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#CapCom17 : AT13 - [Méthodo] Concevoir un Intranet 3.0

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#CapCom17 : AT13 - [Méthodo] Concevoir un Intranet 3.0

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L’Intranet 3.0 met en réseau les agents, propose des bureaux virtuels et des espaces de travail collaboratif. Il favorise la transversalité au sein des organisations. Comment penser les nouvelles fonctionnalités et les nouveaux usages de l’Intranet? Comment bien conduire un projet de refonte : méthode, calendrier, solutions techniques, budget, ressources internes? Deux expériences viennent illustrer les résultats de l’étude « Les Intranets du secteur public » réalisée au printemps 2017 auprès de 250 collectivités locales et institutions publiques.

L’Intranet 3.0 met en réseau les agents, propose des bureaux virtuels et des espaces de travail collaboratif. Il favorise la transversalité au sein des organisations. Comment penser les nouvelles fonctionnalités et les nouveaux usages de l’Intranet? Comment bien conduire un projet de refonte : méthode, calendrier, solutions techniques, budget, ressources internes? Deux expériences viennent illustrer les résultats de l’étude « Les Intranets du secteur public » réalisée au printemps 2017 auprès de 250 collectivités locales et institutions publiques.

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#CapCom17 : AT13 - [Méthodo] Concevoir un Intranet 3.0

