Korespondensi Bahasa Indonesia

1. i
MAKALAH KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA
“BAGIAN - BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA”
Untuk memenuhi tugas mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia
Dosen pengampu : Lia Yuliana, M.Pd
Disusun oleh:
Yona Febria 12101241028
Arifah Alfiani 12101241029
Deti Setianingsih 12101241030
Kusuma Asditya 12101241031
Krisna Pujianto 12101241032
Edi Setiawan 12101241033
MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2014

2. 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang
digunakan untuk menyampaikan pesan - pesan bisnis maupun non bisnis
kepada pihak lain. Pada umumnya proses penyampaian pesan - pesan bisnis
maupun non bisnis ini adalah secara tertulis, salah satunya dalam bentuk surat.
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat
digunakan sebagai sarana menyampaikan pesan - pesan tertulis untuk berbagai
kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis. Oleh karena itu penulisan
surat harus dilakukan dengan baik.
Penulisan surat yang baik adalah dengan menggunakan bahasa Indonesia
yang benar dan baku. Sesuai dengan bahasa Indonesia, baik mengenai kata,
ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya, selain itu bahasa surat haruslah efektif.
Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata,
sopan dan menarik.
Menulis surat yang baik selain pada penggunaan bahasanya perlu
memperhatikan beberapa hal, diantaranya bagian - bagian surat. Bagian surat ini
bervariasi sesuai dengan jenis surat itu sendiri. Bagian surat pribadi akan
berbeda dengan surat dinas. Oleh karena itu, makalah ini akan membahas
bagian - bagian surat dan fungsi masing - masing bagian surat tersebut.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas dapat diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:
1. Apa saja bagian - bagian surat?
2. Apa fungsi masing - masing bagian surat?
C. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka tujuan penulisan makalah ini
adalah :
1. Untuk mengetahui bagian - bagian surat
2. Untuk mengetahui fungsi masing - masing bagian surat.

3. 2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Bagian - Bagian Surat
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:38) sebuah surat terdiri atas bagian -
bagian surat. Penempatan bagian - bagian itu berhubungan dengan bentuk surat
yang digunakan. Artinya jika bagian - bagian itu diletakkan pada margin kiri,
terbentuklah bentuk lurus. Jika bagian - bagian surat itu tidak diletakkan pada
margin kiri dapat terbentuk bentuk surat setengah lurus atau bentuk Indonesia
baru. Menurut Sumantri dan Sudaryono dalam (Dirgo Sabariyanto, 1998:38)
surat terdiri atas beberapa bagian yaitu :
1. Kepala surat
2. Pembuka yang meliputi nomor surat, lampiran, perihal atau hal, tanggal,
alamat, dan salam pembuka
3. Isi surat atau tubuh surat
4. Penutup yang meliputi salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan,
tembusan dan inisial.
Djoko Purwanto (2008:9) mengatakan secara umum, bagian surat baik untuk
surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, yaitu :
1. Kepala surat/kop surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Perihal/hal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan, nama jelas penandatangan
11. Tembusan
12. Inisial

4. Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 27-28) mengatakan bahwa bagian -
bagian surat dinas biasanya berbeda dengan surat niaga. Perbedaan tersebut
terletak pada bagian salam pembuka dan salam penutup. Surat niaga umumnya
memakai salam pembuka dan salam penutup sedangkan surat dinas jarang
memakai salam pembuka dan salam penutup. Perbedaan lain pada bagian-bagian
surat dinas pemerintah yaitu setelah isi surat langsung dicantumkan
nama jabatan penanda tangan surat, kemudian tanda tangan, nama
penanggung jawab surat dan NIP. Pada surat niaga biasanya setelah salam
penutup dicantumkan nama organisasi yang mengeluarkan surat, tanda tangan,
nama penanda tangan dan nama jabatan.
3

