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FORMATIONS ZOHO SPECTACLE
2017-2018
Présentation de l’organisme de Formation
Depuis 2014, CRM SPECTACLE est un Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75
auprès du Préfet de Région Ile-De-France qui accompagne différents types de structures du spectacle
(Bookers, Chargé(es) de diffusion,Compagnies, Prestataires de billetterie, Médiathèques, Salles de
spectacle...) souhaitant centraliser le suivi de leurs contacts et simplifier leur processus de diffusion et de
production.
Des besoins les plus simples aux plus complexes, CRM SPECTACLE propose un paramétrage « Spectacle »
du logiciel Zoho CRM ainsi que des formations sur-mesure, pouvant être financées par l'Afdas, Pôle Emploi,
Audiens, votre Région... ou mutualisées avec d'autres utilisateurs.
FORMATION ZOHO SPECTACLE
CRM SPECTACLE 41 rue des Panoyaux 75020 Paris
Siret: 799 227 038 00020 - Code APE : 8559A
Tél : 07 64 09 01 86 - mail : contact@crmspectacle.com
Déclaration d'activité enregistrée sous le Numéro 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
L’offre de formation
Niveau « Débutant »
Importer sa base de données dans Zoho Crm.
Recommandée en amont des autres formations
Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 12
1ers Pas avec Zoho CRM - version gratuite.
Diffusion et Production simplifiées
Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 16
1ers pas avec Zoho CRM- version payante.
Diffusion, Production et Administration
Paramétrage spectacle
Intra/ Inter Entreprise. 2 jours PAGE 21
FORMATION ZOHO SPECTACLE
Niveau « Avancé »
Créer et utiliser un compte Zoho CRM sur mesure.
Personnalisation, Diffusion, Production et Administration
Intra/ Inter Entreprise. 3 jours PAGE 27
Les fonctionnalités avancées de Zoho Crm.
Rapports, Règles automatiques, formulaires…
Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 34
Envoyer et analyser des campagnes E-mailing
avec Zoho Campaign.
Diffusion, Communication
Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 38
Gérer ses devis et ses facture sans effort avec zoho books
ou Zoho invoice
Personnaliser un compte Zoho Books ou Zoho Invoice sur-mesure
Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 43
Mon Expérience professionnelle
Co-Directrice de la Compagnie d’art dramatique Babel’Oued et professeur de
théâtre à Lille de 2001 à 2007, j’ai ensuite été de 2008 à 2012 coordinatrice de la
Grappe d’entreprises Paris Mix (Filière musiques du monde) puis chargée de
projets pour le Pôle Media Grand Paris (Filière Image) à Paris, pour lequel j’étais
en charge de l’offre de formation des entreprises adhérentes. C’est dans ce cadre
que j'ai commencé a expérimenter différentes solutions de gestion de contacts et
que j'ai choisi de travailler avec le logiciel Zoho CRM. 
De 2012 à 2014 j’ai été chargée de diffusion et administratrice de production pour
plusieurs compagnies de Théâtre, Musique, Arts du Cirque... (Cie Badinage
Artistique, Collectif Rêve Concret, Compagnie A Bout Portant, Cie M-C-Art…).
Travailler pour des structures artistiques différentes m'a permis de mettre au point
un paramétrage spectacle du logiciel Zoho CRM.
J'ai créée CRM Spectacle en 2014, avec l'envie de transmettre mon savoir-faire sur
les logiciels de la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Campaign, Zoho
Project…). Je suis également formatrice et consultante pour Zsphere, le partenaire
Premium de Zoho en France depuis 2015.
LEÏLA GREGSON, FORMATRICE
ET CONSULTANTE ZOHO
Expérience professionnelle
de 7ans avec le logiciel zoho
crm et de 10 ans dans la
Formation.
FORMATION ZOHO SPECTACLE
Ma Formation
Titulaire d’un DU Administrateur/producteur de projets artistiques en 2009, Depuis 4 ans, je me forme de
manière mensuelle sur les nouveaux produits et fonctionnalités avec l’organisme de formation et cabinet de
consulting Zsphere, spécialisé dans les logiciels de la suite Zoho et partenaire Premium de la société Zoho
Corporation en France, pour lequel je suis également formatrice.
Je suis invitée régulièrement à participer à des formations avec les chefs de produits Zoho sur les nouveaux
produits et fonctionnalités en ligne, ou au sein de la société Zoho Corporation en Inde (Chennai) avec les
partenaires américains et européens.
Enfin, je participe à des formations et webinaires autour de la pédagogie animés par le syndicat des
consultants-formateurs indépendants(SYCFI)
FORMATION ZOHO SPECTACLE
ORGANISATION DE LA FORMATION
Tarifs de la formation: https://www.crmspectacle.com/accompagnement-et-tarifs.html
CGV: https://www.crmspectacle.com/conditions-generales-de-vente.html
Durée de la formation :
En présentiel: 1 journée dure 8h. 1 demi-journée dure 4h.
En Foad: Session de 2h en ligne pour approfondir un sujet. 1 journée dure 8h. 1 demi-journée dure 4h.
Horaires :
9h00-13h00 (matin ou 1ère demi-journée)
14h00-18h00 (après-midi ou 2ème demi-journée)
Rythme :
En continu ou en discontinu, en fonction des besoins des stagiaires
Mode d’organisation pédagogique :
- Présentiel en intra-entreprise: groupe d’apprenants salariés regroupés au sein d’une seule structure
- Présentiel en inter-entreprise: groupe d’apprenants individuels venant se former dans notre centre de formation
- FOAD: Formation à distance
Lieu de formation:
En centre, sur site client ou en ligne
MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN PRÉSENTIEL
Moyens pédagogiques :
Pendant la formation: Consignes d’exercices, Quizz, synthèse réalisée sur le paper-board et/ou sous la forme de
carte heuristique réalisée à partir du logiciel Xmind partagée avec les stagiaires.
Après la formation: Documentation pédagogique remise à l’apprenant, en version papier ou numérique,
notamment: Bibliographie avec les ressources en ligne du logiciel (tutoriels écrits, vidéo, webinaires, contacts du
support)
Moyens techniques :
Concernant les formations Inter-entreprise, nous louons une salle située à Paris. Dans un cadre contemporain et
original, cette salle de formation d’une surface de 35m² est équipée de tout le nécessaire afin d’accueillir nos
stagiaires: vidéo-projecteur, paper-board, tables et chaises modulables, canapé, kitchenette, wifi.
Concernant les formations intra-entreprise, il est remis au commanditaire un descriptif des moyens matériels
nécessaires au bon déroulement de la formation.
Le nombre de participants est limité à 12 personnes maximum pour les formations inter entreprise et 10
personnes maximum pour les formations intra entreprises. Il est recommandé aux stagiaires d’amener un pc ainsi
que leur smartphone.
MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN PRÉSENTIEL (SUITE)
Moyens d’encadrement :
Formatrice titulaire d’un DU Administrateur/producteur de projets artistiques ; Expérience professionnelle de
7ans pour le logiciel zoho crm et de 10 ans dans le champ de la Formation.
Moyens permettant le suivi et l’appréciation des résultats
Suivi de l’exécution :
- Une feuille d’émargement par demi-journées est à signer conjointement par les stagiaires et le formateur en
début de chaque début journée.
