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25 Forum de la communication publique et
territoriale
La Rochelle 10, 11 & 12 dé cembre

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25 Forum de la communication publique et
territoriale
La Rochelle 10, 11 & 12 dé cembre
Atelier
mé thodologique
n° 15
Produire de l'intelligence
collective avec les agents
ANIMÉ PAR
STÉ PHANE AGUILERA
INTERVENANTS
MARIE LE CALONEC
FRANCK PLASSE
NICOLAS GOIN

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Communauté d’agglomé ration SeineEure
Refonte du site internet

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Historique
Cré é e en 2001
Fusion avec la Communauté de communes
Seine Bord au 1er janvier 2013
Quelques chiffres 2013
- 37 communes
- 68 500 habitants
- 106 é lus
- 240 agents (170 en 2011)
- 5 directions et 28 services et missions

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Contexte
# Hiver 2011 : Audit sur le service communication
# Printemps recrutement d’une directrice et d’une journaliste
# Transformation du service communication en direction de la communication
(externe et interne) au 1er aoû 2011
t
# Validation d’une straté gie de com 2011/2014
# Cré ation d’une charte graphique : novembre 2011
# Cré ation du Magazine : 1ere distribution en janvier 2012
# Refonte des outils, mise en place des relations presse, des relations publiques
# Refonte du site internet : septembre 2011à juillet 2012.
# Mise en ligne premiè re semaine de janvier 2013 dans la foulé e de la fusion
des 2 EPCI

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Etat des lieux
# Un site web obsolè te, difficile à mettre à jour techniquement. Trè s peu vivant
avec beaucoup d’informations obsolè tes malgré un contenu trè s riche,
# Un second site dé dié uniquement à la vidé o et redondant avec le site
institutionnel,
# 2 adresses de sites officiels,
Points forts
# Une trè s forte attente en matiè re de communication sur les projets de la part
des agents.
# Une envie pour le travail en transversalité , mais peu d’occasions.
Point de blocage
# Une ré sistance au dé cloisonnement hié rarchique pour certains chefs de
service et directeurs

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Objectifs
Communication externe
> Refondre le site web pour offrir à l’Agglo un vé ritable outil de communication,
vivant, structuré , attractif et complé mentaire du Mag et des divers documents de
communication
> Augmenter la fré quentation des internautes et la lisibilité de l’action de l’Agglo
Communication interne
> Impliquer les é lus via un questionnaire.
> Emporter l’adhé sion des agents, premiers ambassadeurs de l’Agglo et
producteurs d’informations.
> Permettre aux agents d’é changer entre eux sur la communication de
l’Agglo, sur les outils.
> Sensibiliser les services aux projets de communication des collè gues.

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
La Dé marche : Faire simple !
Une dé marche projet basique, lisible par tous et balisé e dans le temps
Les é tapes de la dé marche projet
# Elaboration d’une note straté gique accompagné e d’un calendrier de travail
# Validation en comité de direction et avec la pré sidence.
# Ré union des chefs de service et lancement du projet.
# Consultation des é lus de la confé rence des pré sidents, information sur la
dé marche projet.
# Ré union avec les groupes de travail : pour la conception de l’arborescence.
# Conception de la charte graphique.
# Dé veloppement technique.
# Pré paration des contenus.
# Inté gration des contenus.
# Phase de recette.
# Mise en ligne.

9.
Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
# Constitution des
groupes de travail
# Les temps de
travail
# Partage de la
production
Les groupes de travail
ont é té constitué s en
collaboration avec les
directeurs et chefs de
service, sur la base du
volontariat des agents.
Ainsi, tous les niveaux
hié rarchiques et toutes
les directions ont é té
repré senté s.
Les ré union « Tempê
tes
de cerveaux » ont é té
animé es par la direction
de la com, sous la forme
de discussions à bâ
tons
rompus.
Les participants devant
se positionner de leur
point de vue de
technicien puis ensuite
d’habitant ou futur
habitant du territoire .
Les idé es ont é té listé es
au fur et à mesure de la
discussion sur paper-board.
Le compte rendu produit
dans la foulé e é tait ensuite
distribué à tous les
services pour ê enrichis
tre
par tous ceux qui le
souhaitaient, y compris les
agents ne participants pas
aux ré unions.

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Les groupes de travail
# Pré sentation de notre territoire : Politiques durables, finances, direction,
Scot
# Environnement et cycle de l’eau : Milieux naturels, politiques durables, cycle
de l’eau, propreté -gestion des dé chets, dé placement
# Amé nagement urbain et dé v. Economique : Projets urbains, scot,
dé veloppement é co, urbanisme, patrimoine, voirie, habitat
# Services directs à la population : PLIE, tourisme, urbanisme, propreté ,
dé placements, politique de la ville, cycle de l’eau, accueil
# E-administration : Finances, juridique, assemblé es-moyens gé né raux,
informatique, RH.

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Organisation des ré unions
# Pré sentation des enjeux, des attentes, du calendrier à chaque groupe en
dé but de ré union
# Cadrage de l’attente de la ré union « tempê de cerveaux »
te
# Lancement de premiè res pistes « é videntes » pour amorcer la ré flexion
# Faire attention que tout le monde participe et qu’un « dominant » ne prenne
pas toute la place
# Choix de ne pas utiliser de moyens techniques autres qu’un crayon et du
papier pour les ré unions pour que la production d’idé es ne soit pas parasité e et
que la parole soit libé ré e
# Ré daction de compte-rendu et diffusion directement à la fin de chaque ré union
à l’ensemble des services pour permettre à chacun de ré agir et de contribuer.
Ce partage de l’information a é galement permis d’é viter les redites entre les
diverses ré unions.

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents
Ré sultats
# Nombre d’agents participants : 36 en ré unions plus une dizaine par mail. Sur
170 agents
# Provenance des agents : 5 directions et 22 services.
# Profils des agents : Directeurs, chefs de services, chargé s de mission,
assistantes, secré taires, ingé nieurs, chargé s d’accueil, animateurs,…
# Nombre de ré unions : 5
# Nombre de propositions : 166, avec des idé es de services, de contenus, de
rubriques.
# Validation facilité e des rubriques et des contenus.
# La communication interne lié e à la communication externe

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Et ensuite ?
Mé thodologie utilisé e à nouveau pour :
# Le choix de la charte graphique en 201.
# Le livret d’accueil de l’agent, en groupe plus restreint, en 2012.
# La cré ation d’une nouvelle rubrique du site web destiné e aux nouveaux
arrivants
# Le guide des procé dures administratives 2013/2014 (en cours)

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Ateliers mé thodologiques
Produire de l'intelligence collective avec les agents