AdministrasiAdministrasi
KantorKantor
Dra Armida. S. M.SiDra Armida. S. M.Si

Dra. Armida S, M.Si
2012

Administrasi kantorAdministrasi kantor
► administrasi adalah rangkaian kegiatanadministrasi adalah rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yangpenataan terhadap pekerjaan pokok yang
dialkukan oleh sekelompok orang dalamdialkukan oleh sekelompok orang dalam
kerjasama mencapai tujuan tertentu.kerjasama mencapai tujuan tertentu.
►Kantor : tempatKantor : tempat menangani ”Informasi ”,menangani ”Informasi ”,
mulai dari menerima, mengumpulkan,mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan sampai menyalurkanmengolah, menyimpan sampai menyalurkan

Pengertian
AdministrasiAdministrasi berasal dari kata Yunani AD-MINISTRARE
yang
Berarti Pengabdian atau service atau pelayanan
(Zaman Hindia Belanda kata administrasi)
 Prajudi administrasi dibedakan menjadi dua
pengertian :
1. Arti sempit : Tata Usaha
2. Arti Luas : - Proses .... (pemikiran,
perencanaan, penga
turan, penggerakan,
pengawa
san/pengendalian sampai
proses
pencapaian tujuan.
- Fungsi .... a. Ada orang yg
merencanakan
b. Ada orang yg memimpin
c. Ada orang yg mengawas
d. Ada orang yg

KANTORKANTOR
•Ruang /kamar kerja
•Markas
•Biro
•Instansi, badan, jawatan, pers.
Office (Inggris) :
•Kewajiban tugas,duty, task, function
•Jabatan( tanure of official position)
•Markas/ gedung ( Quarter )
•Jasa layanan (kind help, Service )
•Tugas pekerjaan ( duties )
Kantoor (Belanda):
TEMPAT/RUANG (statis)
PROSES
(dinamis)
SARANA
(fungsional)
Pengertian Kantor

PENGERTIAN KANTORPENGERTIAN KANTOR
1.1. Tempat atau ruanganTempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatanpenyelenggaraan kegiatan
2.2. ProsesProses penyelenggaraan kegiatanpenyelenggaraan kegiatan
3.3. Secara fungsionalSecara fungsional sseebbaaggaiai tempat berkumpulnyatempat berkumpulnya
pejabat dan staf melakukan kegiatan yangpejabat dan staf melakukan kegiatan yang
sifatnyasifatnya administratifadministratif ::
Prajudi

DEFINISI KANTORDEFINISI KANTOR
Menurut Prajudi :
Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
Ruang (kompleks) tempat orang menjalankan aktivitas
Biro atau tempat kedudukan dari suatu administrasi
Instansi, badan, jawatan, perusahaan
Modern

Pengertian Administrasi PerkantoranPengertian Administrasi Perkantoran
Istilah Office Administrasi dan Office Manajemen di AmerikaIstilah Office Administrasi dan Office Manajemen di Amerika
Serikat dan Inggris, dipakai silih berganti dengan arti yang sama.Serikat dan Inggris, dipakai silih berganti dengan arti yang sama.
 Perumusan Arthur GragerPerumusan Arthur Grager..
““Office management is the function of administering theOffice management is the function of administering the
communication and record service of an organization”communication and record service of an organization”
(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi)terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi)
 Perumusan George TerryPerumusan George Terry
““Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaanpengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakanperkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakan
nya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.nya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

RUANG LINGKUPRUANG LINGKUP
ADMINISTRASI PERKANTORANADMINISTRASI PERKANTORAN
1.1. Pekerjaan perkantoran pada umumnyaPekerjaan perkantoran pada umumnya
2.2. Sistem perkantoranSistem perkantoran
3.3. Organisasi PerkantoranOrganisasi Perkantoran
4.4. Komunikasi Perkantoran (antar instansi)Komunikasi Perkantoran (antar instansi)
5.5. Pelaporan manajerialPelaporan manajerial
6.6. Manajemen KearsipanManajemen Kearsipan
7.7. Kontrol PerkantoranKontrol Perkantoran
8.8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoranPenyederhanaan pekerjaan perkantoran
9.9. Tata Ruang PerkantoranTata Ruang Perkantoran
10.10. Perlengkapan PerkantoranPerlengkapan Perkantoran
11.11. Studi Perkantoran.Studi Perkantoran.

