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Peut-on innover en
                communication
                interne ?


Intervenant :
L’innovation par l’intranet 2.0

    Conseil général des Hauts-de-Seine




PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
Peut-on innover en communication interne ?
1. Le contexte du projet




PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
Peut-on innover en communication interne ?
1. Le contexte du projet

1.1 Le contexte
Un intranet actuel riche en terme de
contenus mais:

•   Un intranet très top-down : peu
    d’information ascendante et transversale


•   Un intranet très administratif, dans le
    fond comme dans la forme


•   Un outil peu souple et peu intuitif ne
    permettant pas le développement de              Attente bonne maquette
    fonctionnalités nouvelle génération



      Décision          Refonte du portail intranet pour offrir des fonctionnalités 2.0


       PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
       Peut-on innover en communication interne ?
1. Le contexte du projet

1.2 Les objectifs


    • Rendre l’agent acteur de son intranet
    1


    •
    2   Mieux partager l’information et développer l’esprit de communauté

    •
    3   Valoriser l’organisation et les activités


                                                 Cible

              Les 6500 agents du conseil général, répartis sur plus de 200 sites
           dont 4 sites centraux, et disposant d’un ordinateur personnel ou partagé.



                  La refonte du portail intranet s’inscrit dans une stratégie globale
              de communication interne impulsée par le directeur général des services.

        PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
        Peut-on innover en communication interne ?
1. Le contexte du projet

1.3 La méthodologie


     Consultations et entretiens approfondis en interne sur les attentes, atelier de
      brainstorming, panel d’étude sur le mode de navigation
      => implication de toutes les strates hiérarchiques dans la réflexion


     Etude sur les tendances intranet : bench auprès de collectivités et entreprises
      => définition des grands axes d’orientations pour le nouvel intranet


     Constitution de l’équipe projet avec rétro-planning du chantier, répartition des rôles
      MOA / MOE / prestataire Sopra Group
      => le choix d’une solution open source : Liferay




     PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
     Peut-on innover en communication interne ?
1. Le contexte du projet

1.4 Le planning

      Début 2011           Septembre 2011          Octobre 2011           Novembre 2011           Janvier 2012

   Début de la réflexion
                            Atelier de travail
                             ergonomie et
                               graphisme         Cahier des charges
                                                     utilisateur
                                                                         Cahier des charges
                                                                             applicatif

                                                                         Story-board et maquettes des principaux
                                                                                         écrans



      Février 2012             Mars 2012             Avril 2012              Juin 2012


    Découpes html, ateliers de
   spécifications fonctionnelles
                           Développement
                                                        Recette et contribution
                                                                          Ouverture du nouvel intranet



        PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
        Peut-on innover en communication interne ?
2. Les axes du nouvel intranet




PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
Peut-on innover en communication interne ?
2. Les axes du nouvel intranet
2.1 Les axes éditoriaux

 Accessibilité des contenus
Arborescence intuitive par besoin, graphisme, raccourcis, moteurs de recherche
performants, formulaires de contacts, FAQ généralisées


 Hiérarchisation des contenus
Ergonomie épurée, valorisation des actualités, double niveau d’information avec système
de « push » éditoriaux


 Convivialité et interactivité du portail
Rich média : mélange des contenus textes, vidéos, images… avec notamment une web
TV




      PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
      Peut-on innover en communication interne ?
2. Les axes du nouvel intranet
2.2 Les axes graphiques


Les objectifs identifiés pour la création graphique et la navigation

• fédérer tous les agents autour d’un outil commun à l’identité visuelle forte
• une ergonomie moderne et conviviale
• un intranet intuitif, simple d’utilisation, épuré et accessible


La création

Mettre en valeur le territoire des Hauts-de-Seine




      PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
      Peut-on innover en communication interne ?
2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home




        PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
        Peut-on innover en communication interne ?
2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home




                                                     Attente bonne maquette




        PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
        Peut-on innover en communication interne ?
2. Les axes du nouvel intranet
2.3 Un portail intranet

Un espace « Ma direction »

Un espace dédié à l’information
des directions dans la rubrique
« Ma direction ».

Contribution des contenus des
espaces « Ma direction » par des
correspondants intranet
travaillant dans les directions
pour lesquelles il publie.
                                                   Attente bonne maquette
Animation du réseau de
correspondants par le service de
communication interne.



      PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
      Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités du nouvel intranet




 PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
 Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.1 Reprise des applications déjà existantes

•   Application mobilité interne
•   Application gestion du temps Octime
•   Application organigramme dynamique E-Chart
•   Application de réservation des salles
•   Application de workflow pour les demandes d’impression à la reprographie
•   Application petites-annonces




       PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
       Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.2 Un espace personnalisé

« Ma Page », un espace personnalisé
et personnalisable

•   mon profil,
•   mes raccourcis intranet
•   mes raccourcis internet,
•   mes communautés,
•   mes widgets.



