A4. Créer du lien grâce à l'évènementiel
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Retour sur les "petits-déjeuners internes" de la métropole de Lyon, dispositif où le siège de l'administration part à la rencontre des agents sur leurs lieux de travail. Une initiative vertueuse qui permet de créer du lien et de fédérer les agents en tout convivialité. • Pierre-Yves Collaud, responsable de la communication interne de la Métropole du Grand Lyon
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- 1. Aller au devant de ses publics par un événementiel itinérant Lancement d’un nouveau journal interne à la Métropole de Lyon 20 ET 21 MARS 2017 • PARIS Pierre-Yves COLLAUD Responsable de la Communication interne Métropole de Lyon pycollaud@grandlyon.com #cominterne 10e Rencontres nationales de la communication interne
- 2. Quelques éléments de contexte • Près de 9 000 agents à la Métropole de Lyon • 220 métiers très différents • Plus de 200 lieux de travail dispersés mais avec un nombre d’agents conséquents • Un ratio central / territoires déséquilibré • Une collectivité jeune • Deux « corps sociaux » encore peu maillés • Un rapport à la communication interne hétérogène • Une parole de la Direction générale en recherche de crédit après le passage à la Métropole • La nécessité pour un nouveau service d’apporter des signaux de renouvellement
- 3. Il en résulte que: • La logique métier prime les enjeux transversaux de l’organisation • Le sentiment d’appartenance à la collectivité est faible sur les territoires • Sentiment de déconnexion entre le « château » qui décide sans connaître les réalités vécues et le terrain qui travaille • Les outils de la communication interne sont disponibles et appropriés de manière hétérogène • Le service communication interne « arrose là où c’est déjà mouillé » • Des représentations biaisées des « décideurs »
- 4. Présentation de l’initiative • Un événement raccord avec la nouvelle ligne éditoriale du journal • Le caractère facultatif de l’accueil d’une telle rencontre • Des conditions simples et économes • Le choix de travailler par « bassins géographiques » • Une participation de tous les agents du service • La volonté d’utiliser ces temps pour faire « d’une pierre plusieurs coups »
- 5. La logique de bassin géographique
- 6. Impacts d’une telle initiative • Permettre de mieux connaître (et de faire changer l’image du service) • Donner l’occasion d’expliquer et d’accompagner les publications • Contribuer à rapprocher « ceux d’en haut » et « ceux d’en bas » (changement de regard) • Avoir un retour direct sur les productions du service • Capter les attentes et l’état d’esprit des équipes (alimentation d’un baromètre) • Renforcer le réseau des communicants • Permettre aux agents du service de s’approprier le projet de service et d’en être les ambassadeurs • Faire prendre conscience à l’équipe que les agents ne sont pas que « leurs collègues de bureau » • Donne le réflexe de décentraliser les événements Mais… • Initiative chronophage et difficilement réplicable régulièrement. Quid de l’impact quantitatif? • Nécessité d’avoir des relais pour pérenniser une forme de présence sur le terrain (création d’un réseau des assistantes de proximité)
- 7. Quelques enseignements généraux • Plus c’est loin du « central » et moins il y a d’agents, plus le ressenti de considération des agents est fort • Une présentation orale simple et des configurations de lieux et de public conviviales changent beaucoup la perception des messages • Produire des documents de communication, quelle que soit leur qualité, ne suffit pas. La rencontre permet de les accompagner et de leur donner plus d’impact, de les rendre concrets, de les rendre « réels ». • Plus de digital… donc plus de contacts • Nécessité de développer une logique de marketing de service vers les publics internes • La com’interne est dans son rôle en montrant que les moments conviviaux ne sont pas un luxe ou du temps perdu. • Ce type d’initiatives est une manière efficace d’accompagner le déploiement d’un service Com’interne
- 8. En partenariat avec Merci pour votre attention RESTEZ CONNECTÉS ET RETROUVEZ LES PRÉSENTATIONS SUR CAP-COM.ORG #cominterne
Notes de l'éditeur
- Merci à Cap’Com de m’avoir invité à témoigner ce matin sur cette initiative prise à la Métropole A vrai dire, quand on avait mis en place cette initiative, on n’avait pas l’impression que c’était spécialement original ou révolutionnaire Mais, comme souvent, quand on a une démarche un peu réflexive même rétrospectivement, on trouve un certain nombre de choses à dire dont on espère qu’elles seront le moins inintéressantes possibles (dont certaines qu’on avait pas imaginé au départ Si vous piquez du nez, je n’aurais pas l’occasion de blâmer l’horaire puisqu’on est au moment de la journée où la capacité d’attention est censée être la plus forte… Blague à part, j’ai volontairement limité la partie purement descriptive de l’initiative, en privilégiant un peu la mise en perspective et les quelques enseignements qu’on peut en tirer. N’hésitez à m’interroger sur le déroulé de ces rencontres si vous voulez éclaircir ou préciser certains points.
