1. La Guida per l’Organizzazione degli
Studi professionali
Riproduzione vietata. Tutti i diritti riservati.
Gianfranco Barbieri
Senior Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
Presidente dell’Associazione Culturale Economia e Finanza
gianfranco.barbieri@barbierieassociati.it
Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili
“Strumenti per l’organizzazione dello studio professionale: web, software e social network”
15 dicembre 2010 via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna – T. 051 231125 - info@barbierieassociati.it
2. IFAC SMP Guide: la guida
all’organizzazione dei piccoli e medi Studi
• Un documento contenente le linee guida
sull’Organizzazione degli Studi professionali
predisposte da IFAC, la federazione
internazionale degli Accountants.
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• Si tratta di un lavoro molto completo e di
pratica utilità, con indicazioni su strategia,
marketing, controllo di gestione,
informatica, gestione delle risorse umane,
controllo dei rischi.
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3. La Guida per l’organizzazione dei
piccoli e medi Studi
• Modulo 1: Pianificazione dello Studio Professionale
• Modulo 2: Modelli per lo Studio professionale e Network
• Modulo 3: Costruire e sviluppare lo Studio professionale
• Modulo 4: “People power”: strategie per le risorse umane
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• Modulo 5:
Tecnologia ed e-business
• Modulo 6: Gestione della relazione con il cliente
• Modulo 7: Risk Management
• Modulo 8: Pianificazione della successione
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4. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.1 – Introduzione
Nel 21esimo secolo, i piccoli e medi Studi commerciali fanno grande affidamento sulla tecnologia per offrire ai
propri clienti servizi efficienti, cost-effective, di alta qualità e ad alto valore aggiunto. Una efficace selezione,
implementazione e gestione degli strumenti tecnologici, così come la formazione interna per il loro uso, sono
fondamentali per il successo di qualsiasi Studio.
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Sin dagli anni 70, un numero sempre crescente di fornitori si occupa di information technology e di soluzioni per
gli Studi commerciali. Questi prodotti specializzati hanno aiutato i professionisti nel processo di
ingegnerizzazione di molte attività. Più recentemente, con il passaggio al digitale, il ruolo del professionista è
cambiato di pari passo con la diminuzione degli aspetti “manuali” del lavoro. Le soluzioni tecnologiche ora
consentono ai commercialisti di ricevere i dati dai propri clienti con facilità. Con la diffusione di internet, i
professionisti hanno accesso a sempre nuove opportunità di cambiare il rapporto con i clienti e il modo di
organizzare il proprio team. Anche le amministrazioni e le gli apparati statali si stanno adattando e stanno
creando sistemi per automatizzare la raccolta e la trasmissione dei dati da parte degli Studi professionali.
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5. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.1 – Introduzione
In questo scenario in continuo cambiamento, è sempre più critico che i professionisti si assicurino di aver
adottato le migliori soluzioni tecnologiche.
E’ importante notare che, nonostante l’aumento di produttività che la tecnologia ha comportato negli ultimi
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quarant’anni, i margini di profitto per gli Studi professionali non hanno subito un incremento significativo in
termini reali. Questo è dovuto al fatto che molti professionisti hanno tradotto l’aumento di produttività in tariffe
più basse per i clienti.
I professionisti devono assicurarsi di destinare risorse sufficienti alla selezione e all’implementazione delle
tecnologie “chiave” per il proprio Studio; il rischio in caso contrario è di impattare negativamente sulla qualità
del servizio reso al cliente e sul morale dei collaboratori. Una volta che i sistemi sono stati scelti e implementati,
risulta molto costoso e difficile per lo Studio cambiarli radicalmente; una volta installati, i sistemi “chiave” non
vengono cambiati per anni. Allo stesso modo, la decisione di non dotarsi del sistema migliore e di non
implementare con efficacia le soluzioni migliori per lo Studio può avere un significativo impatto nel lungo
periodo.
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6. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.2
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La scelta di hardware e
software
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7. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.3
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Massimizzare le potenzialità
dell’hardware e del software
in uso
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8. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.4
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Tecnologie nuove ed
emergenti
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9. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.5
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Predisporsi all’ufficio senza
carta
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10. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.6
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Analizzare l’importanza dei
sistemi di gestione della
conoscenza
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11. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.7
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Stabilire i criteri di
archiviazione e classificazione
delle informazioni
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12. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.8
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La tecnologia per una
efficiente gestione
documentale
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13. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.9
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Predisporre una strategia di
e-business
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14. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.10
Riproduzione vietata. Tutti i diritti riservati.
Il ruolo dell’ufficio virtuale e il
lavoro da remoto
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15. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.11
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L’avvento di un sistema
unificato di codifica del
business reporting
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16. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.12
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La business continuity e le
strategie di disaster recovery
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17. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.13
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Sviluppare un piano strategico
per la tecnologia
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18. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.14 – Conclusioni
Per riassumere il ruolo vitale della tecnologia in uno Studio professionale moderno, questi sono i punti principali
da tenere in considerazione:
- Sviluppa un piano strategico ed assegna un budget per la tecnologia del tuo Studio
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- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie
- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori
- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti
- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella
selezione di professionisti e collaboratori
- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi
efficienti e affidabili
- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo
sistema e dagli applicativi
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19. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.14 – Conclusioni
- Il software gestionale, il software di contabilità, il word processor e il software di foglio di calcolo elettronico
sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’
necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore
affidabilità di queste applicazioni
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- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di
miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente
- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai
piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del
sistema
- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed adeguate risorse) alla gestione dei
rischi.
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20. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
5.14 – Conclusioni
La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel mondo di oggi. E’
importante che i professionisti si mantengano aggiurnati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove
tecnologie possono portare.
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Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga
implementata e mantenuta nel tempo.
Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le persone comprendano e utilizzino al
meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso
guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.
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21. Modulo 5: Tecnologia ed e-business
Allegati
- Appendice 5.1 - Tabella di valutazione della gestione dello Studio
- Appendice 5.2 - Tabella di valutazione del sito web / intranet / extranet
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software
- Appendice 5.3 - Tabella di valutazione della gestione documentale e del
workflow
- Appendice 4 – Caso di Studio
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via
22. IFAC
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23. Grazie!
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Sistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2008
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