EVENT 
Marne & Gondoire 
Compte-rendu 
11 et 12 octobre 2014 
Office de Tourisme de Marne et Gondoire_Bérengère Schnepf
Sommaire 
I - ORGANISATION 
1. Contexte 
2. Retroplanning 
3. Communication et produits dérivés 
4. Budget 
II - L’EVENT :...
Partie I 
ORGANISATION 
1. Contexte 
2. Retroplanning 
3. Communication et produits dérivés 
4. Budget
1- Contexte 
Partie I : 
ORGANISATION 
Un travail collaboratif entre professionnels du 
tourisme et la communauté des geoc...
2- Retroplanning 
Partie I : 
ORGANISATION 
Choix du lieu de l’event Réunion de coordination avec la base de loisirs 
Mai ...
Une communication facile 
avec un maximum d’impact 
 Uniquement auprès de la communauté des geocacheurs via des 
outils n...
Produits dérivés : geocoins 
Prix de vente (en 
ligne et sur place) : 
- Geocoin gold ou black 
nickel : 10€ 
- Pack duo :...
3- Communication 
Produits dérivés : souvenirs virtuels 
Partie I : 
ORGANISATION
Partie I : 
ORGANISATION 
4- Budget
Partie II 
L’EVENT : JOUR J 
1. Gestion du staff 
2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements 
3. Fréquentation
Partie II : 
L’EVENT : JOUR J 
1- Gestion du staff 
L’événement impliquait un besoin en personnel conséquent : 
- Gestion ...
Partie II : 
L’EVENT : JOUR J 
2- Gestion des imprévus et dysfonctionnements 
Aucun dysfonctionnement majeur n’est à souli...
Partie II : 
L’EVENT : JOUR J 
3- Fréquentation 
Un event au maximum de sa fréquentation
Partie II : 
L’EVENT : JOUR J 
3- Fréquentation : les chiffres 
 Début août : 300 « will attend » sur geocaching.com 
Le ...
Partie III 
RETOMBEES 
1. Au sein de la communauté des 
geocacheurs 
2. Promotion et mise en valeur du territoire 
3. Exem...
Partie III : 
RETOMBÉES 
1- Au sein de la communauté des geocacheurs 
 Retombées exclusivement positives 
 Des centaines...
Quelques verbatims 
Partie III : 
RETOMBÉES 
« L'endroit est bien choisi, on est toujours surpris de découvrir, si près de...
Partie III : 
Retombées 
2- Promotion et mise 
en valeur du territoire 
 190 nouvelles caches pérennes 
réparties sur les...
Partie III : 
RETOMBÉES 
3- Exemple de quelques retombées économiques 
 Nuitées en Marne et Gondoire et aux alentours 
 ...
Partie III : 
RETOMBÉES 
Le Parisien – 13/10/2014 
La Marne – 8/10/2014 
4- Revue de presse
Partie III : 
RETOMBÉES 
4- Revue de presse (suite) 
Bougez – octobre 2014 
Atome 77 – octobre 2014
Partie IV 
2015 : promotion 
grand public
L’aventure continue…
Partie IV : 
2015 : promotion vers le grand 
public 
Loisir actif, tourisme vert, découverte 
du patrimoine et gamificatio...
Bérengère SCHNEPF 
Communication – Animation numérique de territoire 
berengere.schnepf@marneetgondoire.fr
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Compte-rendu de l'organisation du premier méga event de geocaching en région parisienne par l'Office de Tourisme de Marne et Gondoire.