5. 4
Berikut penjelasan masing - masing bagian surat yaitu:
1. Kepala Surat
Kepala surat disebut pula kop surat. Isinya adalah lambang (departemen,
universitas, perguruan tinggi, akademi, sekolah dan instansi), nama unit
organisasi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada),
nomor faksimile (jika ada), dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan
dapat ditambahkan nama cabangnya dan nama banker (Dirgo Sabariyanto.
1998:39).
Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2008:9) kepala surat atau kop
surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan atau
instansi mencakup antara lain nama instansi (organisasi), alamat lengkap,
nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website, dan e-mail,
serta logo atau lambang instansi tersebut.
Nani Darmayanti (2008:92) menambahkan bahwa khusus untuk surat-surat
niaga, kepala surat sering dilengkapi dengan alamat kantor cabang,
nama bank, jenis usaha, dan lambang perusahaan.
Dirgo Sabariyanto (1998:39) menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyusun kepala surat yaitu :
a. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap: lambang, nama instansi,
alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile, alamat kawat
(jika ada)
b. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital
c. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat, faksimile, dan telepon ditulis
dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.
d. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, faksimile, dan kata kotak pos
jangan disingkat.
e. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau office box untuk menuliskan
kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan
alamat kawat.

6. f. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti
tanda titik dua (:), sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan
oleh titik (.) setiap angka
g. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnya
telepon.
Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan (khususnya tanggal
surat dan nomor surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis itu
berfungsi sebagai pangkal perhitungan spasi sewaktu pengetikan surat
(Dirgo Sabariyanto, 1998:40) Contoh Kepala Surat :
5
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN
DIREKTORAT SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL
BALAI KAJIAN SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL YOGYAKARTA
Jalan Brgjen Katamso 139, Yogyakarta 55152, Telepon (0274) 373241, 397308
2. Tanggal surat
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:41-42) hal - hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan tanggal surat yaitu sebagai berikut :
a. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah
kepala surat dengan bagian surat lainnya
b. Kata tanggal tidak perlu ditulis
c. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala
surat
d. Angka tahun ditulis lengkap
e. Nama bulan ditulis dengan huruf
f. Penulisan nama bulan jangan disingkat
g. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik
h. Spasinya tidak dijarang - jarangkan
i. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah
j. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital

7. Contohnya adalah sebagai berikut:
1) 18 Maret 1997
2) 10 Juli 1997
Sampai saat ini masih ditemukan penulisan bagian tanggal surat yang
6
salah. Contoh sebagai berikut:
1) Tanggal 18 Maret 1984
2) 10 Juli ‘89
3) 17-05-1990
4) 18 A g u s t u s 1997 (Dirgo Sabariyanto, 1998:42)
Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2008: 10) tanggal surat ditulis
dengan urutan nama tempat / kota pembuatan surat, diikuti dengan angka
tanggal, nama bulan dan angka tahun.
Berkenaan dengan dua pendapat di atas, Tintin Astini dan Aah Johariah
(2004:28) menjelaskan penulisan tanggal untuk surat dinas yang memakai
kepala surat tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab telah tercantum
pada kepala surat, cukup ditulis tanggal, bulan dan tahun.
3. Nomor Surat
Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini
disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam
sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau
instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal
surat. Surat resmi perlu diberi nomor, walaupun surat itu hanya berisi satu
kalimat (Pratjihno, 1974 : 21).
Surat resmi, biasanya, mencantumkan nomor, jenis, instansi pengirim
surat, dan kode surat. Nomor surat adalah urutan nomor surat yang telah
dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Kode surat adalah kode
klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut, sedangkan tahun
yang tertera pada nomor surat menunjukan tahun kapan surat itu dibuat.
Contoh :
N o m o r : 2 3 1 / S B / R - U P I / G . 5 / V I / 0 7

