 2.0
Para activar este programa y acceder a su ventana principal:
a) Pulsar sobre Aplicaciones de la barra de tareas del Escritorio de Lliurex
b) El en panel desplegable seleccionar Oficina
c) Hcer clic en el programa OpenOffice.org Calc 2.0, tal como se observa en la
siguiente Figura 1.
Figura 1: Acceso a Calc2.0
HACER AHORA
Con estas indicaciones, entrar en esta aplicación de la forma señalada.
Se mostrará, en primer lugar, el logo de OpenOffice.org mientras se carga la
aplicación y, continuación, la ventana principal de la aplicación que recoge la Figura 2.
Esta ventana contiene todos los elementos y opciones para cubrir las necesidades de
trabajo del usuario.
A continuación vamos a pasar unos minutos familiarizándonos con la mayoría de ellos.

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Figura 2: Ventana inicial de Calc 2.0
1 COMO TRABAJAR CON ESTE MATERIAL
Para que el usuario se familiarice con el entorno de trabajo de OpenOffice.org Calc
2.0 se van a proponer algunos ejercicios guiados o Howto. Para poder realizarlos es
necesario mostrar en nuestro escritorio de Lliurex tanto este documento como la
ventana de OpenOffice.org Calc 2.0
Para ello se modificarán el tamaño de las ventanas de los dos documentos hasta que
queden más o menos como muestra la Figura 3.

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Figura 3: Imagen del Escritorio para seguir el curso
2 ¿QUE ES OPENOFFICE.ORG CALC 2.0?: CONCEPTOS BASICOS
Una hoja de cálculo como OpenOffice.org Calc 2.0 es una aplicación informática
diseñada como una tabla de doble entrada capaz de trabajar con gran cantidad de
números, sobre los que se pueden aplicar funciones matemáticas, fórmulas o
estadísticos. Es decir, realizar todo tipo de cálculos.
La tabla se extructura en filas y columna y la intersección de una fila con cada
columna se denomina celda. Los datos (valores numéricos, textos y fórmulas) se
colocan en las celdas que conforman la tabla.
Las columnas se identifican por una letra comenzando por la A, mientras las filas se
identifican por un número comenzado por el 1. Para identificar una celda hay que
nombrarla por la columna y fila que ocupa. Por ejemplo, en la imagen de la Figura 4 el
nombre del alumno Juan Aldaya ocupa la celda A2.
A un conjunto de hojas se denomina libro de trabajo. Este archivo tiene la extensión
.ods para que OpenOffice.org Calc 2.0 lo reconozca como tal. Cuando se inicia una
nueva sesión, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional Sin nombre1.

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HACER AHORA
Visualice la barra de título, en la parte superior de la ventana de la hoja vacía que
acabamos de abrir, verá como pone Sin nombre1 ­ OpenOffice.org Calc.
Cada vez que se empieza un nuevo trabajo con OpenOffice.org Calc 2.0, el número
del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en una misma sesión.
Así, si se abre otro trabajo, el nombre que asigna OpenOffice.org Calc 2.0 será Sin
nombre2, el siguiente Sin nombre3, y así sucesivamente.
Estos nombres, que son asignados por defecto por el mismo programa, indican que
todavía no se ha guardado el libro, cuestión que se verá más adelante
Un libro de trabajo por defecto consta de 3 hojas, aunque el número de éstas puede
variar entre 1 y 255 (Figura 4). Son una gran herramienta de organización, ya que
todas las hojas referidas a un mismo proyecto se agrupan en un sólo libro.
Cuando el cursor está posicionado sobre una celda, esta se denomina celda activa y se
identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma podemos hablar de fila activa como la fila donde se encuentra la celda
activa y columna activa como la columna donde se encuentra la celda activa.
Si lo que se desea es seleccionar un conjunto de celdas, lo que se denomina rango
(bloque rectangular de una o más celdas que se trata como un todo), por ejemplo: todos
los alumnos y notas de la Figura 4, se hace clic sobre la primera de las celdas y
manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, se arrastra el ratón hasta la última
celda, al llegar a ella dejamos de pulsar el ratón.
En nuestro ejemplo el área sería A1:E4.
Figura 4: Aspecto de una hoja de cálculo CALC 2.0

