Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem @ VIAG 2008 Realisatie mbv Midoffice / EGEM / GEMMA architectuur.

1. 1
DigitaliserenBouwarchief
29-01-15
Digitaal Ontsluiten Bouwarchief
Gemeente Arnhem
VIAG Congres 2008
Dinsdag 2 december; 10:15-10:55
Sprekers:
-Bas Kooter (namens Arnhem)
-Paul vd Weijde (Redora)

2. 229-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Even voorstellen
Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeer
www.ixxi.nl, b.kooter@ixxi.nl, 06-53791865,
bas.kooter@arnhem.nl
Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IM
Geeft presentatie namens de gemeente Arnhem
Projectleider gem. Arnhem
- Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008)
- Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q3 2009)
Ervaringsgebieden
- ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN
- Ruimtevaart: ESA/ESTEC
- Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur
- Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI
- Gemeente: Arnhem
Zie linkedin voor volledig profiel: http://www.linkedin.com/profile?viewProfile=&key=1232396&trk=tab_pro

3. 329-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Agenda-onderdelen
1. Introductie
2. Situatieschets (waarom, problematiek)
3. Het bouwarchief (tijdsbeeld)
• Papieren dossiers
• Registers (papier en digitaal)
4. Het totale proces (partijen, activiteiten)
• Archief: Herstructurering en registratie
• Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken
• ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting
5. De projectplanning (fasen, mijlpalen)
• Analyse: volumeberekeningen, planvorming
• 1 meter pilot: aantonen dat het kan
• Uitbouw digitale infrastructuur
• Inrichting Scanfabriek
• Scannen
• Ontsluiten

4. 429-01-15
DigitaliserenBouwarchief
De situatie - 1
Stadhuis
Stadskantoor
Gelders Archief
410m (1917-1979)
43m (1980-1989)
720m (1945-2008)
BWL Loket
Archieven op 3 locaties

5. 529-01-15
DigitaliserenBouwarchief
De situatie - 2
Stadhuis
Stadskantoor
1000 m
Gelders Archief
Afstand tussen
loket en archief
was de aanleiding
voor het besluit
tot digitaliseren
410m (1917-1979)
43m (1980-1989)
720m (1945-2008)
BWL Loket
Verbeterde
Dienstverlening
met één
Frontoffice
Archieven op 3 locaties
Het BWL Loket
van het stadskantoor
naar het stadhuis

6. 629-01-15
DigitaliserenBouwarchief
De situatie - 3
Stadhuis
Stadskantoor
Gelders Archief
Kaarten
Register
Register
Mais Flexis
Register
410m (1917-1979)
43m (1980-1989)
Kaarten
(’45-’89)
AIV
(’90-’98)
BWT
(’98-’08)
720m (1945-2008)
BWL Loket
Niet alleen dossiers
Maar ook registers!

7. 729-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Archieven
Secretarie (stadhuis)
(1980–1989 = 43m)
Gelders Archief
(1917–1979 = 422m)
Bouwarchief (stadskantoor)
(1945 – 2008 = 717m)

8. 829-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Meerdere archieven
met
papieren dossiers
(deels overlappend)
Meerdere registers met (meta)informatie
over de archieven en de dossiers
(zowel operationeel als historisch)
(zowel in digitale als papieren vorm )
Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 1
1917 1945 1980 1990 2000 2008

9. 929-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Secr.Adm
(1980-1989)
Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 2
1917 1945 1980 1990 2000 2008
BWT
(1998-heden)
AIV
(1990-1998)
Blauwe Kaarten
(1945-1990)
MAIS Flexis (Gelders Archief)
(1917-1979)
Gelders Archief
(1917 – 1980 = 410m = 274m + 136m)
(Originele Bouwdossiers)
Secretarie
(1980–1989 = 43m)
(Stadhuis)
Docman (postregistratie)
(1987-heden)
Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z)
(1945–2008 = 717m)
(Stadskantoor)

