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Cómo gestionar y presupuestar los tiempos de trabajo

El time tracking o, en español, gestión de los tiempos de trabajo, es una metología de gestión que permite conocer cuántas horas se han invertido en la realización de los trabajos por los que facturamos nuestros servicios. Este conocimiento permite al gestor una mayor información a la hora de tomar decisiones.

Este método es imprescindible en empresas de servicios y, especialmente en el sector de la auditoría, ya que permite a la firma auditora cumplir con ciertos requerimientos de la norma de control de calidad (ISQC1 NICC1) o de determinadas normas internacionales de auditoría (NIAs ISAs).

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Cómo gestionar y presupuestar los tiempos de trabajo

  1. 1. Cómo gestionar y presupuestar los tiempos de trabajo Deja que tu tiempo cuente
  2. 2. Contenido ¿Por qué una gestión y control del tiempo trabajado? Pasos para la implantación Recomendaciones El centro de coste y los presupuestos Las actividades o tareas Informes: Explotación de la información Diferentes roles y responsabilidades
  3. 3. ¿Por qué una gestión y control del tiempo trabajado? Productividad Motivacional Legales NICC NIAs Departamento de defensa (USA)
  4. 4. Norma de control de calidad, req 26 1. El requerimiento 26 relativo a la aceptación y continuidad de clientes establece que “….únicamente iniciará o continuará relaciones y encargos en los que la firma de auditoría: (a) Tenga la competencia para realizar el encargo y la capacidad, incluidos el tiempo y los recursos, para hacerlo”. Lo cual se debe de acreditar mediante la estimación (presupuesto) de las horas necesarias para su ejecución y si existe disponibilidad para dichas horas dentro de la planificación global del resto de trabajos.
  5. 5. Norma de control de calidad, RRHH 2. En el apartado A24 de material complementario, al relacionar otras cuestiones de personal relacionadas con las políticas y los procedimientos de la firma, menciona la necesidad de incluir la capacidad del personal y el tiempo necesario para realizar el trabajo asignado. Es más, el requerimiento 31 establece que se ha de asignar a los encargos el personal apropiado con la competencia y capacidad necesarias, capacidad medida en términos de conocimientos, experiencia y disponibilidad suficientes y necesarias.
  6. 6. Norma de control de calidad, RRHH 3. Apartado A24, se hace referencia a los procesos de evaluación del desempeño a incorporar dentro de las políticas y procedimientos a llevar a cabo con el personal. Para dicha evaluación es importante conocer el grado de dedicación del profesional evaluado, así como el nivel de cumplimiento de los tiempos asignados a los trabajos, lo cual solamente se puede lograr mediante la información aportada por los partes de tiempos.
  7. 7. Norma de control de calidad, Socios 4. La norma hace una especial mención al control de los tiempos de los socios cuando en el apartado A30 del material complementario relativo también a la asignación de los equipos a los encargos indica: “Las políticas y los procedimientos pueden contemplar sistemas para el seguimiento de la carga de trabajo y de la disponibilidad de los socios de los encargos, con el fin de permitirles disponer del tiempo suficiente para cumplir adecuadamente sus responsabilidades”. Seguimiento de la carga de trabajo que no puede realizarse sin un control adecuado de tiempos.
  8. 8. Norma de control de calidad, Socios 5. Por último, en la sección relativa a la supervisión de los encargos, en el apartado A34, se comenta de nuevo la necesidad de evaluar la suficiencia del tiempo disponible para ejecutar su trabajo.
  9. 9. Normas Internacionales de Auditoría NIA 300 sobre Planificación, apartado A8 al tratar el Plan Global señala que el establecimiento de la estrategia global de auditoría facilita al auditor la determinación de cuestiones tales como “la cantidad de recursos a asignar a áreas de auditoría específicas, tal como el número de miembros del equipo asignados a la observación del recuento de existencias en centros de trabajo que resulten materiales, la extensión de la revisión del trabajo de otros auditores en el caso de auditorías de grupos o las horas del presupuesto de auditoría que se asignan a las áreas de riesgo elevado”.
  10. 10. Normas Internacionales de Auditoría NIA-ES 300 sobre Planificación, al comentar en su Anexo la información a incorporar en el Plan Global sobre la Naturaleza, momento de intervención y extensión de los recursos, señala como uno de los elementos: “el presupuesto del encargo, incluida la valoración del tiempo que debe destinarse a las áreas en las que pueden existir mayores riesgos de incorrección material”.
  11. 11. Pasos para implantar el control de tiempos 1.¿Por qué queremos controlar los tiempos? Saber en qué trabaja cada uno Identificar los trabajos rentables de los no rentables Saber cuánto tardamos en terminar los trabajos Saber dónde están los cuellos de botella Para acertar en los presupuestos
  12. 12. Pasos para implantar el control de tiempos 2. Explicar a todo el mundo por qué queremos controlar los tiempos y por qué es importante Aunque los empleados sepan que ‘deben’ rellenar el parte de horas, es mucho mejor si ‘piensan’ que es algo positivo y que la información va a ser analizada por alguien y tenida en cuenta.
  13. 13. Pasos para implantar el control de tiempos 3. El sistema debe ser fácil Esta tarea es algo añadido para el empleado con lo que deben de estar convencidos de que ahorrará costes en el largo plazo. Mejor cuanto mas simple - Mejor MENOS datos pero MAS precisos. Se puede complicar más adelante
  14. 14. Pasos para implantar el control de tiempos 4. Ejemplo desde arriba No significa forzosamente que el Director rellene el parte de tiempos. El Director/Gerente debe de usar y solicitar los informes de partes de tiempos. Si se sabe que los va a leer, el empleado los rellenará y lo hará correctamente.
  15. 15. Recomendaciones Interfaz sencilla Multiplataforma (oficina, casa, metro,..) Partes diarios (se tarda más en recordar lo de ayer que en apuntarlo hoy,...y hay menos errores) Pocas tareas/actividades Solo veo mis centros de costes / actividades Recordatorios Sistemática en el nombre de los trabajos
  16. 16. Presupuestos - general Un centro de coste puede tener uno o más presupuestos Se definen por fechas Se pueden copiar (clonar) de otros presupuestos Se puede bloquear para solo meter horas en esas fechas Aviso automático de consumo de horas Recargo por horas extras Si se bloquea no se pueden meter horas
  17. 17. Presupuestos - detalles Detalles de horas Sin detalle Por persona Por actividad Por persona y actividad Tipo de tarifa Sin cálculo de costes Tarifa persona Tarifa perfil Tarifa actividad
  18. 18. Horas presupuestadas Costes presupuestados Horas y costes presupuestados Nuevo -Desviación presupuesto (detalle) Informes
  19. 19. Seguridad Servidor virtual privado (MAD/MIA) Con un Proveedor de hosting services Protegidos por un Firewall Certificado de seguridad Protocolo de comunicación cifrado (SSL) Backups cada hora, diarios, semanales y mensuales.
  20. 20. Diferentes roles y responsabilidades Superadministrador Administrador (local vs. global) Responsable (gerente, jefe de equipo, etc..) Usuario
  21. 21. Otros Bloqueo de partes Conexión con Gesia Programación de partes Alarma de partes Autologin Exportar partes a Excel Informes personalizados

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