8. 7
Keterangan :
231 : nomor surat
SB : Surat Pemberitahuan
R : rektor (penanggung jawab surat / penanda tangan)
UPI : nama instansi
G.5 : bantuan luar negeri
VI : bulan pembuatan surat, bulan Juni
07 : tahun pembuatan surat 2007. (Nani Darmayanti, 2008 : 92)
4. Lampiran
Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan
adanya sesuatu yang disertakan bersama surat. Dokumen yang disertakan
tersebut beragam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat. Umpamanya
untuk surat penawaran dilampirkan brosur atau daftar harga. Pada surat
perkenalan dilampirkan fotokopi izin usaha, neraca perusahaan, surat dari
relasi dan sebagainya. Sebaiknya, lampiran surat ditulis secara jelas agar
penerima surat segera mengetahui ada tidaknya sesuatu yang dilampirkan
bersama surat tersebut.
Dirgo Sabariyanto, (1986:30-31) menjelaskan bahwa penulisan kata
lampiran tidak boleh disingkat lamp. Jumlah surat atau berkas yang
dicantumkan ditulis dengan angka, misalnya 1, 2, 3 dan 4. Penulisan tanda
titik dua ( : ) dengan kata lampiran tidak disela spasi, sesudah tanda titik dua
baru disela spasi. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik ( . ).
Menurut Pratjihno (1976:21), jika lampiran surat itu penting atau
berharga, kecuali jumlahnya, sebaiknya dibubuhi keterangan lain yang perlu.
Jika sebuah surat tidak ada lampirannya, setelah nomor surat tidak perlu
dituliskan lampiran. Nani Darmayanti, 2008 : 93 memaparkan lebih jelas,
seperti pada contoh berikut ini.
Lampiran: 1 (satu) Berkas Bio Data Karyawan
Lampiran: 2 (dua) Eksemplar Buku Teks

9. Lampiran: 3 (tiga) Helai Kuitansi
Kata "helai" pada lampiran berarti satu surat, bukan satu lembar kertas.
Dengan demikian, penulisan lampiran surat perlu dibuat sejelas mungkin
agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh sebab itu, penulisan
lampiran seperti berikut ini tidak dibenarkan.
8
Lampiran : 2 (dua) helai
Lampiran :
5. Hal atau Perihal Surat
Menurut Soedjito dan Solchan (2014:44-45) bagian ini menunjukkan isi
atau inti surat secara singkat. Dengan baca Hal/Perihal, secara cepat dapat
diketahui masalah yang dituliskan dalam surat itu. Hendaknya Hal/Perihal
dituliskan secara ringkas dan jelas.
Contoh : Hal : Bantuan tenaga pengajar
Hal : Pemilihan mahasiswa teladan
Catatan :
a. Hal/Perihal dapat disamakan dengan judul karangan biasa. Oleh sebab
itu, harus berwujud frase (bukan kalimat) dan pokok surat dimulai dengan
huruf besar. Tidak ada tanda titik di belakangnya dan tidak digaris
bawahi.
b. Dalam surat undangan, sering hanya dituliskan :
Hal : Undangan
Ini belum jelas sebab belum menyebutkan isinya. Sebaiknya
dituliskan juga isinya, misalnya:
Hal : Undangan rapat komite
c. Adakalanya pengirim perlu menunjukkan sifat yang dikirimkan. Sifat surat
biasanya dituliskan di bawah Nomor Surat. Boleh juga dituliskan setelah
Hal/Perihal.
Contoh :
No : 10/PB/2014 No : 10/PB/2014
Sifat : Penting Lamp : Satu berkas

10. Lamp : Satu Berkas Hal : Pengisian Kartu Pemilu
Hal : Pengisian Kartu Pemilu Sifat : Penting
d. Dalam contoh-contoh di atas, lamp. Selalu ditempatkan antara No dan
Hal. Hal tersebut menyangkut bahwa tulisan di belakang lamp. selalu
sedikit, sedangkan tulisan di belakang hal. biasanya terdiri atas beberapa
baris.
9
Contoh: No : 10/PB-1/2014
Lamp : tiga helai
Hal : Penyusunan silabus
Pembagian tugas mengajar semester I
Penerimaan mahasiswa baru
Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 29) menjelaskan bahwa dalam
surat dinas, perihal ditulis dibawah notasi lampiran sedangkan dalam surat
niaga, perihal ditulis dibawah alamat surat.
6. Alamat Tujuan
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan
alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:
a. Nama orang/jabatan
b. Nama jalan dan nomor rumah/gedung, dan
c. Nama kota
Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap
unsur nama itu, tidak ditulis dengan huruf kapital semuanya. Nama orang
hendaknya ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat atau diubah
ejaannya (Soedjito dan Solchan, 2014:45)
Cermat Tidak cermat
Prof. H. Soeseno Kartomihardjo, Ph.D. Prof. H. S. Kartomihardjo, Ph.D.
Prof. H. Suseno Kartomihardjo, Ph.D.
Prof. H. Suseno Kartomihardja, Ph.D.
Di depan nama orang/jabatan dituliskan ungkapan Yang Terhormat
(disingkat Yth.). Kata sapaan Saudara (Sdr.), bapak atau ibu digunakan di

