Kongressvortrag von Thomas Schäfer auf den Instandhaltungstagen 2022 in Berlin. Entstehung wertschöpfender Informationen, VDI 2893 - Auswahl und Bildung von Kennzahlen für die Instandhaltung, Basiszahlen und Kennzahlen, Vorgehensweise zur Bildung von Kennzahlen, Einrichtung von Cockpits für Auswertungen, Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen, Beispiele für Basiszahlen und Kennzahlen, Cockpitbeispiele.

1. Instandhaltungstage 2022
Auswertungen von Instandhaltungsdaten
aus SAP PM mit Hilfe von Kennzahlen
Thomas Schäfer / RES Consulting GmbH
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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2. Agenda
Instandhaltungstage
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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1 Vorstellung
2 Wie bin ich auf das Thema Kennzahlen gestoßen?
3 Wie kann man das Thema Kennzahlen angehen?
4 Warum sind Cockpits sinnvoll?
5 Wie funktioniert das nun in der Praxis?
6 Fazit

3. Referent
Instandhaltungstage
Dipl.-Ing. Allgemeiner Maschinenbau
Thomas Schäfer
seit 2010 Geschäftsführender Gesellschafter der RES Consulting GmbH
seit mehr als 20 Jahren Erfahrung als Berater für folgende Themengebieten
▪ Instandhaltungs- und Servicemanagement
▪ Dokumentenmanagement
▪ Materialwirtschaft im Bereich Ersatzteilverwaltung und Dienstleistungsbeschaffung
▪ Datenmigration und Massendatenverarbeitung
seit 2018 DSAG Funktionsträger
▪ stellv. Sprecher AK Instandhaltungsmanagement
▪ Stellv. Sprecher AG Fakturierte Instandhaltung
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
3

4. Unternehmen
Instandhaltungstage 2022
RES Consulting GmbH
gegründet 09/2005
aktuell 12 festangestellte Mitarbeiter
Netzwerk von mehr als 40 freiberuflich tätigen Beratern
Beratung von Fachabteilungen bei der
▪ Einführung/Rollout von SAP im Bereich Logistik
▪ Standardisierung von Stammdaten, Prozessen und Auswertungen
Branchen Fokus:
▪ Chemische und Petrochemische Industrie
▪ Stahlerzeugende Industrie
▪ Pharmazeutische Industrie
▪ Ferngasnetzbetreiber und Bahninfrastrukturbetreiber
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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5. Wie bin ich auf das Thema
Kennzahlen gestoßen?
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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6. You can't control what you can't
measure!
Was Du nicht messen kannst, kannst
Du nicht steuern!
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Tom DeMarco, Management Berater und Autor

7. Wie einmal alles begann …
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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€ → € >
Nachvollziehbare
Vergleichbarkeit! ?

8. … woran es mich spontan erinnert hat …
Instandhaltungstage 2022
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Quelle: Dilbert Comic von Scott Adams

9. … und wie man zur Lösung kam!
Instandhaltungstage 2022
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Kennzahlen!
Präventive
Instandhaltung!
Final BW
Pilot

10. Ein Paar Fakten zu den beiden Werken …
Instandhaltungstage 2022
Werk 1
▪ fünf Betriebsbereiche
▪ ca. 86.000 Equipment
▪ ca. 7.000 präventive Aufträge per anno
▪ ca. 10.000 reaktive Aufträge per anno
Werk 2
▪ sechs Betriebsbereiche
▪ ca. 115.000 Equipment
▪ ca. 3.500 präventive Aufträge per anno
▪ ca. 13.000 reaktive Aufträge per anno
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Erkenntnis:
Dezentrale Verantwortung führt zu stark unterschiedlicher SAP Nutzung!

