Buku panduan 5s_kpt

Kandungan
02 Dasar 5S

03 Visi & Misi 5S KPT

04 Objektif 5S

05 Slogan & Logo 5S

07 Carta Organisasi 5S

08 • Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S
09 • Carta Organisasi Urus Setia 5S
10 • Carta Organisasi Jawatankuasa Promosi 5S
11 • Carta Organisasi Jawatankuasa Latihan 5S
12 • Carta Organisasi Jawatankuasa Audit 5S
13 • Carta Organisasi Zon 5S

15 Pengenalan Amalan Persekitaran Yang Berkualiti 5S

21 Aplikasi dan Teknik 5S

47 Penyeragaman Tempat Kerja dan Persekitaran

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

Dasar Amalan 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KPT komited memastikan
Amalan 5S dilaksanakan
secara berterusan melalui
budaya kerja cemerlang
dengan mengutamakan
kerja secara berpasukan ke
arah meningkatkan kualiti
perkhidmatan, persekitaran
yang bersih, selamat dan
memenuhi kepuasan
pelanggan.”

YBHG. DATUK AB. RAHIM BIN MD. NOOR
KETUA SETIAUSAHA
MALAYSIA

2 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI


Visi & Misi 5S

VISI

Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang
melalui persekitaran kerja yang kondusif.

MISI

1. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria
untuk keselesaan warga dan pelanggan.

2. Meningkatkan sistem penyampaian KPT secara
optimum dan berterusan.

3. Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan
berterusan di kalangan warga KPT.

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 3


Objektif 5S

1. Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih,
kemas, tersusun dan selamat.

2. Meningkatkan kreativiti dan inovasi.

3. Meningkatkan motivasi dan disiplin.

4. Memupuk semangat berpasukan.

5. Memupuk sikap bertanggungjawab.

6. Amalan penambahbaikan berterusan.



Slogan & Logo 5S

Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi


Carta
Organisasi


Jawatankuasa Pemandu 5S

PENGERUSI
(KSU)

TIMBALAN PENGERUSI
[TKSU (P)]

KETUA KETUA J/K KETUA J/K KETUA AJK AJK AJK
J/K PROMOSI LATIHAN AUDIT URUSETIA SUB SUB SUB
(Ketua SUB SUB SUB (Dasar dan (Perancangan (Pembangunan)
Komunikasi (Pengurusan (Kewangan) (Khidmat Antarabangsa) dan
Korporat) Sumber Pengurusan) Penyelidikan)
Manusia)

AJK AJK AJK AJK AJK AJK AJK AJK
SUB SUB SUB SUB Pengarah Ketua Setiausaha Penasihat
(Sukan) (Biasiswa) (Pengurusan (Akaun) (Pejabat (Unit Audit (Majlis Undang-
Maklumat) Pengurusan Dalam) Profesor undang
Program) Negara)



Urus Setia 5S

KETUA URUSETIA
[SUB (K)]

SETIAUSAHA
[KPSU (K) I]

WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL
Unit Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian
Komunikasi Pengurusan Kewangan Khidmat Dasar dan Perancangan Pembangunan
Korporat Sumber Pengurusan Antarabangsa dan
Manusia Penyelidikan

WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL WAKIL
Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Unit Audit Majlis Unit
Sukan Biasiswa Pengurusan Akaun Pengurusan Dalam Profesor Undang-
Maklumat Program Negara undang



Jawatankuasa Promosi 5S

KETUA J/K PROMOSI
(KKK)

TIMBALAN KETUA J/K PROMOSI
{KSPAKP (I)}

SETIAUSAHA

AJK AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON ZON
PERUBATAN SUSTAINABLE PEMASARAN MEKANIKAL ETIKA

AJK
AJK ZON AJK AJK AJK
ZON INTERNATIONAL ZON ZON ZON
SAMUDERA RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH

AJK
AJK AJK ZON AJK AJK
ZON ZON PENGURUSAN ZON ZON
GRAFIK KEPIMPINAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN

AJK AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON ZON
LANDSKAP PENGURUSAN KORPORAT NANOTECH PERUNDANGAN

AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON
DINAMIK BIOLOGI BAYARAN CYBERSECURE

AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON
KISPO KIMIA FORENSIK SPEAKER BOX

AJK AJK AJK AJK
ZON ESPRIT ZON ZON ZON
DE CORP FIZIK SIVIL PELANCONGAN

NOTA:

***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK PROMOSI.



Jawatankuasa Latihan 5S

KETUA J/K LATIHAN
{SUB (S)}

TIMBALAN KETUA J/K LATIHAN
{KPSU(S)LL}

SETIAUSAHA

AJK AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON ZON

AJK
AJK ZON AJK AJK AJK

AJK
AJK AJK ZON AJK AJK

AJK AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON ZON

AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON

AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON

AJK AJK AJK AJK

NOTA:
***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK LATIHAN.