11. depan nama orang. Kata sapaan itu tidak perlu digunakan jika diikuti nama
jabatan (Rektor, Dekan, Kepala, Direktur, dsb.)
Nama jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat, misalnya Jalan
Jenderal Basuki Rakhmat, disingkat/dipendekkan Jend. B. Rakhmat/Jl. Jend.
Basuki R.
Nama kota tidak didahului kata depan di, tidak dituliskan dengan huruf
kapital semua, tidak perlu digaris bawahi, dan tidak bertitik akhir atau tanda
baca lainnya.
Surat itu hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama
kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya (Rektor,
Dekan, Kepala, Direktur, dsb.), dapat disebut kepala atau pemimpin (bukan
pimpinan).
Alamat itu ditujukan kepada nama orang yang disertai nama jabatannya,
atau nama jabatannya saja, bukan nama instansinya. Kata kepada yang
biasa digunakan pada alamat tidak perlu dituliskan, sebab tanpa kepada
sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan. (Soedjito dan Solchan, 2014:46)
10
Contoh:
Yth. Sdr. Imam Sarif, S.E.
Direktur PT Rosdakarya
Jalan Gejayan 10
Yogyakarta
Yth. Pemimpin Proyek
Penelitian Bahasa Jawa
Jalan Mataram 5
Yogyakarta
Yth. Rektop Ikip
Yogyakarta
u.p Pembantu Rektor 1
Jalan Colombo 1
Yogyakarta
Surat yang dialamatkan kepada rektor itu dimintakan perhatian atau
untuk perhatian (u.p) pembantu rektor 1 sebab masalah/hal yang dipaparkan
dalam surat itu berkenaan dengan ruang lingkup tugas pembantu rektor 1.
Surat yang diminta perhatian dari pembantu rektor 1 itu perlu diketahui oleh
rektor sebab rektorlah yang bertanggung jawab atas keluar-masuknya surat
di lembaga itu.
Jika pembantu rektor 1 perlu menjawab surat tersebut, pada salam
penutup dan tanda tangan penanggung jawab harus dituliskan singkatan a.n.
(atas nama).

12. 11
Contoh: a.n. Rektor
Pembantu Rektor 1,
Dr. Huda
NIP 130517570
Alamat luar dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 × 23 cm. Alamat
luar disusun berturut-turut sebagai berikut:
a. Nama orang/jabatan
b. Nama instansi
c. Nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan
d. Nama kota dan nomor kode pos.
Kode pos perlu dicantumkan di belakang nama kota untuk memudahkan
penyampaian dan mencegah kekeliruan penyampaian surat kepada
penerima. Sesudah nomor kode pos tidak perlu dituliskan keterangan lain,
misalnya nama provinsi, pulau, atau kabupaten. Untuk surat yang dikirimkan
keluar negeri cukup dituliskan kata INDONESIA di bawah nama kota dan
nomor kode pos. (Soedjito dan Solchan, 2014: 48)
Alamat yang dituju terletak pada seperempat bagian sebelah kanan
bawah sampul. Alamat pengirim dapat dituliskan pada salah satu dari 3
kemungkinan :
a. Pada halaman muka di sudut kiri atas/tengah
b. Pada halaman muka di sudut kiri bawah; atau
c. Pada halaman belakang sampul di bagian atas tengah.
Contoh :
Soedjito
Jalan Pramuka
Jakarta 65115
Yth. Sdr. Imam Sarif, S.E.
Jalan Gejayan
Yogyakarta 87531