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Geocaching et tourisme : organisation du premier méga event en région parisienne

  1. 1. EVENT Marne & Gondoire Compte-rendu 11 et 12 octobre 2014 Office de Tourisme de Marne et Gondoire_Bérengère Schnepf
  2. 2. Sommaire I - ORGANISATION 1. Contexte 2. Retroplanning 3. Communication et produits dérivés 4. Budget II - L’EVENT : JOUR J 1. Gestion du staff 2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements 3. Fréquentation III - RETOMBEES 1. Au sein de la communauté des geocacheurs 2. Promotion et mise en valeur du territoire 3. Retombées économiques 4. Revue de presse IV - 2015 : PROMOTION VERS LE GRAND PUBLIC
  3. 3. Partie I ORGANISATION 1. Contexte 2. Retroplanning 3. Communication et produits dérivés 4. Budget
  4. 4. 1- Contexte Partie I : ORGANISATION Un travail collaboratif entre professionnels du tourisme et la communauté des geocacheurs  Fin 2013, un geocacheur informe le Parc culturel de Rentilly de la création de 10 caches dans le parc.  Début 2014 : l’Office de Tourisme souhaite mettre en place une activité de geocaching sur le territoire de Marne et Gondoire (la première tentative quelques années auparavant avait échoué) Décision de créer un event avec une équipe de 10 geocacheurs (avec la pose de nouvelles caches)
  5. 5. 2- Retroplanning Partie I : ORGANISATION Choix du lieu de l’event Réunion de coordination avec la base de loisirs Mai 2014 Formation de l’équipe des 10 geocacheurs Réunion de lancement Mars 2014 Inventaire des lieux à mettre en valeur 2 ème réunion Avril 2014 Création des supports de com Juin 2014 Inventaire des lieux à mettre en valeur 3 ème réunion Juillet 2014 Repérage terrain pour aménagement caches/ réservation des emplacements auprès du reviewer Août 2014 Sept 2014 Oct 2014 3 au 7 mars 13 mars 24 avril 19 mai 30 juin 5 août 12 août 26 au 31 août Réunion de coordination Passage en MEGA 300 logs Vente en ligne 9 sept 26 sept 4ème réunion Pose des caches Vente en lignes Réunion de coordination 1 au 5 oct 10 oct 11 et 12 oct 13 oct Vente en ligne Installation MEGA EVENT Reprise matériel
  6. 6. Une communication facile avec un maximum d’impact  Uniquement auprès de la communauté des geocacheurs via des outils numériques : - Site international : www.geocaching.com - Création d’un site dédié http://eventfrance2014.wordpress.com - Création d’un module de vente en ligne  Supports papier pour diffusion auprès de la communauté des geocacheurs : - affiches - cartes de visite - banderole jour j - roadbook (prix de vente 5€) Partie I : ORGANISATION 3- Communication
  7. 7. Produits dérivés : geocoins Prix de vente (en ligne et sur place) : - Geocoin gold ou black nickel : 10€ - Pack duo : 16€ 3- Communication Partie I : ORGANISATION
  8. 8. 3- Communication Produits dérivés : souvenirs virtuels Partie I : ORGANISATION
  9. 9. Partie I : ORGANISATION 4- Budget
  10. 10. Partie II L’EVENT : JOUR J 1. Gestion du staff 2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements 3. Fréquentation
  11. 11. Partie II : L’EVENT : JOUR J 1- Gestion du staff L’événement impliquait un besoin en personnel conséquent : - Gestion d’un public de 700 géocacheurs (accueil, renseignement, accompagnement, retrait des articles achetés en ligne, chargements GPX) - Interface avec les nombreux prestataires (village exposants, électricien et ingénieur du son, groupe de musique, traiteur…) - Ouverture de l’Office de Tourisme en journée continue 30 personnes ont été mobilisées sur l’événement :  7 membres de l’équipe OTMG  3 bénévoles OTMG  10 géocacheurs organisateurs  10 géocacheurs supplémentaires (en réalité, seuls 3 se sont révélés actifs) L’établissement d’un planning général s’est révélé nécessaire pour la tenue efficace de chaque poste et un brief pour le staff a été réalisé chaque matin.
  12. 12. Partie II : L’EVENT : JOUR J 2- Gestion des imprévus et dysfonctionnements Aucun dysfonctionnement majeur n’est à souligner. En revanche, quelques imprévus :  Tout le monde n’a pas été en mesure de se mobiliser à la hauteur de l’event le jour J. De ce fait, en cas de reconduite, des améliorations devraient être apportées dans la distribution des rôles de chacun.  Le traiteur accusait par exemple 1h de retard lors du service du dîner.  Les emplacements des caches de nuit ont été révélés avant le concert anéantissant la fréquentation. Contrairement à d’autres événements organisés en plein air, la météo n’a pas d’impact sur la fréquentation d’un event de geocaching.  La collaboration avec des bénévoles et prestataires extérieurs et inconnus est forcément source d’éventuels imprévus.  Le public de geocacheurs s’est montré très compréhensif et aucun commentaire négatif ne nous est parvenu.