Jawatankuasa Audit 5S

KETUA J/K AUDIT
{SUB (W)}

TIMBALAN KETUA J/K AUDIT
{KPSUK(W)T}

SETIAUSAHA

AJK AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON ZON

AJK
AJK ZON AJK AJK AJK

AJK
AJK AJK ZON AJK AJK

AJK AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON ZON

AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON

AJK AJK AJK AJK
ZON ZON ZON ZON

AJK AJK AJK AJK

NOTA:

***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.



Zon 5S

FASILITATOR

KETUA ZON

SETIAUSAHA

AJK AJK AJK AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI
PROMOSI LATIHAN AUDIT ZON ZON ZON ZON ZON


Pengenalan
Amalan
Persekitaran
Berkualiti


| PENGENALAN
Amalan 5S/QE adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan
persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini
tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja
akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S
adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya
menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (KPT).

| Apakah Amalan 5S?

5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN),
Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini
merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang
bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.

Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU)
akan menjadikan lantai dan tempat kerja Kementerian sentiasa bersih, malah
penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan
alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling
penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama.

Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai
rasa tanggungjawab dan sayang pada Kementerian. Setiap individu berperanan
untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini
memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya.

| Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S

Objektif penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat
memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya
juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan
tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya
mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis
sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat.



Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja.
Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik
di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa
kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda
atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek
kejuruteraan dan analisis yang mendalam.

| Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S

KPT telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan
yang digunakan di dalam Amalan (5S/QE) sejak tahun 2011. Pendekatan yang
digunakan untuk penambahbaikan di KPT adalah dengan menggunakan
pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI.

Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua
warga KPT. Pengurusan atasan melalui JK Latihan dan JK Promosi akan
terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi
mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan
di kalangan staf KPT.

| Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI

KPT menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu,
dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih
mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua
Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan
cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masing-
masing. Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat.

| Fokus: Kesan

Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang
lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini
kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan
walaupun memakan masa. Manakala Inovasi pula kesannya adalah lebih cepat.
Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan
penambahbaikan.



| Fokus: Jangka masa

Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan.
Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf
KPT untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung,
akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan Inovasi lebih
menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka
masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa
dan modal.

| Fokus: Perubahan

Setiap aktiviti Kaizen memerlukan pemantauan bagi memastikan ianya kekal
dan boleh digunapakai dalam jangka masa yang lama. Walaupun perubahannya
agak perlahan, namun ianya akan dapat memastikan sesuatu penambahbaikan
itu boleh diguna oleh beberapa generasi di dalam KPT. Perubahan bagi Inovasi
adalah cepat. Apabila modal (wang, manusia, material) mencukupi, ianya akan
mudah dilakukan. Namun pendekatan ini memerlukan pemantauan dan tidak
hanya bergantung kepada fungsi yang sedia ada.

| Fokus: Pendekatan

Fokus terhadap pendekatan dan penglibatan, Kaizen lebih bergantung kepada
usaha kumpulan dan setiap ahlinya. Ini kerana masing-masing mempunyai cara
yang mungkin dikenalpasti antara cara terbaik bagi mengatasi sesuatu perkara.
Namun bagi Inovasi, ianya terhad kepada individu dan seseorang itu perlu lebih
berusaha mengetengahkan ideanya untuk diterima pakai.

| Kesimpulan

Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak
ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan
oleh semua staf KPT. Antara pendekatan aktiviti (5S/QE), Kaizen dan Inovasi
merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam
bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih
efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga KPT untuk
terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja
seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat
kerja.



Fokus Inovasi Kaizen
Jangka Masa Pendek Panjang

Berterusan Dan
Perubahan Berperingkat
Meningkat

Pendekatan Idea Dan Usaha Individu Idea Dan Usaha Kumpulan

Kesan Cepat Dan Mudah Luput Perlahan Dan Kekal

ILLUSTRASI PERBEZAAN
KAIZEN DAN INOVASI

KAIZEN DAN INOVASI

PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN



PERGERAKAN PANTAS TAPI MUDAH DILUPAKAN

KEMAJUAN PENINGKATAN DENGAN DUA PENDEKATAN YANG BERBEZA


Aplikasi
dan Teknik
5S/QE di


| APLIKASI DAN TEKNIK 5S/QE
| Objektif

Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang
dimaksudkan dengan 5S/QE. Akhirnya nanti, semua warga KPT akan mengetahui
bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan
aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing.

Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai
bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun
barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada
peringkat 2S yang terakhir, warga KPT akan melihat bagaimana kesemua teknik
itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.

KIATARAN AMALAN 5S

4 1

SEIKITSU (SERAGAM) SEIRI (SISIH)

5

SHITSUKE (SELALU AMAL)

3 2

SEISO (SAPU)
SEITON (SUSUN)



| Teknik 5S

Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan
digunapakai oleh semua staf KPT bagi mewujudkan tempat kerja yang
sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan
sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar KPT lebih efisien, efektif dan
memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan.

Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan
aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap
staf yang bertugas di Kementerian akan mempunyai rasa tanggungjawab dan
sayang pada KPT. Setiap staf KPT berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada
seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan
sokongan dari semua staf yang bertugas di KPT bagi menjayakannya.

Secara keseluruhannya, implementasi dan amalan 5S di tempat kerja akan
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih
dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem
kerja di KPT lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.

SEIRI - SISIH
1. Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.
Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak
perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab
ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang
tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan
ruang penyimpanan akan lebih luas.

2. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien
diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek
kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita
memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, warga KPT akan berasa
lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka.
Warga KPT juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak
lebih awal.



3. Bagaimana warga KPT melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja?
Dipaparkan di bawah adalah cara melaksanakan aktiviti SISIH di
tempat kerja mengikut kaedah stratifikasi. Kaedah ini memerlukan
staf mengasingkan barang yang hendak dibuang dalam tiga (3) kategori
seperti:

ITEM YANG TIADA NILAI SERTA TIDAK
PERLU PROSES PELUPUSAN DAN SENANG BUANG DENGAN
DIBUANG SEGERA

CARI PEMBELI
ITEM YANG ADA NILAI DAN YANG
BOLEH DIJUAL MENAWARKAN
HARGA TINGGI

CARI CARA
ITEM TIADA NILAI TAPI KOS MERENDAHKAN
PELUPUSAN TINGGI
KOS DAN SELAMAT

CARA AMALAN SISIH DI TEMPAT KERJA

STRATIFIKASI TINDAKAN
Yang Mana???

Tiada nilai dan BUANG DENGAN
senang dibuang SEGERA

SISIH Ada nilai dan CARA PEMBELI
Item Tak DENGAN HARGA
Diperlukan
boleh dijual
TINGGI

Tiada nilai tapi LUPUS DENGAN
KOS RENDAH
kos pelupusan tinggi TAPI SELAMAT



KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH

NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN

TAG KUNING

TAG MERAH



BAHAN TIDAK BAHAN
DIPERLUKAN SISIH DIPERLUKAN

• Bahan tidak diperlukan • Bahan tidak digunakan
dan senang dibuang tapi mesti disimpan
• Bahan ada nilai untuk • Bahan kadangkala
dijual digunakan
• Bahan tiada nilai tapi kos • Bahan digunakan selalu
tinggi untuk dihapuskan

• Buang serta merta • Letakkan berdekatan
• Cari jalan untuk tempat penggunaannya
mengurangkan kos dan • Letakkan jauh sedikit
jalan selamat untuk • Mesti simpan berasingan
dihapuskan dengan pengenalan yang
jelas

TAG BARANGAN UNTUK SISIH

BAHAN TIDAK
DIPERLUKAN DAN BAHAN ADA NILAI
SENANG DIBUANG UNTUK DIJUAL

BIRU HIJAU

BAHAN TIADA NILAI
MENUNGGU
TAPI KOS PELUPUSAN
PELUPUSAN
TINGGI
KUNING MERAH



| Buang Dengan Segera

Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf KPT boleh membuang
barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu
menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan KPT atau
Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat
kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang
tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak
atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang
atau dijual.

| SISIH

SEITON - SUSUN
1. Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan
disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan
barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut
kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan
proses kerja yang lebih pantas.

2. Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil
sesuatu barangan atau rekod, staf KPT hendaklah memastikan bahawa
terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail /
barangan tersebut. Staf KPT boleh mengesan fail dan barangan yang
tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf
tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal.
Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan
Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil
Ujian 30 saat.



| Apakah Ujian 30 saat?

Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh
KPT dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai
contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf KPT akan menggunakan
Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada
rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa
yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang
diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja.

3. Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan
aktiviti SUSUN:

i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau
harian;
ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan
iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan

4. Staf KPT perlu melihat kekerapan penggunaan barangan tersebut dalam
urusan kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barangan tersebut
digunakan seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan
KPT menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat
menjimatkan masa. Sesetengah barangan yang masih mempunyai tarikh
luput atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh
itu, perlu diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu
disimpan di stor.

LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN

Bil Penggunaan Mengikut Kategori Kod Warna
1 Item Kegunaan Harian PUTIH
(1 Jam – 1 Minggu)
2 Item Kegunaan KUNING
(1 Minggu – 6 Bulan)
3 Item Hampir Tidak Digunakan
HIJAU
(6 Bulan Ke Atas)



SEISO - SAPU
1. Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak
dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan.
Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan
terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf KPT, setiap
individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan
tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep ownership dan
Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah
konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan
dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk
menjaga tempat atau barang milik KPT. Konsep ini biasanya ditandakan
dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang
dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-
satu kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.

2. Pemantauan oleh staf sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan
lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan
impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barangan milik
KPT. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam suasana
yang demikian, warga KPT akan mudah menjana idea yang kreatif dan
akan lebih ceria.

3. Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU:

Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan
persekitaran Kementerian juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh dilakukan
sama ada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali sebulan atau
mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi. Adalah disarankan bahawa
sebelum atau setelah melaksanakan tugas, staf KPT boleh menetapkan
5 MINIT SEBELUM KERJA DAN 5 MINIT SELEPAS KERJA untuk
melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan
yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian.



PERALATAN UNTUK SAPU

BIL TEMPAT/KAWASAN PERALATAN
1 MEJA DAN KERUSI TEMPAT • KAIN BURUK
DUDUK • BERUS

• KAIN BURUK
2 KAWASAN KERJA SENDIRI • PENYAPU
• PENYODOK SAMPAH
• BAKUL SAMPAH

• KAIN BURUK
3 PEJABAT • PENYAPU
• PENYODOK SAMPAH
• BAKUL SAMPAH

SEIKETSU – SERAGAM

1. Ianya bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan
sepanjang masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso (3S
pertama) secara berterusan dan berkesan. Secara ringkasnya bolehlah
disimpulkan bahawa untuk mewujudkan keseragaman dalam amalan
5S di KPT, pelbagai kaedah akan dilaksanakan dengan mengadakan
dari semasa ke semasa panduan, peraturan serta arahan seperti BUKU
PANDUAN AMALAN 5S/QE ini untuk dipatuhi. Peraturan dan garis
panduan ini jika diamalkan akan membolehkan kos penyelenggaraan
dapat dijimatkan. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses
kerana jika terdapat warga yang mungkin tidak biasa dengan amalan
5S boleh melaksanakannya dengan merujuk kepada BUKU PANDUAN
AMALAN 5S/QE ini tanpa menunggu masa yang lama.

2. Untuk proses penyeragaman di KPT, adalah disarankan semua pejabat
menyeragamkan dari segi sistem fail, amalan penyimpanan yang
standard serta meminimakan barangan yang perlu ada untuk diletakkan
di atas meja bagi memastikan kekemasannya.



3. Kaedah melaksanakan SERAGAM:

i. Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi
menjamin kualiti dan piawai yang telah ditentukan.

ii. Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan
5S, Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui
cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan
kesilapan akan berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu.
Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi.

iii. Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh
digunakan. Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian boleh
memudahkan pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual
juga perlu jelas dan terang sebagai salah satu cara komunikasi
antara organisasi dengan pelanggannya.

iv. Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau
perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan
untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan
sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol
yang tertentu dan arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna
untuk warga KPT yang baru serta bagi memudahkan pelanggan
memahami proses yang perlu mereka lalui.

4. Ke arah keseragaman Amalan 5S:

Berikut adalah satu senarai panduan bagi mencapai keseragaman
Amalan 5S di KPT. Ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan
kepada kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf
keseragaman dari semasa ke semasa. Namun demikian bilangan
item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan.



BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
1. FAIL KETUA ZON Semua ketua kumpulan mesti
menyimpan dokumen berikut:
1. Dasar 5S.
2. Visi & Misi 5S.
NOTA : 3. Objektif 5S.
4. Slogan 5S.
• Adakan indeks 5. Nama Zon
• Adakan pemisah bagi 6. Carta Organisasi Zon.
setiap tajuk 7. Minit Mesyuarat/Nota
• Rakamkan gambar bagi
Perbincangan Zon
setiap aktiviti kumpulan
serta masalah sebelum (mingguan / bulanan) dan
dan faedah selepas tindakan susulan.
aktiviti 5S dijalankan. 8. Pelan Tindakan Aktiviti.
• Berikan data kuantitatif/
kualitatif 9. Pelan Lantai Zon 5S.
• Semua dokumen 10. Gambar-gambar aktiviti Kaizen
dan rekod hendaklah SEBELUM dan SELEPAS.
dikawal. 11. Keputusan Audit dan Jadual
Audit.
12. Memorandum/Maklumat Terkini
dari Ketua 5S atau Fasilitator
13. Kriteria Audit.
2. SISTEM SUSUNAN FAIL 1. Susunan fail hendaklah dari KIRI
DI RAK ke KANAN (1, 2, 3, …. A, B, C,…
dan seterusnya).
2. Font yang digunakan pada rak
hendaklah jelas kelihatan dari
jauh.
NOTA : 3. ARAS 1 bermula dari tingkat
bawah (pengecualian boleh dibuat
dengan kebenaran fasilitator
setelah elemen keselamatan
• Rujuk Arahan
Keselamatan Kerajaan. diambil kira).
4. Adakan PEMISAH di dalam fail.
• Dokumen dan rekod 5. Adakan indeks di dalam fail.
hendaklah dikawal. 6. Indeks utama & Kod Warna
di tepi rak.
7. Tag pengguna.
8. Peraturan penggunaan dalam
kumpulan.



