Outils d'organisation de Projet

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1. D’animer un projet
- Le compte-rendu, l’ordre du jour
- Mettre en œuvre le PDCA
2. de représenter et planifier un projet en mettant en œuvre
- Le diagramme fonctionnel
- Le diagramme des travaux (WBS)
- Le PERT
- Le GANTT
3. de piloter un projet en utilisant :
- Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
- Une matrice de décision

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  • Bonjour Parmi les choses dont on a besoin pour réussir un projet, la maitrise des outils d’organisation sans doute est la plus importante Aussi dans la série de cours de gestion de projet, celui-ci porte sur exclusivement sur cette problématique On y parlera d’outils spécifiques à la gestion de projet (planning, PERT, gantt), mais aussi de management en général - par exemple d’animation de réunions, de négociation d’objectif, de prise de décision La vidéo que vous êtes en train de regarder n’est pas à proprement parler un cours de gestion de projet, c’est plutôt une micro-formation - elle est divisée en petits chapitres de 5-10 minutes chacun. A la suite de cette formation, vous devrez être capable de concevoir un projet, notamment ses livrables, de le planifier et le piloter avec succès.
  • Partie très pratique
  • Cours outils informatique : doodle
  • L’acronyme anglais oublie le cadrage, qui est pourtant très important
  • La roue de Deming est un moyen mnémotechnique permettant de repérer avec simplicité les étapes à suivre pour améliorer la qualité La méthode comporte quatre étapes, chacune entraînant l'autre, et vise à établir un cercle vertueux . Sa mise en place doit permettre d'améliorer sans cesse la qualité d'un produit, d'une œuvre, d'un service, etc. P lan : Préparer, planifier (ce que l'on va réaliser) D o : Développer, réaliser, mettre en œuvre (le plus souvent, on commence par une phase de test) C heck : Contrôler, vérifier A ct (ou A djust): Agir, ajuster, réagir (si on a testé à l'étape Do , on déploie lors de la phase Act )
  • La réponse à ce problème a été l'instauration d'une nouvelle forme de réunion : le stand-up meeting. Le principe est simple : 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages. Si le fond est sensiblement le même que dans le précédent format de réunion, la durée des stand-up meeting est de fait réduite : entre 10 et 20 minutes en moyenne. Le résultat : lors de ces réunions éclair, chacun est moins dispersé - car plus concentré, et davantage attentif à ce que disent les autres membres du groupe. Les stand-up meetings ont prouvé leur efficacité et sont toujours utilisés
  • La réponse à ce problème a été l'instauration d'une nouvelle forme de réunion : le stand-up meeting. Le principe est simple : 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages. Si le fond est sensiblement le même que dans le précédent format de réunion, la durée des stand-up meeting est de fait réduite : entre 10 et 20 minutes en moyenne. Le résultat : lors de ces réunions éclair, chacun est moins dispersé - car plus concentré, et davantage attentif à ce que disent les autres membres du groupe. Les stand-up meetings ont prouvé leur efficacité et sont toujours utilisés
  • Certains types de réunion exigent un formalisme particulier, assemblée d'actionnaires, conseil d'administration, comité d'entreprise. Minutes = relevé de ce que les uns et les autres ont dit http://fr.wikipedia.org/wiki/Compte_rendu_de_r%C3%A9union
  • Formalisation par écrit Le compte rendu de réunion est le résumé des informations et discussions observés lors d'une réunion, des décisions prises et des actions lancées.
  • Standard et numéroté, logo On peut rédiger le compte-rendu en même temps que la réunion et l’envoyer par mél en fin de réunion
  • Cadrer = définir ce que l’on veut atteindre Analyse : découper un gros problème difficile à traiter en sous-problème
  • Cours sur les bases de l’AF dispo
  • Décompostion d’un problème par niveau
  • Analyse : découper un gros problème difficile à traiter en sous-problèmes
  • Lot de travail, ici 9 Trop simple, manque de précision, trop de choses trop différentes dans un lot Trop compliqué : du travail de gestion de projet inutile
  • Qui fait quoi
  • Ajouter la dimension temporelle
  • Conseil : interroger des personnes compétentes dans chaque domaine pour obtenir des prévisions réalistes.
