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1. Kimball's tiene varios desafos que resolver en sus operaciones para mejorar su negocio
actual y prepararse para una posible expansin. Qu cambios ha implementado Kimball's
para impactar positivamente en su negocio? Puede identificar las iniciativas estratgicas
que Kimball's puede implementar? Qu podra recomendar Tyler para hacer avanzar el
negocio? Asegrese de considerar las siguientes formas de obtener una ventaja
competitiva:
Reducir costos
Levantar barreras a los participantes
Establecer altos costos de cambio
Crear nuevos productos y servicios
Diferenciar productos y servicios
Mejorar productos o servicios
Establecer alianzas
Asegurar proveedores o compradores
2. Revise el consejo de los asesores profesionales, Tom y Terri. Crees que tienen algn
mrito? Qu recomendara para avanzar en la resolucin de su perspectiva del (de los)
problema(s)? Qu tipo de tecnologa de la informacin podra implementarse?
Informacin del canal - 1
RESTAURANTE KIMBALL'S: Sistemas de Negocios e Informacin
Liz y Michael Kimball soaban con abrir su propio restaurante. Crean que podan usar sus talentos
y experiencia para operar un restaurante exitoso. Liz era una gran cocinera y haba acumulado
muchas recetas familiares para aperitivos, platos principales y postres horneados. Michael tena
una licenciatura en administracin de empresas y varios aos de experiencia en administracin de
empresas. Creyeron que era el momento adecuado para pensar en nuevas carreras y realizar su
sueo.
Michael comenz su carrera en el departamento de recursos humanos de una empresa de
fabricacin local. En el transcurso de sus 20 aos en recursos humanos, fue responsable del
reclutamiento, la evaluacin de compensaciones y la orientacin de los empleados. Tambin
administr las evaluaciones de desempeo de los empleados para los departamentos de produccin.
Si bien tiene algo de experiencia en contabilidad y presupuestos, era especfica solo para recursos
humanos, no para toda una organizacin comercial.
Liz comenz a trabajar como representante de servicio al cliente para una empresa de servicios
financieros justo despus de la secundaria. Sus 15 aos de experiencia en servicio al cliente le han
dado cierta habilidad para administrar personas. No tiene una educacin culinaria formal, pero
tiene un excelente sentido de la preparacin de alimentos, la seleccin de ingredientes y la
planificacin de comidas. Estas habilidades deben proporcionar una base para el desarrollo del
men y la preparacin de alimentos que requerir un restaurante. Sin embargo, su falta de educacin
culinaria formal y experiencia en una cocina comercial, las operaciones pueden requerir algn
entrenamiento adicional.
Los Kimball viven en Lakeside Heights, un suburbio de una ciudad metropolitana. Su comunidad y
los pueblos adyacentes consisten principalmente en hogares de ingresos medios. Muchos de los
adultos de la comunidad tienen educacin universitaria y tienen trabajos profesionales en negocios
y manufactura. La poblacin de la ciudad y las comunidades circundantes es de aproximadamente
40.000 personas. La ciudad, a unas 12 millas de Lakeside Heights, tiene una poblacin de 110.000
habitantes.
Michael y Liz creen que un restaurante que sirva las especialidades de Liz de platos americanos,
italianos y mariscos "de estilo casero" sera una buena opcin para su ubicacin. Estn
entusiasmados con la posibilidad de brindar alimentos de calidad a un costo razonable. La misma
familia y amigos que disfrutan de la cocina de Liz coincidiran con sus clientes esperados. Quieren
ofrecer un entorno de comedor tranquilo y relajado que ofrezca comidas a precio medio.
investigando el negocio
Mientras hablaban de los detalles, su sueo cobr impulso. Sin embargo, ambos saban que no
podan construir su negocio solo con sueos. Necesitaran asesoramiento empresarial adicional y
perspectiva para asegurarse de que su concepto empresarial fuera realista. Primero, revisaron los
nmeros. Liz y Michael, junto con sus asesores y amigos, evaluaron el capital necesario para abrir
un restaurante. Estuvieron de acuerdo en que Liz y Michael tenan fondos suficientes para usarlos
como capital inicial para la nueva empresa.
