Este documento describe las funciones del departamento de crédito y cobranza de una empresa, incluyendo el otorgamiento de créditos, análisis de estados financieros de clientes, gestión de cobranza, generación de informes, control del personal, determinación de malas deudas y arqueo de documentos. También define los conceptos de cobranza, estado de cuenta y control de cobranza, así como métodos para la clasificación y estrategia operativa de cobranza.

1. Competencia 4
4.1 funciones del departamento de
crédito.
4.2 concepto de cobranza, estado de
cuenta y control de cobranza.
4.3 métodos para el control de cobranza.

2. 4.1 funciones del departamento de crédito
y cobranza.
El Departamento de Crédito de una Empresa es el
responsable de liquidar las cuentas por cobrar de
sus clientes, es decir de recuperar el importe total
de las ventas al crédito que la Empresa realiza.

4. a) Otorgamiento de los Créditos:
Otorgar créditos a los clientes que deseen comprar
mediante esta modalidad, en las condiciones que están
establecidas por la empresa, teniendo en cuenta el análisis
del mismo a través de la información recopilada, tratando
en lo posible de sujetarse al reglamento existente.

5. b) Estudio de los Estado Financieros e
Información anexa:
Es recomendable proveerse de información económico
financiera del cliente para tener una mejor posición en
la decisión de otorgar el crédito. Para personas jurídicas
es indispensable analizar los estados financieros, lo que
nos permitirá considerarlo como un buen crédito o en
caso extremo, desaprobarlo.

6. c) Gestión Efectiva de la Cobranza:
Las gestiones de cobranza, se deberán realizar con los
clientes que se muestren un tanto difíciles en sus
pagos, se debe tener en cuenta el motivo de dicho
atraso y el Jefe de créditos deberá considerar las
medidas que se tomarán en caso de continuar el atraso
(negociación).

7. Estas gestiones son muy importantes, y dan buenos
resultados para la recuperación de la deuda registrada
en los documentos vencidos.

8. d) Informes a Gerencia:
Deberá presentar informes a Gerencia General,
referentes a los créditos solicitados, los montos, si
fueron aprobados o desaprobados, así como el número
de clientes que los solicitarán, complementando este,
con el informe que deberá pasar cada fin de mes de las
cuentas en movimiento, que se tienen en cartera en la
sección cobranzas, y el análisis de estas en cuanto al
atraso.

9. e) Control de Personal a su Cargo:
Como Jefe del departamento de Créditos y Cobranzas,
está en la obligación de supervisar al personal a cargo,
haciendo cumplir las normas y reglamentos establecidos
por la empresa sobre el particular.

10. f) Determinación de Malas Deudas:
En todo negocio, el riesgo de otorgar créditos a
ocasionado el nacimiento de malas deudas (Cartera
Pesada) que escapan a cualquier control interno e
implementado, y es responsabilidad del Jefe de Créditos
y Cobranzas de acuerdo a su criterio y experiencia, fijar
aquellos clientes a los cuales es inútil ejercitar acción
alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.

11. g) Arqueos de Documentos:
Uno de los fundamentos del control interno dentro del
departamento de Cobranzas, es el de practicar arqueos de
documentos, que nos permitan establecer la exactitud de las cifras
de las cuentas de cada cliente, con las tarjetas de cuentas
corrientes que son llevadas en el departamento de Contabilidad.
Podemos sintetizar el arqueo de los documentos en los siguientes
puntos:
De facturas
De letras en cartera
De notas de cargo
De letras protestadas
De cheques sin fondos
De documentos en poder del gestor judicial

13. En términos generales, por cobranza se refiere a
la percepción o recogida de algo, generalmente dinero,
en concepto de la compra o el pago por el uso de algún
servicio.
La cobranza es el proceso formal que se le hace al girado
en donde se presenta uno o varios documentos para que
lo pague o lo acepte como el pagare, letra de cambio,
etc.
La cobranza tiene el fin de recuperar créditos.
concepto de cobranza

14. Concepto de estado de cuenta
El estado de cuenta es el documento oficial que envía
el banco al domicilio del usuario, y en él se desglosan
todos los consumos, disposiciones, pagos, intereses y
comisiones que se efectuaron o se generaron durante
un periodo previamente determinado, aunque
generalmente se trata de un mes.
Este importante documento cuenta con 10 puntos
básicos que el tarjetahabiente debe de tomar en
cuenta:

15. 1- Número de cuenta.
2- saldo.
3- Saldo a corte.
4- Saldo promedio diario.
5- Crédito disponible.
6- Límite de crédito.
7- Pago mínimo.
8- Intereses.
9- Comisiones.
10- Fecha límite de pago.
11- Registro de operaciones realizadas.
12-Fecha de corte.

16. control de cobranza.
Uno de los principales cuellos de botella del cambaceo es la
cobranza, cualquier empresa que se dedica al cambaceo y logra
controlar la cobranza es capaz de tener una crecimiento
exponencial logrando tener un negocio sano y sin deuda, ya que
el cambaceo da la posibilidad de tener grandes márgenes de
utilidad, que muchas veces esta utilidad, por falta de control, se
pierde en cuentas incobrables y fraudes de empleados y esto
llega a ocasionar la quiebra de la empresa.

17. El trabajo de Cobranza dentro de la empresa de
cambaceo, podríamos decir, es el más laborioso ya que
requiere de manejar una gran cantidad de información,
como es estado de cuenta de los clientes, Atrasos
acumulados, Atrasos Consecutivos, Fecha de
vencimientos, Saldos, Porcentaje pagado, Referencias,
Avales, Etc.

19. ESTRATEGIA OPERATIVA DE COBRANZA
 RECIBO DE COBRANZA IMPRESO
La ventaja de este recibo es que el cliente cada semana
revisara su saldo impreso y su pago anterior,
convirtiéndose así en el gestor de su saldo.

20. Ejemplo:

21.  CLASIFICACIÓN DE COBRANZA
Para lograr un mejor control de la Cobranza es
necesario hacer una clasificación que nos permita
dividir el trabajo operativo, de esta manera podremos
atender a los clientes dependiendo su estatus, lo cual
nos permitirá alcanzar los objetivos, es necesario
contar con un sistema de computo para agilizar este
proceso.
A continuación presentamos las 3 tipos de
clasificación, la cual se hace en base a los atrasos
consecutivos:

23. En base a esta clasificación básica se organiza el trabajo
operativo de la siguiente manera:
Para que esta estrategia funciones es necesario contar con un
pronóstico de cobranza semanal, y un procedimiento operativo
de cobranza que nos permita marcar objetivos a los cobradores,
supervisores y gestores de cobro especial, y describa la forma en
la que se debe trabajar, donde se establezcan horarios de entrada
del personal, horarios de monitoreo en calle y políticas de
trabajo. Y de esta manera hacer trabajar a la gente en base a
objetivos y lograr los resultados de recuperación.