Le libre sur le poste de travail ?
        OUI, c'est possible !




                           Christophe Villemer
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Le Plan

•   L'AUF en deux mots
•   La plan stratégique
•   Le contexte de la migration
•   Les 3 axes de travail
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L'AUF en deux mots
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L'AUF en deux mots
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La diversité
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• Atouts techniques
      • Documents normalisés
      • Uniformisation de la version utilisée
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• Aspects macroéconomiques (fonds publics)
     • L'argent investi (services) autour du produits
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Le contexte
                                             de la migration

• 2 types de contraintes (techniques, humaines)
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… Un constat
                               sans concessions

• De compétences bureautiques faibles
• De mauvaises habitud...
Objectif stratégique

Faire du changement un levier de progrès pour
l'organisation :

•   Renforcer les compétences bureau...
3 axes de travail

• TECHNIQUE
    ➔ Analyse du périmètre fonctionnel
    ➔ Portabilité et interopérabilité




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L'axe Technique

• Ériger des bonnes pratiques et règles d'usages
  des formats de documents (interne / externe)
• Analyse...
L'axe Formation
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➔   Faire du changement un levier de progrès pour
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L'axe Formation
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➔   Associer les Ressources Humaines
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L'axe Formation
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Assurer la formation à l'interne
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L'axe Formation
                                     le support - 4/5
●   Le support comme acteur du changement
       ➔ D...
L'axe Formation
                                       le support - 5/5
●   Organiser le « Support 2.0 » (communauté)
    ...
L'axe Communication

• Faire une communication « vraie »
• Ne pas cacher les problèmes
• Ne pas sur-vendre le produit

• O...
Problèmes rencontrés

 Une satisfaction : Rien d'insurmontable !

• Peu de vrais problèmes techniques
     ➔   Importance ...
Quelques conseils...


Car on apprend toujours de ses erreurs...

•   Ne pas focaliser sur l'outil
•   Bien cibler la form...
Les facteurs clés
                                       de succès

    Une migration centrée sur la personne et non
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Que retenir ?

           Le libre sur le poste de travail ?
                  Oui, c'est possible !

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Retour d'expérience sur une migration OpenOffice.org

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Presentation Action Ti 2009 04 21

