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CAPÍTULO 7


SISTEMA CONTABLE
7,1. EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DE
 INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

        Un sistema de Información Contable forma parte del Sistema de
Información de las Organizaciones y tiene por finalidad reunir datos;
procesarlos y producir información contable, bajo distintas formas, para
distintos usuarios.

 7,1,1. REUNIR DATOS

        En un sistema de información contable los datos surgen de los
comprobantes. Los comprobantes son documentos contables por medio de los
cuales se formalizan operaciones y transacciones. Podemos distinguir dos tipos de
comprobantes:

      ●   de origen interno
      ●   de origen externo
Los comprobantes de origen interno son los emitidos por la propia
organización. Los de origen externo son los emitidos por otras
organizaciones.

         Los comprobantes de origen interno, según el destino, pueden ser:

     ●       de uso interno
     ●       de uso externo

 Los comprobantes de origen interno para uso interno son los que la
 organización emite para que sean utilizados en la propia organización. Los
 comprobantes de origen interno y de uso externo son emitidos por la
 organización con destino a otras organizaciones.

             Los comprobantes tienen distintas finalidades:

         ●     Sirven de constancia de las operaciones realizadas. De ahi su
               denominación de comprobantes, por cuanto “comprueban” lo que
               se ha efectuado .
Sirven como información de las operaciones efectuadas. Adecuadamente
archivados pueden ser consultados en cualquier momento para recordar aspectos de
una operación.

Sirven de base de los registros contables. Todas las operaciones y transacciones
dan lugar a anotaciones en determinados libros o registros contables.

Facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal. Algunos comprobantes
deben tener el diseño y el contenido establecidos por normas legales para
posibilitar que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de las
transacciones con mayor facilidad.

        Los comprobantes deben estar guardados de manera ordenada, para
que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden
estar agrupados según diferentes criterios:

○   Por orden cronológico
○   Por orden numérico
○   Por orden alfabético
También es posible combinar estos archivos. Por ejemplo, se archivan
todas las facturas por orden cronológico y, dentro de las que corresponden a cada
dia, por orden numérico.

El adecuado ordenamiento de los archivos es esencial para que los comprobantes
puedan cumplir las funciones que hemos señalado que su localización se posible
con facilidad.

                                                   7,1,2. PROCESAR DATOS

 El procesamiento de la información puede ser efectuado por medios manuales,
 mecánicos o informáticos. Los manuales consisten en realizar el mismo a mano.
 Los medios mecánicos consisten en realizar el procesamiento utilizando
 equipos mecánicos. Los medios informáticos, es decir, utilizando equipos de
 procesamiento electrónico son imprescindibles para un adecuado sistema de
 información contable.
El procesamiento de los datos requiere equipos de computación,
programas de sistema, procedimiento y base de datos. A los efectos del
procesamiento contable existen programas de sistema especialmente
adaptados a estos requerimientos. Estos programas facilitan los registros
contables y permiten mantener archivos en la memoria de la computadora

        En cuanto a los procedimientos, el sistema de información
contable utiliza la técnica contable de registro de operaciones basada en la
contabilidad, Esta ha desarrollado un procedimiento lógico, de validez y
aplicación universal, para estas finalidades, que permite procesar datos y
suministrar información contable para distintos usuarios; propietarios,
directores, inversionistas, bancos, Estado, etcétera.
                         7,1,3. PRODUCIR INFORMACIÓN CONTABLE

El sistema de información contable tiene por finalidad brindar información que
sea útil para distintos usuarios. La actividad económica requiere tomar
continuamente decisiones. Para todas esas decisiones, es necesario contar con
información.
A los usuarios de la información contable se los puede clasificar en:

 ○   internos
 ○   externos

        Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organización a la
que se refiere la información.

Los usuarios externos son todos aquellos que utilizan la información de una
organización sin pertenecer a la misma.

        Las informaciones contables que surgen de un sistema contable
reciben la denominación de “informes contables”. Algunos de estos informes
deben tener formatos o estructuras determinadas que están fijadas por
disposiciones legales. Son los denominados informes normalizados.

Todos los informes contables contienen expresiones o términos específicos
que forman parte de la terminología contable.
Uno de los informes contables más comunes es el denominado “Estado
Contable”

       Se denomina estado contable a la información de una organización
generalmente destinada a usuarios externos.

