Muchas empresas se debaten aún entre las razones para contratar su Gestión Documental como un servicio más en la nube. A continuación repasamos algunas de las buenas razones que tenemos para decidirnos por la nube.
5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental en Cloud
1. understanding documents
Muchas empresas se debaten aún entre las razones
para contratar su Gestión Documental como un
servicio más en la nube. A continuación repasamos
algunas de las buenas razones que tenemos para
decidirnos por la nube.
Las implantaciones In-house -o en los servidores de
nuestra compañía- requieren que se lleve a cabo
una planificación para el posterior despliegue e
implantación del software de Gestión Documental.
Esto es así porque el proveedor debe conocer el
entorno en el que va a implantar el software, los
requerimientos específicos, tener acceso para la
implantación, asegurarse de que a nivel de software y
hardware se cumplan todos los requisitos, etc.
Contratar la Gestión Documental como un servicio
es diferente, porque el proveedor conoce su propio
entorno tecnológico y lo tiene preparado para que
en cuestión de horas o unos pocos días, el cliente
pueda disfrutar a plenitud del servicio por el que está
pagando.
La forma de acceder al software de Gestión
Documental es mediante la web. Con una URL y un
usuario y contraseña únicos, los usuarios pueden
acceder desde cualquier punto del planeta y a
cualquier hora a sus documentos.
Además, al ser un servicio Cloud, el gran número
usuarios usando la plataforma garantiza que haya
constantes mejoras en términos de usabilidad
y rendimiento, ya que es importante para los
proveedores Cloud que las solicitudes de soporte se
mantengan bajas dado que tienen que dar cobertura
a un número elevado de personas y compañías.
Las necesidades de las empresas en materia de
Gestión Documental varían con el tiempo, por
ejemplo: el volumen de documentos y contenidos
digitales tiende a crecer o, si queremos extender
el uso del sistema a otros departamentos, habrá
un mayor número de usuarios haciendo consultas
concurrentes al gestor documental. En ambos casos,
los requerimientos del sistema para obtener un
rendimiento óptimo pueden incrementarse.
Si tenemos el software en nuestros servidores,
tendremos que hacernos cargo de suplir estas nuevas
necesidades de hardware. En un servicio Cloud,
podemos crecer de forma “On-Demand”, o lo que es
lo mismo, según demanda.
5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental
en Cloud
1. Inmediatez
Las empresas pueden empezar a disfrutar
de Gestión Documental en un lapso de
tiempo muy corto.
3. Flexibilidad
La Gestión Documental en Cloud
nos permite escalar según nuestras
necesidadessinestarsujetosalimitaciones
tecnológicas.
2. Facilidad de Uso y Libertad
Con la Gestión Documental en Cloud
obtenemos acceso web a un servicio 24/7
optimizado para su uso.
2. understanding documents
5. La Gestión Documental en Cloud
es un método para financiar nuestras
necesidades de Gestión Documental
4. Sin costes pre y post venta
La Gestión Documental Cloud nos libera
de inversiones en hardware, así como de
los costes asociados al mantenimiento del
software.
Si necesitamos más capacidad o más usuarios,
nuestro proveedor nos solucionará esto de forma
inmediata.
Existen unos costes asociados a adquirir una licencia
de software de Gestión Documental.Antes de comprar
la licencia debemos por ejemplo: hacer inversiones
en hardware, pensar si tenemos el personal técnico
necesario para mantener el sistema o si debemos
subcontratarlo. Una vez en funcionamiento el sistema,
debemos tener en cuenta los costes de mantenimiento
del mismo, backups, actualizaciones, etc. Estos
costes pueden estar representados en tiempo o en
unidades monetarias, pero al final, significan costes
que de alguno u otro modo la empresa tiene que
asumir.
Otro coste crucial a considerar es el coste del soporte
que requiere un software de Gestión Documental.
Casi un 100% de los proveedores de software
cobran una tarifa de soporte que se paga año a año.
Este servicio es crítico para garantizar que nuestra
aplicación esté cubierta ante cualquier eventualidad y
es independiente de la licencia del producto.
En un servicio Cloud, el soporte forma parte de la
cuota que pagamos mes a mes. Es decir, siempre
estamos cubiertos, sin tener que pagar un sobrecoste.
• Pagar sólo por lo que usamos, con la libertad de
dejar de consumir el servicio cuando deseemos.
Estas son sólo 5 de las razones para considerar tener
nuestra Gestión Documental contratada en Cloud
como servicio, pero te invitamos a probar por ti mismo
cómo funciona – ¡Esta es otra de las ventajas Cloud!-
Las licencias de un producto software de Gestión
Documental suelen implicar importantes desembolsos
iniciales para las empresas. Un servicio Cloud de
Gestión Documental, por el contrario, nos permite:
• Empezar a disfrutar de la Gestión Documental sin
grandes desembolsos.
• Ir incrementando nuestro consumo –e inversión-
según nuestras necesidades.
5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental
en Cloud
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5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental
en Cloud
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