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Ayrade - ged ( gestion électronique des documents )

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La Gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Elle favorise le travail collaboratif, la capitalisation et l'échange d'informations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier » ce qui offre aux organisations un gain significatif de temps et d'argent. La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

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Ayrade - ged ( gestion électronique des documents )

  1. 1. AYRADE, votre architecte web. Hébergement mutualisé Développement web Solutions web entreprise Certificat SSL www.ayrade.com
  2. 2. Présenter par l’équipe AYRADE
  3. 3. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE • Présentation de l’entreprise • Pourquoi une Gestion Electronique des documents? • Notre solution GED
  4. 4. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Pourquoi la GED ?
  5. 5. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE • Stratégie 05 Zéros! • Zéro stock • Zéro défaut • Zéro panne • Zéro délai • Zéro papier Pourquoi la GED ?
  6. 6. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Zéro papier Les acteurs du marché utilisent quotidiennement une quantité considérable de papier Les coûts élevés du papier, des impressions, et des encres Des papiers perdus sans traçabilité Problèmes liés à la gestion des impressions au classement et à l’archivage Temps perdus pour la recherche d’un papier Pourquoi la GED ?
  7. 7. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE La gestion électronique de documents ou GED recouvre tout les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toute les étapes du cycle de vie d’un document Pourquoi la GED ?
  8. 8. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Stockage traditionnel
  9. 9. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Stockage Moderniser
  10. 10. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Une solution complète
  11. 11. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Bénéfice client • Réduction des coûts liés au papier  L’existence d’un document papier induit : consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts • Accès facile aux documents  Le système de GED est accessible partout dans l’organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents
  12. 12. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Bénéfice client • Amélioration de l’indexation de la recherche  L’indexation et le recherche d’un document sont plus rapides, complètes et précises dans un système GED que dans les archives papier • Démarche qualité  Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED
  13. 13. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Caractéristique  Gestion de tout type de contenu (.doc .ppt .xls .pdf .jpg .mp3 .mp4 …)  Métadonnées – informations sur le document (Nom, Titre, Auteur, Dates de création et modification, …)  Intégration avec les scanners  Intégration avec les clients Mail (Ms Outlook)
  14. 14. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Suivi de version  Plus besoin de changer le nom de fichier  Conservation des relations entre versions  Retour en arrière  Traçabilité
  15. 15. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Contrôle d’accès  Création des groupes  Rôle utilisateurs  Sécurité Détermine (Qui a accès | Avec quel droit)  Verrouillage pendant l’édition Limite les risques de conflit
  16. 16. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Utilisation Solution Full –web Exploitation par les Smartphones Solution full-responsive
  17. 17. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Captures d’écran Utilisateurs & gestion des droits Rôle Recherche avancée Audit et statistique
  18. 18. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Utilisateurs & gestion des droits  Verrouillage pendant l’édition • Coordinateur • Collaborateur • Contributeur • Editeur • Lecteur
  19. 19. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
  20. 20. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Rôles
  21. 21. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
  22. 22. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Statistiques  Statistique quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle pour: • La création des documents • La lecture des documents • La modification des documents
  23. 23. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
  24. 24. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Recherche avancée • Par auteur • Par date de modification • Type de contenu • Par titre • Mot clé • Description…….etc
  25. 25. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
  26. 26. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Merci pour votre attention!
  27. 27. Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE Votre Architecte Web www.ayrade.com

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