Diapositivas de las jornadas de formación interna de ASF acerca de la utilización de CiviCRM (contactos y mailing)

1. Introducción a CiviCRM
Jornada de formación interna de ASF
5 de abril de 2013 – Carlos Cámara Menoyo

2. ¿Qué es CiviCRM?
●
Esquema drupal + CiviCRM

3. ¿Qué es CiviCRM?
●
Es un programa de CRM (Contact
and Resources Management)
●
Programa modular
●
Es un programa en la nube (alojado
en nuestro servidor web)
●
Es un programa de código abierto
y gratuito
●
Es un programa pensado
originalmente para ONGs
Los módulos que trae por defecto CiviCRM son: CiviMail,
CiviContribute, CiviActions

4. Ventajas de usar CiviCRM
●
Ubicuidad: Se puede acceder a él
desde cualquier ordenador
conectado a internet (siempre que
se disponga de un usuario y
password -ver a continuación)
●
Login único: Se accede con el
mismo usuario y password que el de
la web institucional
●
Base de datos única: siempre
actualizada

5. Ventajas de usar CiviCRM
●
Es software libre: no se depende de
una empresa ni sus políticas de
suscripciones
●
Es gratuito: no supone un gasto
adicional en licencias
●
Posee una gran comunidad de
desarrolladores y formadores que
pueden ofrecer sus servicios en
caso de necesidad
●
Mucha documentación disponible

6. ¿Os he convencido?
¿no?

7. Casos prácticos
1. Hacer un informe con los últimos datos actualizados de todos los
socios.
2. Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes en la
demarcación de Barcelona para invitarles a una junta
3. Enviar un email a los voluntarios de todas las demarcaciones
para informarles de algo

8. ¿Y si os dijese que con CiviCRM esto no tiene
por qué ser un infierno?
¿Os convencería entonces?

9. ¡Manos a la obra!

10. Caso práctico
Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes de la demarcación de Barcelona para invitarles a
una junta
Pasos a seguir
1. Creación de contactos
● Para tener los datos de los miembros de ASF actualizados
● Para consultar rápidamente los datos de cualquier contacto
(socios, voluntarios, junta, empresas...)
● Enviar e-mails masivos
● Para generar reportes (ej: número de socios, voluntarios de
una demarcación)
● Para hacer seguimiento (donaciones, pagos, membresías,
asistencias a eventos...)
2. Clasificación de contactos Mediante los grupos y etiquetas podremos clasificar y crear
búsquedas dinámicas de nuestros contactos
3. Configurar la campaña Redactaremos el correo, elegiremos las opciones de
seguimiento y elegiremos a qué destinatarios lo enviamos
(para ello usaremos las listas del punto anterior)

11. 1. Creación de contactos
Tabla de contenidos de esta sección
1. Vista general Veremos cómo son las pantallas de visualización y edición de
contactos, así como todo lo que podemos hacer con ellos.
2. Necesidad y Ventajas Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.
Veremos por qué es así y las ventajas que supone utilizarlos bien.
3. Tipos de contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u
otros será clave para utilizar el resto de funcionalidades
4. Creación de contactos Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos
cómo pueden crearse/editarse manualmente

12. Contactos: vista general
Esta es la página de un contacto. Aquí tenemos toda la información de este contacto, así como las
acciones que podemos hacer con él y el histórico de cambios.

13. Contactos - Acciones

14. Contactos: Objetivo
Los contactos son la esencia de CiviCRM: para que todo lo demás funcione y para que podamos
sacarle provecho es necesario mantener actualizados los contactos en la base de datos del
CiviCRM en lugar de mantener archivos separados con datos de contacto en distintos formatos
(Access, Excel...) y localizaciones (Demarcación X, Demarcación Y...).
Ventajas de este sistema:
●
Un solo archivo: siempre actualizado y sin duplicados.
●
Todo el mundo puede acceder, desde cualquier ordenador conectado a Internet, a la versión más actualizada de la base de datos
●
Generación de informes y consultas en tiempo real.
●
Workflow integrado.
●
Criterio único (evitamos cosas como “C.Valenciana” , “comunidad valenciana”...)