El sistema contable forma parte del sistema de información.


                            ORGANIZACIÓN


                     SISTEMA ADMINISTRATIVO


                     SISTEMA DE INFORMACIÓN


                         SISTEMA CONTABLE
7,2. EL PROCESO CONTABLE

Un proceso se refiere a una serie de hecho que ocurren en un periodo. En este caso,
estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que realiza una organización desde su
inicio hasta la fecha de cierre.



                                   Proceso contable



          Inicio                             Operaciones       Cierre




      Empresa que se constituye el           Registraciones   Informe
      contable comienzo de un ejercicio de
      una empresa en funcionamiento
7,2,1. INICIO

        El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer
lugar, cuando se constituye una empresa, el inicio será el momento en el que el o
los dueños realizan el primer aporte de capital.

A lo largo de una organización suceden varios periodos a los que se acostumbra
a identificar como ejercicios económicos con una duración de doce meses. El
primer ejercicio va desde el primer aporte de capital hasta la fecha de cierre, a los
doce meses. El 1° de enero del año siguiente comenzaría el segundo ejercicio
económico hasta el 31 de diciembre de ese año, y así sucesivamente. Pero no es
necesario que el ejercicio económico deba extenderse desde el 1° de enero hasta
el 31 de diciembre de un año.También puede ser entre cualquier otra fecha.
                                                             7,2,2. OPERACIONES

       Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus
negocios. Podemos distinguir entre:

 ○   Operaciones ordinarias
 ○   Operaciones extraordinarias
Las operaciones ordinarias son las habituales. Las extraordinarias son las no
habituales.

                                           7,2,2,1. OPERACIONES DE COMPRAS

       Las empresas compran bienes para distintas finalidades:

  Para ser usados                                     Edificios, Máquinas, Vehículos
  en la actividad.                                    Muebles de oficina, Etanterias

  Para ser utilizados en                              Materias primas, Combustibles
  la fabricación
  de otros productos.

   Para ser vendidos en                               Bienes para revender
el mismo estado en el                                 Material para embalaje
que se compran.
7,2,2,2. Operaciones de ventas

    Las empresas venden:

Los productos que          Las empresas industriales
han fabricado.                 o manufactureras.

Los productos que          Las empresas comerciales.
han comprado para
revender.

Los bienes que             Máquinas. Vehículos.
han comprado para
usarlos y que dejan
de utilizarlo por
algún motivo.
Cualquier tipo
de empresa

