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La Dematerialisation des Appels d'Offres, Introduction a la Reponse web ! RAPIDAO

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DEMAT
RapidAO
Les Appels d’Offres nécessitent des compétences dans 4 domaines
Juridique, Commercial, Technique et Bureautique.

Vous avez une expertise métier,
Développez votre niveau de compétence,
Prenez maintenant le virage de l’internet,
Réussissez le dépôt de vos réponses électroniques,
Bonne DEMAT
Ce sont les valeurs essentielles à la culture de RapidAO !

50 Fiches disponibles pour bien dématérialiser vos réponses aux AO

10 RUBRIQUES
Introduction
Juridique
Veille AO
Pre-Requis
Certificat
Signature
Bureautique
DEMAT
Bonus
Vente aux Collectivités

RapidAO
36 Bd Gal Leclerc
59100 ROUBAIX
Tel 06 61 20 1097
Fax 09 72 13 42 85
bt@RapidAO.fr

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La Dematerialisation des Appels d'Offres, Introduction a la Reponse web ! RAPIDAO

  1. 1. Pack Essentiel LA DÉMATÉRIALISATION DES AO DES MARCHES PUBLICS Fiche 1www.reponse-electronique.comLa Dématérialisation des AO des MP Objectif DEMAT INTRO DEMAT Ces fiches vont vous permettre d’assimiler toutes les notions essentielles et de vous former à la Réponse électronique aux Appels d’offres des Marchés Publics à votre rythme, sans vous déplacer. Vous serez rapidement autonome, capable de mieux détecter les marchés qui vous intéressent et surtout de déposer des réponses JURIDIQUE électronique dématérialisées de qualité par internet.Vous gagnerez du temps, du délai, vous réduirez les coûts en toute sécurité, avec la date certaine d’arrivéede votre pli. Fini les problèmes d’imprimantes, de papier et d’assemblage de documents, fini le stress dedernière minute, fini les coursiers, les chronos, votre réponse dématérialisée présente sur votre VEILLEordinateur est transmise sécurisée directement vers la collectivité.Le sujet est vaste, mélange de concepts juridiques et bureautiques, mal maîtrisés par les collectivités et lesentreprises. Ces fiches vont vous permettre de comprendre, décoder, assimiler, vous entrainer et vous perfectionner PREQUISavant vos concurrents, jusqu’à retrouver l’évidence de l’encre et du papier. Bonne DEMAT ! Depuis le 1° janvier 2012, la réponse électronique est autorisée pour tout AO > 90 K€ CERTIFICATEt au 1° janvier 2005 la réponse électronique sera autorisée pour tous les marchés. Préparez vous !Champ d’applicationLe déroulement d’un Appel d’Offre est constitué d’une succession de phases depuis la définition dubesoin par le Pouvoir adjudicateur (PA) jusqu’à l’ouverture des plis (en CAO) et l’attribution du Marché à SIGNATUREl’entreprise choisie. Pour être efficace dans votre gestion des Appels d’Offres il est important de bienassimiler les termes associés à la Dématérialisation. BUREAUTIQUE DEMAT Le déroulement d’un Appel d’Offres BONUS DEMATPrincipe de la Dématérialisation des AOProfiter de toutes les informations accessibles sur internet à toutes les étapes du processus. LaDématérialisation de votre réponse par voie numérique est plus flexible, engage moins de frais, est plusdocumentée qu’une réponse classique à un Appel d’offres (AO). La dématérialisation supprimeindéniablement certains obstacles auxquels les entreprises se confrontent dans une procédure de VENTE Page