11. Entscheidungs- oder Planungsprozess
Entstehung wertschöpfender Informationen
Instandhaltungstage 2022
Wertschöpfende Informationen
Standardisierte Berichte
Standardisierte Prozesse und Rollen
Vollständige und Konsistente Stammdaten
Rückmeldung
Datenqualitätsniveau
Rückmeldung
Datenqualitätsniveau
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12. Wie kann man das Thema
Kennzahlen angehen?
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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13. Methodik in Anlehnung an VDI Richtlinie 2893
Instandhaltungstage 2022
VDI 2893 - Auswahl und Bildung von Kennzahlen für die
Instandhaltung
▪ Zielsetzung:
Anleitung zur Bildung von Kennzahlen zur Planung, Steuerung,
Kontrolle und Analyse der Anlageninstandhaltung
▪ Begriffe und Definitionen
▪ Strukturierte Vorgehensweise (prozessorientiert)
▪ Anhang mit praxisorientierten Beispielen
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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14. VDI Richtlinie 2893 - Begriffe und Definition
Instandhaltungstage 2022
Basiszahlen
sind absolute Zahlen mit Einheit, die aus einer betrieblichen
Informationsquelle entnommen werden.
VDI 2893 Anhang A1 – Katalog Basiszahlen nennt 72 Basiszahlen
Kennzahlen
sind Verhältniszahlen, die im Regelfall aus dem Quotienten zweier
Basiszahlen gebildet werden.
VDI 2893 Anhang A2 – Katalog Kennzahlen nennt 87 Kennzahlen
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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15. VDI Richtlinie 2893 - Qualitätsanforderungen
Instandhaltungstage 2022
Kennzahlen sollten unbedingt
▪ aus messbaren Daten bestehen
▪ aktuell, vollständig und vergleichbar sein
▪ leicht verfügbar sein
▪ Übersichtlichkeit und Transparenz vermitteln
▪ mit einer Zielvorgabe verbunden werden können
▪ Handlungsempfehlungen ableiten lassen
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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16. Festlegung Basiszahlen
VDI Richtlinie 2893 – Strukturierte Vorgehensweise
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Welche Geschäftsprozesse? Welche Ziele?
Welche Einflussgrößen
sind messbar?
Definition Kennzahlen
Strukturierung zu
Kennzahlensystem
Design
von Cockpits

17. Warum sind Cockpits sinnvoll?
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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18. Zielvorstellung Cockpit …
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Einhaltung gesetzlicher
Vorgaben!
Effizienz und
Wirtschaftlichkeit!
Warnung bei
Ausnahmesituationen!
Ressourcen-
bedarf!
Daten-
qualität!
Erkenntnis:
Um das Instandhaltungsgeschehen gänzlich zu analysieren reicht eine Kennzahl nicht aus!

19. Wie funktioniert das nun
in der Praxis?
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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20. Entstehung Instandhaltungsdaten in SAP
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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IH-Maßnahme
anfordern
IH-Maßnahme
planen
IH-Maßnahme
freigeben
IH-Maßnahme
zuordnen
IH-Maßnahme ausführen
IH-Maßnahme
abschließen
MOFN MAUF
EROF FREI TABG ABGS
MMAB
TRÜC /
RÜCK
IH-Maßnahme terminieren
Wartungs-
planung
Material-
reservierung
Bestell-
abwicklung
Meldung Auftrag
▪ Schadensbild
▪ Ursache der Maßnahme
▪ Plankosten/Schätzkosten
▪ Ressourcenbedarf int/ext
▪ Materialbedarf
▪ Plantermine
▪ Ist Kosten
▪ Materialverbrauch
▪ Ist Stunden
▪ Ist Termine
▪ Messbelege
▪ Ursachenanalyse
▪ Maßnahmendokumentation
▪ Ist Kosten final

21. Vorgehensweise in Anlehnung VDI 2893
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Welche Geschäftsprozesse? Welche Ziele?
Welche Einflussgrößen
sind messbar?
◼ Präventive Instandhaltung ◼ Darstellung Überfälligkeiten
◼ Vergleich der Effizienz
◼ Verbesserung der Planung
◼ Erstellungsdatum Aufträge
◼ Start-/Enddatum Aufträge
◼ Kosten Plan / Ist
◼ Arbeitsstunden Plan / Ist
◼ Anzahl Aufträge je Status
◼ Alter Aufträge
◼ Anzahl Equipment je
Equipmentart
◼ Anzahl Wartungspläne
◼ …

22. Festlegung Basiszahlen
Vorgehensweise in Anlehnung VDI 2893
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Definition Kennzahlen
Design
von Cockpits
◼ Basiszahlen
sind absolute Zahlen mit Einheit,
die aus einer betrieblichen
Informationsquelle entnommen
werden.
VDI 2893 Anhang A1 – Katalog
Basiszahlen nennt 72 Basiszahlen
◼ Alle Basiszahlen sollten nach den
gleichen Kriterien filterbar sein,
z.B. Werk, Betriebsbereich und
Equipmentart
◼ Kennzahlen
sind Verhältniszahlen, die im
Regelfall aus dem Quotienten
zweier Basiszahlen gebildet
werden.
VDI 2893 Anhang A2 – Katalog
Kennzahlen nennt 87 Kennzahlen
◼ Vorgabe von Zielwerten und
Handlungsempfehlungen
◼ Cockpit Betriebsleitung
− Überfälligkeiten
− Kostenvergleich präventive
Instandhaltung
◼ Cockpit Planer
− Plan/Ist Stundenquote
− Wartungsplanquote