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  • 2. 7,1. EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Un sistema de Información Contable forma parte del Sistema de Información de las Organizaciones y tiene por finalidad reunir datos; procesarlos y producir información contable, bajo distintas formas, para distintos usuarios. 7,1,1. REUNIR DATOS En un sistema de información contable los datos surgen de los comprobantes. Los comprobantes son documentos contables por medio de los cuales se formalizan operaciones y transacciones. Podemos distinguir dos tipos de comprobantes: ● de origen interno ● de origen externo
  • 3. Los comprobantes de origen interno son los emitidos por la propia organización. Los de origen externo son los emitidos por otras organizaciones. Los comprobantes de origen interno, según el destino, pueden ser: ● de uso interno ● de uso externo Los comprobantes de origen interno para uso interno son los que la organización emite para que sean utilizados en la propia organización. Los comprobantes de origen interno y de uso externo son emitidos por la organización con destino a otras organizaciones. Los comprobantes tienen distintas finalidades: ● Sirven de constancia de las operaciones realizadas. De ahi su denominación de comprobantes, por cuanto “comprueban” lo que se ha efectuado .
  • 4. Sirven como información de las operaciones efectuadas. Adecuadamente archivados pueden ser consultados en cualquier momento para recordar aspectos de una operación. Sirven de base de los registros contables. Todas las operaciones y transacciones dan lugar a anotaciones en determinados libros o registros contables. Facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal. Algunos comprobantes deben tener el diseño y el contenido establecidos por normas legales para posibilitar que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de las transacciones con mayor facilidad. Los comprobantes deben estar guardados de manera ordenada, para que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden estar agrupados según diferentes criterios: ○ Por orden cronológico ○ Por orden numérico ○ Por orden alfabético
  • 5. También es posible combinar estos archivos. Por ejemplo, se archivan todas las facturas por orden cronológico y, dentro de las que corresponden a cada dia, por orden numérico. El adecuado ordenamiento de los archivos es esencial para que los comprobantes puedan cumplir las funciones que hemos señalado que su localización se posible con facilidad. 7,1,2. PROCESAR DATOS El procesamiento de la información puede ser efectuado por medios manuales, mecánicos o informáticos. Los manuales consisten en realizar el mismo a mano. Los medios mecánicos consisten en realizar el procesamiento utilizando equipos mecánicos. Los medios informáticos, es decir, utilizando equipos de procesamiento electrónico son imprescindibles para un adecuado sistema de información contable.
  • 6. El procesamiento de los datos requiere equipos de computación, programas de sistema, procedimiento y base de datos. A los efectos del procesamiento contable existen programas de sistema especialmente adaptados a estos requerimientos. Estos programas facilitan los registros contables y permiten mantener archivos en la memoria de la computadora En cuanto a los procedimientos, el sistema de información contable utiliza la técnica contable de registro de operaciones basada en la contabilidad, Esta ha desarrollado un procedimiento lógico, de validez y aplicación universal, para estas finalidades, que permite procesar datos y suministrar información contable para distintos usuarios; propietarios, directores, inversionistas, bancos, Estado, etcétera. 7,1,3. PRODUCIR INFORMACIÓN CONTABLE El sistema de información contable tiene por finalidad brindar información que sea útil para distintos usuarios. La actividad económica requiere tomar continuamente decisiones. Para todas esas decisiones, es necesario contar con información.
  • 7. A los usuarios de la información contable se los puede clasificar en: ○ internos ○ externos Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organización a la que se refiere la información. Los usuarios externos son todos aquellos que utilizan la información de una organización sin pertenecer a la misma. Las informaciones contables que surgen de un sistema contable reciben la denominación de “informes contables”. Algunos de estos informes deben tener formatos o estructuras determinadas que están fijadas por disposiciones legales. Son los denominados informes normalizados. Todos los informes contables contienen expresiones o términos específicos que forman parte de la terminología contable.
  • 8. Uno de los informes contables más comunes es el denominado “Estado Contable” Se denomina estado contable a la información de una organización generalmente destinada a usuarios externos. El sistema contable forma parte del sistema de información. ORGANIZACIÓN SISTEMA ADMINISTRATIVO SISTEMA DE INFORMACIÓN SISTEMA CONTABLE
  • 9. 7,2. EL PROCESO CONTABLE Un proceso se refiere a una serie de hecho que ocurren en un periodo. En este caso, estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que realiza una organización desde su inicio hasta la fecha de cierre. Proceso contable Inicio Operaciones Cierre Empresa que se constituye el Registraciones Informe contable comienzo de un ejercicio de una empresa en funcionamiento
  • 10. 7,2,1. INICIO El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar, cuando se constituye una empresa, el inicio será el momento en el que el o los dueños realizan el primer aporte de capital. A lo largo de una organización suceden varios periodos a los que se acostumbra a identificar como ejercicios económicos con una duración de doce meses. El primer ejercicio va desde el primer aporte de capital hasta la fecha de cierre, a los doce meses. El 1° de enero del año siguiente comenzaría el segundo ejercicio económico hasta el 31 de diciembre de ese año, y así sucesivamente. Pero no es necesario que el ejercicio económico deba extenderse desde el 1° de enero hasta el 31 de diciembre de un año.También puede ser entre cualquier otra fecha. 7,2,2. OPERACIONES Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus negocios. Podemos distinguir entre: ○ Operaciones ordinarias ○ Operaciones extraordinarias
  • 11. Las operaciones ordinarias son las habituales. Las extraordinarias son las no habituales. 7,2,2,1. OPERACIONES DE COMPRAS Las empresas compran bienes para distintas finalidades: Para ser usados Edificios, Máquinas, Vehículos en la actividad. Muebles de oficina, Etanterias Para ser utilizados en Materias primas, Combustibles la fabricación de otros productos. Para ser vendidos en Bienes para revender el mismo estado en el Material para embalaje que se compran.
  • 12. 7,2,2,2. Operaciones de ventas Las empresas venden: Los productos que Las empresas industriales han fabricado. o manufactureras. Los productos que Las empresas comerciales. han comprado para revender. Los bienes que Máquinas. Vehículos. han comprado para usarlos y que dejan de utilizarlo por algún motivo. Cualquier tipo de empresa