  2. 2. Pack Essentiel LA DÉMATÉRIALISATION DES AO DES MARCHES PUBLICS Fiche 1www.reponse-electronique.comréponse sur papier. Connaitre les termes employés, les mécanismes utilisés, et les sources d’informations,permet de bien identifier les Acteurs et de mieux communiquer avec eux. INTRO DEMAT JURIDIQUE VEILLE PREQUIS CERTIFICAT Figure 1 La réponse traditionnelle « papier » à un AOVotre réponse traditionnelle papier respecte bien les exigences du Règlement de la Consultation (RC). Toutes les pièces nécessairessont présentes physiquement dans votre enveloppe et la collectivité, ou le facteur, vous remet en retour un reçu.Important : prévoir un délai suffisant pour l’acheminement dans les délais. SIGNATURE BUREAUTIQUE DEMAT BONUS DEMAT Figure 2 La réponse électronique « dématérialisée » à un AOVotre E’Réponse respecte bien les exigences du Règlement de la Consultation (RC).. Les pièces sont électroniques, constituées defichier informatiques bien nommés, respectant le bon format, le bon poids. Vous signez électroniquement les mêmes documents que VENTEpour le papier. Vous insérer votre réponse dans des enveloppes virtuelles. Vos documents sont chiffrés, sécurisés et déposés auséquestre sur la plateforme de la collectivité qui vous fournit un accusé horodaté de bonne réceptionImportant : vous équiper d’un certificat de signature électronique pour signer vos fichiers informatiques. Page
  3. 3. Pack Essentiel LA DÉMATÉRIALISATION DES AO DES MARCHES PUBLICS Fiche 1www.reponse-electronique.com INTRO DEMAT JURIDIQUE VEILLE PREQUIS Figure 3 Les étapes de la réponse électronique Source manuel www.achat-public.comDématérialisation : La réponse électronique par mail n’est pas autorisée"La transmission de documents par mail pose un certain nombre de problèmes : CERTIFICAT· Fiabilité de la transmission : rien ne garantit que votre mail sera bien reçu et lu par votre interlocuteur. Les accusés de réception par simple mailn’ont pas de valeur légale : la date d’envoi dépend de l’horloge de votre poste de travail ;· Confidentialité de l’envoi : les informations transmises par mail ne sont pas cryptées. De plus, il est facile de faire des erreurs sur le destinatairedes mails lors de l’envoi (fonction « Répondre à tous » par exemple).· Taille des documents : l’envoi des documents par mail est limitée (souvent autour de 5 maga octets, voire moins). Si ce volume est dépassé, l’envoiet la réception de votre réponse peut être compromis.Pour ces raisons, un simple envoi de votre réponse par mail est impossible, votre réponse sera déposée par l’intermédiaire d’une plateforme dedématérialisation choisie par l’acteur public. ……………………………………………………………………..………..(Source : www.oseo.fr) SIGNATUREDématérialisation : La France se classe au sixième rang européenPour expliquer cette «performance» tricolore, lInsee avance notamment le taux déquipement numérique élevé des entreprises. En janvier 2011, 92% des sociétésoccupant au moins dix personnes en France avaient un accès à lInternet via une connexion fixe à haut débit. Ce taux déquipement place la France au 6e rang au seinde lUnion européenne à 27 pays, où la moyenne est de 87%. La France se situe au même niveau que le Royaume-Uni, devant lAllemagne (88%) et lItalie (84%), maisderrière notamment lEspagne et la Finlande (96%) ainsi que la Suède (94%). La Roumanie est en dernière position avec seulement 54%. Le taux déquipement enFrance est supérieur à 90% dans tous les secteurs dactivité et toutes les tailles des sociétés. Source : Enquête Insee 2012 BUREAUTIQUE DEMAT BONUS DEMAT La définition de la Dématérialisation des AOLa valeur probante de la dématérialisation est reconnue dans le Code des Marchés Publics (CMP) depuis 2005. L’entreprise peutdéposer une e-Réponse pour tout marché > 90 K€ depuis le 1/1/ 2012 … La dématérialisation se développe et concernemaintenant tous les secteurs du grand public, de l’entreprise et des administrations. VENTE Page