TUGAS KANTORTUGAS KANTOR
1. Menerima Informasi1. Menerima Informasi
2. Merekam Informasi2. Merekam Informasi
3. Mengatur Informasi3. Mengatur Informasi
4. Memberi Informasi4. Memberi Informasi
5. Melindungi Aset5. Melindungi Aset
Surat Dinas

DATA & INFORMASI
Data:
Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya
apapun yang mengandung suatu
pengertian untuk dijadikan dasar guna
penyusunan keterangan,pembuatan
kesimpulan atau penetapan keputusan

1. Data yang mengandung arti dalam
memberikan pengetahuan yang ber
manfaat.
(menurut George R.Terry)
2. Data yang telah diolah menjadi
bentuk yang mengandung arti bagi
penerima dan mempunyai / memiliki
nilai nyata dalam keputusan, baik
sekarang maupun yang akan datang
(menurut Gordon)
Tugas Kantor

““SSuatu proses tertentuuatu proses tertentu yang terdiri atasyang terdiri atas
perencanaan,perencanaan, pengorganisasian,pengorganisasian, penggepengge
rakan, dan pengawasan yang dilakukanrakan, dan pengawasan yang dilakukan
untuk menentukan dan mencapai tujuan yanguntuk menentukan dan mencapai tujuan yang
telah ditetapkan dengantelah ditetapkan dengan menggumenggunana
kan manusiakan manusia dan sumber-sumber lainnya.dan sumber-sumber lainnya.
(Menurut Terry)(Menurut Terry)
Gambaran Terry

Pengertian Manajemen Kantor ModernPengertian Manajemen Kantor Modern
ManajemenManajemen
Proses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia secaraProses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia secara
produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi )produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi )
KantorKantor
1.1. Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan.Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan.
2.2. Proses penyelenggaraan kegiatan.Proses penyelenggaraan kegiatan.
3.3. Sarana pemusatan kegiatan.Sarana pemusatan kegiatan.
ModernModern
Mutakhir/ terbaruMutakhir/ terbaru

Manajemen Kantor ModernManajemen Kantor Modern
Proses pendayagunaan seluruhProses pendayagunaan seluruh
sumberdaya yang tersedia secarasumberdaya yang tersedia secara
produktif untuk mencapai tujuanproduktif untuk mencapai tujuan
( organisasi ) pada tempat tertentu( organisasi ) pada tempat tertentu
dengan melalui proses yangdengan melalui proses yang
dilengkapi dengan sarana mutakhirdilengkapi dengan sarana mutakhir

CIRI- CIRI
KANTOR
MODERN
Peralatan
serba modern
SDM profesional
Pengorganisasian
berkualifikasi
standar

Proses PenyelenggaraanProses Penyelenggaraan
AdministrasiAdministrasi
Usaha
kerjasama
Saat
Penentuan
tujuan
Sekelompok
orang
kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8
Saat
Tujuan
tercapai

8 Unsur administrasi8 Unsur administrasi
PenggorganisasianPenggorganisasian
s/ds/d
Hubungan MasyarakatHubungan Masyarakat

Unsur-unsur administrasi menurut
The Liang Gie:
 Pengorganisasian
 Manajemen
 Tata Hubungan
 Kepegawaian
 Keuangan
 Perbekalan
 Tata Usaha
 Komunikasi

Tata usaha
• 1. Menghimpun: yaitu kegiatan-
kegiatan mencari data,
mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada,
sehingga siap untuk dipergunakan
bilamana diperlukan.
• 2. Mencatat: yaitu kegiatan
membubuhkan dengan pelbagai
peralatan tulis keterangan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan
yang dapat dibaca, dikirim dan

3. Mengolah: bermacam kegiatan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.
4. Menggandakan: yaitu kegiatan
memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

►5. Mengirim:5. Mengirim:
kegiatan menyampaikan dengan pelbagaikegiatan menyampaikan dengan pelbagai
cara dan alat dari satu pihak kepada pihakcara dan alat dari satu pihak kepada pihak
lain.lain.
►6. Menyimpan:6. Menyimpan:
kegiatan menaruh dengan berbagai carakegiatan menaruh dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman.dan alat di tempat tertentu yang aman.

4 Bidang/aktivitas pokok
TU
• Komunikasi
• Registrasi
• Kalkulasi/komputasi
• Filing

Ciri atau sifat Tata UsahaCiri atau sifat Tata Usaha
 Bersifat pelayananBersifat pelayanan
 Terdapat dan diperlukan oleh semuaTerdapat dan diperlukan oleh semua
bagian organisasibagian organisasi
 Dilaksanakan oleh semua pihakDilaksanakan oleh semua pihak
 Banyak menggunakan alat-alat tulisBanyak menggunakan alat-alat tulis

Peranan TU
• 1. Melayani pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif utuk
mencapai tujuan dari sesuatu
organisasi.
• 2. Menyediakan keterangan-
keterangan bagi pimpinan organisasi
itu unuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
• 3. Membantu kelancaran
perkembangan organisasi

Sampai jumpa minggu
depan
Terimakasih