Tom, un amigo de la familia que trabaja como consultor de marketing, sinti que su modelo de
negocios sera adecuado para su ubicacin. Tenan el ojo puesto en un centro comercial que estaba
vacante y podra ser adecuado para un pequeo restaurante familiar. Se pusieron en contacto con
la agente inmobiliaria local, Anne Marie Simmons, para preguntar sobre el costo del alquiler, la
disponibilidad y el tamao. Liz y Michael visitaron el lugar con Anne Marie. El agente dijo que la
tienda alberg un restaurante durante tres aos antes de cerrar. Ella especul que el restaurante
podra no haber podido competir con las franquicias de comida rpida en el rea. El agente tambin
crea que los propietarios no tenan el plan financiero y de marketing adecuado para tener xito.
Liz estudi el plano y las dimensiones de la tienda. La tienda tena espacio para albergar a unos 50
comensales, as como una cocina completa y reas de almacenamiento. La ubicacin del centro
comercial tena mucho estacionamiento y acceso a una carretera principal. La infraestructura de
gas, plomera y electricidad estaba en buen estado de funcionamiento. La decoracin y los
electrodomsticos de la cocina deben comprarse, as como todos los accesorios del restaurante
(sartenes, platos, cubiertos, etc.) si firmaron un contrato de arrendamiento para ocupar el
restaurante.
Para ser eficientes y aprovechar sus habilidades individuales, Liz y Michael separaron las
diversas tareas de investigacin necesarias para compilar proyecciones y pronsticos comerciales.
Michael centr su atencin en las operaciones de recepcin, las ventas y el plan de marketing,
mientras que Liz analiz las operaciones de la cocina, el inventario y la planificacin del men. Cada
uno de ellos compil pronsticos para los costos operativos y de puesta en marcha en sus reas de
especialidad. Estos costos incluan la mano de obra, los materiales, los alimentos, los servicios
pblicos, el alquiler y otros costos necesarios. Estos pronsticos seran la base de su plan comercial,
financiero y de operaciones.
n Crear el plan de negocios
Michael sigui trabajando con Tom en la comercializacin y promocin del restaurante. Su primer
pensamiento fue recopilar datos de ventas, clientes y comidas del propietario anterior. Para
proteger el anonimato de los nuevos propietarios, Michael le pidi a Anne Marie que se comunicara
con el propietario anterior. Ella proporcion tres aos de datos semanales sobre el nmero de
comidas y mesas servidas. Desafortunadamente, el propietario anterior no pudo o no quiso
proporcionar ningn dato de ventas. Michael ingres 164 semanas de datos en una sencilla hoja de
clculo de Excel para revisar. La hoja de clculo contena tres puntos de datos: fecha de finalizacin
de la semana (domingo), cheques totales y comidas servidas totales. Michael y Tom revisaron la
hoja de clculo para intentar encontrar informacin relevante para sus proyecciones de marketing y
pronsticos.
El restaurante haba estado abierto los siete das de la semana. Sin embargo, los datos que recibi
Michael no estaban desglosados por da de la semana. Por lo tanto, los datos no podran usarse
para analizar el trfico y las ventas diarias, sino solo para analizar las tendencias semanales sin
informacin sobre el trfico y las ventas diarias.
Tom entren a Michael sobre cmo analizar los datos a travs de una primera mirada "aproximada".
Separ los datos en tres pestaas de hoja de clculo por ao, donde la primera fila de datos
semanales era la primera semana del ao calendario. Agreg una columna que calculaba el
promedio de comidas por cheque. Luego, para comprender la carga de clientes del restaurante,
clasific tanto el nmero de comidas como el de cheques dentro del ao. Estos valores
proporcionaron una idea bsica de las semanas altas y bajas del restaurante anterior. Luego orden
cada uno de los tres aos calendario por el conteo de comidas (descendiendo con la clasificacin
ms alta primero).
La falta de datos diarios limit la profundidad del anlisis que se pudo completar. Tom mir la copia
impresa de tres aos de datos uno al lado del otro. Despus de revisar los datos de los tres aos,
Tom seal que sus datos semanales mostraban solo una tendencia clara: algunas semanas
mostraron ventas ms bajas que otros perodos. Tras un anlisis ms detallado, pareca que se trataba
de perodos de vacaciones (semanas de Accin de Gracias y Navidad), as como algunas semanas
de verano. Sin los datos diarios, era imposible determinar la distribucin o la tendencia de las
ventas de los clientes.