- Une Attestation d’assiduité en présentiel, avec mention des évaluations effectuées est remise à chaque
stagiaire à la fin de la formation
Appréciation des résultats:
Travaux personnels:
Des exercices et tests d’évaluation sont à effectuer de manière individuelle ou par petits groupes, pendant la
formation, via support papier, transfert de fichier en ligne vers les comptes de messagerie des stagiaires. Ces
outils d’évaluation permettent d’attester le niveau de connaissances acquis individuellement en fin de formation.
- Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque stagiaire en fin de formation.
- En intra-Entreprise, en plus des outils d’évaluation cités ci-dessus, un bilan de fin de formation peut être
adressé au client sur demande
MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN FOAD
Moyens pédagogiques :
Pendant la formation: Consignes d’exercices, Quizz, synthèse réalisée sous la forme de carte heuristique réalisée à partir
du logiciel Xmind partagée avec les stagiaires.
Après la formation: Documentation pédagogique remise à l’apprenant, en version numérique, notamment: Bibliographie
avec les ressources en ligne du logiciel (tutoriels écrits, vidéo, webinaires, contacts du support), Enregistrement vidéo de
l’écran de la formatrice de certaines séquences de la formation, à la demande des stagiaires.
Moyens Techniques : 
Au préalable, sur la base d’échanges mails ou téléphoniques, le formateur explique comment le partage d’écran va se faire.
Quelques minutes avant le début de la session, le formateur transmet au stagiaire un identifiant de connexion et le guide
pas à pas jusqu’au partage effectif de son écran.  Le logiciel utilisé est Zoho Meeting, qui permet également le mode
audio-conférence, le contrôle à distance (pour les exercices pratiques en live) ainsi que l’enregistrement vidéo de la
formation.
Le nombre de participants est limité à 3 personnes maximum par session. Il est nécessaire, pour le bon déroulement de la
formation, que le stagiaire dispose d’un ordinateur, d’une connexion internet haut-débit et d’un casque avec micro.
MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN FOAD (SUITE)
Moyens d’encadrement :
Formatrice titulaire d’un DU Administrateur/producteur de projets artistiques ; expérience professionnelle de
plus de 10 ans dans le champ de la Formation.
Moyens permettant le suivi et l’appréciation des résultats
Suivi de l’exécution :
- Une attestation d’assiduité à distance, avec mention des évaluations effectuées, est remise à la fin de la
formation pour chaque stagiaire.
- Une Attestation de présence individuelle est remise à la fin de la formation.
- La trace des échanges (mail, téléphone, partage d’écran) sera conservée et remise sur demande
Appréciation des résultats:
Des Travaux personnels tels que les exercices pratiques, les questions ouvertes et les tests d’évaluation (Quizz)
sont remis de manière individuelle ou à faire par petits groupes, pendant la formation, via transfert de fichier en
ligne ou de lien url par skype. Ces outils d’évaluation permettent d’attester le niveau de connaissances acquis
individuellement en fin de formation.
- Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque stagiaire en fin de formation.
Public, Pré-requis
Evaluation et Assistance
Public Les Formations de CRM Spectacle sont accessibles aux étudiants et professionnels du secteur culturel, en particulier du
spectacle vivant, souhaitant se perfectionner et élargir leurs compétences dans leur méthodologie de diffusion grâce au logiciel
Zoho CRM. 
Pré-requis Il n'y a pas d'exigence de niveau d'entrée, ni de modalités de recrutement spécifiques pour les programmes de
formation débutants. Cependant, pour les formations de niveau avancé, il est recommandé d'avoir déjà suivi une formation de
niveau débutant. 
Evaluation Tout au long de la formation, CRM Spectacle propose des exercices de mise en pratique ainsi que des quizz afin de
vérifier la bonne compréhension de la part des stagiaires. Les résultats de ces test sont communiqués à chaque participant et les
réponses sont commentées si nécessaires.  
Assistance Le formateur propose une assistance pédagogique ou technique en ligne aux stagiaires durant 1 mois après la fin de
la formation. Il s’engage ainsi à répondre aux questions du stagiaire dans un délais de 48h maximum. 
FORMATION ZOHO SPECTACLE
IMPORTER SA BASE
DE DONNÉES DANS
ZOHO CRM
1 JOUR // 8H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Responsable et chargé(e) de la diffusion, de la production, assistant ou administrateur(trice) de production, Directeur (trice) du
secteur culturel, en particulier le spectacle vivant, souhaitant préparer et importer leur base de données (fichiers de contacts)
Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: Maximum 10 personnes
OBJECTIFS
A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de:
➤ Définir ses besoins, Importer ses fichiers
➤ Personnaliser son compte - fonctions de base
➤ Gérer son activité dans le spectacle avec Zoho
(diffusion, production, administration)
JOUR 1 - DÉFINIR ET IMPORTER SA BASE DE DONNÉES
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Définir l’objectif de sa base de données
Evaluer ses besoins pour chaque module
Créer et modifier des champs de natures différentes
Préparer et importer des fichiers dans Zoho CRM
Matin (9h-13h)
Introduction au CRM - 1h
➤ Définir le rôle de chaque module
➤ Se familiariser avec le logiciel
Brainstorming - 3h
➤ Analyser ses besoins à partir du paramétrage
spectacle standard
Après-midi (14h-18h)
Préparer sa base pour l’import - 2h
➤ Mettre à niveau son fichier : formatage des cellules,
champs obligatoires
Importer sa base de données dans Zoho CRM - 2h
➤ Comprendre les différents processus d’importation
➤ Importer des fichiers dans les différents modules
➤ Analyser les échecs d’import, supprimer un import
FORMATION ZOHO SPECTACLE
1ERS PAS AVEC
ZOHO CRM
VERSION GRATUITE DU LOGICIEL
1 JOUR // 8H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de:
➤ Se repérer dans le logiciel
➤ Modifier le paramétrage du logiciel dans la version gratuite
➤ Utiliser zoho crm de manière optimale pour la diffusion
OBJECTIFS
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Chargé(e) de diffusion du secteur culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former aux fonctionnalités
de base de Zoho CRM.
Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: Maximum 10 personnes
Matin (9h-13h)
Introduction: 1h
➤ Se repérer dans l’espace de navigation
➤ Savoir faire des recherches
➤ Analyser une fiche type: champs et modules associés
Les structures et les Contacts 1h
➤ Créer une structure, qualifier des contacts
➤ Cibler des contacts grâce aux filtres multi-critères
➤ Effectuer des Actions « en masse »
 
L’espace de configuration - 2h
➤ Tour d’horizon des fonctionnalités de base
➤ Personnaliser les paramètres généraux
➤ Modifier les valeurs des champs existants dans le
paramétrage spectacle
JOUR 1 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
Après-midi (14h-18h)
Prioriser les Actions 1h
➤ Comprendre la différence entre Tâches, Appels
et Évènements
➤ Acquérir une méthodologie de suivi des contacts
➤ Programmer des rappels automatiques
Optimiser les Affaires 1h
➤ Créer et gérer les affaires
Planifier les Opérations de diffusion 1h
➤ Planifier les opérations de diffusion
➤ Gérer les invitations aux représentations
➤ Organiser des campagnes de prospection
➤ Exercices pratiques : 1h
➤ Mise en situation des stagiaires
JOUR 1- GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
FORMATION ZOHO SPECTACLE
PREMIERS PAS AVEC
ZOHO CRM
VERSION PAYANTE DU LOGICIEL
2 JOURS // 16H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de:
➤ Utiliser Zoho CRM de manière optimale
➤ Personnaliser son compte à partir du paramétrage spectacle
➤ Centraliser son activité de diffusion, production et administration
OBJECTIFS
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Responsable et chargé(e) de diffusion, de production, assistant ou administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur
culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former à l’utilisation de Zoho CRM à partir des champs et des
modèles de documents déjà présents dans le paramétrage spectacle.
Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: maximum 10 personnes
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Modifier les paramètres généraux
Modifier les champs du paramétrage spectacle
Modifier les modèles de documents fournis avec le
paramétrage spectacle: mails, inventaires et
publipostage
Matin (9h-13h)
Découvrir l’espace de configuration - 2h
➤ Se familiariser avec les fonctionnalités de base
➤ Importer/synchroniser un compte de messagerie, un
calendrier, des contacts
Optimiser son logiciel - 2h
➤ Modifier l’affichage
➤ Modifier les valeurs des champs du paramétrage
spectacle (liste des spectacles, des réseaux, des types
de programmation…)
Après-midi (14h-18h)
Modifier les modèles de document du paramétrage
spectacle - 4h
➤ Modifier les modèles d’Emails existants
➤ Modifier les modèles d’inventaires existants: Devis,
Factures, Notes de frais
➤ Modifier les modèles de Publipostage existants:
Contrats, Pré-contrats, Feuilles de route…
JOUR 1 -1ERS PAS VERS LA PERSONNALISATION
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Utiliser le logiciel de manière optimale
Centraliser son activité de diffusion, production et
d’administration
Matin (9h-13h)
Découvrir le logiciel: 1h
➤ Se repérer dans l’espace de navigation,
➤ Savoir faire des recherches
➤ Découvrir l’architecture d’une vue, modifier l’affichage
➤ Analyser une fiche type: champs et modules associés
Gérer les Contacts 1h
➤ Créer une structure, qualifier des contacts
➤ Cibler des contacts grâce aux filtres multi-critères
➤ Effectuer des Actions « en masse »
 Prioriser les Actions 1h
➤ Comprendre la différence entre Tâches, Appels
et Évènements
➤ Acquérir une méthodologie de suivi des contacts
➤ Programmer des rappels automatiques
Planifier les Opérations de diffusion 1h
➤ Planifier les opérations de diffusion
➤ Envoyer des invitations en masse par mail
➤ Organiser des campagnes de prospection
JOUR 2 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
Après-midi (14h-18h)
Optimiser Les Affaires 1,30h
➤ Créer et gérer les affaires
➤ Organiser les calendriers de tournées et des équipe
Créer les Produits 1h
➤ Créer un Produit : spectacle,
frais annexes, merchandising…
➤ Créer et associer des tarifs (hypothèses de vente, forfaits) et
des taux de TVA
➤ Associer un argumentaire de diffusion
➤ Associer une fiche technique
Organiser le suivi administratif 1,30h
➤ Créer et gérer des devis
➤ Créer et gérer des contrats (cession,
coproduction, co-réalisation, mécénat….)
➤ Convertir un devis en facture
➤ Gérer le suivi du paiement des factures
JOUR 2 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
FORMATION ZOHO SPECTACLE
CREER ET UTILISER UN
COMPTE ZOHO CRM SUR
MESURE
3 JOURS // 24H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Responsable et chargé(e) de diffusion, de production, assistant ou administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur
culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir, se former à l’utilisation de Zoho CRM et créer un logiciel sur-
mesure.
Nombre de participants: 8 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: Maximum 10 personnes
A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de:
➤ Utiliser le logiciel de manière optimale
➤ Personnaliser un compte Zoho CRM sur-mesure
➤ Centraliser son activité de diffusion, production et administration
OBJECTIFS
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Modifier les paramètres généraux
Personnaliser l’affichage, les champs et les modules
Intégrer son compte de messagerie
Synchroniser son calendrier et ses contacts
Matin (9h-13h)
Découvrir l’espace de configuration - 1h
➤ Se familiariser avec les fonctionnalités de base
➤ Personnaliser les paramètres généraux
➤ Personnaliser les paramètres personnels
Paramétrer les outils de communication - 1h
➤ Intégrer son compte de messagerie à Zoho CRM
➤ importer et synchroniser un calendrier, des contacts
➤ Paramétrer le module des Réseaux Sociaux
➤ Optimiser son logiciel- 1h
➤ Modifier l’affichage des fiches
➤ Renommer et organiser les modules
➤ Créer des liens vers des pages web
Après-midi (14h-18h)
Personnaliser son logiciel - 2ème partie 4h
➤ Créer et modifier des champs
➤ Modifier la mise en page
➤ Importer et exporter des fichiers
(En cas de base de données existantes il faut impérativement
avoir suivi la formation « Importer sa base de données dans
zoho crm » en amont de cette formation)
➤ Présentation rapide des fonctionnalités avancées
JOUR 1 -PERSONNALISER SON COMPTE
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Personnaliser l’ensemble du logiciel
Importer et personnaliser des modèles de documents:
mails, inventaires et publipostage
Matin (9h-13h)
Découvrir les modèles de documents - 1h,30
➤ Créer ou importer des modèles de documents
➤ Les différents type de modèles
➤ Les balises de fusion
Personnaliser les modèles d’E-mail- 1h
➤ Créer des dossiers d’Emails-type (diffusion,
newsletters, envoi des devis, factures, contrats…)
Personnaliser les modèles d’inventaires 1,30h
➤ Créer des modèles de devis, contrats, factures, notes de
frais
Après-midi (14h-18h)
Personnaliser les modèles de Publipostage 2h
➤ Contrats (cession, co-réalisation, mécénat, location,
CDDU, courriers administratifs type….)
➤ Créer des formulaires avec Zoho Form pour les Pré-
contrats, Feuilles de route
Cas pratiques pour chaque stagiaire 2h
JOUR 2 -PERSONNALISER SES MODELE DE DOCUMENTS
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Utiliser le logiciel de manière optimale
Centraliser son activité de diffusion, production et
d’administration
Matin (9h-13h)
Découvrir le logiciel : 1h
➤ Se repérer dans l’espace de navigation,
➤ Savoir faire des recherches
➤ Découvrir l’architecture d’une vue, modifier l’affichage
➤ Analyser une fiche type: champs et modules associés
Gérer les Contacts 1h
➤ Créer une structure, qualifier des contacts
➤ Cibler des contacts grâce aux filtres multi-critères
➤ Effectuer des Actions « en masse »
 
Prioriser les Actions 1h
➤ Comprendre la différence entre Tâches, Appels
et Évènements
➤ Acquérir une méthodologie de suivi des contacts
➤ Programmer des rappels automatiques
Organiser les Opérations de diffusion 1h
➤ Planifier les opérations de diffusion
➤ Envoyer des invitations en masse par mail
➤ Organiser des campagnes de prospection
JOUR 3 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
Après-midi (14h-18h)
Les Affaires 1,30h
➤ Créer et gérer les affaires
➤ Organiser les calendriers de tournées et des
équipe
Les Produits 1h
➤ Créer un Produit : spectacle,
frais annexes, merchandising…
➤ Créer et associer des tarifs (hypothèses de vente,
forfaits) et des taux de TVA
➤ Associer un argumentaire de diffusion
➤ Associer une fiche technique
Le suivi administratif 1,30h
➤ Créer et gérer des devis
➤ Créer et gérer des contrats (cession,
coproduction, co-réalisation, mécénat….)