  4. 4. Pack Essentiel LA DÉMATÉRIALISATION DES AO DES MARCHES PUBLICS Fiche 1www.reponse-electronique.com INTRO DEMAT Source Conseil Général de la CreuseGlossaire de la DématérialisationAutorité de Certification : Organisme habilité à délivrer des Certificats . Appelé aussi Prestataire de JURIDIQUEservices de certification électronique (PCSE). La liste des PCSE agrée par le MINEFE Cf Fiche 22Certificat de Signature Électronique : Pièce didentité électronique (PRIS ou RGS) utilisée pours’authentifier ou pour signer ou chiffrer des documents informatiques. Ainsi, lintégrité du documentsigné est garantie contre les falsifications et lidentité de son propriétaire est garantie par lAutorité deCertification qui lui a délivré ce certificat. (La loi du 13 mars 2000 reconnaît à la signature électronique la VEILLEmême force probante qu’une signature manuscrite.). Cf Fiche 21Chiffrement : Opération rendant une donnée inintelligible est afin d’en protéger la confidentialité Cf Fiche40 PREQUISConnexion à haut débit : technologie accroissant la largeur de bande disponible pour transporter desinformations à une vitesse rapide sur des lignes téléphoniques classiques. En font partie les technologiesde l’ADSL, SDSL, IDSL, HDSL, RADSL, VDSL, dont les caractéristiques de vitesse et de distance varient. La CERTIFICATcapacité de transmission offerte permet l’accès rapide à internet, à la vidéoconférence, au télétravail, à laréponse électronique aux AO, etc. Autres connexions fixes à haut débit : technologies permettant unegrande capacité de transmission (au minimum 2 Mbits/s) via une liaison spécialisée, la fibre optique, lecâble et les technologies alternatives (Ethernet, courant porteur en ligne (CPL) métropolitain, bouclelocale radio (BLR/FWA), Wifi /Wimax, ATM, relais de trame) …Copie de sauvegarde : Possibilité de doubler sa réponse électronique, d’une copie physique (clef USB, SIGNATUREpapier, CD-ROM...) pour se garantir de tout problème informatique. Cette copie doit parvenir avant la datelimite de réception et porter sur l’enveloppe la mention bien lisible ‘Copie de sauvegarde’. Cf Fiche 12Dématérialisation : transformation de supports dinformations matériels (souvent des documents papier)en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéropapier » dans une entreprise). BUREAUTIQUEDocument : fichier informatique de données signifiantes pouvant se présenter sous 3 formes : structuré (ex : formulaire, fichier xls, csv…), semi-structuré (facture, bon de commande) ou non structuré (courrier libre,références, images, fichier .doc, .rtf, gif, .jpg …). La dématérialisation préconise l’utilisation de formes structurées propices àl’automatisation et aux traitements informatiques.Échange de données informatisées (EDI), entre l’entreprise et les autres systèmes TIC extérieurs àl’entreprise » signifie : échange de messages (exemples : commandes, factures, opérations de paiement, DEMATdescription des marchandises), via internet ou d’autres réseaux informatiques, dans un format reconnu quipermet son traitement automatique (ex : XML, EDIFACT etc.), excluant les messages tapés manuellement.e-Avis : Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC) déposé sur un site internete-DCE : Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) téléchargeable sur le Profil Acheteur de la Collectivité BONUS DEMATe-Reponse : Réponse électronique « dématérialisée » à un Appel d’Offres Marché Publice-Signature : Signature électronique de vos documents informatiques réalisée en ligne sous Java.Horodatage : Service qui associe de manière sûre un évènement et une heure afin détablir de manièrefiable lheure à laquelle l’ évènement sest réalisé. Les Plateformes sont reliées à 1 ou 2 horloge atomique. VENTE Page