3. SUSUNAN BARANGAN 1. Susunan tagging hendaklah
DI ATAS RAK dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,……
dan seterusnya).
2. Tagging ARAS 1 bermula dari
tingkat bawah (pengecualian boleh
dibuat dengan kebenaran
fasilitator atas alasan keselamatan).
3. Indeks barangan di setiap tepi rak.
4. Adakan penanda MINIMA dan
MAKSIMA (jika berkaitan).
5. TARIKH LUPUT bagi barangan
yang berkaitan.
6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE /
STOCK LOW / NIL IN STOCK /
REMINDER PLEASE REFILL (lengkap
dengan tarikh jika perlu).
7. Penanda AMBIL INI DAHULU/AMBIL
INI KEMUDIAN bagi barangan yang
berkaitan
8. Adakan label susunan bagi setiap
Kad / Stock Bin.
9. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak
ditempat yang disediakan dan
rekodnya hendaklah dikemaskini.
10. Adakan SIGNAGE kenalan untuk
semua rak.
11. Adakan PELAN LOKASI & MASTER
INDEX di tempat yang strategik.
4. PENGURUSAN 1. Elakkan meletak KABEL, EXTENSION
PENDAWAIAN ELETRIK PLUG dan WAYAR di atas lantai.
2. Wayar diikat dengan cable tie atau
dibalut dengan piping.
3. Kepala plug ditanda dengan pelekat
kod warna dan juga pada barangan
elektrik yang berkenaan.
4. Laporkan sebarang kerosakan
pendawaian kepada Bahagian
Khidmat Pengurusan (Unit
Pentadbiran & Logistik).



5. SUIS LAMPU / KIPAS / 1. Semua suis / barangan elektrik
KEPALA PLUG hendaklah menggunakan sistem
Pelekat Kod Warna.
2. Laporkan sebarang kerosakan
peralatan elektrik kepada Bahagian
Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit
Pentadbiran & Logistik).
6. ELEMEN KESELAMATAN 1. Adakan tanda AMARAN / AWAS
di tempat kawasan berisiko.
2. Signage PEMADAM API
hendaklah jelas kelihatan dari jauh.
3. Pastikan tiada barangan yang
melindungi Alat Pemadam Api.
4. Maklumat seperti DUE DATE FOR
NEXT SERVICE hendaklah
dipamerkan pada alat tersebut dan
ianya mudah dilihat oleh staf.
5. Adakan had ketinggian bagi barangan
yang disusun mengikut stacking.
6. Cara stacking hendaklah ada ciri
keselamatan.
7. PERALATAN 1. Adakan pemilik (ownership).
2. Adakan jadual penyelenggaraan
(jika berkaitan).
3. Adakan Jadual Pembersihan
(cleaning roster).
4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika
bilangan peralatan yang sama lebih
dari satu unit di dalam kawasan zon
yang sama.
5. Wujudkan cara mengguna dan
pamerkan SOP / WI / User Guide
(jika perlu).



8. SETIAP ZON 1. Semua suis lampu / kipas
(KAWASAN KUMPULAN) menggunakan label kod warna.
2. Setiap bilik hendaklah diletakkan
gambar, nama, zon dan
nombor telefon pemilik tempat
tersebut.
3. Syarat pengguna hendaklah
dipamerkan (jika berkenaan).
4. Pelan Lantai / Peta Bilik
hendaklah dipamerkan seelok-
eloknya di pintu masuk.

9. SUDUT 5S MAKLUMAT YANG MESTI
DIPAMERKAN:
1. Dasar 5S yang telah
ditandatangani
NOTA : oleh Ketua Setiausaha KPT.
2. Visi & Misi 5S.
3. Objektif 5S.
• Adakan tajuk dan 4. Slogan 5S.
ruangan bagi setiap
perkara. 5. Nama Zon.
• Semua dokumen 6. Pelan Lantai Zon.
dan rekod hendaklah 7. Ownership
dikawal.
8. Gambar ahli dan carta organisasi.
9. Carta GANTT – perancangan
aktiviti kumpulan.
10. Gambar aktiviti 5S SEBELUM
dan SELEPAS dengan maklumat
ringkas seperti masalah
(sebelum) dan kebaikan (selepas)
serta nama & tarikh.
11. Jadual Audit dan Keputusan
Audit (Bar Chart).
12. Buletin.
13. Maklumat Terkini dari Fasilitator
5S.
14. Roster pembersihan.