➤ Convertir un devis en facture
➤ Gérer le suivi du paiement des factures
JOUR 3 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
FORMATION ZOHO SPECTACLE
FONCTIONNALITÉS
AVANCÉES
1 JOUR // 8H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Responsable de diffusion, de production, administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur culturel, en particulier le
spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former à l’utilisation de Zoho CRM.
Pré-requis: avoir suivi la formation « créer et utiliser un compte zoho crm sur-mesure »
Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: Maximum 10 personnes
A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de:
Gérer différents profils d’utilisateurs
Créer de puissants tableaux de gestion
Automatiser des processus
Synchroniser les entrées des formulaires
du site internet avec Zoho crm
Matin (9h-13h)
Approfondissement des connaissances sur l’espace
de configuration 1h
➤ Tour d’horizon des fonctionnalités avancées
Gérer les profils des utilisateurs 1h
➤ Créer, désactiver ou supprimer un utilisateur
➤ Gérer les autorisations et le partage des données
Créer des tableaux de gestion performants 2h
➤ Comprendre la construction d’un rapport
➤ Créer de rapports et tableaux de bords personnalisés
PERSONNALISER SON COMPTE, FONCTIONS AVANCÉES
Après-midi (14h-18h)
Intégrer des formulaires sur un Site Web 1h
➤ Synchroniser des formulaires web avec Zoho
Automatiser des processus 2,30h
➤ Créer des Règles automatiques de travail: Workflows,
Blueprint, storing et macros
Découvrir les applications complémentaires 1/2h
➤ Présentation des autres applications Zoho
JOUR 1 -PERSONNALISER SON COMPTE, FONCTIONS AVANCÉES
FORMATION ZOHO SPECTACLE
ENVOYER ET ANALYSER DES
CAMPAGNES E-MAILING
AVEC ZOHO CAMPAIGN
1 JOUR // 8H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de:
Gérer les abonnés et les listes de diffusion
Créer et Envoyer des campagnes d’Emailing
Synchroniser les contacts de zoho crm avec zoho campaign
Tracker les taux d’ouverture, de click, les emails non reçus…
Créer des campagnes sur les réseaux sociaux
Automatiser des processus 

Envoyer des campagnes avancées
OBJECTIFS
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Responsable et chargé(e) de diffusion, de communication, community manager, assistant ou administrateur(trice) de production du
secteur culturel, en particulier le spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former à l’utilisation de Zoho Campaign.
Pré-requis: utiliser ou avoir suivi une première formation Zoho CRM
Nombre de participants: 8 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: Maximum 10 personnes
Matin (9h-13h)
Découvrir Logiciel Zoho Campaign 30min
➤ Découvrir l’interface
➤ Comprendre le rôle des modules principaux
Savoir gérer les Contacts 1,30h
➤ Ajouter ou Importer des contacts
➤ Créer et Gérer des listes de diffusion
➤ Segmenter les contacts
➤ Synchroniser les contacts avec Zoho CRM
Créer une Campagne E-mailing 1,30h
➤ Créer simplement une campagne E-mailing
➤ Envoyer et programmer une campagne E-mailing
Analyser les campagnes envoyées 30min
➤ Analyser les campagnes envoyées (Tracking)
➤ Programmer des campagnes de suivi
JOUR 1 - LES CAMPAGNES EMAILING AVEC ZOHO CAMPAIGN
Après-midi (14h-18h)
Le paramétrage de Zoho Campaign 1h
➤ Gérer son profil et son abonnement
➤ Authentifier les envois des Emails
➤ Personnaliser les Pieds et En têtes des mails
➤ Les balises
Gestion des campagnes sociales 1/2h
➤ Les campagnes sur les réseaux sociaux
Les campagnes Avancées 1h
➤ Gérer les Formulaire d’inscription
➤ Tester un échantillon de campagnes (A/B)
➤ Intégrer Eventbrite dans une campagne
➤ Intégrer des enquêtes de satisfaction
➤ Créer une campagne à partir d’un flux RSS
Les Auto répondeurs 1h
➤ Planifier des séries d’e-mails en fonction
de critères prédéfinis
Les Flux de travail 1/2h
➤ Retirer, ajouter ou envoyer un mail
en fonction de critères prédéfinis
JOUR 1 - LES CAMPAGNES EMAILING AVEC ZOHO CAMPAIGN
FORMATION ZOHO SPECTACLE
GERER SES DEVIS ET SES
FACTURES SANS EFFORT
AVEC ZOHO BOOKS OU ZOHO
INVOICE
1 JOUR // 8H
Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
PUBLICS ET PRÉ-REQUIS
Responsable et chargé(e, de production, assistant ou administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur culturel, en
particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir, se former à l’utilisation de Zoho Books ou Zoho Invoice afin de mieux suivre
leurs devis et leurs factures
Nombre de participants: 8 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance
En intra: Maximum 10 personnes
A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de:
➤ Personnaliser un compte Zoho Books ou Zoho Invoice sur-mesure
➤ Maîriser le paramétrage des modèles de devis et de factures
➤ Comprendre le Suivi des règlements et des impayés
➤ Comprendre la gestion des devis et factures
➤ Comprendre la gestion des dépenses fic-xes et régulières
➤ Synchroniser son compte zoho Books avec Zoho CRM
OBJECTIFS
Matin (9h-13h)
Savoir personnaliser l’espace de paramétrage - 2h
➤ Savoir créer le profil de son organisation
➤ Maîtriser la gestion des préférences (tva, comptes
comptables, intégration de la banque, configuration des
passerelles de paiement…)
➤ Synchroniser son compte zoho invoice/books avec Zoho
crm et zoho expense (selon la demande des stagiaires)
	 

Maîriser le paramétrage des modèles- 2h
➤ Savoir paramétrer différents types de modèles de devis
et de factures sur mesure
➤ Comprendre le processus des relances et des notifications
➤ Savoir personnaliser ses modèles de mails (notifications
et relances)
Après-midi (14h-18h)
Comprendre la gestion des devis et factures - 2h
➤ Créer des contacts, des produits
➤ Créer des devis et des factures
➤ Créer des factures périodiques
➤ Suivre les règlements dans l’espace de navigation
➤ Savoir analyser son activité avec les rapports
Comprendre la gestion des dépenses - 2h
➤ Créer des fournisseurs et des catégories de dépenses
➤ Rentrer des dépenses fixes ou régulières
➤ Gérer ses notes de frais
➤ Suivre le règlement de ses dépenses et savoir être relancer
GERER SES DEVIS ET SES FACTURES SANS EFFORT AVEC ZOHO
BOOKS OU ZOHO INVOICE
CONTACT
Adresse administrative:
41 Rue des Panoyaux 75020 Paris
Contact administratif et pédagogique:
07 64 09 01 86
contact@crmspectacle.com
Siret: 79922703800020 - Code APE : 60202A
N° Agrément Organisme de Formation: 11 75 53107 75