  5. 5. Pack Essentiel LA DÉMATÉRIALISATION DES AO DES MARCHES PUBLICS Fiche 1www.reponse-electronique.comInfrastructure à Clés Publics : PKI (Public Key Infrastructure) en anglais. Ensemble de moyens techniques,humains, documentaires et contractuels mis à la disposition dutilisateurs pour assurer, avec des systèmes INTRO DEMATde cryptographie asymétrique, un environnement sécurisé pour les échanges électroniques.Intranet : Réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une entreprise ou de toute autre entitéorganisationnelle, utilisant des navigateurs web, et mettant à disposition des utilisateurs d’un ou deplusieurs sites les mêmes informations. Il n’est pas accessible en dehors de cette entité.Java : Machine virtuelle pré requise pour la Dématérialisation par internet qui permet le fonctionnementde programmes complexes dénommés ‘Applet’. Les opérations de signature et de chiffrement nécessitent JURIDIQUEgénéralement la présence de cette machine Java sur le poste de l’utilisateur. Cf Fiche 17Liste des Certificats Révoqués (LCR) : CRL (Certificate Revocation List) en anglais. Liste des certificats ayantfaits lobjet dune révocation. Cette révocation une fois réalisée, entraîne la fin de la validité du certificat etdes garanties données par lAutorité de Certification. Exemple : DG qui quitte l’entreprise VEILLEPDF : Portable Document Format. Format de fichier universel créé par Adobe lisible par tous ( avec Acrobatreader) et imprimable de la même manière par tous et considéré comme peu modifiable. Cf Fiche 33Profil Acheteur : Plateforme de Dématérialisation des Marchés Publics choisie par l’Acheteur public quipermet à l’entreprise de consulter des annonces d’appels d’offres centralisés et de répondre en ligne. PREQUISL’entreprise télécharge les DCE des annonces intéressantes et formule une réponse qu’elle renvoie sousforme dématérialisée. Cf Fiche 13Re-Matérialisation : Actuellement, les marchés sont re-matérialisés (sous forme papier) pour être CERTIFICATtransmis signé de façon manuelle a lentreprise retenue et au contrôle de légalitéRéseau local d’entreprise (Local Area Network, LAN, WLAN) : Réseau informatique reliant entre eux un ensembled’ordinateurs appartenant à une même entreprise dans une zone réduite (salle, bâtiment ou site), etpermettant le partage d’informations. On distingue réseaux filaires et sans fil (wireless). SIGNATURESignature électronique : donnée informatique jointe ou liée logiquement à dautres données et qui sert deméthode dauthentification, de garantie d’intégrité et de non répudiation. La signature électronique estreconnue dans le Code Civil français (Art 1314) depuis 2001. Cf Fiche 25 et suivantesSite web : Emplacement sur le www (abréviation de World Wide Web service interactif proposé sur internet) identifiépar une adresse web (du type http//www.RapidAO.fr). Le serveur web contient un ensemble de langagesspécifiques (HTML, XML, Java) consultables avec un navigateur (tels Netscape ou Internet explorer). Le site BUREAUTIQUEweb permet à une entreprise de se faire connaître, de présenter ses produits et de proposer des servicesen ligne (réservation ou commande, paiement, présentation de postes vacants, etc.). CONSEIL RapidAO La dématérialisation des AO est un moyen et non une fin en soi DEMAT Le + important reste votre réponse… en adéquation au besoin de l’Acheteur public.Workflow (Gestion électronique des processus) ou Groupware : Technologie logicielle ayant pour objectifl’amélioration de l’efficacité des processus internes d’une entreprise. Cela implique la modélisation des BONUS DEMATprocédures de travail avec la prise en compte des acteurs, des tâches et des documents. Exemple : lavalidation des documents, la signature puis le dépôt d’une réponse à un AO.ZIP : Format de fichier permettant de regrouper ou de réduire la "taille" dun ou de plusieurs fichiersCf Toutes les Fiches de ce pack pour assimiler rapidement toutes les notions et devenir autonome. VENTE Vos remarques, vos questions, FAQ online => www.ClubAO.fr Page

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