  • Le projet est dans les temps, il avance bien On est à la veille d’une Preview = présentation des choix technologiques
  • Quelles sont les ressources disponibles ? = compétences + temps (vacances)
  • On comprend pourquoi la gestion de projet est un travail d’ingénieur : elle demande un raisonnement rigoureux
  • Conception OK, maintenant parlons du pilotage
  • Assurer le suivi opérationnel (jalons, livrables, ...) Anticiper par du suivi de réduction des risques Alimenter les instances décisionnaires sur les difficultés opérationnelles et les décisions à prendre
  • 1.      Introduction à la gestion des risques = fondamentaux 2 Démarche de gestion et plan de prévention des risques
  • Qualite_Brainstorming_5.pptx
  • Cette formation permet de comprendre les principes, mais pour acquérir des compétences il faut les mettre en pratique Mise en œuvre dans votre projet
  • Identité
  • Réaliser un projet, c’est avant tout faire, mais c’est aussi Rendre compte, faire des rapports, contrôler
  • Cours terminé, merci de l’avoir suivi
  • Vous trouverez sur ce site une soixantaine de mes cours Certains sont enregistrés en vidéo, tous sont librement téléchargeables
  • Outils d'organisation de Projet

    1. 1. OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils d’organisation Image : Source Rémi Bachelet Cours distribué sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes : La version la plus récente de ce cours est disponible ici : cours de gestion de projet Cette formation est également enregistrée en vidéo Mise à jour du 17 août 2010
    2. 2. Comment utiliser ce cours : <ul><li>Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur </li></ul><ul><li>Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives </li></ul><ul><li>(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante) </li></ul>Rémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille
    3. 3. Objectifs <ul><li>Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : </li></ul><ul><li>D’animer les réunions : </li></ul><ul><ul><li>Mettre en œuvre le PDCA </li></ul></ul><ul><ul><li>Bien organiser les réunions : ordre du jour, compte-rendu </li></ul></ul><ul><li>Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : </li></ul><ul><ul><li>L’analyse fonctionnelle </li></ul></ul><ul><ul><li>Le diagramme des travaux </li></ul></ul><ul><ul><li>Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI </li></ul></ul><ul><ul><li>Le PERT, le planning de Gantt </li></ul></ul><ul><li>Piloter un projet en utilisant : </li></ul><ul><ul><li>Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. </li></ul></ul><ul><ul><li>Une matrice de décision </li></ul></ul>
    4. 4. Animer un projet <ul><li>Organiser des réunions efficaces </li></ul><ul><ul><li>Objectifs </li></ul></ul><ul><ul><li>Le PDCA </li></ul></ul><ul><li>Quatre types de réunions </li></ul>Chapitre 1/6
    5. 5. Des réunions utiles ? <ul><li>Une réunion coûte cher  coût = salaire horaires X nombre de participants + .. </li></ul><ul><li>En France, on a souvent la réunionite … </li></ul><ul><li>La réunion va t-elle se dérouler ? </li></ul><ul><ul><li>Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer 4 créneaux trois semaines avant la date prévue. </li></ul></ul><ul><li>… .avec les bons participants ? </li></ul><ul><ul><li>Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » un hiérarchique en transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision … sans le décideur . </li></ul></ul><ul><li>Pourquoi investit-on du temps ? </li></ul><ul><ul><li>Fixer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de commencer </li></ul></ul><ul><ul><li>L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour </li></ul></ul><ul><li>Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? </li></ul><ul><ul><li>Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis </li></ul></ul>
    6. 6. Qu’est-ce qu’un bon objectif ? <ul><li>CAMERA </li></ul><ul><ul><li>C adré (spécifique, précis, défini) </li></ul></ul><ul><ul><li>A pprouvé, consensuel </li></ul></ul><ul><ul><li>M esurable, critère de validation donné </li></ul></ul><ul><ul><li>É chéance précise dans le temps, daté </li></ul></ul><ul><ul><li>R éaliste, faisable.. </li></ul></ul><ul><ul><li>.. mais A mbitieux </li></ul></ul><ul><li>(En anglais SMART </li></ul><ul><ul><li>S tretching, </li></ul></ul><ul><ul><li>M easurable, </li></ul></ul><ul><ul><li>A greed-upon, </li></ul></ul><ul><ul><li>R ealistic, </li></ul></ul><ul><ul><li>T ime-Framed) </li></ul></ul>Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ». Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion » Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager. On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose l’objectif qu’elle souhaite atteindre).