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  • 2. Présentation de l’organisme de Formation Depuis 2014, CRM SPECTACLE est un Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France qui accompagne différents types de structures du spectacle (Bookers, Chargé(es) de diffusion,Compagnies, Prestataires de billetterie, Médiathèques, Salles de spectacle...) souhaitant centraliser le suivi de leurs contacts et simplifier leur processus de diffusion et de production. Des besoins les plus simples aux plus complexes, CRM SPECTACLE propose un paramétrage « Spectacle » du logiciel Zoho CRM ainsi que des formations sur-mesure, pouvant être financées par l'Afdas, Pôle Emploi, Audiens, votre Région... ou mutualisées avec d'autres utilisateurs. FORMATION ZOHO SPECTACLE CRM SPECTACLE 41 rue des Panoyaux 75020 Paris Siret: 799 227 038 00020 - Code APE : 8559A Tél : 07 64 09 01 86 - mail : contact@crmspectacle.com Déclaration d'activité enregistrée sous le Numéro 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 3. L’offre de formation Niveau « Débutant » Importer sa base de données dans Zoho Crm. Recommandée en amont des autres formations Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 12 1ers Pas avec Zoho CRM - version gratuite. Diffusion et Production simplifiées Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 16 1ers pas avec Zoho CRM- version payante. Diffusion, Production et Administration Paramétrage spectacle Intra/ Inter Entreprise. 2 jours PAGE 21 FORMATION ZOHO SPECTACLE Niveau « Avancé » Créer et utiliser un compte Zoho CRM sur mesure. Personnalisation, Diffusion, Production et Administration Intra/ Inter Entreprise. 3 jours PAGE 27 Les fonctionnalités avancées de Zoho Crm. Rapports, Règles automatiques, formulaires… Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 34 Envoyer et analyser des campagnes E-mailing avec Zoho Campaign. Diffusion, Communication Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 38 Gérer ses devis et ses facture sans effort avec zoho books ou Zoho invoice Personnaliser un compte Zoho Books ou Zoho Invoice sur-mesure Intra/ Inter Entreprise. 1 jour PAGE 43
  • 4. Mon Expérience professionnelle Co-Directrice de la Compagnie d’art dramatique Babel’Oued et professeur de théâtre à Lille de 2001 à 2007, j’ai ensuite été de 2008 à 2012 coordinatrice de la Grappe d’entreprises Paris Mix (Filière musiques du monde) puis chargée de projets pour le Pôle Media Grand Paris (Filière Image) à Paris, pour lequel j’étais en charge de l’offre de formation des entreprises adhérentes. C’est dans ce cadre que j'ai commencé a expérimenter différentes solutions de gestion de contacts et que j'ai choisi de travailler avec le logiciel Zoho CRM.  De 2012 à 2014 j’ai été chargée de diffusion et administratrice de production pour plusieurs compagnies de Théâtre, Musique, Arts du Cirque... (Cie Badinage Artistique, Collectif Rêve Concret, Compagnie A Bout Portant, Cie M-C-Art…). Travailler pour des structures artistiques différentes m'a permis de mettre au point un paramétrage spectacle du logiciel Zoho CRM. J'ai créée CRM Spectacle en 2014, avec l'envie de transmettre mon savoir-faire sur les logiciels de la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Campaign, Zoho Project…). Je suis également formatrice et consultante pour Zsphere, le partenaire Premium de Zoho en France depuis 2015. LEÏLA GREGSON, FORMATRICE ET CONSULTANTE ZOHO Expérience professionnelle de 7ans avec le logiciel zoho crm et de 10 ans dans la Formation. FORMATION ZOHO SPECTACLE
  • 5. Ma Formation Titulaire d’un DU Administrateur/producteur de projets artistiques en 2009, Depuis 4 ans, je me forme de manière mensuelle sur les nouveaux produits et fonctionnalités avec l’organisme de formation et cabinet de consulting Zsphere, spécialisé dans les logiciels de la suite Zoho et partenaire Premium de la société Zoho Corporation en France, pour lequel je suis également formatrice. Je suis invitée régulièrement à participer à des formations avec les chefs de produits Zoho sur les nouveaux produits et fonctionnalités en ligne, ou au sein de la société Zoho Corporation en Inde (Chennai) avec les partenaires américains et européens. Enfin, je participe à des formations et webinaires autour de la pédagogie animés par le syndicat des consultants-formateurs indépendants(SYCFI) FORMATION ZOHO SPECTACLE
  • 6. ORGANISATION DE LA FORMATION Tarifs de la formation: https://www.crmspectacle.com/accompagnement-et-tarifs.html CGV: https://www.crmspectacle.com/conditions-generales-de-vente.html Durée de la formation : En présentiel: 1 journée dure 8h. 1 demi-journée dure 4h. En Foad: Session de 2h en ligne pour approfondir un sujet. 1 journée dure 8h. 1 demi-journée dure 4h. Horaires : 9h00-13h00 (matin ou 1ère demi-journée) 14h00-18h00 (après-midi ou 2ème demi-journée) Rythme : En continu ou en discontinu, en fonction des besoins des stagiaires Mode d’organisation pédagogique : - Présentiel en intra-entreprise: groupe d’apprenants salariés regroupés au sein d’une seule structure - Présentiel en inter-entreprise: groupe d’apprenants individuels venant se former dans notre centre de formation - FOAD: Formation à distance Lieu de formation: En centre, sur site client ou en ligne
  • 7. MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN PRÉSENTIEL Moyens pédagogiques : Pendant la formation: Consignes d’exercices, Quizz, synthèse réalisée sur le paper-board et/ou sous la forme de carte heuristique réalisée à partir du logiciel Xmind partagée avec les stagiaires. Après la formation: Documentation pédagogique remise à l’apprenant, en version papier ou numérique, notamment: Bibliographie avec les ressources en ligne du logiciel (tutoriels écrits, vidéo, webinaires, contacts du support) Moyens techniques : Concernant les formations Inter-entreprise, nous louons une salle située à Paris. Dans un cadre contemporain et original, cette salle de formation d’une surface de 35m² est équipée de tout le nécessaire afin d’accueillir nos stagiaires: vidéo-projecteur, paper-board, tables et chaises modulables, canapé, kitchenette, wifi. Concernant les formations intra-entreprise, il est remis au commanditaire un descriptif des moyens matériels nécessaires au bon déroulement de la formation. Le nombre de participants est limité à 12 personnes maximum pour les formations inter entreprise et 10 personnes maximum pour les formations intra entreprises. Il est recommandé aux stagiaires d’amener un pc ainsi que leur smartphone.