10. 1029-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Aspecten + Doelstelling + Middelen
Archief
Beheerders
Afdeling DIV
Gelders Archief
“Handjes”
voor de
Voor- en Na-
Bewerking,
Scannen en
Data-entry
Presikhaaf
Soc.Inst.
ICT
Redora
ICT Arnhem
Oracle
Platform
Bouwinspecteurs
Handhavers
Belastinginsp.
Juristen
BWL Loket
Burgers
Makelaars
Notarissen
~ 800 m
Papier
Digitale
Ontsluiting
!!!!!
Eind
Gebruikers
Héél véél
werk
Historie
1917 – 2008
Diverse
tijdvakken met
verschillende
archiverings
methoden
Volume  Kosten
Eentonig werk
Kwaliteit ! ?
Zoeken op adres
Ontsluiting van
registers én dossiers
Aansluiting tussen
tijdvakken regelen
Info huish. Arnhem
Technologie / innovatie
Eérst Intern
Oplossing
Toetsen
Bijsturen
Goed Gevoel
Dán Extern

11. 1129-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Fasen en mijlpalen (1)
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2007 2008 2009
Analyse
Start
1 m
aanpak
GO !
Pilot
ICT
VIAG
Wat moet er gebeuren om
één meter papier
digitaal te ontsluiten!?
We hebben
aangetoond dat het
kan zoals we willen

12. 1229-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Eén meter aanpak: volledige cirkel
Papieren Dossiers
Herstructurering
(tijdvakken)
+
Verbeterde
Registratie
Registers
met
Info over archief
Info over dossiers
Data-entry
Indelen in
categorieen
Scannen
Inpakken in
zuurvrij
Materiaal
Digitale
Documenten
(PDF,TIFF)
Zoek én vindt
Digitaal Register
DIV
V&H
JZ
WOZ
BWL
Makelaar
Notaris
Burger
….
De sociale
werkplaats
kan het!
Het beoogde
mechanisme
werkt!
~ 800 m
Papier
Digitale
Ontsluiting
!!!!!
Eind
Gebruikers
Héél véél
werk

13. 1329-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Herstructurering + Registratie
PRE-AIV AIV (20%) BWT (30%)
Van Alfabetisch gesorteerd: ‘45-’08
Naar 3 tijdvakken: ’45-’90-’98-’08

14. 1429-01-15
DigitaliserenBouwarchief
De scanfabriek bij Presikhaaf

15. 1529-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Gerealiseerd proces
StadskantoorStadhuisGelders Archief
Scanstraat
BouwarchiefSecr. ArchiefArchief
DIV
BalieBalie
ICT
ODI
Centric
4All Suite
(BWT, ..)
… Docman
Mais Flexis
(Gelders Archief)
AIV
Zaken
(Statusinfo)
(Processen)
(Procedures)
(warme data)
Gegevens
(Adressen,
Subjecten, ..)
(koude data)
Documenten
(historische data)
Historische Bronnen Operationele Systemen
Midoffice
componenten
Blauwe
Kaarten
Scannen
Scan gereed
Archief gereed
Klantcontact
Papieren
Dossiers
Papieren
Dossiers
Digitale
Dossiers
Digitale
Dossiers

16. 1629-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Fasen en mijlpalen (2)
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2007 2008 2009
Analyse
Scannen
BWT AIV SA PRE
Intern
Contracten
Extern
Ontsluiting  eindgebruikers
Start
1 m
aanpak
GO !
Pilot
Envelop ICT-ontwikkeling
Inrichten Scanfabriek
Herstructurering / Registratie
Migratie Verbeteringen
VIAG

17. 1729-01-15
DigitaliserenBouwarchief
De totale infrastructuur  details Redora
Papieren Dossiers
Herstructurering
(tijdvakken)
+
Verbeterde
Registratie
Registers
met
Info over archief
Info over dossiers
Digitale
Infrastr.
Scan
fabriek
~ 800 m
Papier
Eind
Gebruikers
DIV
V&H
JZ
WOZ
BWL
Makelaar
Notaris
Burger
….
Redline
Gegevens
magazijn
Zaken
magazijn
UCM
Documenten
magazijn
Oracle
Document
Capture
Scannen
Indelen met
barcodevellen
Archief gereed
maken
In-enuitklaren

18. 1829-01-15
DigitaliserenBouwarchief
Resumé van de projectaanpak
Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliseren
Vanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen
Vanuit context
Inzicht in archieven en registers in de tijd
Volumes  kosteninschatting
Iteratief full-life-cycle proces
Eén meter aanpak !!
Eerst kleinschalig  opschalen na succes
Altijd alle partijen bij begin elke stap betrokken
Realisatie expliciet onder regie van de gemeente:
Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden)
Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel !
Het scannen is alleen heeeel veeeel werk