On parle souvent d'"état d'esprit agile". Lorsqu'il s'installe dans la DSI un groupe industriel comme Groupe Atlantic, on ne se limite pas à appliquer Scrum à la phase de réalisation des solutions logicielles. Pour ce projet transverse nécessitant une forte adhésion des utilisateurs, le groupe de pilotage a prévu un lancement sur 2 jours avec la présence de 15 représentants utilisateurs du directeur de site au contrôleur de gestion, du chef projet produit usine au comptable associé. Les questions essentielles à la réussite d'un tel événement ont été abordées : Comment parvenir à une prise de conscience collective des problématiques et des attentes de chacun ? Comment faire émerger les fonctionnalités du projet de manière participative ? Comment obtenir une priorisation concertée ? Il s'agit de permettre à l'équipe projet d'obtenir la matière essentielle pour construire une feuille de route respectant les budgets alloués, de gagner le soutien et la confiance des utilisateurs. Ce retour d'expérience par Edwige, représentante du groupe pilote et Pierrick, coach agile, vous fera découvrir les ateliers mis en place, ce qui a mené à leur choix et leur enchaînement, et les résultats obtenus à chaque étape.

1. Lancement d’un projet … agile !
J'ai 2 jours pour obtenir une vision partagée avec 15 utilisateurs
pour mon projet agile !
2 et 3 avril 2012

2. 2 jours pour obtenir une vision partagée
Une histoire vraie Une réflexion commune
Les 2 et 3 avril derniers
DSI

3. Transformer les énergies disponibles en bien-être durable
par la création de solutions de confort thermique, éco-
performantes.
accessibles à tous et adaptées à chacun

4. MIS
Aider les organisations à mettre en place SI
ON
un cadre co-construit, menant à l'innovation,
l'épanouissement individuel et la performance collective
Acc
om
Op pagn
é ra e
tio men
nne t
Form l
a ti on
g
Coachin n
t io
Facilita
Expertise
Agile
Agile Garden

5. L'agilité au sein de Groupe
Atlantic
Des principes
Un constat ...
séduisants
Adhésion
quasi-immédiate
Du bon sens … mais ce n'est pas si facile

6. Le projet Métis
Transverse, stratégique, enjeu organisationnel
conséquent
Permettre aux équipes de gérer leurs dépenses
projets
Clarifier la nature de la dépense
Généraliser à l’ensemble des pô les et partager des
pratiques communes

7. Lancer le projet : une
étape clef
Objectifs
Une vision
Un carnet de macro fonctionnalités priorisées
Une équipe
Faire équipe, lancer la dynamique

8. Les obstacles :
Un cahier des charges
existant
Un projet déjà estimé
Des activités au
format inhabituel
pour les participants
15 participants

9. Naviguer en prenant garde de :
Partager les diverses pratiques métiers
Oublier l'application existante
Éviter la « lettre au père Noël »
Préparer les participants à être acteurs du
projet
Ajuster les formats d'atelier à la culture GA
Éviter le jargon agile

10. La préparation des 2 jours
• Le plan final :
OUVRIR EXPLORER CONVERGER
Introduction
Product box Personas User Stories Story Planification
Usagers Besoins Mapping
World Café Priorisation
des besoins
Jour 1 Jour 2

11. Le premier jour de
lancement
OUVRIR EXPLORER CONVERGER
Introduction Priorisation Planification
Usagers Besoins
des besoins
World Café
Jour 1 Jour 2

12. WORLD CAFE
1 « Comment optimiser mon organisation au jour le jour sur la gestion
des dépenses projets ? »

13. WORLD CAFE
2 « Comment optimiser mon organisation au jour le jour sur la gestion
des dépenses projets ? »
lorem
Hô te

14. WORLD CAFE
3 « Comment l'outil informatique peut-il m'aider dans cette
organisation ? »
lorem
Hô te

15. WORLD CAFE
4 RESTITUTION

16. World Café
Lancement nécessaire
par l'hô te
Discussions naturelles
et animées
La plupart des sujets
clé ont été abordés
Échanges riches
Pas de lead
hiérarchique

17. Le 2ème jour de lancement
OUVRIR EXPLORER CONVERGER
Introduction Priorisation Planification
Usagers Besoins
des besoins
World Café
Jour 1 Jour 2

18. Personas Usagers
Personaliser les
utilisateurs
Se mettre à leur
place Michel Nicolas Adeline Claire
Les défendre
Commencer à
exprimer leurs
besoins

19. Personas Usagers
1 Lister les usagers, décrire un persona
ensemble
 Dessin rapide
 Prénom
 Description (poste, âge,
traits de caractère)
 Comportements,
contraintes
 Implications applicatives

20. Personas Usagers
2 Décrire les personas en groupe métier

21. Personas Usagers
Description
 Très occupé
 Travaille tô t et tard
Patrick – 40 ans  Dans la délégation
Directeur de site  Besoin de contrô le, de pilotage
 C’est un décideur
Comportements
Conséquences pour l'application
 Volonté de ne pas dépenser plus que
l’enveloppe autorisée  Disponibilité de l’application
 Accès aux infos à toute heure  Etats de reporting par service, par projet
(à détailler)
 Besoin d’infos synthétiques
 Gestion du prévisionnel
 Besoin d’anticipation
 Acteur du workflow
 Besoin de validation de certaines étapes
 Workflow personnalisable
 Besoin de déléguer certaines validations