  • 8. MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN PRÉSENTIEL (SUITE) Moyens d’encadrement : Formatrice titulaire d’un DU Administrateur/producteur de projets artistiques ; Expérience professionnelle de 7ans pour le logiciel zoho crm et de 10 ans dans le champ de la Formation. Moyens permettant le suivi et l’appréciation des résultats Suivi de l’exécution : - Une feuille d’émargement par demi-journées est à signer conjointement par les stagiaires et le formateur en début de chaque début journée. - Une Attestation d’assiduité en présentiel, avec mention des évaluations effectuées est remise à chaque stagiaire à la fin de la formation Appréciation des résultats: Travaux personnels: Des exercices et tests d’évaluation sont à effectuer de manière individuelle ou par petits groupes, pendant la formation, via support papier, transfert de fichier en ligne vers les comptes de messagerie des stagiaires. Ces outils d’évaluation permettent d’attester le niveau de connaissances acquis individuellement en fin de formation. - Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque stagiaire en fin de formation. - En intra-Entreprise, en plus des outils d’évaluation cités ci-dessus, un bilan de fin de formation peut être adressé au client sur demande
  • 9. MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN FOAD Moyens pédagogiques : Pendant la formation: Consignes d’exercices, Quizz, synthèse réalisée sous la forme de carte heuristique réalisée à partir du logiciel Xmind partagée avec les stagiaires. Après la formation: Documentation pédagogique remise à l’apprenant, en version numérique, notamment: Bibliographie avec les ressources en ligne du logiciel (tutoriels écrits, vidéo, webinaires, contacts du support), Enregistrement vidéo de l’écran de la formatrice de certaines séquences de la formation, à la demande des stagiaires. Moyens Techniques :  Au préalable, sur la base d’échanges mails ou téléphoniques, le formateur explique comment le partage d’écran va se faire. Quelques minutes avant le début de la session, le formateur transmet au stagiaire un identifiant de connexion et le guide pas à pas jusqu’au partage effectif de son écran.  Le logiciel utilisé est Zoho Meeting, qui permet également le mode audio-conférence, le contrôle à distance (pour les exercices pratiques en live) ainsi que l’enregistrement vidéo de la formation. Le nombre de participants est limité à 3 personnes maximum par session. Il est nécessaire, pour le bon déroulement de la formation, que le stagiaire dispose d’un ordinateur, d’une connexion internet haut-débit et d’un casque avec micro.
  • 10. MODALITÉS PÉDAGOGIQUES EN FOAD (SUITE) Moyens d’encadrement : Formatrice titulaire d’un DU Administrateur/producteur de projets artistiques ; expérience professionnelle de plus de 10 ans dans le champ de la Formation. Moyens permettant le suivi et l’appréciation des résultats Suivi de l’exécution : - Une attestation d’assiduité à distance, avec mention des évaluations effectuées, est remise à la fin de la formation pour chaque stagiaire. - Une Attestation de présence individuelle est remise à la fin de la formation. - La trace des échanges (mail, téléphone, partage d’écran) sera conservée et remise sur demande Appréciation des résultats: Des Travaux personnels tels que les exercices pratiques, les questions ouvertes et les tests d’évaluation (Quizz) sont remis de manière individuelle ou à faire par petits groupes, pendant la formation, via transfert de fichier en ligne ou de lien url par skype. Ces outils d’évaluation permettent d’attester le niveau de connaissances acquis individuellement en fin de formation. - Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque stagiaire en fin de formation.
  • 11. Public, Pré-requis Evaluation et Assistance Public Les Formations de CRM Spectacle sont accessibles aux étudiants et professionnels du secteur culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant se perfectionner et élargir leurs compétences dans leur méthodologie de diffusion grâce au logiciel Zoho CRM.  Pré-requis Il n'y a pas d'exigence de niveau d'entrée, ni de modalités de recrutement spécifiques pour les programmes de formation débutants. Cependant, pour les formations de niveau avancé, il est recommandé d'avoir déjà suivi une formation de niveau débutant.  Evaluation Tout au long de la formation, CRM Spectacle propose des exercices de mise en pratique ainsi que des quizz afin de vérifier la bonne compréhension de la part des stagiaires. Les résultats de ces test sont communiqués à chaque participant et les réponses sont commentées si nécessaires.   Assistance Le formateur propose une assistance pédagogique ou technique en ligne aux stagiaires durant 1 mois après la fin de la formation. Il s’engage ainsi à répondre aux questions du stagiaire dans un délais de 48h maximum. 
  • 12. FORMATION ZOHO SPECTACLE IMPORTER SA BASE DE DONNÉES DANS ZOHO CRM 1 JOUR // 8H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 13. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Responsable et chargé(e) de la diffusion, de la production, assistant ou administrateur(trice) de production, Directeur (trice) du secteur culturel, en particulier le spectacle vivant, souhaitant préparer et importer leur base de données (fichiers de contacts) Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: Maximum 10 personnes
  • 14. OBJECTIFS A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de: ➤ Définir ses besoins, Importer ses fichiers ➤ Personnaliser son compte - fonctions de base ➤ Gérer son activité dans le spectacle avec Zoho (diffusion, production, administration)
  • 15. JOUR 1 - DÉFINIR ET IMPORTER SA BASE DE DONNÉES A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Définir l’objectif de sa base de données Evaluer ses besoins pour chaque module Créer et modifier des champs de natures différentes Préparer et importer des fichiers dans Zoho CRM Matin (9h-13h) Introduction au CRM - 1h ➤ Définir le rôle de chaque module ➤ Se familiariser avec le logiciel Brainstorming - 3h ➤ Analyser ses besoins à partir du paramétrage spectacle standard Après-midi (14h-18h) Préparer sa base pour l’import - 2h ➤ Mettre à niveau son fichier : formatage des cellules, champs obligatoires Importer sa base de données dans Zoho CRM - 2h ➤ Comprendre les différents processus d’importation ➤ Importer des fichiers dans les différents modules ➤ Analyser les échecs d’import, supprimer un import
  • 16. FORMATION ZOHO SPECTACLE 1ERS PAS AVEC ZOHO CRM VERSION GRATUITE DU LOGICIEL 1 JOUR // 8H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 17. A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de: ➤ Se repérer dans le logiciel ➤ Modifier le paramétrage du logiciel dans la version gratuite ➤ Utiliser zoho crm de manière optimale pour la diffusion OBJECTIFS
  • 18. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Chargé(e) de diffusion du secteur culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former aux fonctionnalités de base de Zoho CRM. Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: Maximum 10 personnes
  • 19. Matin (9h-13h) Introduction: 1h ➤ Se repérer dans l’espace de navigation ➤ Savoir faire des recherches ➤ Analyser une fiche type: champs et modules associés Les structures et les Contacts 1h ➤ Créer une structure, qualifier des contacts ➤ Cibler des contacts grâce aux filtres multi-critères ➤ Effectuer des Actions « en masse »   L’espace de configuration - 2h ➤ Tour d’horizon des fonctionnalités de base ➤ Personnaliser les paramètres généraux ➤ Modifier les valeurs des champs existants dans le paramétrage spectacle JOUR 1 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