    7. 7. Cycle d’action : le PDCA <ul><li>Version française : </li></ul><ul><li>P réparer </li></ul><ul><li>D érouler </li></ul><ul><li>C ontrôler </li></ul><ul><li>A ncrer </li></ul>Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne les  résultats attendus en colonne les actions à engager , la preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien produit l'effet souhaité. Image : Source
    8. 8. 4 types de réunions (1/2) <ul><li>Réunion de travail/technique </li></ul><ul><ul><li>Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client… </li></ul></ul><ul><ul><li>But : approfondir des points précis </li></ul></ul><ul><ul><li>Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs </li></ul></ul><ul><ul><li>Durée : peut prendre du temps ! </li></ul></ul><ul><li>Réunion de chantier </li></ul><ul><ul><li>Participants : Avec les encadrants, le comité de pilotage </li></ul></ul><ul><ul><li>But : présenter l'avancement </li></ul></ul><ul><ul><li>Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan </li></ul></ul><ul><ul><li>Durée : jamais plus d’une heure </li></ul></ul>
    9. 9. 4 types de réunions (2/2) <ul><li>Réunion interne </li></ul><ul><ul><li>Participants : toute l’équipe-projet </li></ul></ul><ul><ul><li>But : suivre l’avancement </li></ul></ul><ul><ul><li>Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs </li></ul></ul><ul><li>Stand-up meeting </li></ul><ul><ul><li>Participants : membres disponibles </li></ul></ul><ul><ul><li>But : faire un point rapide </li></ul></ul><ul><ul><li>Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs </li></ul></ul><ul><ul><li>Durée : très courte ! </li></ul></ul><ul><li>Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce qu’il y a à faire </li></ul><ul><ul><li>plus ou moins développé (stand-up meeting = « CR light ») </li></ul></ul>2 objectifs Contrôle : Le travail étant réparti au sein de différents pôles, chacun présente ses avancées au groupe et valide ses objectifs de la semaine. Entraide : En cas de blocage, la réunion permet d'exprimer le problème et l'ensemble du groupe cherche à résoudre la situation. 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages
    10. 10. Le compte rendu <ul><li>Contenu </li></ul><ul><ul><li>Informations, décisions, actions </li></ul></ul><ul><ul><li>Modèles de comptes rendus </li></ul></ul><ul><li>Conseils </li></ul>Chapitre 2/6
    11. 11. Le compte-rendu
    12. 12. Modèles de compte-rendu <ul><li>En texte . doc et Google Docs . </li></ul><ul><li>En mind map au format Freemind , en flash , sur Mindmeister </li></ul>
    13. 13. Le compte-rendu : Les « plus » <ul><li>La cohérence : Le modèle de CR est standard </li></ul><ul><li>Le détail des objectifs : </li></ul><ul><li>En plus du pilote /action /délai, le tableau d’objectifs précise. </li></ul><ul><ul><li>Le moyen de validation de chaque objectif ( le livrable) </li></ul></ul><ul><ul><li>Quelle est la personne qui valide ( différente du responsable de l’action ) </li></ul></ul><ul><li>Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR précédent. </li></ul><ul><li>La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux participants et aux absents sous 48h. </li></ul><ul><ul><li>L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien vouloir amender avant le XX/XX) </li></ul></ul>Image : Source
    14. 14. Cadrer le projet <ul><li>En mettant en œuvre… </li></ul><ul><li>L’analyse fonctionnelle </li></ul><ul><ul><li>Diagramme fonctionnel : SADT, FAST, </li></ul></ul><ul><li>Diagrammes des travaux / des responsabilités </li></ul><ul><ul><li>WBS/OBS </li></ul></ul><ul><ul><li>La matrice RACI </li></ul></ul>Chapitre 3/6
    15. 15. Représenter et planifier un projet c’est … <ul><li>Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer) </li></ul><ul><li>Le décomposer en sous-parties </li></ul><ul><ul><li>Le diagramme fonctionnel </li></ul></ul><ul><li>Définir les étapes pour le réaliser </li></ul><ul><ul><li>Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilités (OBS/RACI) </li></ul></ul><ul><ul><li>Le PERT </li></ul></ul><ul><ul><li>Le GANTT </li></ul></ul><ul><li>Préciser les moyens </li></ul><ul><ul><li>Le budget </li></ul></ul><ul><li>Inventorier et gérer les risques </li></ul><ul><ul><li>À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions de problèmes, notamment le brainstorming </li></ul></ul>
