Avec la création d’une vidéo à destination des nouveaux agents et d’une procédure « pas à pas » pour les managers, le dispositif de communication interne de la ville d’Olivet pose les bases d’une intégration bienveillante tout en faisant participer les agents et les managers. Retour d’expérience. Émilie Bergevin, chargée de communication à la ville d'Olivet Céline Boisset, responsable formation et compétences à la ville d'Olivet

1. 11e Rencontres nationales de la communication interne
Réussir
l’accueil
des nouveaux
agents
26 ET 27 MARS 2018 • PARIS
Emilie Bergevin, chargée de communication
Céline Boissay, responsable formation et compétences
Ville d’Olivet
emilie.bergevin@olivet.fr twitter@villeolivet
#cominterne

2. Olivet, 2e ville du Loiret
Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Olivet, située au sud d’Orléans est la
2e ville du Département avec plus de
22 000 habitants.
La commune est reconnue pour son
cadre de vie.
D’ambitieux projets sont menés par
l’équipe municipale et les 450 agents de
la collectivité.

3. Le contexte
& la commande
Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris

4. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Previously…
Depuis une dizaine d’années, différentes actions ont été mises en place pour
améliorer l’accueil des agents dans la collectivité. Cependant, elles ne
faisaient pas l’objet d’une procédure RH définie et établie.
• 2011 : rencontres semestrielles consacrées aux nouveaux agents
• 2012 : carnet de bord de l’agent
• 2016 : lettre d’information interne, le Ohé
• 2016 : fiche de présentation individuelle

5. L’élément déclencheur
Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Février 2017 : arrivée de 25
collaborateurs
Une action spécifique d’accueil
pour accompagner et souhaiter
la bienvenue.
La nouvelle équipe de la DSI

6. Le plan de
communication
Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris

7. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Les cibles
 Une intégration bienveillante
 Proposer une procédure à la fois simple et détaillée aux managers /
tuteurs
 Une action de communication interne en faisant participer les agents
municipaux
Les objectifs
 À l’origine pour les agents des services informatiques mutualisés
 Outils aujourd’hui déclinés dans le cadre de l’accueil de tout nouvel agent

8. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Le service communication a proposé à la direction générale la réalisation de
vidéos teasers, à envoyer systématiquement en amont de la date d’arrivée
dans la collectivité.
Plusieurs documents ont été également créés :
• une « Procédure d’accueil des nouveaux agents » mise à disposition des
responsables de service et des agents des ressources humaines,
• la « Fiche récap’ »,
• le « Formulaire d’évaluation d’accueil ».
Un panel d’actions et d’outils

9. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Deux vidéos…
Deux vidéos « teaser » afin de présenter
succinctement le futur univers professionnel et
les futurs nouveaux collègues du « nouvel
arrivant » :
• 1ère : un message d’accueil conjoint du Maire
et du DGS ;
• 2nde : tous les aspects pratiques du
fonctionnement de la collectivité. Il s’agit de
la vidéo « Le nouveau ».

10. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
… une procédure « pas à pas »… 1/2
Pour compléter ce dispositif, le service
communication en collaboration avec le service
RH, a rédigé une Procédure d’accueil des
nouveaux agents.
Elle précise les étapes clés à ne pas manquer
pour réussir l’accueil d’un recruté.
Ce guide d’accueil est dématérialisé et à
disposition sur la plateforme accessible à tous
les agents.

11. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
… une procédure « pas à pas »… 2/2
Ce guide récapitule les procédures à mettre en place pour réussir la phase
d’intégration de tout nouveau collaborateur :
 avant l’arrivée (mail d’info avec liens vidéos, information aux équipes
et élus, préparation du poste de travail et du kit d’accueil…),
 le jour de l’arrivée (pré-accueil par le service RH, présentation aux
collaborateurs, remise de la fiche récap’ et autres documents…),
 les semaines suivant l’arrivée (visite de la ville et des équipements,
« journée des nouveaux », rencontre de fin de 1er trimestre).

12. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
… et des nouveaux outils !
 une « fiche récap ’» avec les infos pratiques et utiles à tout nouvel agent,
pré-remplie par le service des ressources humaines et complétée par
l’agent avec les informations données par son responsable le jour de son
arrivée
 un formulaire d’évaluation de l’intégration à remplir par l’agent en vue de
son entretien de fin de 1er trimestre avec le service RH (dématérialisé).

13. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Planning
• Oct. 2016 : choix du vidéaste et casting d’un acteur pour le rôle du « Nouveau »
• 1ère semaine de janvier 2017 : tournage de la vidéo du Maire et du DGS sur ½
journée + tournage sur 3 jours de la vidéo « Le nouveau » avec une quinzaine
d’agents participants
• mi-janvier 2017 : envoi par mail des vidéos aux nouveaux collègues de la DSI
• fin janvier 2017 : systématisation de l’envoi des vidéos à tous les agents
• été 2017 : rédaction du guide d’accueil
• septembre 2017 : présentation et diffusion de la procédure d’accueil aux agents
des RH et aux managers
> mise en œuvre de la procédure

14. Rencontres nationales de la communication interne• 26 et 27 mars 2018 • Paris
Budget
 vidéaste & comédien : 5 000 € TTC
 remise d’un goodie (une tasse magique) : 1 752 € TTC pour 300 tasses
 2 ½ journées d’intégration (location matériel pour activités, petit déjeuner et
déjeuner) : 10 € TTC/personne

15. En partenariat avec
Merci pour votre attention
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Emilie Bergevin & Céline Boissay • emilie.bergevin@olivet.fr