13. Selain alamat, pada sampul surat resmi juga dibubuhkan nomor surat, cap
dinas (disebelah kiri bawah), derajat surat SEGERA/AMAT SEGERA
(disebelah kanan atas), dan teraan (di bagian kanan atas). Soedjito (2014:49-
50). Contoh:
12
Ada beberapa macam amplop dinas :
1) Berukuran 9 × 14 cm (minimal)
Yth. Sdr. Imam Sarif, S.E.
Jalan Gejayan
Yogyakarta 87531
Soedjito
Jalan Pramuka
Jakarta 65115
Soedjito
Jalan Pramuka
Jakarta 65115
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN
Jalan Pramuka 4, Jakarta 10310, Telepon 343075
No :
Yth. Rektor IKIP Malang
Jalan Surabaya
MALANG 65114
CAP
SEGERA

14. 2) Berukuran 10 × 23 cm (ukuran umum)
3) Berukuran 12 × 23,5 cm (ukuran maksimal)
Surat yang telah selesai diketik itu hendaklah dilipat dengan model lipatan
ganda sejajar dengan kepala dan alamat tampak di atas. Hal ini berguna
untuk mengetahui dengan cepat dari mana surat itu, dan mencocokkannya
dengan alamat luar. Soedjito (2014:51). Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Jalan Pramuka 4, Jakarta 10310, Telepon 343075
No : 557/D-1/2014 5 juli 2014
Lamp : Satu Berkas
Hal : Pengisian Data
13
7. Salam Pembuka
DIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN
Triharjanto (2007:16-17) kata-kata yang biasa atau lazim digunakan
untuk salam pembuka, diantaranya adalah :
a. DenganHormat,
b. Tuan yang terhormat,
c. Tuan atau nyonya yang terhormat,
d. Tuan-tuan yang terhormat,
e. Asalamu’alaikum Wr. Wb
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:49-50) hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan salam pembuka sebagai berikut:
a. Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan
hormat
b. Huruf awal pada kata dengan ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (,)

15. d. Bentuk salam pembuka ditulis pada margin kiri
e. Penulisan bentuk salam pembuka menjorok ke dalam sebagai alinea
baru
Dirgo Sabariyanto (1998:50) juga menambahkan bahwa ada bentuk lain
yang biasa digunakan sebagai salam pembuka di lingkungan tertentu, yaitu
assalamuaikum. Bentuknya yang lengkap adalah assalamuaikum
warohmatullahi wabarokatuh. Bentuk yang singkat adalah assalamuaikum
wr. wb. Sapaan itu lazim digunakan di lingkungan Departemen Agama.
Contoh penulisan dan letak salam pembuka (Triharjanto (2007:19) :
Surabaya, 23 September 2006
14
Nomor : 125/DirUt-SP/IV/99
Perihal : Pesanan buku
Lampiran : 2 Lembar
8. Isi
Kepada
Yth.Kepala Bagian Penjualan
Penerbit CAKRAWALA
Jln. Pemuda No. 15, Surabaya 586468
Dengan Hormat,
Triharjanto (2007:18) isi surat merupakan hal pokok dari suatu surat atau
merupakan hal inti (pokok) dalam suatu surat. Inti surat dapat terdiri dari
beberapa paragraf agar maksud pengirim surat jelas kiranya namun tidak
bertele-tele dalam mengungkapkan.
Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:30-31) menambahkkan bahwa isi
surat lengkap terdiri atas tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, isi surat
yang sesungguhnya dan alinea penutup.

16. 15
a. Alinea pembuka
Dalam surat dinas, alinea pembuka harus sudah mencerminkan isi
surat yang sesungguhnya sehingga dengan membaca alinea pembuka
saja pembaca akan memahami maksud isi surat yang diterimanya.
Contoh alinea pembuka pada surat yang bertujuan untuk
menanyakan, melaporkan, memberitahukan, meminta dan
menyampaikan sesuatu :
i. Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan ….
ii. Dengan ini kami laporkan ….
iii. Kami beritahukan bahwa ….
iv. Dengan sangat menyesalkan kami beritahukan bahwa ….
v. Dengan gembira kami kabarkan, bahwa ….
vi. Bersama ini kami lampirkan daftar harga ….
Contoh alinea pembuka jika membalas atau menjawab surat:
i. Sehubungan dengan surat Saudara No. …
ii. Berkenaan dengan surat Saudara No. ….
iii. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat No. …
iv. Surat Saudara tanggal … No … telah kami terima.
Contoh alinea berdasarkan iklan:
i. Sehubungan dengan iklan Saudara pada harian kompas yang terbit
tanggal ….
ii. Kami membaca iklan Saudara dalam harian ….
iii. Berkenaan dengan iklan perusahaan Saudara dalam harian …
b. Alinea isi
Alinea ini memuat uraian, penjelasan, atau keterangan tentang isi
pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Penyusunan
alinea isi dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu sebagai berikut:
i. Pengulangan sebagian alinea / repetisi sebelumnya untuk memulai
alinea isi. Contoh :