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OpenOffice.org Calc 2.0 considera como texto a toda secuencia de caracteres que no
es ni un número ni una fórmula. Si hay necesidad de introducir un número como texto,
como por ejemplo una fecha, habrá que anteponer un apóstrofo a la misma (ejemplo:
'2006).
Figura 5: Celdas tipo texto A1 y tipo número A2
HACER AHORA
Escriba en la celda A1 de la Hoja1 el valor 2006 anteponiendo un apóstrofo (se
encuentra en la tecla del carácter ?) y pulse la tecla <Intro>. A continuación, en la
celda A2 escriba el valor 2006.
La celda A1 contiene el año 2006 como texto y la A2 como número. Obsérvese la
diferente justificación entre ambas celdas. La primera contiene texto y se
justifica a la izquierda. La segunda es un número y se justifica a la derecha.
Para OpenOffice.org Calc 2.0 una fórmula es una expresión matemática que debe
comenzar con el signo =. Puede contener operadores, funciones, valores numéricos o
textuales y referencias a otras celdas. Posee, además, la capacidad de recálculo
automático, es decir, al cambiar el valor de una celda incluida en la fórmula el
resultado cambia automáticamente.
HERRAMIENTAS Y MÓDULOS
OpenOffice.org Calc 2.0 es más que una hoja de cáculo, pués proporciona
herramientas para:
• El análisis estádistico de datos
• El mantenimiento de listas
• La realización de cálculos

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• Crear presentaciones e insertar graficos creados con OpenOffice.org
Draw 2.0
• Generar informes mediante la conexión con OpenOffice.org Writer 2.0
Para ello OpenOffice.org Calc 2.0 contiene los siguientes módulos interrelacionados:
• Hoja de cálculo. En ella es posible almacenar, manipular, calcular y
analizar datos (números, textos y fórmulas). Además permite agregar
líneas, rectángulos, cuadros de texto, hojas de macros y gráficos
• Base de datos. Para ordenar, buscar y administrar los datos de una hoja
de cálculo
• Presentaciones. Con herramientas de dibujo que permite crear en
pantalla o imprimir modelos de celdas, gráficos o tablas.
• Macros. Para automatizar tareas rutinarias o realizar cálculos
especializados.
EXTENSIONES
OpenOffice.org Calc 2.0 permite la utilización de archivos de distinto origen aparte
del básico de libro que ya se ha mencionado tiene la extensión .ods
Extensión del archivo Tipo
.ods Archivo nativo de hoja de cálculo Calc 2.0
.sxc Archivo OpenOffice Calc 1.0
.dbf Archivo de dBase
.xls Archivo de Microsoft Excel
.sdc Archivo de StartCalc
.csv o .txt Archivo de texto CSV
.htm o .html Archivo html

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3 LAS BARRAS DE OPCIONES DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0
Como se ve, le ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0 contiene una serie de
barras y elementos para trabajar comodamente con ella. De forma sucinta, puesto que
la mayoría de ellos se tratarán en los siguientes temas, podemos hablar de:
BARRA DE TITULO
Contiene el nombre del libro con el que estamos trabajando
Figura 6: Barra de titulo
BARRA DE MENU
Permite acceder a los distintas opciones y comandos de OpenOffice.org Calc
2.0 desplegando el menú correspondiente.
Veamos que permite hacer cada uno de estos menús:
Figura 7: Barra de menús
• El menú Archivo permite realizar las acciones más corrientes del
documento: abrir, guardar, imprimir, cerrar, exportar, etc.
• El menú Editar permite hacer modificaciones a la información
contenida en la hoja de cálculo activa.
• El menú Ver permite visualizar y editar las distintas barras
• El menú Insertar permite introducir distintos objetos en la hoja de
cálculo.
• El menú Formato permite configurar la apariencia de las celdas y de la
misma hoja

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• El menú Herramientas provee al usuario de distintas opciones como la
corrección ortográfica, idioma, configuración de la apariencia de las
celdas y de la misma hoja, protección, opciones, etc.
• El menú Datos permite manejar datos de un rango de celdas.
• El menú Ventana permite configurar la apariencia de las ventanas
• El menú Ayuda permite acceder a la ayuda de OpenOffice.org en
general y a la de OpenOffice.org Calc 2.0 en particular.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Contiene iconos que activan las funciones y procesos más frecuentes. Manteniendo el
puntero del ratón sobre el icono elegido, se muestra un rótulo con la acción o función
que activa el icono al pulsar sobre él.
Figura 8: Barra de herramientas
Barra de formato
Esta permite dar formato y justificar el contenido de una celda o conjunto de celdas.
Figura 9: Barra de formato
BARRA DE FORMULA
Muestra el contenido de la celda activa, su nombre (en el caso que lo tuviera) y
permite introducir una fórmula o función en una celda.
Figura 10: Barra de fórmula
Á REA DE TRABAJO
Es la tabla de la hoja de cálculo donde iremos introduciendo nuestros datos, fórmulas,
funciones y cualquier objeto que soporte el programa. Se divide en columas, que van
desde la A hasta la IV, y de filas, que se numeran de la 1 a la 32.000.
Figura 11: Área de trabajo