    16. 16. Définir l’objectif à atteindre <ul><li>C’est l’objet des méthodes de conception </li></ul><ul><li>On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels .. </li></ul><ul><ul><li>Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe </li></ul></ul><ul><li>« en termes fonctionnels » signifie en évitant de parler de solutions techniques . </li></ul><ul><li>L’analyse fonctionnelle étudie le besoin , elle permet d’obtenir le Cahier des charges fonctionnel ( CdCF ) qui doit être validé par le client. </li></ul><ul><li>.. Puis, une fois le besoin validé </li></ul><ul><ul><li>Analyse fonctionnelle interne </li></ul></ul><ul><ul><li>AMDEC </li></ul></ul><ul><ul><li>Analyse de la valeur </li></ul></ul><ul><ul><li>Plans, CAO … </li></ul></ul>
    17. 17. Diagramme fonctionnel basique Source de l’image: http://www.sbaysite.net
    18. 18. Diagramme fonctionnel SADT Source de l’image: http://www.sbaysite.net
    19. 19. Diagramme fonctionnel FAST Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur : Séparer les étages Gérer les débris Gérer l'environnement extérieur Ecarter les deux morceaux après la séparation Gérer le choc Commander la séparation Effectuer la séparation Contrôler l'effectuation de la tâche Protéger contre la température Protéger contre la pression Récupérer les débris Eviter un trop grand nombre de débris Projet PERSEUS2 temps
    20. 20. Diagramme fonctionnel : « pieuvre » <ul><li>Pour en savoir plus : </li></ul><ul><li>Guide «  Comment réaliser une analyse fonctionnelle  » </li></ul><ul><ul><li>Guide de base , Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.ec-lille.fr </li></ul></ul>
    21. 21. Cadrer le projet <ul><li>En mettant en œuvre… </li></ul><ul><li>L’analyse fonctionnelle </li></ul><ul><ul><li>Diagramme fonctionnel : SADT, FAST, </li></ul></ul><ul><li>Diagrammes des travaux / des responsabilités </li></ul><ul><ul><li>WBS/OBS </li></ul></ul><ul><ul><li>La matrice RACI </li></ul></ul>Chapitre 3/6
    22. 22. Décomposer les tâches : diagramme des travaux (WBS – Work Breakdown Structure ) http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif <ul><li>Faire un découpage des lots, approprié </li></ul><ul><ul><li>trop simple : on oublie des éléments importants </li></ul></ul><ul><ul><li>trop détaillé : ingérable / perte de temps </li></ul></ul>Lot de travail
    23. 23. Diagramme des travaux /WBS http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 10-15 lots équilibrés en terme de charge
    24. 24. Diagramme des responsabilités (OBS – Organization Breakdown Structure) Source : projet COMPTAGE 09-11
    25. 25. Du WBS à l'OBS : la matrice RACI Dans le diagramme des tâches, des lots ont été définis  Tous les lots doivent être affectés à un responsable par une matrice RACI Matrice RACI R = Réalisation, tâche A = Approbation , lead C = Consultation, avant I = Information, après Alex Brice Claire Didier DS Pilote Lot 1 Lots technique A R A C I Lot technique B R A I Lot 2 Lot technique C R A I Lot 3 Lot technique D R A Lot technique E R A I I Lot technique F A R I Lot 4 Lot de gestion G R A C Lot 5 Lot de gestion H A R R C Lot de gestion I A R C Lot 6 Lot de gestion J R A C Lot 7 Lot de gestion K R A C Lot 8 Lot de gestion L R A C Lot 9 Lot de gestion M A R C Projet XXX Lot 1 Lot 2 Lot 3 Lot 4 Lot 5 Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9 Lots techniques Lots de gestion de projet
    26. 26. Planifier un projet <ul><li>Le PERT </li></ul><ul><ul><li>Dates au plus tôt, dates au plus tard, chemin critique </li></ul></ul><ul><li>Le GANTT </li></ul>Chapitre 4/6
