Articulo que explica muy brevemente las ventajas de implementar una gestión documental en las compañías y como eBIT nos puede ayudar.

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Gestión Documental,
beneficios de su implementación en la empresa
La Gestión Documental, o ECM por sus siglas en inglés, tiene el objetivo de ayudar a las
empresas a acelerar el acceso a información crítica de negocio, mejorando la eficiencia y
efectividad operativa, y reduciendo costos, para lograr la excelencia operacional.
Entre los beneficios de implementar sistemas de Gestión Documental tendríamos:
• Orden: la existencia de un repositorio centralizado con documentos categorizados e
indexados permite la fácil y rápida obtención de la información deseada.
• Eficiencia: reducción de tiempos de trabajo, control de los flujos de documentos y
optimización de procesos.
• Seguridad: lograda mediante el establecimiento de niveles de seguridad y acceso a los
documentos; y la posibilidad de auditar los accesos y modificaciones a los mismos.
• Consistencia y fiabilidad: la obtención de información mediante el reconocimiento de
caracteres en los documentos digitales permite eliminar los errores por transcripción.
Por otro lado, el control de versiones de documentos para equipos de colaboradores
permite identificar con facilidad la información más reciente, evitando la
sobreescritura.
Basta buscar en internet para encontrar algunas cifras que
ilustran los ahorros que pueden resultar de la correcta
aplicación de la Gestión Documental:
• Ahorro en tiempo: responde mayoritariamente al
criterio de orden, al pasar de un sistema de
almacenaje “anárquico” a uno digitalizado,
categorizado, indexado y centralizado.
Se estima que aproximadamente entre un 10% y un 15% del tiempo de un empleado lo
dedica a buscar documentos, bien sean en formato digital o papel. Esto representaría
aproximadamente 21 horas al mes, que multiplicadas por 12 meses y por el costo de
dicha hora laboral… y esto es por cada empleado de la compañía. Mientras que un
Sistema de Gestión de Documentos realizaría estas búsquedas en cuestión de
segundos.
Adicionalmente, la consultora PricewaterhouseCoopers estimó que buscar un archivo
que se encuentra extraviado puede costar 120 USD (aprox. 90€), mientras que volver a
generarlo desde cero costaría 220 USD (aprox. 165€). Estos valores por cada
incidencia.

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• Ahorro en almacenamiento y espacio de oficina: al tener los documentos digitalizados
ya no es necesario mantenerlos físicamente en la oficina para ser consultados. Por lo
que aquellos documentos que necesiten mantenerse en respaldo físico pueden pasar a
superficies de menor costo por m2 que las oficinas. Por otro lado, aquellos
documentos cuyo respaldo físico no es requerido por normativa, pueden mantenerse
siempre en formato digital, lo que disminuiría el espacio
de almacenamiento físico necesario.
Actualmente en España, el precio promedio del alquiler
de oficina por m2 al mes es 10,7€ (aprox. 14,30 UDS) que
habría que multiplica por los metros cuadrados de oficina
dedicados a almacenamiento de documentos, y sumar al
costo de los archivadores.
• Ahorro en consumibles: al tener un repositorio central de documentos y solucionar el
acceso en todo momento y lugar, ya no es necesario imprimir o fotocopiar
documentos para archivarlos. Esto implicaría un ahorro sustancial en papel, tinta y
otros gastos derivados de la impresión de papel y contribuiría con la conservación del
medio ambiente.
Se estima que en promedio un trabajador en los Estados Unidos consume 10.000 hojas
de papel por año. Esto representa aproximadamente 80 UDS por empleado. Esto
puede parecer poco si se compara con los costos asociados a la impresión de papel
(tinta/tóner, impresoras, mantenimiento…) que puede representar 6 veces el costo en
papel por empleado.
Y si definimos como documento las diversas formas que existen actualmente para enviar o
recibir información (ej.: documentos tradicionales (en papel), documentos electrónicos,
emails, faxes, documentos digitalizados, paginas guardadas de internet), el problema de
gestión de los mismos aumenta considerablemente.
En BitON Consultores hemos desarrollado eBIT, una herramienta con la que cubrir todas las
necesidades relacionadas con la gestión de documentos, independiente de su origen o destino.
eBIT permite la automatización de los procesos de recepción, almacenamiento, búsquedas,
salida y auditoría de documentos dentro de su empresa; lo que redundará en el ahorro de los
costes anteriormente mencionado.

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Adicionalmente, permite el establecimiento de criterios unificados para la categorización,
centralización, circuitos de aprobación y seguridad de los documentos, optimizando la forma
en que su empresa gestiona sus procesos.
Puede obtener más información de la solución en nuestra página web:
http://www.biton.es/ebit.html,
seguirnos en Linkedin: http://www.linkedin.com/company/biton-consultores
o enviarnos tus consultas a: info@biton.es.
Javier Saenz P.
Bussines Development & IT Application Consultant
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