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AT21 - Com interne : favoriser la participation des agents, source d'intelligence collective_#capcom18

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Il est régulièrement fait appel à la participation des agents. C’est même l’un des thèmes du Forum gouvernemental de l’Action publique 2022. Mais les résistances et les freins limitent l’engagement. Ateliers, contributions, réseaux sociaux internes, espaces collaboratifs : comment la communication interne peut contribuer à la production d’intelligence collective.

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AT21 - Com interne : favoriser la participation des agents, source d'intelligence collective_#capcom18

  • 1. ATELIER MÉTHODO 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Com interne : favoriser la participation des agents, source d’intelligence collective
  • 2. ATELIER MÉTHODO 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Com interne : favoriser la participation des agents, source d’intelligence collective Laurence GARDAN, Responsable du pôle Mobilisation des agents / Communication interne du CD Meurthe-et-Moselle Anne-Caroline POINCARÉ, Dircom de Guyancourt
  • 3. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Vous avez dit participation ?
  • 4. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Concrètement, quelle participation ? Les différents niveaux • Information : Présenter et expliquer • Consultation : Sonder et tenir compte • Concertation : Participer • Codécision : Participer et décider
  • 5. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON • Concertation : • Objectifs posés et clairs, non négociables. • Modalités de mise en œuvre : travaillées avec les agents. • Information : en amont, pendant, après • ≠ Codécision. ≠ Consultation. Concrètement, quelle participation ?
  • 6. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON
  • 7. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Le projet • Faire évoluer l’organisation des services des solidarités (près de 1000 agents) et les pratiques professionnelles. • Objectif : • + de transversalité entre métiers • + de mobilisation des capacités des usagers • + de mobilisation des réseaux de partenaires Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 8. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les enjeux • Des modifications d’organisation • Des changements d’habitude de travail, de site, parfois de collègues • De nouvelles missions > certains postes/métiers changent. • La création d’une autorité hiérarchique en MDS, pour des agents habitués à travailler avec beaucoup de latitude et avec des technicités métier fortes. • Pour l’externe : • Pour les usagers : un service complet partout (pas le cas avant), mais avec des changements de sites • Des évolutions dans la façon de travailler avec les partenaires Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 9. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON • Mise en place d’un comité de pilotage • Réflexion sur les « valeurs de l’entreprise » • Mise en place d’une communication interne • Participation de 206 agents sur 800. Ville de Guyancourt Réflexion de com interne Le Projet
  • 10. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les enjeux • Définir les valeurs de la Ville et faire adhérer les agents • Recueillir les souhaits des agents dans différents domaines • Apporter des réponses concrètes. Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 11. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Pourquoi faire participer les agents ? • Mode de faire très intégré au fonctionnement de la collectivité : historique + lié à la personnalité des dirigeants • Volonté de partager le sens et d’intégrer les réalités du terrain dans la construction du projet • Conscience que ce projet impliquera des changements importants dans le travail des agents, qui nécessitent un accompagnement fort. Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 12. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Pourquoi faire participer les agents ? • Une ville qui a évolué très rapidement, avec une organisation pyramidale • Une volonté politique et une demande des agents de changement. Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 13. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Concrètement, quelle participation ? • Réunions d’information (janv-fév 2014) : 1000 agents rencontrés • Cadres mobilisés pour préparer les chantier de travail (fév/mars 2014) • 3 chantiers de travail thématiques avec les agents (mars-juin 2014) • Appel aux contributions écrites, collectives ou individuelles (mars- juin 2014) • Ensuite : délibérations de l’assemblée départementale : en juillet (orientations) et décembre 2014 (déclinaison opérationnelle). Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 14. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les outils d’accompagnement : com interne • Création d’une charte graphique et d’un slogan • Fiches repères pour les cadres • Lettre électronique pour les agents : 11 numéros entre janvier 2014 et janvier 2015 • Un espace intranet dédié pour tous • + supports habituels d’animation des réunions et « chantiers ». Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 15. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle Les outils d’accompagnement : com interne • Doc de présentation des MDS aux agents – en VIP (avant sortie d’un doc aux partenaires et aux usagers) • Projet de référence, porté comme tel durant tous les moments internes symboliques (vœux…) • Inauguration des MDS : préparées avec les agents. Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 16. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON
  • 17. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Fiches repères (cadres) Newsletters Com interne
  • 18. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Com externe