23. Wie sind wir vorgegangen …
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Vorgabe des Kunden:
Agiles und iteratives Vorgehen, mit schnellen Prototypen!
▪ Standardtransaktionen
▪ SE16N
Selektionsvarianten
definieren
Aufbereitung
Daten
Pivot Tabellen und
Grafiken
Veröffentlichen ▪ Business Warehouse

24. Erfahrungen bei der Abbildung des Geschäftsprozesses
Instandhaltungstage 2022
▪ Abbildung der Geschäftsprozesse
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Prozessdarstellung muss alle Varianten der Abarbeitung darstellen, auch die ungewollten!
EROF FREI RÜCK TABG ABGS
Wartungsplan
E1 E2
E1: Soll der Auftrag durchgeführt werden?
E2: Wurde der Auftrag mit einem anderen
Auftrag durchgeführt?
NDGF
Nein
Ja
Messbar über Auftragsstatus!
Nicht messbar, teilweise
ableitbar aus Rückmeldung!

25. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Erfahrungen bei der Erhebung von Terminen
▪ Präventive Instandhaltung erfordert stichtagsgenaue
Erledigung
▪ Ecktermine können während Prozessabwicklung manuell
verändert
▪ Aufträge werden 8 Wochen vor Fälligkeit abgerufen
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Nutzung des Erfassungsdatums als messbare Einflussgröße, wird vom System geschrieben und ist
unveränderlich!

26. Beispiel – Ermittlung von Überfälligkeiten
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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27. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Erfahrungen bei der Erhebung von Kosten
▪ Schätzkosten werden nicht genutzt
▪ Planzeiten entsprechen dem „Bauchgefühl“ der Planer;
kein standardisierte Prozess zur Ermittlung
▪ Materialien meist nicht vorgeplant, werden „spontan“
entnommen
▪ Objektlisten in Auftrag erschweren Zuordnung zu einem
Objekt, Ansatz Kosten durch Anzahl Equipment teilen und
je Equipment auswerten
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Plankosten sind in der Praxis oftmals nicht standardisiert erhoben und Kosten je technischem Objekt
manchmal nur indirekt ermitteltbar!

28. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Erfahrungen bei der Festlegung des Bezugszeitpunkt für
Basis- / Kennzahlen
▪ Zeitbezug (Monat/Jahr) für Basis- / Kennzahlen aus
Downloadzeitpunkt
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Basiszahlen und Kennzahlen mit Periodenbezug speichern um Trendreihen aufbauen zu können!
Download
monatlicher

29. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Erfahrungen bei der Festlegung Organisationsbereich
▪ Bezug zu Organisationsbereich aus technischem Objekt
ableiten, Organisationsbezüge in Aufträgen können
verändert werden
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Zugehörigkeit der Basis- / Kennzahlen aus den technischen Objekten ableiten!
WRK1
BB1

30. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Erfahrungen bei der Erhebung von Ausfallzeiten
▪ Haken für Ausfall wird individuell und unterschiedlich
gesetzt:
− Wenn Equipment ausgefallen ist, Produktion aber läuft
− Nur wenn Produktion beeinträchtigt ist
− Nur wenn Produktion steht
▪ Störungsbeginn meistens Vorschlagswert Systemzeit
▪ Störungsende gibt nicht exakten Zeitpunkt wieder
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Ohne klare Regeln und eingehaltene Standards macht die Auswertung von Ausfallzeiten keinen Sinn!

31. Beispiele für Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Basiszahl Bestimmung/Bemerkung Einheit
Anzahl Equipment
Anzahl von einem Betriebsbereich betreuter Equipment definierter Equipmentarten
Bemerkung:
Equipments der anderen Equipmentarten werden unter „Sonstige“ zusammengefasst!
Stück
Anzahl Wartungspläne
Anzahl von Wartungsplänen in einem Betriebsbereich für definierte Equipmentarten und
„Sonstige“
Stück
Aufträge Gesamt Anzahl aller Aufträge für Präventive Instandhaltung mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Stück
Aufträge NDGF Anzahl Aufträge für Präventive Instandhaltung (NDGF) mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Stück
Aufträge Überfällig Planung
Anzahl Aufträge (EROF) für Präventive Instandhaltung mit Erfassungsdatum + 2 Wochen >
Heute
Stück
Aufträge Überfällig
Ausführung
Anzahl Aufträge (FREI) für Präventive Instandhaltung mit Erfassungsdatum + 8 Wochen >
Heute
Stück
Aufträge nicht auswertbar
Kosten
Abgeschlossene Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) ohne Plan- und/oder Ist Kosten mit
Erfassungsjahr = Berichtsjahr
Stück