10. PAPAN KENYATAAN 1. Semua pekeliling, surat pekeliling,
notis, iklan dan bahan bercetak
TIDAK dibenarkan ditampal di
dinding. Sediakan pelapik atau
tempat khas.
2. Adakan TARIKH LUPUT bagi
setiap pekeliling, surat pekeliling,
notis, iklan dan bahan bercetak
yang dipamerkan.
11. PETAK / TEMPAT LETAK 1. Adakan petak atau tempat letak kasut
KASUT di pintu masuk ke kawasan larangan
berkasut.
2. Adakan petak untuk tempat letak
kasut jika ada kasut / selipar di dalam
bilik pejabat.

12. GARISAN KUNING 1. Garisan kuning hanya digunakan pada
(PARKIRAN BARANGAN) barangan movable atau Work In
Progress.
2. Minimakan penggunaan garisan /
tape parkiran.

13. PERALATAN KEBERSIHAN KAWASAN STOR
1. Sediakan parkiran bagi mesin /
perkakasan seperti Troli, Lifter,
tangga, alat pembersihan, dll.
2. Adakan tempat yang sesuai untuk
menyimpan alatan seperti penyapu,
mop dan berus.
3. Alatan tersebut hendaklah didirikan
/ digantung dalam bekas yang
telah ditentukan oleh fasilitator dan
diparkirkan.



KAWASAN PEJABAT
1. Adakan tempat yang sesuai untuk
menyimpan alatan seperti penyapu,
penyodok sampah, mop dan berus.
2. Semua alatan ini hendaklah
digantung dalam kawasan parkiran.
3. Bagi pejabat yang ada stor,
alatan pembersihan tersebut
hendaklah didirikan dalam bekas
yang telah ditentukan.
14. SIGNAGE UNTUK PELAWAT/ 1. Petunjuk Arah - Tandas, Surau,
KAWASAN MENUNGGU / Had Laju.
PERSEKITARAN BANGUNAN 2. Peraturan dan Tempat Larangan.
BERMULA DARI PINTU 3. Waktu Bertugas.
MASUK POS PENGAWAL 4. Kaunter Pertanyaan.
5. Nama pegawai bertugas di
Kaunter Pertanyaan.
6. Papan kenyataan (Informasi).
7. Tempat Letak Kereta Pelawat .
8. Tempat Letak Kereta Staf.
9. Tempat Letak Motosikal.
10. Tempat Letak Basikal.
11. Tempat Letak Kereta OKU.



CONTOH VISUAL KESERAGAMAN

• Adakan senarai borang
• Adakan SOP penggunaan • Labelkan nombor setiap
• Pamerkan tarikh luput borang
• Adakan tanda maksima
dan minima

• Buatkan parkiran untuk • Buatkan parkiran untuk
alat tulis setiap alatan
• Labelkan tempat bagi • Labelkan tempat bagi
setiap alat tulis setiap alatan
• Labelkan laci ALAT TULIS • Labelkan laci PERALATAN



KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3)

Merah Biru Kuning

SUIS LAMPU KANAN SUIS LAMPU KIRI SUIS LAMPU TENGAH

Nota:

1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan.
2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu.
3) Penandaan perlulah yang paling minima.

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4)

Merah Biru

SUIS LAMPU KANAN (ATAS) SUIS LAMPU KIRI (ATAS)

Kuning Hijau

SUIS LAMPU KANAN (BAWAH) SUIS LAMPU KIRI (BAWAH)

KOD WARNA UNTUK SUIS PELBAGAI

Merah
Jingga Ungu
Jambu

SUIS KIPAS SUIS PENYAMAN UDARA SUIS BLOWER



NOTIS – NOTIS MAKLUMAN

NOTIS MAKLUMAN
ROSAK
ARIAL
BOLD
48

KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG
DIHORMATI,
MESIN PHOTOSTAT/KOMPUTER/ ARIAL
PRINTER INI MENGALAMI BOLD
KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN 30
SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI
KEROSAKAN TERSEBUT.
SEBARANG KESULITAN AMAT
DIKESALI.