17. Alinea Pembuka
Dengan ini kami kabarkan bahwa perusahaan kami telah
mendatangkan beberapa unit mesin kantor terbaru dari Jepang,
terutama komputer merk Asus.
Alinea Isi
Komputer merk Asus telah kami uji coba ternyata hasilnya tidak
diragukan lagi …
16
ii. Bantuan frase transisi
Contoh:
1) Akan tetapi …
2) Selain itu …
3) Oleh karena itu …
4) Sehubungan dengan …
iii. Bantuan kata sambung
Kata sambung seperti meskipun, namun, berhubung, kemudian, jadi,
sebaliknya dan selanjutnya bisa digunakan untuk memulai alinea isi.
c. Alinea penutup
Berisi kesimpulan dari isi surat sesungguhnya. Pada bagian ini
penulis mengemukakan penegasan sesuatu, harapan, atau imbauan dan
ucapan terima kasih. Contoh:
i. Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
ii. Besar harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat
ditingkatkan lagi.
9. Salam Penutup
Menurut Djoko Purwanto (2008:16) di dalam surat yang baik perlu
tercakup salam penutup sebagai ungkapan sikap respek / hormat, sopan,
atau sekadar menunjukkan etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim
digunakan dalam surat menyurat antara lain:
a. Hormat kami,

18. 17
b. Hormat saya,
c. Salam takzim,
d. Salam kami,
10. Pengirim Surat
Menurut Djoko Purwanto (2008:16) surat dinas maupun surat bisnis
dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, misalnya
pimpinan instansi, lembaga atau organisasi. Sedangkan Dirgo Sabariyanto
(1998:58) orang yang menandatangani surat ialah subjek surat. Dialah
penanggung jawab surat. Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan
pengirim surat yaitu:
a. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu
jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas / cap jabatan
b. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya
terdiri atas dua kata atau lebih
c. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak berada di dalam tanda kurung
d. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik
e. Singkatan NIP tidak bertanda titik
f. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka
Bagian pengirim surat tersusun dalam satu kesatuan. Susunan baris-baris
itu yaitu baris pertama adalah jabatan subyek surat, baris kedua adalah
tanda tangan, baris ketiga adalah nama terang, dan baris keempat adalah
nomor induk pegawai. Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31) menjelaskan
bahwa mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup digunakan
untuk surat-surat niaga sedangkan jabatan digunakan untuk surat-surat dinas
pemerintah.
Contoh untuk surat niaga: Contoh untuk surat dinas:
Hormat kami, Kepala Biro Keuangan
CV Dewa Ruci
Kusnawan Malik Drs. Satria Nugraha
Direktur NIP ........................

19. Yang berhak menandatangani surat adalah orang yang mempunyai
wewenag dan tanggung jawab terhadap surat tersebut. Untuk kelancaran
kegiatan pekerjaan jika pejabat utama berhalangan maka pelimpahan
wewenang untuk menandatangani surat dapat dilakukan.
Penandatanganan surat karena adanya pendelegasian wewenang dari
atasan biasanya menggunakan singkatan a.n. (atas nama), anb. (atas nama
beliau), u.b. (untuk beliau), u.p. (untuk perhatian), wks. (wakil sementara),
plh. (pelaksana harian), apb. (atas perhatian beliau). Contoh:
18
a.n. Menteri Pendidikan Nasional
Sekretaris Jenderal
Nama Jelas
NIP ………….
11. Tembusan
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) letak bagian ini di margin sebelah
kiri, lurus vertikal dengan dengan bagian isi surat. Hal - hal yang perlu
diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut:
a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital
b. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari
satu
c. Bentuk kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
d. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, jangan kantornya
e. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan
f. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibuuhkan ungkapan yang
tidak berfungsi misalnya sebagai laporan
g. Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat
yang eselonnya tinggi. contohnya sebagai berikut :
1) Tembusan :
a) Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan
b) Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