- 9 000 agents (selon la DRH…): on est forcément dans une syndrome de la grosse usine avec une dimension impersonnelle. Pour beaucoup d’agents, la notion d’employeur est assez théorique 220 métiers avec le panel quasi-complet toutes les filières de la FTP: technique, médico-social, administratif, culturel, … 200 lieux: pas autant qu’une commune: pas un éparpillement/émiettement mais un éclatement avec un certain nombre de lieux de travail avec bcp d’agents (commentaire légende carte) Ratio central / territoires: moins de 20% - 80% - l’agent lambda est un agent sur le terrain Collectivité jeune et créée en moins de 18 mois Rapport à la communication interne: plutôt très développé à la CU avec un fort vecteur de fierté et de sentiment d’appartenance à une collectivité et à une territoire/ Quasi absent au Département (jugé comme gaspillage où les dépenses étaient « comptées » en RSA) Parole fédérale: communication de promesse et décalage entre messages à réalités («tous nouveaux arrivants » / « aller vers la convergence » / « personne n’y perdra » « synergies des politiques publiques) Un SCI qui marchait beaucoup par coups et pas forcément dans la sobriété (miroir de la com’externe plutôt « triomphaliste »!)
- Sentiment d’appartenance faible: accentué par les changements de rattachement institutionnel successif (agents CG plus État que CG…) On arrose là où c’est déjà mouillé Logique tu « tout en rien ». Aristo-agents et les agents de seconde zone A l’Hôtel de Métropole Une cantine La documentation Des événements très réguliers De nombreux espaces d’information (voie d’affichage par exemple) Une connexion complète Des représentations biaisées: quand on fait quelque chose à l’Hôtel de la Métropole (ex: une exposition), c’est prestigieux, il y a les élus qui passent, les membres de la Direction générale, ça se voit quoi... Et, en plus, on est assurée d’avoir au moins 30 ou 40 personnes, de quoi éviter l’effet bide et puis c’est simple à organiser pour le service (logistique)
- Rappel sur les grandes options du journal Passer de très écrit et très institutionnel à plus dynamique, plus visuel et plus vrai dans la manière d’écrire Option des trois grandes rubriques qui permet d’isoler le champ purement institutionnel qui a sinon tendance à cannibaliser toutes les pages Cohérence entre la ligne éditoriale et ces événements. Ces événements devant en quelque sorte à la fois valider et donner à voir concrètement les choix réalisés dans le journal lui-même Rappel du grand raout à l’Hôtel de Métropole (presque 500 personnes) Appel à volontaires Principe de volontariat est essentiel – pour moteur local et souhait d’accueillir cette présentation. Si c’est imposé et systématique… Des conditions de réalisation simples Prise en charge de la logistique par le service com’interne Pas de nombre d’agents minimum mais un relais sur place Temps convivial (café + goodies) Support roll’up simples d’utilisation et de transport et présentation adaptable Lieux et horaires de travail des agents (dépôts, cantine, salles de pause, ...) – ex: à 5h30 dans une subdivision de collecte et de nettoiement Au total, 26 lieux sur environ 3 mois Temps court (45 minutes max en fonction des contraintes) Si possible se greffer à un temps collectif d’équipe déjà existant Présentation orale sans powerpoint Coût: les roll’up avec expo itinérante, les cafés et les goodies et du « temps homme » Une participation de tous les agents du service Deux unités juste créées – éviter un cloisonnement qui nuit à la nécessaire transversalité et fluidité Pas de principe d’obligation mais montrer que cela fait partie des missions de chacun (tout le monde a joué le jeu, même ceux qui pouvaient être rétifs Un kit de présentation complet avec FAQ intégrée et enrichie au fur et à mesure des petits-déjeuners Un principe de binôme (pas pour faire comme les témoins de Jéhovah) mais pour que chacun soit plus à l’aise Faire d’une pierre plusieurs coups Présentation du service, de ses principales missions et outils Retours sur productions et autres remontées d’information
- Impacts difficilement mesurables comme un certain nombre d’actions de com’interne Donne le réflexe de décentraliser les événements Réunions de service de la com’interne sur le terrain 1 fois sur 2 (d’autres services s’en sont inspirés) Visites de quartier Expositions décentralisées (pompe de Cornouilles) Stands décentralisés sentez-vous sport Fête des lumières