    27. 27. Le diagramme PERT <ul><li>PERT = Program Evaluation and Review Technique («  Technique d’élaboration et de mise à jour de programme » ) </li></ul><ul><li>Outil développé pour la marine américaine en 1957 </li></ul><ul><ul><li>Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans, l’application du PERT aurait permis de le réduire à 4 ans… </li></ul></ul>
    28. 28. Calculer un PERT http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule Le chemin critique est le chemin où … Dates au plus tôt   Dates au plus tard Au plus tôt! Au plus tard ! date au plus tôt = date au plus tard. … Quel est son intérêt ? marge libre = délai de retard à la mise en route d'une tâche
    29. 29. Organiser les tâches, déterminer le chemin critique.. PERT http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule Le chemin critique est le chemin où … Dates au plus tôt   Dates au plus tard date au plus tôt = date au plus tard. … Quel est son intérêt ? … .. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet .. Accélérer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite
    30. 30. Établir les priorités, planifier.. PERT Quelle est l’étape la plus importante du projet ? Quelles sont les périodes les plus chargées ? Image : source
    31. 31. Le diagramme de Gantt <ul><li>Développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910 </li></ul><ul><ul><li>Calendrier de réalisation d'un projet </li></ul></ul><ul><ul><li>Visualiser l’ensemble du projet </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lots de travail (ou groupe de lots) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Réunions </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Identifier les marges existantes sur certaines tâches, </li></ul></ul><ul><ul><li>Piloter le projet </li></ul></ul>Image : Wikimedia Commons
    32. 32. Calendrier d’un projet : Gantt Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info
    33. 33. Exemple de Gantt Image : source
    34. 34. Image : source
    35. 35. Conception d’ensemble du projet <ul><li>Récapitulation des outils de projet </li></ul><ul><ul><li>Questions à résoudre </li></ul></ul><ul><ul><li>Enchainement des outils </li></ul></ul><ul><li>Le budget </li></ul>Chapitre 5/6
    36. 36. Concevoir un projet, c’est résoudre une série de questions en suivant un ordre rigoureux <ul><li>Définir ce qui est demandé : </li></ul><ul><ul><li>Quelles sont les fonctions à réaliser, les contraintes ? </li></ul></ul><ul><li>Lister les tâches </li></ul><ul><ul><li>Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ? </li></ul></ul><ul><li>Établir les responsabilités </li></ul><ul><ul><li>Qui coordonne, réalise et valide chaque tâche ? </li></ul></ul><ul><li>Évaluer la durée et l’ordre des taches </li></ul><ul><ul><li>Combien de temps faut-il pour faire … ? Dans quel ordre doit-on procéder ? </li></ul></ul><ul><li>Prendre en compte les ressources et contraintes </li></ul><ul><ul><li>Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ? </li></ul></ul>
    37. 37. Les outils de conception/planification de projet s’enchainent rigoureusement <ul><li>Poser les bases de ce qui est demandé : </li></ul><ul><ul><li>Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel </li></ul></ul><ul><li>Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation </li></ul><ul><ul><li>WBS (diagramme des travaux) </li></ul></ul><ul><li>Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi </li></ul><ul><ul><li>OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités) </li></ul></ul><ul><li>Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches </li></ul><ul><ul><li>PERT </li></ul></ul><ul><li>PERT + ressources disponibles </li></ul><ul><ul><li>Gantt (calendrier du projet) </li></ul></ul>
    38. 38. Définir et gérer les moyens: le budget <ul><li>3 types de ressources </li></ul><ul><li>Ressources humaines, personnel </li></ul><ul><li>Mise à disposition de locaux, de machines, dons en nature … </li></ul><ul><li>Argent </li></ul><ul><li>Sert à </li></ul><ul><li>Évaluer la faisabilité </li></ul><ul><li>Demander des financements </li></ul><ul><li>Suivre l’avancement (% dépensé) </li></ul><ul><li>.. rendre des comptes </li></ul>