                                                    Attente bonne maquette




       PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
       Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.3 Un profil enrichi

• Les agents peuvent enrichir leur
fiche profil en précisant leurs
expériences professionnelles
passées, leur compétences et leurs
centres d’intérêt.
Une barre incitative indique le niveau
de remplissage du profil.

• Des mises en contact sont
proposées par « profil similaire » (par             Attente bonne maquette
famille métier).

• Possibilité d’ajout de profils dans
sa liste de contacts.

       PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
       Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.4 Les communautés
Les communautés sont des espaces d’échanges et d’interactions.

- La communauté projet
Réunit un nombre de personnes autour d’un projet commun.
La durée de vie sera souvent limitée à celle nécessaire à la réalisation du projet.
On y pratique le travail collaboratif.

- La communauté métier
Elle s’identifie par un cœur de métier commun.
Ce sont des communautés professionnelles dont l’objectif est le partage des
connaissances et des savoir-faire.

- Le blog thématique
Communauté extra-professionnelle sur des thématiques ciblées.
Ex : AOS, covoiturage…

                L’usage des communauté est précisé par une charte d’usage.
               Chaque communauté est sous la responsabilité d’un animateur.

      PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
      Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.4 Les communautés
A l’ouverture d’une communauté, le community manager détermine le statut de sa
communauté : ouverte, restreinte ou privée.


                                              Les outils collaboratifs
                                         proposés pour les communautés
    Outils de gestion documentaire
    Gestion des fichiers et stockage
                                                                            Outils transverses
          Gestion des versions
                                                                            Moteur de recherche
      Visionneuse de documents
                                                                            Messagerie instantanée
              bureautiques
                                                                            Gestion de son profil


                          Outils d’animation d’équipes
                          Calendrier partagé
                          Notifications / alertes             Échanges avec
                          Gestion des tâches                 l’extérieur de l’espace
                          Forum de discussion, blog, wiki     Accès sécurisé
                          Listes de diffusion (gestion des    Liens externes
                         contacts)
                          Partage de favoris



      PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
      Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.5 Le wiktionnaire

• Un dictionnaire partagé
contribué et enrichi par les
intranautes


• Filtres par :
- ordre alphabétique,
- thématiques
- mise à jour


                                                    Attente bonne maquette




       PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
       Peut-on innover en communication interne ?
3. Les fonctionnalités
3.6 Un intranet accessible partout


•   Un intranet accessible sur les principaux navigateurs mac et pc

•   Un extranet: accès au site intranet depuis n’importe quel ordinateur hors cg, avec
    login et mot de passe => en prévision pour 2013

•   Un intranet mobile, accessible sur smartphones => en prévision pour 2013




Chantier parallèle
Poursuivre le déploiement de nouvelles applications outils, notamment dans le
domaine de la dématérialisation des formulaires.




       PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne
       Peut-on innover en communication interne ?
4. Le plan de communication interne