  1. 1. Le libre sur le poste de travail ? OUI, c'est possible ! Christophe Villemer christophe.villemer@auf.org christophe@villemer.org
  2. 2. Le Plan • L'AUF en deux mots • La plan stratégique • Le contexte de la migration • Les 3 axes de travail • Problèmes rencontrés • Facteurs clés de succès • Qu'en retenir ? 2
  3. 3. L'AUF en deux mots 1/2 • La plus importante association d'universités au monde (686 établissements dans 81 pays) • L'opérateur unique de la Francophonie pour l'enseignement supérieur et la recherche • Fondée en 1961, son Siège se trouve sur le campus de l'Université de Montréal 3
  4. 4. L'AUF en deux mots 2/2 Contribue à la construction et à la consolidation d’un espace scientifique en français en : • favorisant la coopération scientifique • formant des futurs acteurs du développement • soutenant la recherche et l’excellence • partageant l’expertise 4
  5. 5. La diversité comme réalité Une organisation multiculturelle et polycentrée : • 437 agents de plus de 40 nationalités • 64 sites dans 38 pays : – 2 Services centraux (Paris & Montréal) – 9 Bureaux régionaux – 5 Instituts de formation – 38 Campus numériques francophones 5
  6. 6. Une politique logicielle « libre & durable » « appliquons à nous même ce que nous préconisons pour nos membres » • Standardisation logicielle • Maîtrise des coûts d'achats de licences • Utilisation de formats de données ouverts • Mise à disposition d'outils de travail modernes • Respect de la propriété intellectuelle • Efficience des fonds publics 6
  7. 7. Une politique logicielle « libre & durable » qui prévoit notamment l'utilisation de : • Mozilla Firefox comme navigateur web • Thunderbird comme client de messagerie • OpenOffice.org comme suite bureautique ✔ Ubuntu comme poste de travail Politique saluée aux trophées des “Lutèces d'Or” dans la catégorie « Stratégie de mise en œuvre des logiciels libres » lors de “Paris Capitale du Libre” en juin 2006. 7
  8. 8. OpenOffice.org ? • Atouts techniques • Documents normalisés • Uniformisation de la version utilisée • Multiplateforme (XP, MacOS, Linux) • Aspects financiers directs et indirects • 350.000 $ d'économies directes • Maintenance facilitée • Pas de gestion de licences 8
  9. 9. OpenOffice.org ? • Aspects macroéconomiques (fonds publics) • L'argent investi (services) autour du produits génère de l'activité localement • Licences payées aux éditeurs génèrent peu de richesses en Francophonie • Aspects durables • Utilisation des standards (ODF) • Pérennité de l'information 9
  10. 10. Le contexte de la migration • 2 types de contraintes (techniques, humaines) ➔ Un environnement technique maîtrisé ➔ Un contexte organisationnel spécifique ... riche, diversifié mais source de contraintes :  Milieu universitaire (à dominante français...)  Force des habitudes  Politique d'exceptions Finalement … 10
  11. 11. … Un constat sans concessions • De compétences bureautiques faibles • De mauvaises habitudes de travail • Inefficacité, perte de temps, etc... + une gestion du changement – une problématique technique ➔ 1 objectif stratégique ➔ 3 axes de travail (technique, formation, comm.) 11
  12. 12. Objectif stratégique Faire du changement un levier de progrès pour l'organisation : • Renforcer les compétences bureautiques • Proposer des bonnes pratiques • Standardiser les documents (modèles) • Innover avec une communauté de pratique • Le tout à budget constant 12
  13. 13. 3 axes de travail • TECHNIQUE ➔ Analyse du périmètre fonctionnel ➔ Portabilité et interopérabilité • FORMATION ➔ Ateliers spécifiques ➔ Support et accompagnement • COMMUNICATION ➔ Officielle (verticale) et de proximité (horizontale) ➔ Conscientisée sur les enjeux 13
  14. 14. L'axe Technique • Ériger des bonnes pratiques et règles d'usages des formats de documents (interne / externe) • Analyse du périmètre fonctionnel • Identifier les points de blocages (.xls) • Conversion des documents maîtres • Portage des macros partagées • Proposer de nouveaux fichiers modèles (odf) • Promouvoir “API” avec le système d'information 14
  15. 15. L'axe Formation la stratègie - 1/5 ➔ Faire du changement un levier de progrès pour l'organisation : • Développer les compétences bureautiques • Rendre les agents plus efficace au quotidien • Sans pour autant augmenter les coûts de la formation continue (budget constant) • Tirer l'expérience des erreurs passées • Créer une communauté de pratique 15
  16. 16. L'axe Formation approche globale - 2/5 ➔ Associer les Ressources Humaines • Bilan des évaluations individuelles • Analyse des demandes de formation • Coordination de l'offre de formation ➔ Identifier les acteurs clés et les impliquer ➔ Former ces formateurs internes (« référents ») ➔ Assurer la formation à l'interne 16
  17. 17. L'axe Formation du sur-mesure - 3/5 Assurer la formation à l'interne Lundi 23 mars Mardi 24 mars Mercredi 25 mars Jeudi 26 mars Vendredi 27 mars Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée Salle du 2e étage Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée 9h00 Mise en page et Création d'une base Tableaux et images impression de données dans Writer 9h30 dans Calc • Ateliers spécifiques Mise en page Création de et styles formulaires 10h00 d'un document • Sur-mesure 10h30 11h00 Calculs : formules et Création d'une Outils de recherche fonctions présentation avec documentaire • Cycles courts 11h30 12h00 Impress Faire une veille avec • Théorie / Pratique les flux RSS 12h30 13h00 • Innover 13h30 14h00 • « Vendredis OOo » Création et utilisation Saisie: menus Analyse de données: de fichier déroulants et 14h30 filtres et tris Modèles Publipostage et validation de Analyse de données: données étiquettes 15h00 pilote de données (équivalent du tableau croisé 15h30 dynamique) 16h00 16h30 17
  18. 18. L'axe Formation le support - 4/5 ● Le support comme acteur du changement ➔ Du support classique au « support 2.0 » ➔ Vers la communauté de pratique ● Organiser le « Support 1.0 » (papier, mail, web) ● Mise à dispositions de livres de référence ● assistance-openoffice@auf.org ● Espace documentaire sur l'intranet : ● Mise à disposition des supports de formation ● Bonnes pratiques, liens web, FAQ... 18
  19. 19. L'axe Formation le support - 5/5 ● Organiser le « Support 2.0 » (communauté) • Créer une communauté de pratique • Identifier les acteurs clés : les « référents OOo » • Responsabiliser les leaders, impliquer, valoriser • Animer le groupe de « référents » • Liste de discussion-openoffice@auf.org (courriel) • Animer la communauté 19
  20. 20. L'axe Communication • Faire une communication « vraie » • Ne pas cacher les problèmes • Ne pas sur-vendre le produit • Officielle / verticale : importance du sponsor • Conscientiser les agents sur les enjeux • Ne pas négliger la communication horizontale ➔ La communauté : vecteur de la communication entre utilisateurs 20
  21. 21. Problèmes rencontrés Une satisfaction : Rien d'insurmontable ! • Peu de vrais problèmes techniques ➔ Importance de l'analyse préalable • Toute une résistance au changement ➔ Qui cache souvent autre chose... 21
  22. 22. Quelques conseils... Car on apprend toujours de ses erreurs... • Ne pas focaliser sur l'outil • Bien cibler la formation sur le métier • Ne pas conserver MS Office en parallèle... • Cibler les utilisateurs « bloquants » • L'exemple vient d'en haut ! 22
  23. 23. Les facteurs clés de succès Une migration centrée sur la personne et non sur le produit ! – formations ciblée sur le métier – « correspondants » efficaces et investis – support réactif aux problèmes ➔ Valorisation de l'individu dans sa maîtrise de l'outil ➔ L'utilisateur ressort plus compétent, plus efficace 23
  24. 24. Que retenir ? Le libre sur le poste de travail ? Oui, c'est possible ! • Bien planifier • Bien analyser les besoins et l'existant • Croire au changement • En profiter pour unifier les procédures • En profiter pour développer les compétences • En profiter pour innover 24
  25. 25. Questions ? Merci de votre attention ! 25

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