22. Personas
Première description
collective
indispensable

23. Besoins
1 Défendez vos personas en exprimant leurs
besoins

24. Besoins
2 Restitution et regroupement
Regroupement
Dédoublonnage
PO

25. Besoins
 Premiers besoins difficiles
à formuler (granularité)
 Personas très utiles
 Les attentes des
comptables ont été émises
 La PO prend ses fonctions

26. Les 2 jours de lancement
OUVRIR EXPLORER CONVERGER
Introduction Priorisation Planification
Usagers Besoins
des besoins
World Café
Jour 1 Jour 2

27. Priorisation
Must
Should
Could
Would

28. Priorisation
1 Priorisation silencieuse
Must
Should
Coud
Would
?

29. Priorisation
2 Échanges
Must
Should
Could
Would

30. Priorisation
3 Re-priorisation silencieuse
Must
! Should
Could
Would
?

31. Priorisation

32. Priorisation
 Du scepticisme au
lancement
 Ex : « application multi-
lingue » en must
redécoupée en français,
anglais (must), autres
(would)
 Bonne adhésion sur le
résultat

33. Le jour d'après ...
OUVRIR EXPLORER CONVERGER
Introduction Priorisation Planification
Usagers Besoins
des besoins
World Café
Jour 1 Jour 2 Jour 3

34. Roadmap
SP1 SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 SP7
Must
Should
Could
Would

35. Roadmap
1 Affinage de la priorisation
980
Créer
Must commande
750-1000
Should
500-750
Could
250-500
Would
0-250

36. Roadmap
1000
2 Backlog Créer un
projet
990
Créer ligne
dépense
980
Créer
commande
970
Aide à
l'imputation
...

37. Roadmap
3 Estimations
User story de référence
0,5 1 2 3 5 8 13 21
Représentant de l'équipe
technique

38. Roadmap
4 Roadmap V0.1
Vélocité But du sprint
présumée

39. Roadmap
5 Bilan
Must
750-1000
Should
500-750
Could
250-500
Would
0-250

40. SP1 SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 SP7
Roadmap
 Macro-chiffrage fluide
malgré l'inconnue
technologique
 Excellente collaboration
PO – équipe technique
 Une première alerte levée
très tô t

41. Métis depuis
 Première alerte levée à juste titre
sans maîtrise de la technologie
 Chiffrage revue à la hausse après 2
sprints de calibrage
 Nouveau budget approuvé pour
mener le projet
 La première release est livrée, et
un site est en production

42. Questions ?
Facilitation
Ateliers
Contexte Agilité
Préparation
Retours
utilisateurs
Autre ..
.

43. Le retour des utilisateurs sur la
démarche
« Le fait de faire le tri entre
l'essentiel, l'accessoire et le confort et
de savoir que la livraison sera assez
rapide est une bonne façon pour les
Christian utilisateurs de s'approprier ce qu'ils
Pilote ont "commandé".
Le projet a évolué en quelque chose
d'encore plus motivant, voire excitant
pour une équipe projet déjà bien
motivée. »

44. Le retour des utilisateurs sur la
démarche
« Je ne voyais parfois pas bien quel
résultat allait pouvoir produire les
ateliers … c'est au fil des résultats
que l'intérêt de la démarche s'est
révélé.
Claudie
CPU PO Au bout des deux jours on avait déjà
un super début de cahier des
charges, et un niveau de confiance
vraiment élevé dans la méthode. »

45. Le retour des utilisateurs sur la
démarche
« La préparation a permis que les
animateurs des deux journées soient
sur la même longueur d'onde sur le
contenu des deux jours ainsi que le
Sophie résultat attendu.
CPI MOA PO
C'est vraiment utile de réfléchir sur le
format et l’enchaînement des temps
collectifs pour servir au mieux les
objectifs. »

46. Le retour des utilisateurs sur la
démarche
« Je retiens le bel enthousiasme des
utilisateurs sur les 2 jours de
lancement, leur discipline lorsqu'il a
fallu arbitrer sur les priorités.
Pascal
Responsable
de domaine Je suis convaincu de l'intérêt de la
méthode agile […] j'attends quand
même un projet où les informaticiens
n'auront aucune connaissance du
sujet traité. »

47. Le retour des utilisateurs sur la
démarche
« La richesse de cette phase de
lancement réside dans la phase de
recueil des participants et dans la
capacité des animateurs à les aider à
Henri
structurer leur vision du futur outil.
Expert utilisateur
Mieux préciser le contexte du projet
et ses moyens permettrait d'éviter les
frustrations sur le traitement des
demandes des participants. »

48. Le retour des utilisateurs sur la
démarche
Edwige Champin
www.groupe-atlantic.fr
Pierrick Thibault
www.agilegarden.fr
@keurvet