15. Contactos: Tipos
Hay tres tipos de contactos:
●
Organizaciones: son personas jurídicas ya
sean empresas, instituciones...
●
Personas: son personas físicas. Estas, as u
vez pueden pertenecer a una o más
organizaciones y familias.
●
Familias (a priori no utilizables por ASF).
Lo más normal será tener muchos más contactos de personas que estén asociados a una o más organizaciones, ya sea porque
trabajan en una organización, porque son voluntarios... Podemos especificar el tipo de relación que hay entre una persona y una
empresa y el sistema será capaz de establecer relaciones recíprocas (ej: si decimos que alguien trabaja en una empresa, cuando
veamos la información de esa empresa podremos ver todos los trabajadores que trabajan en ella, entre ellos el contacto anterior).

16. Contactos: Creación
Hay distintas formas de añadir contactos:
●
Manualmente (de uno en uno)
●
Importación CSV (Excel, Access...)
●
Una persona que ha rellenado el formulario de
alta de socio (todavía no implementado)
●
Una persona que ha decidido darse de alta para
recibir el newsletter, participar en un evento...
(no implementado)
Podemos importar contactos de un archivo csv (generado a
través de hojas de cálculo como Excel o Bases de datos como
Access). Podemos asociar los datos del archivo csv a campos
de CiviCRM y si los contactos siempre siguen la misma
estructura podemos guardar esa asociación de datos para no
tener que definirlo continuamente (mapping).
Nota: Dado que estamos en un servidor compartido es muy
probable que al importar una gran cantidad de contactos el
servidor se cuelgue. Para evitarlo es más conveniente importar
contactos en grupos pequeños (20-50 personas)
Más información en esta página de la intranet:
https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento
/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Importar-cont
actos

17. Creación manual (I)
Crear un contacto requiere 2 simples pasos:
1. Elegir "Nueva persona" o "Nueva organización" (según lo que prefiramos) en el menú "Contactos"

18. Creación manual (II)
2. Rellenar los campos que
aparezcan en el formulario.
Los campos están
agrupados:
●
Datos personales
●
Datos de socio
●
Demográficos
●
Etiquetas y grupos

19. 2. Organización de contactos
Tabla de contenidos de esta sección
1. Grupos y etiquetas Veremos cómo son las pantallas de visualización y edición de
contactos, así como todo lo que podemos hacer con ellos.
2. Grupos inteligentes Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.
Veremos por qué es así y las ventajas que supone utilizarlos bien.
3. Buscar contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u
otros será clave para utilizar el resto de funcionalidades
4. Guardar listas Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos
cómo pueden crearse/editarse manualmente

20. Clasificar un contacto
Esta es la página de edición de un
contacto.
Bajo la pestaña “Tags and Groups”
veremos un listado con todas las
etiquetas y grupos disponibles y
podremos seleccionar aquellas
aplicables al contacto.
Cosas a destacar:
●
Existen las etiquetas y los grupos
●
Un contacto puede pertener a más de
un grupo a la vez
●
Un contacto puede tener ninguna, una
o varias etiquetas
●
Solo se muestran los grupos
“estándar”

21. Clasificar contactos por lotes
Desde la página de buscar
contactos, podemos seleccionar
varios y seleccionar la acción
“Añadir contactos al Grupo” (luego
nos preguntará a qué grupo los
añadimos) y pulsar el botón “Ir”

22. Clasificar contactos por lotes
Seleccionamos el grupo existente
de la lista desplegable o bien
creamos uno nuevo.
Pulsamos el botón “Añadir al grupo”