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L'innovation par le web 2

  • 1. Peut-on innover en communication interne ? Intervenant :
  • 2. L’innovation par l’intranet 2.0 Conseil général des Hauts-de-Seine PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 3. 1. Le contexte du projet PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 4. 1. Le contexte du projet 1.1 Le contexte Un intranet actuel riche en terme de contenus mais: • Un intranet très top-down : peu d’information ascendante et transversale • Un intranet très administratif, dans le fond comme dans la forme • Un outil peu souple et peu intuitif ne permettant pas le développement de Attente bonne maquette fonctionnalités nouvelle génération Décision Refonte du portail intranet pour offrir des fonctionnalités 2.0 PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 5. 1. Le contexte du projet 1.2 Les objectifs • Rendre l’agent acteur de son intranet 1 • 2 Mieux partager l’information et développer l’esprit de communauté • 3 Valoriser l’organisation et les activités Cible Les 6500 agents du conseil général, répartis sur plus de 200 sites dont 4 sites centraux, et disposant d’un ordinateur personnel ou partagé. La refonte du portail intranet s’inscrit dans une stratégie globale de communication interne impulsée par le directeur général des services. PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 6. 1. Le contexte du projet 1.3 La méthodologie  Consultations et entretiens approfondis en interne sur les attentes, atelier de brainstorming, panel d’étude sur le mode de navigation => implication de toutes les strates hiérarchiques dans la réflexion  Etude sur les tendances intranet : bench auprès de collectivités et entreprises => définition des grands axes d’orientations pour le nouvel intranet  Constitution de l’équipe projet avec rétro-planning du chantier, répartition des rôles MOA / MOE / prestataire Sopra Group => le choix d’une solution open source : Liferay PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 7. 1. Le contexte du projet 1.4 Le planning Début 2011 Septembre 2011 Octobre 2011 Novembre 2011 Janvier 2012 Début de la réflexion Atelier de travail ergonomie et graphisme Cahier des charges utilisateur Cahier des charges applicatif Story-board et maquettes des principaux écrans Février 2012 Mars 2012 Avril 2012 Juin 2012 Découpes html, ateliers de spécifications fonctionnelles Développement Recette et contribution Ouverture du nouvel intranet PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 8. 2. Les axes du nouvel intranet PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 9. 2. Les axes du nouvel intranet 2.1 Les axes éditoriaux  Accessibilité des contenus Arborescence intuitive par besoin, graphisme, raccourcis, moteurs de recherche performants, formulaires de contacts, FAQ généralisées  Hiérarchisation des contenus Ergonomie épurée, valorisation des actualités, double niveau d’information avec système de « push » éditoriaux  Convivialité et interactivité du portail Rich média : mélange des contenus textes, vidéos, images… avec notamment une web TV PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 10. 2. Les axes du nouvel intranet 2.2 Les axes graphiques Les objectifs identifiés pour la création graphique et la navigation • fédérer tous les agents autour d’un outil commun à l’identité visuelle forte • une ergonomie moderne et conviviale • un intranet intuitif, simple d’utilisation, épuré et accessible La création Mettre en valeur le territoire des Hauts-de-Seine PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 11. 2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 12. 2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home Attente bonne maquette PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 13. 2. Les axes du nouvel intranet 2.3 Un portail intranet Un espace « Ma direction » Un espace dédié à l’information des directions dans la rubrique « Ma direction ». Contribution des contenus des espaces « Ma direction » par des correspondants intranet travaillant dans les directions pour lesquelles il publie. Attente bonne maquette Animation du réseau de correspondants par le service de communication interne. PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 14. 3. Les fonctionnalités du nouvel intranet PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 15. 3. Les fonctionnalités 3.1 Reprise des applications déjà existantes • Application mobilité interne • Application gestion du temps Octime • Application organigramme dynamique E-Chart • Application de réservation des salles • Application de workflow pour les demandes d’impression à la reprographie • Application petites-annonces PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 16. 3. Les fonctionnalités 3.2 Un espace personnalisé « Ma Page », un espace personnalisé et personnalisable • mon profil, • mes raccourcis intranet • mes raccourcis internet, • mes communautés, • mes widgets. Attente bonne maquette PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 17. 3. Les fonctionnalités 3.3 Un profil enrichi • Les agents peuvent enrichir leur fiche profil en précisant leurs expériences professionnelles passées, leur compétences et leurs centres d’intérêt. Une barre incitative indique le niveau de remplissage du profil. • Des mises en contact sont proposées par « profil similaire » (par Attente bonne maquette famille métier). • Possibilité d’ajout de profils dans sa liste de contacts. PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 18. 3. Les fonctionnalités 3.4 Les communautés Les communautés sont des espaces d’échanges et d’interactions. - La communauté projet Réunit un nombre de personnes autour d’un projet commun. La durée de vie sera souvent limitée à celle nécessaire à la réalisation du projet. On y pratique le travail collaboratif. - La communauté métier Elle s’identifie par un cœur de métier commun. Ce sont des communautés professionnelles dont l’objectif est le partage des connaissances et des savoir-faire. - Le blog thématique Communauté extra-professionnelle sur des thématiques ciblées. Ex : AOS, covoiturage… L’usage des communauté est précisé par une charte d’usage. Chaque communauté est sous la responsabilité d’un animateur. PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 19. 3. Les fonctionnalités 3.4 Les communautés A l’ouverture d’une communauté, le community manager détermine le statut de sa communauté : ouverte, restreinte ou privée. Les outils collaboratifs proposés pour les communautés Outils de gestion documentaire Gestion des fichiers et stockage Outils transverses Gestion des versions Moteur de recherche Visionneuse de documents Messagerie instantanée bureautiques Gestion de son profil Outils d’animation d’équipes Calendrier partagé Notifications / alertes Échanges avec Gestion des tâches l’extérieur de l’espace Forum de discussion, blog, wiki Accès sécurisé Listes de diffusion (gestion des Liens externes contacts) Partage de favoris PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 20. 3. Les fonctionnalités 3.5 Le wiktionnaire • Un dictionnaire partagé contribué et enrichi par les intranautes • Filtres par : - ordre alphabétique, - thématiques - mise à jour Attente bonne maquette PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 21. 3. Les fonctionnalités 3.6 Un intranet accessible partout • Un intranet accessible sur les principaux navigateurs mac et pc • Un extranet: accès au site intranet depuis n’importe quel ordinateur hors cg, avec login et mot de passe => en prévision pour 2013 • Un intranet mobile, accessible sur smartphones => en prévision pour 2013 Chantier parallèle Poursuivre le déploiement de nouvelles applications outils, notamment dans le domaine de la dématérialisation des formulaires. PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 22. 4. Le plan de communication interne PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?
  • 23. 4. Le plan de communication PARIS ・ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne Peut-on innover en communication interne ?