    39. 39. Exemple de budget Image : source
    40. 40. Le budget est aussi un instrument de suivi <ul><li>Tenir à jour un journal des dépenses.. </li></ul><ul><li>… dès le lancement du projet </li></ul>
    41. 41. Piloter un projet <ul><li>Piloter c’est jalonner… et mettre à jour </li></ul><ul><li>Les outils de pilotage : </li></ul><ul><ul><li>Le tableau d’indicateurs </li></ul></ul><ul><ul><li>La gestion des risques </li></ul></ul><ul><ul><li>La matrice de décision </li></ul></ul>Chapitre 6/6
    42. 42. Le pilotage ... une mise à jour ? <ul><li>Suivre l’avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet </li></ul><ul><ul><li>CdC </li></ul></ul><ul><ul><li>WBS </li></ul></ul><ul><ul><li>OBS/RACI </li></ul></ul><ul><ul><li>PERT </li></ul></ul><ul><ul><li>Planning Gantt </li></ul></ul><ul><ul><li>Budget </li></ul></ul><ul><li>Si on a un problème, on retravaille avec les outils de conception de projet </li></ul><ul><li>Mais le mieux c’est d’intervenir avant d’être en difficulté… trois outils le permettent.. </li></ul>Image : source <ul><li>Piloter un projet c’est vérifier qu’on est sur la bonne trajectoire vers le livrable final </li></ul><ul><li>Deux prérequis : </li></ul><ul><ul><li>Des livrables intermédiaires </li></ul></ul><ul><ul><li>Des jalons : réunions de validation à la fin des lots importants. </li></ul></ul>
    43. 43. Les indicateurs Image : source Voir formation «  évaluation de projet »
    44. 44. Définir / prioriser / suivre les risques Image : source Voir formation «  gestion des risques »
    45. 45. Faire les bons choix
    46. 46. Matrice de décision Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif Voir formation «  brainstorming »
    47. 47. Conclusion <ul><li>Retour sur les objectifs </li></ul><ul><li>Outils logiciels </li></ul><ul><li>Quelques conseils </li></ul><ul><ul><li>Matérialiser le projet </li></ul></ul><ul><ul><li>Trouver l’équilibre entre gestion de projet et réalisation </li></ul></ul><ul><ul><li>Revenir systématiquement sur les écarts </li></ul></ul><ul><li>Carte conceptuelle du chapitre 2 </li></ul><ul><ul><li>L’animation de réunions </li></ul></ul>
    48. 48. Objectifs <ul><li>Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : </li></ul><ul><li>D’animer les réunions : </li></ul><ul><ul><li>Mettre en œuvre le PDCA </li></ul></ul><ul><ul><li>Bien organiser les réunions : ordre du jour, compte-rendu </li></ul></ul><ul><li>Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : </li></ul><ul><ul><li>L’analyse fonctionnelle </li></ul></ul><ul><ul><li>Le diagramme des travaux </li></ul></ul><ul><ul><li>Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI </li></ul></ul><ul><ul><li>Le PERT, le planning de Gantt </li></ul></ul><ul><li>Piloter un projet en utilisant : </li></ul><ul><ul><li>Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. </li></ul></ul><ul><ul><li>Une matrice de décision </li></ul></ul>
    49. 49. Logiciels de gestion de projet gratuits <ul><li>La plupart des outils de projet : comptes-rendu, WBS, OBS, matrice RACI, ne demandent pas d’outil logiciel spécifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposés par Open Office . </li></ul><ul><li>Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding Environment (VUE)  : </li></ul><ul><ul><li>C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français </li></ul></ul><ul><ul><li>Téléchargeable directement ici . </li></ul></ul><ul><ul><li>Document-type proposé : amorce de Diagramme d'environnement </li></ul></ul><ul><li>Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut commencer en utilisant GanttProject </li></ul><ul><ul><li>C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français </li></ul></ul><ul><ul><li>Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT, calcul du chemin critique. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pour finir, voici une vidéo d'introduction à GanttProject </li></ul></ul>