23. Grupos vs etiquetas
Etiquetas: describen alguna característica de los
contactos y para facilitar encontrarlos
posteriormente
Grupos: son conjuntos de usuarios que deben
ser tratados de forma distinta a los miembros
de otros grupos (permisos o mailing).
●
Pueden asignarse etiquetas a contactos,
contribuciones...
●
No hay jerarquías
Posibles etiquetas:
●
Demarcaciones (Cataluña, Valencia...).
●
Solo se aplican a contactos
●
Pueden conceder permisos especiales
●
Pueden servir como destinatarios de mailings
(lista de correo)
●
Pueden organizarse jerárquicamente (un
contacto que pertenezca a un grupo hijo
pertenece también al padre)
●
Hay dos tipos de grupos: normales o
inteligentes
Ejemplos de grupos:
●
“voluntarios”,
●
“trabajadores”
●
“responsables de zona”...

24. Buscar contactos
¿Para qué queremos buscar contactos?
●
Para encontrar un contacto y visualizar o
editar sus datos
●
Para construir una búsqueda que
queramos utilizar con frecuencia (ver
búsqueda avanzada, a continuación)
●
Para enviar un email a todos los contactos
que cumplan las condiciones de búsqueda
●
Para imprimir el listado de forma rápida
●
Para crear un grupo inteligente (ver página
Clasificar contactos - detallado para más
detalles)
●
Para editar en lote los contactos
●
...

25. Búsqueda simple

26. Búsqueda avanzada
Más información en
https://sites.google.com
/a/asfes.org/base-de-con
ocimiento/Home/manuales/
manual-civicrm/contactos
#TOC-Buscar-contactos

27. Ventajas de organizar contactos
Tener los contactos bien organizados es básico porque nos permite
lo siguiente:
●
Encontrar un o varios contactos determinados de forma rápida,
sin perder tiempo.
●
Enviar campañas de email a uno o más contactos a la vez.
●
Generar informes
●
...

28. 3. Mailing
Tabla de contenidos de esta sección
1. Elegir destinatarios Mediante una serie de reglas y combinaciones elegiremos quién
queremos que reciba los correos.
2. Opciones de seguimiento Estas opciones nos permitirán estadísticas básicas para ver la
eficacia de las campañas o corregir posibles problemas.
3. Componer mensaje En esta parte redactaremos el correo y veremos cómo usar
comodines para ofrecer correos “personalizados” y plantillas para
ahorrar trabajo.
4. Probar el mensaje Antes de mandar el correo es importante testearlo antes y evitar
posibles errores.
5. Enviar o programar el mensaje Una vez está todo listo solo tenemos que enviar el correo.

29. Crear un mailing I
Hacer clic en el menú “Envios de correo” y
seleccionar “nuevo envío de correo”.
Este mismo menú plantea más opciones como ver mailings en
borrador, eventos programados y enviados o generar plantillas,
encabezados... para reutilizar en campañas futuras
Seleccionar destinatarios:
Las personas que recibirán el correo dependerán
de una serie de reglas que pueden combinarse:
●
Incluir o excluir miembros de grupos
●
Aprovechar los destinatarios de una campaña
anterior
●
Si marcamos “Remove duplicate emails”
evitaremos que una misma persona que
pertenezca a más de una regla, reciba más de
un correo de lo mismo.

30. Crear un mailing II
Marcar si queremos hacer
seguimiento de clics para
hacer estadísticas
Importante notar que podemos
ver el número de destinatarios
que recibirán el correo

31. Crear un mailing III
Al seleccionar la plantilla, el contenido
se rellena automáticamente
Podemos utilizar “Tokens” (o
códigos) que se sustituirán por el
valor correcto cuando se envien a
partir de (ej, nombre, email,
dirección...)
Podemos añadir encabezados /
pies de página con enlaces, textos...
que ya hemos creado previamente

32. Crear un mailing IV

33. Crear un mailing V

34. Más...

35. Más información
Tenéis más información en los siguientes enlaces:
●
Intranet ASF (¡podéis actualizarla y comentar vosotros mismos!)
●
Documentación oficial:
– http://civicrm.org/participate/documentation
– http://wiki.civicrm.org
– http://book.civicrm.org/user
●
Página oficial del programa: http://civicrm.org