  • 20. Après-midi (14h-18h) Prioriser les Actions 1h ➤ Comprendre la différence entre Tâches, Appels et Évènements ➤ Acquérir une méthodologie de suivi des contacts ➤ Programmer des rappels automatiques Optimiser les Affaires 1h ➤ Créer et gérer les affaires Planifier les Opérations de diffusion 1h ➤ Planifier les opérations de diffusion ➤ Gérer les invitations aux représentations ➤ Organiser des campagnes de prospection ➤ Exercices pratiques : 1h ➤ Mise en situation des stagiaires JOUR 1- GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
  • 21. FORMATION ZOHO SPECTACLE PREMIERS PAS AVEC ZOHO CRM VERSION PAYANTE DU LOGICIEL 2 JOURS // 16H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 22. A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de: ➤ Utiliser Zoho CRM de manière optimale ➤ Personnaliser son compte à partir du paramétrage spectacle ➤ Centraliser son activité de diffusion, production et administration OBJECTIFS
  • 23. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Responsable et chargé(e) de diffusion, de production, assistant ou administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former à l’utilisation de Zoho CRM à partir des champs et des modèles de documents déjà présents dans le paramétrage spectacle. Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: maximum 10 personnes
  • 24. A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Modifier les paramètres généraux Modifier les champs du paramétrage spectacle Modifier les modèles de documents fournis avec le paramétrage spectacle: mails, inventaires et publipostage Matin (9h-13h) Découvrir l’espace de configuration - 2h ➤ Se familiariser avec les fonctionnalités de base ➤ Importer/synchroniser un compte de messagerie, un calendrier, des contacts Optimiser son logiciel - 2h ➤ Modifier l’affichage ➤ Modifier les valeurs des champs du paramétrage spectacle (liste des spectacles, des réseaux, des types de programmation…) Après-midi (14h-18h) Modifier les modèles de document du paramétrage spectacle - 4h ➤ Modifier les modèles d’Emails existants ➤ Modifier les modèles d’inventaires existants: Devis, Factures, Notes de frais ➤ Modifier les modèles de Publipostage existants: Contrats, Pré-contrats, Feuilles de route… JOUR 1 -1ERS PAS VERS LA PERSONNALISATION
  • 25. A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Utiliser le logiciel de manière optimale Centraliser son activité de diffusion, production et d’administration Matin (9h-13h) Découvrir le logiciel: 1h ➤ Se repérer dans l’espace de navigation, ➤ Savoir faire des recherches ➤ Découvrir l’architecture d’une vue, modifier l’affichage ➤ Analyser une fiche type: champs et modules associés Gérer les Contacts 1h ➤ Créer une structure, qualifier des contacts ➤ Cibler des contacts grâce aux filtres multi-critères ➤ Effectuer des Actions « en masse »  Prioriser les Actions 1h ➤ Comprendre la différence entre Tâches, Appels et Évènements ➤ Acquérir une méthodologie de suivi des contacts ➤ Programmer des rappels automatiques Planifier les Opérations de diffusion 1h ➤ Planifier les opérations de diffusion ➤ Envoyer des invitations en masse par mail ➤ Organiser des campagnes de prospection JOUR 2 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
  • 26. Après-midi (14h-18h) Optimiser Les Affaires 1,30h ➤ Créer et gérer les affaires ➤ Organiser les calendriers de tournées et des équipe Créer les Produits 1h ➤ Créer un Produit : spectacle, frais annexes, merchandising… ➤ Créer et associer des tarifs (hypothèses de vente, forfaits) et des taux de TVA ➤ Associer un argumentaire de diffusion ➤ Associer une fiche technique Organiser le suivi administratif 1,30h ➤ Créer et gérer des devis ➤ Créer et gérer des contrats (cession, coproduction, co-réalisation, mécénat….) ➤ Convertir un devis en facture ➤ Gérer le suivi du paiement des factures JOUR 2 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
  • 27. FORMATION ZOHO SPECTACLE CREER ET UTILISER UN COMPTE ZOHO CRM SUR MESURE 3 JOURS // 24H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 28. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Responsable et chargé(e) de diffusion, de production, assistant ou administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir, se former à l’utilisation de Zoho CRM et créer un logiciel sur- mesure. Nombre de participants: 8 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: Maximum 10 personnes
  • 29. A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de: ➤ Utiliser le logiciel de manière optimale ➤ Personnaliser un compte Zoho CRM sur-mesure ➤ Centraliser son activité de diffusion, production et administration OBJECTIFS
  • 30. A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Modifier les paramètres généraux Personnaliser l’affichage, les champs et les modules Intégrer son compte de messagerie Synchroniser son calendrier et ses contacts Matin (9h-13h) Découvrir l’espace de configuration - 1h ➤ Se familiariser avec les fonctionnalités de base ➤ Personnaliser les paramètres généraux ➤ Personnaliser les paramètres personnels Paramétrer les outils de communication - 1h ➤ Intégrer son compte de messagerie à Zoho CRM ➤ importer et synchroniser un calendrier, des contacts ➤ Paramétrer le module des Réseaux Sociaux ➤ Optimiser son logiciel- 1h ➤ Modifier l’affichage des fiches ➤ Renommer et organiser les modules ➤ Créer des liens vers des pages web Après-midi (14h-18h) Personnaliser son logiciel - 2ème partie 4h ➤ Créer et modifier des champs ➤ Modifier la mise en page ➤ Importer et exporter des fichiers (En cas de base de données existantes il faut impérativement avoir suivi la formation « Importer sa base de données dans zoho crm » en amont de cette formation) ➤ Présentation rapide des fonctionnalités avancées JOUR 1 -PERSONNALISER SON COMPTE
  • 31. A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Personnaliser l’ensemble du logiciel Importer et personnaliser des modèles de documents: mails, inventaires et publipostage Matin (9h-13h) Découvrir les modèles de documents - 1h,30 ➤ Créer ou importer des modèles de documents ➤ Les différents type de modèles ➤ Les balises de fusion Personnaliser les modèles d’E-mail- 1h ➤ Créer des dossiers d’Emails-type (diffusion, newsletters, envoi des devis, factures, contrats…) Personnaliser les modèles d’inventaires 1,30h ➤ Créer des modèles de devis, contrats, factures, notes de frais Après-midi (14h-18h) Personnaliser les modèles de Publipostage 2h ➤ Contrats (cession, co-réalisation, mécénat, location, CDDU, courriers administratifs type….) ➤ Créer des formulaires avec Zoho Form pour les Pré- contrats, Feuilles de route Cas pratiques pour chaque stagiaire 2h JOUR 2 -PERSONNALISER SES MODELE DE DOCUMENTS
  • 32. A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Utiliser le logiciel de manière optimale Centraliser son activité de diffusion, production et d’administration Matin (9h-13h) Découvrir le logiciel : 1h ➤ Se repérer dans l’espace de navigation, ➤ Savoir faire des recherches ➤ Découvrir l’architecture d’une vue, modifier l’affichage ➤ Analyser une fiche type: champs et modules associés Gérer les Contacts 1h ➤ Créer une structure, qualifier des contacts ➤ Cibler des contacts grâce aux filtres multi-critères ➤ Effectuer des Actions « en masse »   Prioriser les Actions 1h ➤ Comprendre la différence entre Tâches, Appels et Évènements ➤ Acquérir une méthodologie de suivi des contacts ➤ Programmer des rappels automatiques Organiser les Opérations de diffusion 1h ➤ Planifier les opérations de diffusion ➤ Envoyer des invitations en masse par mail ➤ Organiser des campagnes de prospection JOUR 3 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