Liz complet otro recorrido por la ubicacin del restaurante. La cocina estaba equipada con una
cmara frigorfica operativa, un extractor de aire, varias mesas y estanteras. Ella arm un nuevo
plano tentativo para la cocina y el rea de preparacin de alimentos. A partir del plano de planta,
compil una estimacin de costos que enumeraba los electrodomsticos y accesorios que an se
necesitaban para la cocina.
Adems de acomodar cmodamente a unas 50 personas con 15 mesas, Michael cree que se puede
construir un bar para acomodar a 10 clientes adicionales. Cre estimaciones para el equipo, los
muebles y los accesorios del comedor y el bar, incluidos todos los costos de instalacin de mano
de obra.
Tom los ayud a crear una hoja de clculo usando varios factores para estimar las ventas
semanales. Utilizaron algunos de los datos del propietario anterior para calcular las tendencias
estacionales y semanales. Con el men que compil Liz, calcularon las ventas semanales del
restaurante durante el primer ao. Toda la hoja de clculo calcul los costos variables (mano de obra,
alimentos) en funcin del nmero de comidas servidas. La lista de costos generales fijos (como
servicios pblicos, impuestos y alquiler) luego ayud a generar el flujo de efectivo mensual y las
estimaciones de ganancias. La hoja de clculo calcul tres escenarios: agresivo, razonable y
conservador. La estimacin ms conservadora result en una pequea prdida para la mayora de los
meses. Se sintieron cmodos con el rango de proyecciones que haban compilado. Tom crea que
Liz y Michael podran presentar estos pronsticos y un plan de negocios a un banco para obtener
un prstamo para los costos iniciales.
n Lanzamiento del sueo
Kimball's Restaurant abri en la ubicacin del centro comercial. Al igual que con cualquier negocio
nuevo, el restaurante comenz lentamente con ventas ms cercanas a las estimaciones
conservadoras. Sin embargo, a medida que se desarrollaba su reputacin de comidas de calidad a
precios razonables, Liz y Michael supieron que su sueo se haba hecho realidad.
Tres aos ms tarde, Kimball's operaba con xito y rentabilidad. Su comedor a menudo estaba lleno
con clientes nuevos y recurrentes. A menudo tenan una pequea fila de espera en las noches de
fin de semana. Liz y Michael estaban muy satisfechos con su sueo. Qu sera lo siguiente?
RETOS EMPRESARIALES
En los prximos tres captulos, aprender lo que Michael y Liz necesitan para comenzar a
aprovechar el poder de los sistemas de informacin para ayudar a construir y hacer crecer su
restaurante. Debern comprender cmo los sistemas de informacin pueden ayudar con las
necesidades a corto plazo (operativas) de un restaurante, as como planificar iniciativas a largo
plazo (estratgicas) para expandir el negocio.
En el Captulo 1, "Sistemas de informacin comercial: una descripcin general", aprender los
diversos tipos de sistemas de informacin que usan las empresas y por qu la familiarizacin con la
tecnologa de la informacin es importante para su carrera. Tambin se le presentan algunas de las
principales preocupaciones ticas y sociales sobre la adquisicin, el almacenamiento y la notificacin
de informacin potencialmente confidencial.
En el Captulo 2, "Usos estratgicos de los sistemas de informacin", aprender cmo usar la
informacin de manera estratgica y cmo aprovechar la tecnologa de la informacin para obtener una
ventaja competitiva.
En el Captulo 3, "Funciones comerciales y cadenas de suministro", aprender cmo puede utilizar
mejor la tecnologa de la informacin para ayudar a administrar un negocio, ya sea que necesite
ordenar inventario y realizar un seguimiento de las ventas, generar estados financieros o
automatizar los sistemas de nmina. Tambin aprender cmo los sistemas de gestin de la cadena de
suministro sirven a empresas enteras.
El restaurante ha estado operando con xito durante tres aos. Aunque experimentaron desafos, Liz
y Michael creen que desarrollaron un excelente restaurante. Las previsiones de ventas han
aumentado constantemente en los ltimos tres aos. Afortunadamente, el crecimiento no fue tan
rpido como para causar "dolores de crecimiento" o problemas con su negocio. Michael descubri
que, durante la mayora de las semanas, tenan reservas para entre el 50 y el 100 por ciento de su
capacidad para cenar.