  • 19. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Concrètement, quelle participation ? • 2015 : Mise en place du comité de pilotage et définition du projet • 2016 : 26 réunions avec 206 (sur 800) agents Les agents veulent plus participer aux projets de la Ville Mise en place, entre autres moyens, de groupes de travail transversaux envers le personnel et envers les habitants Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 20. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Concrètement, quelle participation ? A partir de la fin 2016, mise en place de groupes de travail avec • De 5 à 15 volontaires • Un pilote nommé par le DGS parmi les volontaires • Un expert nommé par le DGS parmi les volontaires ou d’office • Une lettre de cadrage du DGS : objectifs, délais, budget… Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 21. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les prérequis • Un portage politique et stratégique fort du projet et de la démarche participative : président /VP + comité de direction générale / inscrit dans le projet d’adm • Des règles du jeu claires • De la visibilité sur l’ensemble de la démarche. • Toute la ligne managériale engagée Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 22. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les leviers • La participation est un mode de travail encouragé dans la collectivité, crédible. • Une dynamique collective renforcée par une bonne visibilité de la M&M sur le développement social • Une organisation territorialisée des services bien installée Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 23. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les freins • Résistance au changement : individuelle ou pour des groupes de professionnels (métiers) • La crainte de la « manipulation » • Les risques de débordement / périmètre initial de la participation. • Complexité du projet et sa durée. Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 24. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les prérequis • Volonté politique et administrative • Enjeux (lettre de cadrage) • Moyens humains, techniques, temps • Définir quels sont les leviers et les freins Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 25. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les leviers • Répondre à la demande de participation des agents • Une réorganisation interne qui envoie un signe de changement Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 26. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les freins • Participer n’est pas fayoter ! • Participer n’est pas être fliqué ! • Que même s’il y a demande de participation, les agents ne répondent pas forcément présents • La durée : entre les premières réunions et les premières mises en place d’action Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 27. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les suites • Mise en place des MDS en septembre 2015 • Après une bourse aux emplois qui a permis aux professionnels concernés de se positionner sur de nouveaux postes • La participation des agents a permis d’intégrer l’expertise de terrain des agents • A créé une dynamique collective utile pour la mise en place des équipes dans les MDS. • Pas de blocage dans la mise en œuvre • Bilan après 1 an : dans l’ensemble les agents trouvent des avantages à ce mode de fonctionnement Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 28. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les suites • Autres exemples de projet avec participation des agents : • En 2015 : démarche Qualité de vie au travail • En 2018 : chantier sur l’augmentation du temps de travail Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 29. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les suites Envers le personnel • Espace détente de l’Hôtel de Ville • Accueil des nouveaux agents • Refonte du journal interne Envers le personnel et les habitants • Stationnement autour de l’Hôtel de Ville • Restaurant intergénérationnel • Ryder Cup Les sujets actuellement en cours ou terminés Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 30. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les enseignements • POSITIFS : com très présente jusqu’à la mise en place des MDS • NEGATIFS : com beaucoup moins impliquée après la mise en place des MDS > relais par les professionnels, mais moins d’homogénéité dans les messages, on est moins sur le sens, plus sur l’opérationnel • Vigilance sur le risque du sentiment de manipulation. • La participation doit être conduite avec sincérité et clarté : importance d’une com interne engageante et qui génère de la confiance Les Maisons départementales des solidarités Meurthe-et-Moselle
  • 31. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les enseignements Positifs : • Sur certains groupes de travail, une vraie implication et des vrais résultats • Une fierté des agents d’y avoir participer • Une culture de la transversalité est bien en train de naître Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 32. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les enseignements Négatifs : • Difficultés, dans les faits, de faire participer toutes les catégories • Difficile de mener plusieurs projets en parallèle • Difficulté à faire « reparticiper » les premiers participants Ville de Guyancourt Réflexion de com interne
  • 33. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Et naturellement : MERCI POUR VOTRE PARTICIPATION !
  • 34. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON échangez sur #CAPCOM18
  • 35. 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Les collectivités et organismes du territoire Le cercle des partenaires de Cap’Com
  • 36. ATELIER MÉTHODO 30E FORUM DE LA COMMUNICATION PUBLIQUE ET TERRITORIALE 4.5.6 Décembre 2018 LYON Com interne : favoriser la participation des agents, source d’intelligence collective