    50. 50. Matérialiser le projet…. <ul><li>Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour d'un projet commun </li></ul><ul><ul><li>Lancement de projet </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nom du projet, logo, plaquette </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Montage/conception de projet </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Croquis, maquette </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Conduite de projet </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Prototypes, démonstrateurs… </li></ul></ul></ul><ul><li>Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amené à toutes les réunions. </li></ul>Image : Source1 , Source2 , Source3
    51. 51. Gérer ou réaliser : trouver l’équilibre <ul><li>Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de projet et celles de réalisation </li></ul><ul><li>Réaliser un projet, c’est avant tout faire …, mais c’est aussi </li></ul><ul><ul><li>Concevoir </li></ul></ul><ul><ul><li>Organiser et planifier </li></ul></ul><ul><ul><li>Rendre compte </li></ul></ul><ul><ul><li>Contrôler </li></ul></ul><ul><ul><li>.. </li></ul></ul>Image : Source
    52. 52. Pilotage : revenir systématiquement sur les écarts <ul><li>..pour les comprendre </li></ul><ul><li>Principe de base : être honnête </li></ul><ul><li>Chercher la cause … </li></ul><ul><ul><li>… et pas le bouc émissaire </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Temps insuffisant, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Manque de compétence, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Outils non adaptés </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pas de suivi, faible motivation </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Objectifs pas CAMERA / SMART </li></ul></ul></ul><ul><li>Positiver &quot;ce qui a été fait&quot; + Replanifier de manière plus réaliste </li></ul><ul><ul><li>Découpage en livrables intermédiaires plus simples, résolution des problèmes détectés.. </li></ul></ul><ul><li>..objectif non atteint + cause non analysée = </li></ul><ul><li>L'analyse des écarts et la base du pilotage de projet </li></ul>
    53. 53. L’animation de réunions : une carte conceptuelle Thomas Briand
    54. 54. Questions ?
    55. 55. Rémi BACHELET <ul><li>  Enseignant-chercheur,      Ecole Centrale de Lille </li></ul><ul><li>Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr </li></ul>Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet , sociologie des organisations , recueil, analyse et traitement de données , prévention du plagiat , module de marchés financiers , cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles , utiliser Wikipédia et CentraleWiki , formation au coaching pédagogique et à l'encadrement
    56. 56. Mes autres cours : <ul><li>en vidéo : </li></ul><ul><ul><li>Comment animer un  Brainstorming , analyse stratégique des projets , Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation , utiliser les cartes conceptuelles , évaluer la valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet. </li></ul></ul><ul><li>en diapositives animées : </li></ul><ul><ul><li>Fondamentaux de la gestion de projet </li></ul></ul><ul><ul><li>Les bases des outils d'organisation projet </li></ul></ul><ul><ul><li>Groupware et outils informatiques de gestion de projets </li></ul></ul><ul><ul><li>Introduction à l'analyse stratégique en management de projet </li></ul></ul><ul><ul><li>et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes </li></ul></ul><ul><ul><li>Cours d'analyse fonctionnelle </li></ul></ul><ul><ul><li>Introduction à la gestion des risques </li></ul></ul><ul><ul><li>Démarche de gestion des risques et plan de prévention </li></ul></ul><ul><li>Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certaines de ces formations </li></ul><ul><li>Cours de finance de marché </li></ul><ul><li>Autres cours de sociologie des organisations </li></ul><ul><li>cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes </li></ul><ul><li>cours de référencement / SEO </li></ul><ul><li>Wikipédia en tant que système de gestion des connaissances </li></ul>

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