Este documento proporciona información sobre cómo crear informes en Access. Explica que los informes permiten organizar y formatear información de la base de datos y pueden incluir elementos de diseño. También describe los diferentes tipos de informes como detallados, agrupados, de resumen y de etiquetas, así como los pasos para crear un informe usando el asistente de informes en Access.

1. CREACION DE INFORMES Carolina Pozo Sexto “B”

2. Permite organizar y formatear información de acuerdo con sus necesidades y especificaciones. Podemos utilizar Access para diseñar informes que utilicen numerosos elementos de diseño. El diseñador decide los elementos que se utilizarán y la manera de organizarlos. ¿Que es un informe?

3. ¿Para que se usan los informes? Para ver todos los productos suministrados por un proveedor en particular. Permite recuperar información de más de una tabla. Para ver toda la información sobre un solo producto al mismo tiempo. Se puede ver y modificar la información de la base de datos. Se utiliza una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas trimestrales por regiones. Se utiliza un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de productos

4. La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe impreso. La información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta. ¿Cómo funcionan los informes?

5. ¿Cuándo se debe utilizar un informe en lugar de un formulario?

6. Utilice un formulario cuando necesite: Modificar los datos almacenados en la base de datos. Introducir datos nuevos, como agregar un nuevo cliente a la tabla Clientes. Utilizar una vista personalizada para introducir o modificar datos. Permitir que las personas que trabajan con la base de datos puedan consultar su información de manera interactiva.

7. Utilice un informe cuando necesite: Proporciona información para su distribución a los demás. Personaliza con precisión la apariencia de la información. Lee información detallada extraída de la base de datos. Resume o agrupa información para su análisis.

8. Tipos de informes Conveniente crear distintos tipos de informes, según sus necesidades.

9. Informe detallado Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta, como la tabla Empleados. Los datos de los empleados se toman de la tabla o la consulta.

10. Informe agrupado En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos. Puede calcular los totales de cada grupo y un total global para todo el informe. Puede mostrar información en los encabezados y pies de página de los grupos.

11. Informe de resumen Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se imprimen los detalles. En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.

12. Informe de etiquetas postales Puede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para las etiquetas postales.

13. Informe de varias columnas Los informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en columnas, como los listados telefónicos.

14. ¿Como crear un informe? Para crear informes, podemos utilizar varios métodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creación del informe. Otro empezando el informe en blanco.

15. Para crear un informe, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.

16. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Seleccionar Asistente para informes. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el informe. Se puede elegir también una consulta. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

17. Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios: Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones:

18. Si queremos realizar un informe a partir de los datos de más de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. Hacer clic sobre el botón siguiente para ir al siguiente paso del asistente. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir.

19. Aparecerá el cuadro para determinar el orden de los registros: Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe. Hacer clic sobre el botón Siguiente.