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BARRA DE ETIQUETAS Y DE DESPLAZAMIENTO
La primera permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, simplemente
haciendo clic sobre la pestaña de la hoja sobre la que queremos trabajar. Con la
segunda nos desplazamos a lo largo de la hoja de derecha a izquierda.
Se encuentra en la parte inferior de la ventana de OpenOffice.org Calc 2.0.
Figura 12: Barra de etiqueta y de desplazamiento horizontal
BARRA DE ESTADO
Esta barra nos da información del libro que tenemos abierto. Por ejemplo, la página
actual, el estílo utilizado, el zoom activo, el modo de inserción/sobreescritura, fórmula
de la celda activa, etc.
Al igual que la anterior, también se encuentra en la parte inferior de la ventana de
OpenOffice.org Calc 2.0.
Figura 13: Barra de estado
4 PROTEGER CELDAS Y HOJAS EN OPENOFFICEG CALC 2.0
En OpenOfficeg Calc 2.0, antes de guardar el trabajo, se pueden proteger las hojas
individuales y el libro en su conjunto, incluso se puede seleccionar que celdas queden
protegidas contra cambios accidentales.
A estos tres niveles de protección se le puede asignar una contraseña. Pero hay que
tener en cuenta que, al entrar en una hoja con contraseña y escribirla correctamente,
la protección se anulará.

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Otra cuestión es que la protección de celdas sólo es eficaz cuando se protege toda la
hoja. De forma predeterminada, todas las celdas tienen el atributo de protegida; por
consiguiente se debe desactivar dicho atributo para aquellas celdas que el usuario
desea modificar. A continuación puede proteger la hoja entera y guardar el documento.
El procedimiento a seguir para proteger celdas, hojas y libros, así como para
desproteger hojas y libros se explica a continuación.
ACTIVAR PROTECCION DE LAS CELDAS
a) Seleccionar área de celdas haciendo clic sobre la primera celda a proteger y
arrastrando el ratón, sin dejar de pulsar, hasta la última celda .
b) Hacer clic sobre el menú Formato, elegir la opción Celdas
c) En el cuadro de diálogo que se abre elegir la pestaña Protección de celda
(Figura 14).
d) Selecionar la casilla Protegido si no lo está.
e) Pulsar sobre el botón Aceptar
f)
Figura 14: Pestaña para proteger celdas y fórmulas
EJERCICIO GUIADO 1:
Desproteger dos celdas
1. Seleccionar las dos celdas que se han escrito anteriormente (A1:A2)
2. Hacer clic sobre el menú Formato elegir la opción Celdas

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3. Seleccionar (si no lo está) la pestaña Protección de celda
4. Hacer clic sobre el cuadro Protegido para quitar la X
5. Pulsar sobre el botón Aceptar
ACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL
a) Hacer clic sobre el menú Herramientas.
b) Seleccionar la opción Proteger documento (Figura 15).
c) Seleccionar la opcion Hoja de cálculo.
d) Se abre el cuadro de diálogo Proteger hoja (Figura 16)
e) Introducir una contraseña de cinco caracteres como mínimo y confírmarla
escribiéndola de nuevo.
f) Una vez escrita y confrmada la contraseña pulsar sobre el botón Aceptar.
Figura 15: Opciones a seleccionar para proteger hojas y documentos
Figura 16: Cuadro de diálogo para introducir la contraseña de una hoja o documento

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ACTIVAR PROTECCION DEL LIBRO COMPLETO
a) Hacer clic sobre el menú Herramientas.
b) Seleccionar la opción Proteger documento.
c) Seleccionar la subopcion Documento (Figura 15).
d) Cuando que se abre, una vez seleccionada la opción Hoja de cálculo o
Documento, se debe introducir una contraseña de cinco caracteres como mínimo
y confírmarla escribiendola de nuevo (Figura 16).
e) Una vez escrita y confrmada la contraseña pulsar sobre el botón Aceptar.
AHACER AHORA:
Proteja el documento completo siguiendo los cinco pasos explicados. Utilice como
contraseña calc20 (en minúsculas y todo junto).
DESACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL O DEL LIBRO
1. Hacer clic sobre el menú Herramientas.
2. Seleccionar la opción Proteger documento.
3. Deseleccionar la opción Hoja de cálculo o, en su caso,el Documento, haciendo
clic sobre la opción activa que tendrá delante el signo de verificacion.
4. Escribir la clave utilizada en el momento de proteger la hoja o documento
(Figura 17).
5. Pulsar sobre el botón Aceptar
Figura 17: Cuadro de diálogo para desproteger una hoja o documento