Procesamiento de pedidos y pagos
Michael crea que su anlisis era bastante preciso, pero le tom mucho esfuerzo recopilar su
informacin. Los servidores escribieron los pedidos de los clientes en cheques de papel de varias
partes. Una copia de estos cheques fue a la cocina para su preparacin. El mesero tabul los totales
en la copia original y se la entreg al cliente cuando termin la comida. En ese momento, el cliente
pag al cajero directamente en efectivo o con tarjeta de crdito y se guard la copia impresa del
cheque. Varias veces a la semana, Michael usaba los cheques en papel para ingresar la
informacin de ventas y tablas en una hoja de clculo de Excel para su anlisis. Debido a que estaba
tan ocupado con otras prioridades operativas, la entrada de datos en la hoja de clculo y el anlisis
posterior a menudo se retrasaban.
El restaurante proces su nmina a travs de un servicio local. Los empleados mantuvieron sus
tarjetas de tiempo manualmente. Cada semana, Michael validaba los datos de la tarjeta de tiempo
y los enviaba al servicio de nmina para su procesamiento e impresin de cheques. Michael no se
senta cmodo con la entrada manual de los registros de tiempo de los empleados, pero no tena
una alternativa sencilla y rentable.
Michael us un paquete de contabilidad para pequeas empresas para realizar un seguimiento de
los gastos del restaurante, procesar cheques pagaderos a proveedores y registrar depsitos. El
software era fcil de usar y proporcionaba el balance y el estado de resultados necesarios para el
negocio. Tambin gener la informacin fiscal necesaria para que su contador presentara los
formularios fiscales correspondientes. Sin embargo, no rastre el nivel de informacin necesario
para analizar las operaciones comerciales y pronosticar las ventas. A partir de su experiencia en
recursos humanos, Michael comprendi la necesidad de datos e informacin empresarial de calidad.
En su antiguo empleador, el departamento de tecnologa de la informacin proporcion esa
experiencia y asistencia. Desafortunadamente, esas habilidades no estaban disponibles en el
restaurante.
Michael saba que su tiempo era limitado y que necesitaba concentrarse ms en las operaciones
que en la entrada de datos, pero tambin quera recopilar y analizar datos sobre su negocio para
administrarlo y planificarlo de manera eficaz.
Su hijo, Tyler, termin su educacin para obtener una licenciatura en negocios, especializndose en
marketing y administracin. Haba trabajado en el restaurante durante los veranos y las vacaciones
semestrales como ayudante de camarero y mesero, por lo que estaba familiarizado con el
negocio. Tambin estaba ansioso por adquirir ms experiencia para probar algunas de las
habilidades que haba aprendido en la escuela de negocios. Liz y Michael decidieron que era un
buen momento para que Tyler se uniera al negocio.
Definicin de los problemas
Michael le dijo a Tyler que le gustara optimizar las operaciones internas y internas y recopilar ms
informacin para el anlisis sin depender de la entrada manual de datos. Tyler entendi los desafos
porque algunos de los problemas en estas reas estaban directamente relacionados con
problemas que Tyler encontr mientras trabajaba como mesero en el restaurante. Los problemas
se pueden clasificar en dos reas: integridad y precisin de la informacin del cheque del husped y el
pago del cheque.
Debido a que las rdenes de los invitados estaban escritas a mano, a veces partes de las rdenes
no eran legibles. Adems, especialmente con los servidores nuevos, parte de la informacin
necesaria para completar una comida era inexacta o incompleta para esa eleccin de comida
(preferencias de coccin, aderezos, preparacin especial). Este problema agreg tiempo para el
servidor y el personal de cocina, as como tambin redujo la satisfaccin del cliente. El cheque de
pago fue otro problema. A menudo, los clientes no tenan claro si deban pagar al mesero o al
cajero. Michael quera controlar el procesamiento de efectivo y tarjetas de crdito en una ubicacin
central, pero estaba dispuesto a revisar esta poltica.