  13. 13. Partie II : L’EVENT : JOUR J 3- Fréquentation Un event au maximum de sa fréquentation
  14. 14. Partie II : L’EVENT : JOUR J 3- Fréquentation : les chiffres  Début août : 300 « will attend » sur geocaching.com Le 12 août : statut « MEGA »  Fin septembre : 500 « will attend »  Jour J : 700 geocacheurs comme en atteste la liste d’émargement  Différentes nationalités : Allemands, Anglais, Hollandais, Belges, Luxembourgeois, Australiens, Ecossais (très peu d’Européens du Sud (méga en Espagne aux mêmes dates)  Les Français venaient d’Île-de-France, du Nord, de Normandie, d’Alsace, de Champagne-Ardenne, du Centre, d’Auvergne, de Rhône-Alpes, de PACA…
  15. 15. Partie III RETOMBEES 1. Au sein de la communauté des geocacheurs 2. Promotion et mise en valeur du territoire 3. Exemples de quelques retombées économiques 4. Revue de presse
  16. 16. Partie III : RETOMBÉES 1- Au sein de la communauté des geocacheurs  Retombées exclusivement positives  Des centaines de messages sur la page de l’event  Une soixantaine de fans supplémentaires sur la page Facebook de l’Office de Tourisme (avec de nombreux échanges et des « likes »  Des visiteurs à l’accueil de l’Office de Tourisme  Une connaissance de « Marne et Gondoire »  Une image positive et une publicité gratuite Fréquence des mots décrivant l’organisation 98 74 64 62 79 équipe merci bravo accueil Marne et Gondoire Fréquence des mots décrivant l’event 87 85 super 62 115 135 219 231 superbe plaisir bien très beau rencontre Les messages des géocacheurs postés sur le site comprennent 605 mots de vocabulaire. Les deux thèmes principaux abordés sont l’event et l’organisation. Aucune expression négative n’a été relevée.
  17. 17. Quelques verbatims Partie III : RETOMBÉES « L'endroit est bien choisi, on est toujours surpris de découvrir, si près de la capitale des zones entièrement naturelles » (amadeusmozart) « Ce mega aura été l'occasion de découvrir une belle région pas si loin de la maison (…) je reviendrai dans le coin » (JaïpineX) « Il me reste plein de caches à faire et j'espère revenir dans ce coin d'Ile de France qui est vraiment sympa » (Coutcout) « Des caches de qualités qui nous ont permis de découvrir cette belle région » (qqhy) « C'était vraiment chouette de découvrir la région à vélo et à pieds également » (Beenasse) « Au départ, provincial que je suis, j'étais plutôt dubitatif quant aux paysages que l'on pouvait nous proposer à quelques kilomètres de chez Mickey!! Quid de la nature dans ces villes nouvelles et ces constructions ludiques, attrape-touristes et artificielles ? Mais mes a priori sur cette partie de la région parisienne se sont vite effacés. Cette région est tout simplement superbe ! » (Sigurd_2h) « Je n'habite vraiment pas loin (30km), mais je n'étais encore jamais venu. Pas de doutes, je reviendrai maintenant, en famille :) » (Team Rat_zmot)
  18. 18. Partie III : Retombées 2- Promotion et mise en valeur du territoire  190 nouvelles caches pérennes réparties sur les 18 communes  Avec des niveaux de difficultés de 1 à 5 (5 = équipement spécifique pour atteindre plusieurs mètres de hauteur)  Avec énigmes  Permettant de découvrir le patrimoine culturel, naturel, touristique et historique de Marne et Gondoire (y compris le patrimoine de pays)  Le côté « vert » de Marne et Gondoire à 25 minutes de Paris transparaît  Impact durable sur la (re)découverte du territoire
  19. 19. Partie III : RETOMBÉES 3- Exemple de quelques retombées économiques  Nuitées en Marne et Gondoire et aux alentours  Consommation : restaurants, boulangeries, supermarchés, taxis Camping International de Jablines Emplacement tente : 64 nuitées 31 personnes ( 22 nuitées belges + 42 nuitées français) Camping groupe de la base de loisirs Locatif (bungalows) : 75 nuitées 50 personnes (français majoritairement) Emplacement tente : 66 nuitées 40 personnes Gîte Clos des Gardons à Lagny-sur-Marne 2 nuitées 5 personnes Nous n’avons pas à l’heure actuelle une estimation quantifié de l’ensemble des retombées économiques liées à cet événement (hébergement, restauration, etc.)
  20. 20. Partie III : RETOMBÉES Le Parisien – 13/10/2014 La Marne – 8/10/2014 4- Revue de presse
  21. 21. Partie III : RETOMBÉES 4- Revue de presse (suite) Bougez – octobre 2014 Atome 77 – octobre 2014
  22. 22. Partie IV 2015 : promotion grand public
  23. 23. L’aventure continue…
  24. 24. Partie IV : 2015 : promotion vers le grand public Loisir actif, tourisme vert, découverte du patrimoine et gamification  Rubrique geocaching sur le site web  Dépliant papier à destination du grand public  Location de GPS à l’accueil  Journées d’initiation  Partenariat avec les assos de randonnées Les membres de l’équipe OTMG participent eux-mêmes à la promotion de l’activité geocaching (effet de contagion : amis, famille…)
  25. 25. Bérengère SCHNEPF Communication – Animation numérique de territoire berengere.schnepf@marneetgondoire.fr

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