TERIMA KASIH



PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT

1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT

2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK
DIFOTOSTAT

3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK
DIFOTOSTAT

4. TEKAN BUTANG ‘START’

5. PROSES FOTOSTAT SELESAI

TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN

NOMBOR SAMBUNGAN :
NOMBOR FAKS BAHAGIAN :
NOMBOR SAMBUNGAN SUB :
NOMBOR KECEMASAN :
1) KEBAKARAN :
2) KEMALANGAN :



JADUAL PEMBERSIHAN

TUGASAN
HARI
BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU
FATINI BT FATIMAH BT AHMAD BIN
ISNIN - SELASA
BUJANG ABU KASSIM
PN ANG MEI RAMLAH
RABU - KHAMIS ROSMAN MASOR
YEW HUSSIN
DR RAMLAH BT
JUMAAT DR ROSNAH ALI YUSUFF ALI BAKAR
OTHMAN

BORANG PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN

LOKASI :

NAMA DAN
TARIKH MASA KOMEN TANDA TANGAN
PEMANTAU



SHITSUKE – SENTIASA AMAL

Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah,
dan matlamat penjimatan KPT akan dapat dicapai. Pengurusan KPT akan
terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti
merancang untuk mendapatkan Sijil 5S/QE.

1. Pengurusan hendaklah berdisiplin dan melatih semua staf mematuhi
peraturan dan budaya kualiti di KPT. Amalan berdisplin dan melatih
warga akan membawa ke arah penukaran budaya kerja yang lebih
sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH, SUSUN, SAPU,
SERAGAM) dilakukan, KPT mestilah mempunyai satu kaedah supaya
warga dapat berdisiplin dan terus sentiasa mengamalkannya dengan
berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu platform ke arah budaya kerja
yang cemerlang.

2. Perlaksanaan Sentiasa Amal.

Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini
antaranya adalah:

Cara 1 Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh
pengurusan KPT supaya budaya kerja cemerlang itu dapat
dipraktikkan.

Cara 2 Mengadakan Audit Dalaman 5S di KPT. Audit ini adalah salah
satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya
dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat
penambahbaikan. Melalui audit ini KPT dapat mengukur tahap
amalan 5S.

Cara 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan
persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan
sebagainya merupakan satu cara untuk mendapatkan komitmen
dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan 5S.



Cara 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat
sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini
akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti
murni ini.

Cara 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti
yang boleh menarik minat staf KPT. Walaupun sedikit dan kecil,
namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai
salah satu motivasi dalam melaksanakan dan menghargai
usaha mereka.

| KESIMPULAN

Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah 5S ini adalah satu cara berkesan
bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di KPT. Melalui Seiri
(Sisih) staf KPT akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun)
membolehkan penyusunan barang dan rekod KPT dibuat dengan lebih kemas;
dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat.
Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan
oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu amal) akan membantu mendisiplinkan
diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.


Penyeragaman
Tempat Kerja &
Persekitaran di


| GARISAN PARKIRAN ALATAN
| Objektif

Parkiran dibuat bertujuan supaya alatan yang bergerak/berubah sentiasa berada
di tempatnya. Ia juga bertujuan supaya mudah diambil dan dikembalikan selepas
penggunaannya.

Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan,
kedudukan peralatan seperti mesin, jentera dan lain-lain hendaklah dirancang
kedudukannya sebelum membuat garisan di atas lantai. Penggunaan pakiran
hendaklah seminimal yang mungkin. Sekiranya tempat yang perlu diletakkan
pakiran itu terdapat karpet, pakiran adalah tidak dibenarkan. Sekiranya
permukaan tempat pakiran adalah licin dan cantik, pakiran juga tidak dibenarkan.

| LANTAI
| Kaedah Pelaksanaan Seragam

i. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan.

ii. Rancang kedudukan peralatan sebelum membuat garisan.

iii. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan
atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah
kebakaran pada laluan ini.

iv. Tanggalkan garisan zon yang tidak diperlukan.

v. Jangan meletakkan apa-apa peralatan di atas lantai tanpa menggunakan
pelapik.

vi. Buatkan garisan putih untuk zon lokasi mesin dan jentera yang tidak
diubah kedudukannya di atas lantai dan garisan kuning untuk barangan
yang beralih.

vii. Kenalpasti garisan zon penempatan peralatan bagi tujuan keselamatan

viii. Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon.



ix. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan
zon keselamatan.

x. Buatkan laluan zon keselamatan untuk mengingatkan kita pintu
keselamatan.

xi. Letakkan label DILARANG MELETAK BENDA DI ATAS GARISAN INI di
atas pelekat.

xii. Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah
alih.

xiii. Periksa semua pelekat atau cat garisan oleh kumpulan 5S secara berkala
(bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan
seperti di para xv.

xiv. Kenalpasti kriteria pembaikan untuk garisan pemisah, garisan
penempatan dan garisan keselamatan.