20. 19
c) Saudara Bambang
2) Tembusan:
a) Kamawil Kotamadya Yogyakarta
b) Kabag Pemerintah Kotamadya Yogyakarta
3) Tembusan:
a) Kantor Wilayah Depdikbud Provinsi DIY
b) Kakandep Kotamadya Yogyakarta
Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31) menambahkan bahwa cara
penulisan tembusan ditulis sebaris dengan notasinya apabila tembusan
ditujukan kepada satu pihak. Contoh:
Tembusan : Kepala Bagian Pemasaran
12. Inisial
Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31-32) inisial adalah singkatan dari
nama orang yang mengonsep dan mengetik surat. Inisial terdiri dari dua
huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama pertama dan huruf
awal nama kedua. Inisial hanya digunakan di surat niaga sedangkan untuk
surat pemerintah diberi paraf orang yang menyusun surat.
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) hal - hal yang perlu diperhatikan
dalam inisial:
a. Inisial ditulis dibawah sebelah kiri dibawah bagian tembusan
b. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat
Contohnya seperti berikut:
HA/Er
HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni
Er adalah singkatan pengetik surat bernama Erwin
B. Fungsi Bagian - Bagian Surat
1. Kepala Surat
Menurut Nani Darmayanti (2008:91) kepala surat lebih dikenal dengan
istilah kop surat, yaitu bagian surat paling atas dan berfungsi memudahkan

21. penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi atau
organisasi yang mengirim surat.
Nani Darmayanti (2008:92) menambahkan bahwa kepala surat dalam
surat niaga memiliki beberapa manfaat untuk mencapai keberhasilan usaha,
antara lain:
a. Sebagai alat pengenal
Logo, terkadang layout, alamat, dan bidang usaha yang tercantum
pada kop surat menunjukkan keberadaan dan eksistensi perusahaan
bersangkutan.
20
b. Sebagai alat penyebaran informasi
Kepala surat yang lengkap dengan nama perusahaan, logo, bidang
usaha, alamat, dan nomor telpon/faksimile akan memudahkan calon
pelanggan/klien/relasi menghubungi perusahaan pemilik kop surat
tersebut.
c. Sebagai iklan
Logo, terkadang layout, dapat menciptakan image pembaca akan
perusahaan pemilik kop surat.
2. Tanggal surat
Menurut Djoko Purwanto (2008:10) tanggal surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang kapan surat itu ditulis.
Sebagaimana diketahui, pengiriman surat terkadang cepat sampai ke tujuan,
terkadang lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima surat akan
mengetahui kapan surat itu dibuat.
Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 28) menambahkan fungsi tanggal
surat yaitu untuk memudahkan pencatatan surat ke dalam buku agenda,
mengetahui kapan surat itu harus dibalas dan memudahkan mengingat
kembali surat yang diarsipkan.

22. 21
3. Nomor Surat
Menurut Nani Darmayanti (2008 : 93), nomor surat memiliki beberapa
fungsi yaitu sebagai berikut:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat
menyurat.
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan.
d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan
(mengklasifikasikan) penyimpanan surat.
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 28) menambahkan fungsi nomor
surat yaitu untuk:
a. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat sebagai arsip
b. Mengetahui berapa jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim dalam
jangka waktu tertentu
c. Mempermudah pencatatan surat ke dalam buku agenda
4. Lampiran
Penulisan Lampiran pada surat memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang
disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
b. Untuk mengecoh atau memeriksa apakah berkas yang diterima itu
jumlahnya sama dengan tertulis dilampirkan atau tidak.
c. Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan
dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena
dokumen tersebut sudah tersedia.
5. Hal atau Perihal Surat
Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah
pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca surat tersebut secara
keseluruhan (Nani Darmayanti,2008:93).

