Este documento describe el sistema contable como un subsistema del sistema de información de las organizaciones. Explica que el proceso contable involucra tres etapas: inicio, registraciones de operaciones, y cierre e informes. Detalla los tipos de comprobantes, procesamiento de datos, y usuarios e informes de la información contable.
2. 7,1. EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
Un sistema de Información Contable forma parte del Sistema de
Información de las Organizaciones y tiene por finalidad reunir datos;
procesarlos y producir información contable, bajo distintas formas, para
distintos usuarios.
7,1,1. REUNIR DATOS
En un sistema de información contable los datos surgen de los
comprobantes. Los comprobantes son documentos contables por medio de los
cuales se formalizan operaciones y transacciones. Podemos distinguir dos tipos de
comprobantes:
● de origen interno
● de origen externo
3. Los comprobantes de origen interno son los emitidos por la propia
organización. Los de origen externo son los emitidos por otras
organizaciones.
Los comprobantes de origen interno, según el destino, pueden ser:
● de uso interno
● de uso externo
Los comprobantes de origen interno para uso interno son los que la
organización emite para que sean utilizados en la propia organización. Los
comprobantes de origen interno y de uso externo son emitidos por la
organización con destino a otras organizaciones.
Los comprobantes tienen distintas finalidades:
● Sirven de constancia de las operaciones realizadas. De ahi su
denominación de comprobantes, por cuanto “comprueban” lo que
se ha efectuado .
4. Sirven como información de las operaciones efectuadas. Adecuadamente
archivados pueden ser consultados en cualquier momento para recordar aspectos de
una operación.
Sirven de base de los registros contables. Todas las operaciones y transacciones
dan lugar a anotaciones en determinados libros o registros contables.
Facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal. Algunos comprobantes
deben tener el diseño y el contenido establecidos por normas legales para
posibilitar que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de las
transacciones con mayor facilidad.
Los comprobantes deben estar guardados de manera ordenada, para
que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden
estar agrupados según diferentes criterios:
○ Por orden cronológico
○ Por orden numérico
○ Por orden alfabético
5. También es posible combinar estos archivos. Por ejemplo, se archivan
todas las facturas por orden cronológico y, dentro de las que corresponden a cada
dia, por orden numérico.
El adecuado ordenamiento de los archivos es esencial para que los comprobantes
puedan cumplir las funciones que hemos señalado que su localización se posible
con facilidad.
7,1,2. PROCESAR DATOS
El procesamiento de la información puede ser efectuado por medios manuales,
mecánicos o informáticos. Los manuales consisten en realizar el mismo a mano.
Los medios mecánicos consisten en realizar el procesamiento utilizando
equipos mecánicos. Los medios informáticos, es decir, utilizando equipos de
procesamiento electrónico son imprescindibles para un adecuado sistema de
información contable.
6. El procesamiento de los datos requiere equipos de computación,
programas de sistema, procedimiento y base de datos. A los efectos del
procesamiento contable existen programas de sistema especialmente
adaptados a estos requerimientos. Estos programas facilitan los registros
contables y permiten mantener archivos en la memoria de la computadora
En cuanto a los procedimientos, el sistema de información
contable utiliza la técnica contable de registro de operaciones basada en la
contabilidad, Esta ha desarrollado un procedimiento lógico, de validez y
aplicación universal, para estas finalidades, que permite procesar datos y
suministrar información contable para distintos usuarios; propietarios,
directores, inversionistas, bancos, Estado, etcétera.
7,1,3. PRODUCIR INFORMACIÓN CONTABLE
El sistema de información contable tiene por finalidad brindar información que
sea útil para distintos usuarios. La actividad económica requiere tomar
continuamente decisiones. Para todas esas decisiones, es necesario contar con
información.
7. A los usuarios de la información contable se los puede clasificar en:
○ internos
○ externos
Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organización a la
que se refiere la información.
Los usuarios externos son todos aquellos que utilizan la información de una
organización sin pertenecer a la misma.
Las informaciones contables que surgen de un sistema contable
reciben la denominación de “informes contables”. Algunos de estos informes
deben tener formatos o estructuras determinadas que están fijadas por
disposiciones legales. Son los denominados informes normalizados.
Todos los informes contables contienen expresiones o términos específicos
que forman parte de la terminología contable.
8. Uno de los informes contables más comunes es el denominado “Estado
Contable”
Se denomina estado contable a la información de una organización
generalmente destinada a usuarios externos.
El sistema contable forma parte del sistema de información.
ORGANIZACIÓN
SISTEMA ADMINISTRATIVO
SISTEMA DE INFORMACIÓN
SISTEMA CONTABLE
9. 7,2. EL PROCESO CONTABLE
Un proceso se refiere a una serie de hecho que ocurren en un periodo. En este caso,
estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que realiza una organización desde su
inicio hasta la fecha de cierre.
Proceso contable
Inicio Operaciones Cierre
Empresa que se constituye el Registraciones Informe
contable comienzo de un ejercicio de
una empresa en funcionamiento
10. 7,2,1. INICIO
El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer
lugar, cuando se constituye una empresa, el inicio será el momento en el que el o
los dueños realizan el primer aporte de capital.
A lo largo de una organización suceden varios periodos a los que se acostumbra
a identificar como ejercicios económicos con una duración de doce meses. El
primer ejercicio va desde el primer aporte de capital hasta la fecha de cierre, a los
doce meses. El 1° de enero del año siguiente comenzaría el segundo ejercicio
económico hasta el 31 de diciembre de ese año, y así sucesivamente. Pero no es
necesario que el ejercicio económico deba extenderse desde el 1° de enero hasta
el 31 de diciembre de un año.También puede ser entre cualquier otra fecha.
7,2,2. OPERACIONES
Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus
negocios. Podemos distinguir entre:
○ Operaciones ordinarias
○ Operaciones extraordinarias
11. Las operaciones ordinarias son las habituales. Las extraordinarias son las no
habituales.
7,2,2,1. OPERACIONES DE COMPRAS
Las empresas compran bienes para distintas finalidades:
Para ser usados Edificios, Máquinas, Vehículos
en la actividad. Muebles de oficina, Etanterias
Para ser utilizados en Materias primas, Combustibles
la fabricación
de otros productos.
Para ser vendidos en Bienes para revender
el mismo estado en el Material para embalaje
que se compran.
12. 7,2,2,2. Operaciones de ventas
Las empresas venden:
Los productos que Las empresas industriales
han fabricado. o manufactureras.
Los productos que Las empresas comerciales.
han comprado para
revender.
Los bienes que Máquinas. Vehículos.
han comprado para
usarlos y que dejan
de utilizarlo por
algún motivo.
Cualquier tipo
de empresa