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5 GUARDAR UN LIBRO DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0
Un libro de trabajo puede recuperarse para editar, actualizar el contenido de sus hojas
o simplemente imprimirlo. Para ello previamente tendremos que almacenarlo en
alguna unidad de almacenamiento masivo, bien disco duro, disquette, CD o pendrive.
Esta operación se denomina guardar y es previa a la
opción cerrar.
Es en esta operación cuando se escribe el nombre
definitivo del libro de trabajo sustituyendo el que por
defecto coloca OpenOffice.org Calc 2.0 y que recordemos
es Sin nombre1
Por defecto OpenOffice.org Calc 2.0 guarda las hojas de
cálculo con la extensión .ods, que es la extensión por
defecto, aunque también podemos guardar la hoja de
cálculo con otras extensiones como por ejemplo .xls, que es
la utilizada por Microsoft Excel®.
Para guardar el libro se puede actuar de tres modos:
a) Seleccionando el menú Archivo y a continuación
eligiendo la opción Guardar, Guardar como..., o
Guardar todo. (Figura 18).
Figura 18: Opciones de Guardar
b) Desde la Barra de Herramientas pulsándo sobre el icono
c) Pulsándo la combinación de teclas <Ctrl> +< S>.
La opción guardar solo se encuentra activa cuando se ha modificado el contenido de
alguna celda y permite guardar el libro con el mismo nombre que tiene en ese
momento. Sin embargo, si todavia no se ha guardado el libro y todavía posee su
nombre por defecto (Sin nombre1), al seleccionar la opción Guardar se abre el cuadro
de la Figura 19, que es el mismo de la opción Guardar como ...
Guardar como... permite guardar nuestro libro en algún formato distinto al de
OpenOffice.org Calc 2.0 tal y como vemos en la Figura 19 y cambiar el nombre
actual del libro.
Figura 19: Cuadro para guardarun libro

18. 18 de 20 ­ I N T R O D U C C I Ó N A CALC 2.0
EJERCICIO GUIADO 2
Guardar la primera hoja
1. Pulsar sobre el botón
2. En el cuadro de diálogo que se abre, en la casilla Nombre de archivo,
escribir cursocalc1 (no es necesario escribir la extensión .ods, por defecto
OpenOffice.org Calc 2.0 se la añade).
3. Seleccionar la carpeta donde guardar el libro. Para ello el cuadro de
diálogo incorpora tres botones en su esquina superior derecha. Por
defecto, el archivo se guardará en la carpeta /home/usuario.
El primero sube un nivel la carpeta donde guardar el archivo y lo colocará
en /home
El segundo crea una nueva carpeta en el directorio activo
Por último, el tercero activa el directorio del usuario.
4. Pulsar sobre este último
5. Pulsar sobre el botón Guardar

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6 CERRAR OPENOFFICE.ORG CALC 2.0
Una vez comprobados que los datos son correctos, protegidos y guardados estos, se ha
terminado de trabajar con la. Ahora se puede cerrar el libro de tres formas diferentes:
a) Haciendo clic sobre el botón cerrar que se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de título de OpenOffice.org Calc 2.0
b) Pulsándo la combinación de teclas <Ctrl>+<Q>.
c) Haciendo clic sobre el menú Archivo y elegiendo la opción Terminar.
En el momento de guardar, y en el caso de detectar un documento al que se le ha
realizado una modificación no almacenada, OpenOffice.org Calc 2.0 avisará de ello
mostrándonos el cuadro de diálogo de la Figura 20.
Figura 20: Opciones para guardar un libro con modificaciones sin guardar
Las opciones posibles son tres:
• Pulsar sobre Guardar para almacenar el documento antes de salir de él.
En este caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el
cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en
caso contrario, se almacenará con el que tenía.
• Pulsar sobre Rechazar para salir del documento sin almacenar las
modificaciones realizada desde la última vez que se guardó.
• Pulsar sobre Cancelar para no cerrar el documento.
EJERCICIO GUIADO 3
Cerrar el primer libro
Puesto que ya ha guarado este en ejercicios anteriores, cerrar el mismo no debe
plantear ningún problema. Para ello:
1. Hacer clic sobre el menú Archivo
2. Pulsar la opción Terminar. OpenOffice.org Calc 2.0 se cerrará.

20. 20 de 20 ­ I N T R O D U C C I Ó N A CALC 2.0
Aprender más
Se puede activar la Ayuda de OpenOffice.org Calc 2.0 pulsándo sobre Ayuda de la Barra de herramientas y
a continuación, en el desplegable de opciones: Ayuda de OpenOffice.org, o simplemente pulsándo F1.
A continuación hacer doble clic sobre la carpeta Hojas de cálculo y luego sobre Información general y uso de
la interfaz de ususario. Con esta acción se despliegan una serie de ayudas que se peuden repasar haciendo
doble clic sobre cada uno de los temas.