  • 33. Après-midi (14h-18h) Les Affaires 1,30h ➤ Créer et gérer les affaires ➤ Organiser les calendriers de tournées et des équipe Les Produits 1h ➤ Créer un Produit : spectacle, frais annexes, merchandising… ➤ Créer et associer des tarifs (hypothèses de vente, forfaits) et des taux de TVA ➤ Associer un argumentaire de diffusion ➤ Associer une fiche technique Le suivi administratif 1,30h ➤ Créer et gérer des devis ➤ Créer et gérer des contrats (cession, coproduction, co-réalisation, mécénat….) ➤ Convertir un devis en facture ➤ Gérer le suivi du paiement des factures JOUR 3 - GÉRER SON ACTIVITÉ AVEC ZOHO CRM
  • 34. FORMATION ZOHO SPECTACLE FONCTIONNALITÉS AVANCÉES 1 JOUR // 8H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 35. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Responsable de diffusion, de production, administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur culturel, en particulier le spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former à l’utilisation de Zoho CRM. Pré-requis: avoir suivi la formation « créer et utiliser un compte zoho crm sur-mesure » Nombre de participants: 12 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: Maximum 10 personnes
  • 36. A l’issue de la journée, le stagiaire sera capable de: Gérer différents profils d’utilisateurs Créer de puissants tableaux de gestion Automatiser des processus Synchroniser les entrées des formulaires du site internet avec Zoho crm Matin (9h-13h) Approfondissement des connaissances sur l’espace de configuration 1h ➤ Tour d’horizon des fonctionnalités avancées Gérer les profils des utilisateurs 1h ➤ Créer, désactiver ou supprimer un utilisateur ➤ Gérer les autorisations et le partage des données Créer des tableaux de gestion performants 2h ➤ Comprendre la construction d’un rapport ➤ Créer de rapports et tableaux de bords personnalisés PERSONNALISER SON COMPTE, FONCTIONS AVANCÉES
  • 37. Après-midi (14h-18h) Intégrer des formulaires sur un Site Web 1h ➤ Synchroniser des formulaires web avec Zoho Automatiser des processus 2,30h ➤ Créer des Règles automatiques de travail: Workflows, Blueprint, storing et macros Découvrir les applications complémentaires 1/2h ➤ Présentation des autres applications Zoho JOUR 1 -PERSONNALISER SON COMPTE, FONCTIONS AVANCÉES
  • 38. FORMATION ZOHO SPECTACLE ENVOYER ET ANALYSER DES CAMPAGNES E-MAILING AVEC ZOHO CAMPAIGN 1 JOUR // 8H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 39. A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de: Gérer les abonnés et les listes de diffusion Créer et Envoyer des campagnes d’Emailing Synchroniser les contacts de zoho crm avec zoho campaign Tracker les taux d’ouverture, de click, les emails non reçus… Créer des campagnes sur les réseaux sociaux Automatiser des processus 
 Envoyer des campagnes avancées OBJECTIFS
  • 40. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Responsable et chargé(e) de diffusion, de communication, community manager, assistant ou administrateur(trice) de production du secteur culturel, en particulier le spectacle vivant, souhaitant découvrir et se former à l’utilisation de Zoho Campaign. Pré-requis: utiliser ou avoir suivi une première formation Zoho CRM Nombre de participants: 8 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: Maximum 10 personnes
  • 41. Matin (9h-13h) Découvrir Logiciel Zoho Campaign 30min ➤ Découvrir l’interface ➤ Comprendre le rôle des modules principaux Savoir gérer les Contacts 1,30h ➤ Ajouter ou Importer des contacts ➤ Créer et Gérer des listes de diffusion ➤ Segmenter les contacts ➤ Synchroniser les contacts avec Zoho CRM Créer une Campagne E-mailing 1,30h ➤ Créer simplement une campagne E-mailing ➤ Envoyer et programmer une campagne E-mailing Analyser les campagnes envoyées 30min ➤ Analyser les campagnes envoyées (Tracking) ➤ Programmer des campagnes de suivi JOUR 1 - LES CAMPAGNES EMAILING AVEC ZOHO CAMPAIGN
  • 42. Après-midi (14h-18h) Le paramétrage de Zoho Campaign 1h ➤ Gérer son profil et son abonnement ➤ Authentifier les envois des Emails ➤ Personnaliser les Pieds et En têtes des mails ➤ Les balises Gestion des campagnes sociales 1/2h ➤ Les campagnes sur les réseaux sociaux Les campagnes Avancées 1h ➤ Gérer les Formulaire d’inscription ➤ Tester un échantillon de campagnes (A/B) ➤ Intégrer Eventbrite dans une campagne ➤ Intégrer des enquêtes de satisfaction ➤ Créer une campagne à partir d’un flux RSS Les Auto répondeurs 1h ➤ Planifier des séries d’e-mails en fonction de critères prédéfinis Les Flux de travail 1/2h ➤ Retirer, ajouter ou envoyer un mail en fonction de critères prédéfinis JOUR 1 - LES CAMPAGNES EMAILING AVEC ZOHO CAMPAIGN
  • 43. FORMATION ZOHO SPECTACLE GERER SES DEVIS ET SES FACTURES SANS EFFORT AVEC ZOHO BOOKS OU ZOHO INVOICE 1 JOUR // 8H Organisme de formation enregistré sous le N° 11 75 53107 75 auprès du Préfet de Région Ile-De-France
  • 44. PUBLICS ET PRÉ-REQUIS Responsable et chargé(e, de production, assistant ou administrateur(trice) de production, directeur(trice) du secteur culturel, en particulier du spectacle vivant, souhaitant découvrir, se former à l’utilisation de Zoho Books ou Zoho Invoice afin de mieux suivre leurs devis et leurs factures Nombre de participants: 8 personnes maximum en salle, 3 personnes maximum à distance En intra: Maximum 10 personnes
  • 45. A l’issu de la formation, le stagiaire sera capable de: ➤ Personnaliser un compte Zoho Books ou Zoho Invoice sur-mesure ➤ Maîriser le paramétrage des modèles de devis et de factures ➤ Comprendre le Suivi des règlements et des impayés ➤ Comprendre la gestion des devis et factures ➤ Comprendre la gestion des dépenses fic-xes et régulières ➤ Synchroniser son compte zoho Books avec Zoho CRM OBJECTIFS
  • 46. Matin (9h-13h) Savoir personnaliser l’espace de paramétrage - 2h ➤ Savoir créer le profil de son organisation ➤ Maîtriser la gestion des préférences (tva, comptes comptables, intégration de la banque, configuration des passerelles de paiement…) ➤ Synchroniser son compte zoho invoice/books avec Zoho crm et zoho expense (selon la demande des stagiaires) Maîriser le paramétrage des modèles- 2h ➤ Savoir paramétrer différents types de modèles de devis et de factures sur mesure ➤ Comprendre le processus des relances et des notifications ➤ Savoir personnaliser ses modèles de mails (notifications et relances) Après-midi (14h-18h) Comprendre la gestion des devis et factures - 2h ➤ Créer des contacts, des produits ➤ Créer des devis et des factures ➤ Créer des factures périodiques ➤ Suivre les règlements dans l’espace de navigation ➤ Savoir analyser son activité avec les rapports Comprendre la gestion des dépenses - 2h ➤ Créer des fournisseurs et des catégories de dépenses ➤ Rentrer des dépenses fixes ou régulières ➤ Gérer ses notes de frais ➤ Suivre le règlement de ses dépenses et savoir être relancer GERER SES DEVIS ET SES FACTURES SANS EFFORT AVEC ZOHO BOOKS OU ZOHO INVOICE
  • 47. CONTACT Adresse administrative: 41 Rue des Panoyaux 75020 Paris Contact administratif et pédagogique: 07 64 09 01 86 contact@crmspectacle.com Siret: 79922703800020 - Code APE : 60202A N° Agrément Organisme de Formation: 11 75 53107 75 Plus d’informations www.crmspectacle.com