23. 22
6. Alamat Tujuan
Alamat surat dapat berfungsi sebagai:
a. Alamat petunjuk langsung bagi penerima surat;
b. Petunjuk arsip dalam menyimpan surat;
c. Mempermudah petugas pos;
Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjendela (Nani
Darmayanti, 2008:94).
7. Salam Pembuka
Triharjanto (2007:16) salam pembuka merupakan kalimat pendahuluan
atau kalimat pembuka yang merupakan penghormatan di awal surat.
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:50) dengan menuliskan salam pembuka,
pengirim surat yang lazim disebut subyek surat telah menyampaikan rasa
hormatnya terlebih dahulu sebelum ia menyampaikan isinya.
8. Isi
Isi surat adalah bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita
atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut (Nani
Darmayanti,2008:95).
9. Salam Penutup
Salam penutup sebuah surat dapat digunakan untuk menunjukkan rasa
hormat dan rasa keakraban pengirim surat kepada penerima surat (Nani
Darmayanti, 2008:96).
10. Pengirirm Surat
Pengirim surat biasanya ditandai dengan penulisan nama terang dan
tanda tangan ini berfungsi sebagai penanda siapakah yang
bertanggungjawab atas surat yang telah dikirim (Dirgo Sabariyanto, 1986 :
42).

24. 23
11. Tembusan
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) bagian tembusan surat digunakan
untuk menuliskan instansi mana yang mendapatkan tembusan surat.
Sedangkan menurut Nani Darmayanti (2008:98) tembusan dipakai untuk
menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat itu
selain penerima surat. Surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain
yang mendapat tembusan surat tersebut. Tembusan surat berguna untuk
menghitung jumlah lembar surat yang akan diketik sesuai dengan keperluan.
12. Inisial
Menurut Nani Darmayanti (2008:98) Tujuan pencantuman inisial adalah
apabila suatu saat terdapat kekeliruan mengenai surat tersebut
penandatangan surat dapat memanggil kedua petugas itu untuk ikut
mempertanggungjawabkan surat yang dimaksud. Dengan demikian, inisial ini
hanya berguna bagi pengirim surat sehingga tidak ada artinya bagi penerima
surat. Oleh karena itu, sebaiknya, inisial surat hanya ditulis pada arsip surat.

25. 24
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pemaparan yang telah dikemukankan diatas dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1. Surat memiliki bagian - bagian yang terdiri dari kepala surat/kop surat, nomor
surat, tanggal surat, lampiran, perihal/hal, alamat tujuan, salam pembuka,
paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda
tangan, nama jelas penandatangan, tembusan, dan inisial. Masing-masing
bagian tersebut memiliki fungsi yang berbeda-beda.
2. Penggunaan salam pembuka dan penutup surat tergantung dari kepentingan
surat yang akan dikirim.
3. Pada setiap surat penulisan format nomornya tergantung pada kesepakatan
dan peraturan lembaga pengirim surat tersebut.
4. Antara surat dinas dan surat niaga memiliki perbedaan pada pemakaian
salam pembuka dan penutup, serta penulisan pengirim surat.

26. 25
DAFTAR PUSTAKA
Dirgo Sabariyanto. 1996. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.
Dirgo Sabariyanto. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.
Djoko Purwanto. 2008. Korespondensi Bisnis Modern.Jakarta: Erlangga
Nani Darmayanti. 2008. Komunikatif dalam Berbahasa Indonesia Untuk Tingkat
Unggul (Kelas XII) SMK/MAK. Jakarta: Pusat Perbukuan, Departemen
Pendidikan Nasional
Pratjihno. 1976 . Penuntun Surat - Menyurat Jabatan. Jakarta : Penerbit Djambatan
Tintin Astini dan Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi SMK.
Bandung: Armico
Triharjanto. 2007. PanduanMenulisSurat. Yogyakarta: Siklus
Soedjito dan Solichin. 2014. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung. Pt
Remaja Rosdakarya

27. LAMPIRAN