  1. 1. Concevoir un intranet 3.0 Claude Harter Isabelle Mouquet Didier Rigaud ATELIER MÉTHODO
  2. 2. échangez sur #CAPCOM17
  3. 3. Enquête Intranet 2017
  4. 4. Quelques chiffres issus de cette enquête 248 collectivités et structures publiques ont répondu à l’enquête au début de l’année 2017 75% disposaient d’un intranet
  5. 5. Typologie des noms : 1/ Les noms utilisant un préfixe ou un suffixe  « technique » issus du vocabulaire de l’univers du web Intranet, Intralien, Intracom, Intragglo, Mon Intranet, L’Intra, l’Intr@, equip’web, pl@net, Intra, Intramuros, @nous, CCI L’Intra, pl@nerMSA, Synergie Net, intr@74,e-acteurs …  Avec comme déclinaison les noms intégrant celui de la collectivité Finisnet, Aintranet, Paupyrenet, Clamartnet, Intranaude, Intralille, Intra Carene, Intr@Combs, Portail Brest Métropole, Aulnet, Intraniort …
  6. 6. 2 / Les acronymes SPI Service de Partage de l’Information, LEO Lieu d’Echange et d’Organisation, IDEA Intranet des Agents 3 / Les noms classiques souvent utilisés pour les publications internes Trait d’Union, Acteurs, Synergie, le Kiosque, Coulisses, Espace agent, … 4/ Les noms courts comme un surnom et originaux Tilt, Iris, Yris, D’clic, Diva, Eole, Maia, Prismo, Fileo, Pedro, Zig-Zag, Octopus, Oasis, Totem, Denim, Sesame, Smala, Kelenn (je m’informe en breton) My Noisy (mon bruit !)
  7. 7. Le choix du nom, une étape cruciale Impliquer / associer / faire adhérer les agents au projet Sens / Symbolique Elément constitutif du design du site et de l’univers graphique de la com’
  8. 8. En amont le recueil des besoins et la rédaction du cahier des charges
  9. 9. ► Analyse de l’existant : audit, benchmark, enquêtes,… ► Recueil des besoins: entretiens, focus groups utilisateurs, … ► Formalisation des besoins, rédaction d’un cahier des charges, choix techniques,…
  10. 10. Ça c’était avant....
  11. 11. Le schéma du portail idéal : la liste au Père Noël [Texte] Prénom Nom Badgeuse 07H57 Congés du 07/04 au 28/04 Messagerie Information Ma radio Midi Zen Mon actu brèves + photos Ma TV Agenda interne Tout public L’actu Ville couv dernier n° + liens fil d’actu titres brèves Les nouveaux Retour auto des mvts Petites annonces Le Conseil municipal trombi + Lien rouen.fr + délib Espace collaboratif Projet 1 Projet 2 Projet 3 Réseau CI Réseau GPRH Réseau métier (Assistante direction, comptables…) Documents Les chartes La cartothèque L’observatoire Les documents-types Outils Astre Qui fait quoi ? March interactif Grand Angle Résa Salles Lyreco Résa Pool EPI Demandes DSI Top 10 A configurer par moi- même Sitographie Ville Autres collectivités Les utiles (A définir) J’écris au webmaster Outils Ressources Humaines Cosc Cityzen Moteur de recherche interne
  12. 12. Une grande diversité d’outils techniques 48% 26% 16% 10% Outil développé sur CMS Outil clef en main configuré pour l'organisme Système d'information complexe comportant plusieurs outils Un extranet
  13. 13. Une grande diversité de logiciels Sur quel logiciel a-t-il été développé ? 19% 9% 8% 8% 7% 6% 3% 2% 1% Sharepoint (Microsoft) Wordpress JCMS Jalios Drupal Jumla Typo 3 Développement en interne Ametys Liferay
  14. 14. Et aussi : Group Wave, Nuxeo, Dreamweaver, Google Apps, Lotus Notes, Spip, CMS Eolos, Modalin, Kportal, E-Majine, Zope CPS,Open Info Live, Infoglue, Mysql, ASP + PHP, Exo Platform, Active Portail, Ovidentia, Isotool OCS, EZ Publish, Jahia et Alfredo, Interligo, Own Cloud, …
  15. 15. Les intranets de plus en plus souvent conçus pour une lecture mobile L’intranet est-il adapté pour une utilisation sur tablette et/ou smartphone ? Non 66% Oui 34%
  16. 16. Le cas de Rouen : D-Clic est « responsive »
  17. 17. Le pilotage.
  18. 18. La com. interne : principal gestionnaire de l’intranet. Quel(le) direction ou service est principalement responsable de la gestion de l’intranet ? Communication interne 60% Communication externe 8% DG 3% DRH 2% DSI 13% Autre 14%
  19. 19. Le contenu.
  20. 20. Les intranets privilégient l’information et la documentation... Quelle fonction l’intranet remplit-il ? (réponses multiples) 100% 67% 59% 12% Mise à disposition d'information et de documents Réalisation de démarches, congés, réservations,… Mise à disposition d'outils collaboratifs Réseau Social d'Entreprise
  21. 21. Rouen : les espaces collaboratif, le fil d’actus
  22. 22. Rouen : les espaces collaboratifs, le forum
  23. 23. Rouen : les espaces collaboratifs, la liste de tâches
  24. 24. Rouen : les espaces collaboratifs, l’agenda
  25. 25. Rouen : la vision des espaces collaboratifs
  26. 26. Strasbourg : expérience uniformisée / plateforme unique Intranet, espaces collaboratifs, forums, blogs, wiki, annuaire enrichi, GED, Démat’ de procédures… Interaction avec la suite Office
  27. 27. Des supports écrits et illustrés essentiellement. Quels types de format sont disponibles sont l’intranet ?
  28. 28. Rouen : l’album photos de D-clic – le portail
  29. 29. Rouen : le portail, la suite...
  30. 30. Rouen : l’album photos du portail D-clic – la fiche agent
  31. 31. Rouen : le moteur de recherche agents et le kiosque presse
  32. 32. Rouen : D-clic – le menu burger
  33. 33. Strasbourg : des contenus « magazine » valorisant les agents
  34. 34. Strasbourg : l’usage de la vidéo  de la participation à la coproduction
  35. 35. Strasbourg : faire participer les agents ► Commenter / liker une actu ► Donner son avis► Rédiger ou commenter un billet de blog
  36. 36. Les contributeurs.
  37. 37. Disposez-vous d’un réseau de contributeurs ?
  38. 38. Si oui, pour quelle mission? • 10% uniquement pour la rédaction de contenus. • 26% uniquement pour la remontée d’informations. • 64% pour la remontée d’informations et la rédaction de contenus.
  39. 39. D-Clic, l’intranet de la Ville de Rouen Le mieux est d’aller directement naviguer sur D-clic https://d-clic.rouen.fr/ ou de visionner la vidéo de présentation proposée aux agents !
  40. 40. Rendez-vous aux Rencontres de la com interne Pour aller plus loin 26 et 27 mars 2018 à Paris

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