32. Beispiele für Basiszahlen
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Basiszahl Bestimmung/Bemerkung Einheit
Ist Kosten Präventiv
Summe der Ist Kosten aller abgeschlossen Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) mit
Erfassungsjahr = Berichtsjahr
€
Plan Stunden Präventiv
Summe der Plan-Stunden aller abgeschlossen Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) mit
Erfassungsjahr = Berichtsjahr
Std
Ist Stunden Präventiv
Summe der Ist-Stunden aller abgeschlossen Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) mit
Erfassungsjahr = Berichtsjahr
Std

33. Kennzahlen Formel Zielwert Handlungsanweisung
NDGF Quote =
Aufträge NDGF
Aufträge Gesamt
< 5 %
▪ Prüfung ob Wartungspläne noch relevant sind
▪ Prüfung Prozessverständnis im Team
Überfälligkeitsquote
Planung
=
Aufträge Überfällig Planung
Aufträge Gesamt
< 5 %
▪ Auswertung Verzögerungsgründe und Klärung im
Team
Überfälligkeitsquote
Ausführung
=
Aufträge Überfällig Ausführung
Aufträge Gesamt
< 5 %
▪ Auswertung Verzögerungsgründe und Klärung im
Team
Fehlerquote Auswertung
Kosten
=
Aufträge nicht auswertbar Kosten
Anzahl Aufträge
< 5 %
▪ Überprüfung der Planstundenermittlung; ggf.
Planstunden in Arbeitsplänen aktualisieren
▪ Verhinderung Rückmeldung auf andere Aufträge
Kosten Equipment
Präventiv
=
Ist Kosten Präventiv
Anzahl Equipment
 Kosten aller
Bereiche +/- 10%
▪ Überarbeitung Instandhaltungsstrategie
▪ Analyse je Equipmentart erforderlich
Beispiele für Kennzahlen
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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34. Kennzahlen Formel Zielwert Handlungsanweisung
Planungsquote =
Ist Stunden Präventiv
Plan Stunden Präventiv
0,9 < Wert < 1,1
▪ Überprüfung der Planstundenermittlung; ggf.
Planstunden in Arbeitsplänen aktualisieren
▪ mehr als 75 % der Aufträge mit Verhältnis 1, dann
Warnung
Wartungsplanquote =
Anzahl Wartungspläne
Anzahl Equipment
> 1
▪ Jedes Equipment muss mindestens einen
Wartungsplan haben
▪ Equipmentarten spezifische Zielwerte in Planung
Beispiele für Kennzahlen
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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35. Beispiele Cockpit Betriebsleitung
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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36. Beispiele Cockpit Planer
Instandhaltungstage 2022
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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37. Zusammenfassung
Instandhaltungstage 2022
Kennzahlen …
▪ … relativieren absolute Zahlen und sind Basis für eine Vergleichbarkeit
▪ … helfen das Instandhaltungsgeschehen messbar zu machen
▪ … sind wichtiger Bestandteil für Planungs- und Steuerungsprozesse
▪ … sind ein geeignetes Mittel Ziele zu definieren
Alle Beteiligten aus den Betriebsbereichen …
▪ … haben gleiches Verständnis über die Aussage und den Zweck der Kennzahlen
▪ … sind sensibilisiert für Datenqualität und Ursachen für Abweichungen
▪ … entwickeln Ideen für weitere Kennzahlen / Cockpits
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Erkenntnis:
Bei der Einführung von Kennzahlen werde Defizite in Bezug auf Standardisierung und Datenqualität
sehr transparent!

38. Man muss die Tatsachen kennen,
bevor man sie kann.
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
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Mark Twain, amerikanischer Schriftsteller

39. Kontakt
Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen
39
02843 95 866 0 / +49 170 22 52 397 Orsoyer Str. 8, 47495 Rheinberg
schaefer@resconsulting.de www.resconsulting.de

40. VIELEN DANK FÜR
IHRE AUFMERKSAMKEIT
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