Nota: Kriteria Pembaikan

a. Garisan Pemisah dan Garisan Keselamatan: Ukuran panjang
minima untuk dibaiki ialah 300 mm.
b. Bila warna garisan luntur walaupun kurang 1/3 dari ukuran
minima yang perlu dibaiki, ganti semua garisan. Masa pembaikan
adalah tiga hari untuk lekatkan pelekat dan satu minggu untuk
cat.
c. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan
penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak.



xv. Jadual Pemeriksaan

JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA
KAWASAN 5S
ZON ______

AHLI TANDA TANGAN
BULAN KOMEN
PEMERIKSA PEMERIKSA
JANUARI
FEBRUARI
MAC
APRIL
MEI
JUN
JULAI
OGOS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DISEMBER

| DINDING

i. Menyediakan papan buletin, papan tanda, bingkai gambar dan peralatan
lain yang perlu pemasangan di dinding supaya semua staf KPT mengetahui
berita semasa dan memahami pelaksanaan amalan 5S.

ii. Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalender, jam dinding,
buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat.

iii. Buang benda yang tidak diperlukan.

iv. Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat.



v. Lekatkan petunjuk INFORMASI di bahagian atas papan kenyataan.

vi. Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan.

vii. Bagi Sudut 5S, buletin pameran hendaklah ikut tajuk.

viii. Buatkan jadual pemeriksaan untuk ahli kumpulan bagi memelihara
keseragaman dan kebersihan di kawasan dinding bangunan.

ix. Maklumkan secara bertulis kepada Unit Pentadbiran Bahagian Khidmat
Pengurusan sekiranya terdapat kerosakan pada peralatan di kawasan
dinding bangunan untuk diperbaiki.

| SILING

i. Buang sawang di siling terutama di kawasan yang berhampiran dengan
dinding.

ii. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran
penghawa dingin.

iii. Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak
melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang.

iv. Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama warna
bagi satu kawasan / bilik.



| TEMPAT SIMPANAN FAIL (KABINET BESI ) atau
(KABINET KAYU)

i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun
secara mendatar (dibaringkan).

ii. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.

iii. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan
hendaklah disediakan.

iv. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan
urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.

v. Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor
simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan.

vi. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan
fail dicatatkan dari bawah ke atas.

vii. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu
kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan
fail bila diperlukan.

viii. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan
dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet
besi atau kabinet kayu.



| PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI
i. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil
dan disimpan kembali.

ii. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama
dengan ibu kunci.

iii. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak
kunci.

iv. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digatung atas alasan
keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah
ditentukan parkirannya.

| LONGKANG
i. Longkang di sekeliling bangunan hendaklah dibersihkan seminggu
sekali.

ii. Adakan jadual pembersihan.

iii. Air tidak boleh ada bertakung dalam longkang.



iv. Rumput dan sampah sarap hendaklah dibersihkan dari dalam longkang.

v. Air yang mengalir dalam longkang tidak boleh tersekat alirannya untuk
mengelak tempat pembiakan nyamuk.

| PARKIR KENDERAAN
i. Sediakan kemudahan parkir untuk staf, pelawat dan orang kurang upaya
(OKU).

ii. Labelkan kawasan parkiran staf, kawasan parkiran pelawat dan kawasan
parkiran OKU supaya tidak timbul kekeliruan.

iii. Labelkan kawasan parkir yang berlainan jenis kenderaan seperti tempat
parkir motosikal, tempat parkir basikal dan tempat parkir kereta.

iv. Semua kenderaan hendaklah diparkirkan secara reverse parking.

v. Buatkan bump jalan untuk kawal kenderaan keluar masuk. Lukiskan
garisan zon keselamatan, letakkan papan tanda dan lain-lain perkara
yang dianggap penting.

vi. Garisan parkir untuk kenderaan dalam bangunan hendaklah dicat dengan
warna kuning.

vii. Garisan parkir untuk kenderaan di luar bangunan hendaklah dicat dengan
warna putih.

| LACI PEGAWAI DAN STAF
Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci
boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan
disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf.



ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti
diari, planner dan buku catatan.

iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan
barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan
dan kebakaran adalah tanggungjawab persendirian. KPT tidak
bertanggungjawab).

5S Sebelum Selepas

Sisih

Susun

Sapu

Seragam

Sentiasa Amal

Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi



Catatan

56 BUKU PANDUAN AMALAN PEMACU TRANSFORMASI
PERSEKITARAN KONDUSIF5S

Buku panduan 5s_kpt

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (20)

Similaire à Buku panduan 5s_kpt

Similaire à Buku panduan 5s_kpt (20)

Dernier

Dernier (20)

Buku panduan 5s_kpt