Tyler habl con los camareros y el personal de la cocina para obtener una perspectiva sobre los
problemas de cheques y pagos de los huspedes. Al personal le complaci que se le pidiera
informacin. Confirmaron que la precisin del cheque del husped y el pago eran problemas, pero se
descubrieron problemas adicionales. Como en muchos restaurantes, en Kimball's los camareros
eran responsables de los cheques no pagados por el cliente. Sin embargo, era imposible que el
servidor supiera si el cliente pag al cajero o se fue sin pagar. Los servidores preferiran que los
clientes liquidaran su pago directamente con el servidor para que pudieran saber si un cliente ha
pagado. Los servidores tambin comunicaron que incluso cuando escribieron el pedido de manera
legible y completa, a veces las comidas no se prepararon correctamente. El personal de la cocina
dijo que los cambios en los pedidos de los invitados a menudo son "apresurados" e interrumpen
la finalizacin de otras comidas en curso. En muchas ocasiones, los meseros enviaban cambios
despus de que el pedido estaba listo para ser entregado en la mesa. El personal de cocina dijo
que se necesitaba un nuevo proceso para comunicar los cambios en los pedidos antes de que se
cocinaran las comidas de la mesa. Desafortunadamente, era imposible saber a partir de los
cheques actuales qu rdenes requeran cambios. Por lo tanto, no se dispona de datos para evaluar
objetivamente la magnitud del problema.
Recopilacin de datos para abordar problemas y tomar decisiones
Luego, Tyler centr su atencin en el anlisis de datos. Pidi a sus padres que definieran dos listas de
preguntas: (1) Qu sabes de la informacin que mantienes actualmente? y (2) Qu respuestas le
gustara saber que le ayudaran a operar el negocio de manera ms eficiente y rentable?
Respondieron que saban cuntas mesas estaban sentadas por da, as como los montos totales de
los cheques. Los controles separaron los totales de bebidas alcohlicas y alimentos a efectos
fiscales, pero los totales diarios de estas categoras no proporcionaron ningn detalle sobre los
pedidos de los clientes individuales. A Michael tambin le gustara saber ms detalles, como... Qu
comidas pidieron? Pidieron aperitivos? Cuntos comensales haba en la mesa (adultos y nios)? El
cliente aprovech alguno de los especiales? Liz quera saber, cunta comida necesito pedir segn las
ventas anteriores?
Tyler dijo que estas preguntas fueron un gran comienzo. Clasific sus preguntas en dos reas:
marketing/promocin y operativas. Saba que se necesitaba informacin de marketing adicional para
determinar la planificacin del men, las promociones y la satisfaccin del cliente. Se pregunt cuntas
personas regresaran o si seran nuevos clientes. Cmo se enteraron del restaurante? Para
problemas operativos, hubo algn monitoreo de las operaciones a medida que ocurran los
problemas?
RESTAURANTE KIMBALL: Uso de la informacin estratgicamente captulo - 2
El negocio de Kimball ha crecido constantemente durante los primeros tres aos. Con todo su
arduo trabajo y largas horas, Liz y Michael estaban complacidos de ver su comedor lleno de
clientes muchas noches. El bar desarroll una fuerte clientela local para eventos deportivos entre
semana y reuniones "despus del trabajo". Varias noches a la semana, solo haba espacio para
estar de pie en el rea del bar. La implementacin de un sistema de punto de venta ayud a las
operaciones de comedor y cocina y brind varios beneficios sobre su anticuado proceso de
verificacin de invitados en papel. El nuevo sistema rastre y almacen cada comida y la informacin
de los cheques de los clientes. Este detalle adicional proporcion datos para el anlisis sin
necesidad de ingresar datos del mtodo de cheque de invitado en papel.
Las ventas de restaurantes continuaron creciendo. A medida que crecan, Mike y Liz se
preguntaron si deberan considerar la expansin. El anlisis de Michael de los cheques y las ventas
de los clientes mostr que la capacidad de su ubicacin actual era un problema. Sin embargo, no
queran expandirse solo por expandirse.
Una oportunidad
Liz y Michael fueron abordados por Shaun Reilly, cuya familia era propietaria de un campamento
junto al lago a unas cinco millas del restaurante. El negocio del campamento cerr despus de que
sus padres se jubilaron. Con el comportamiento y los estilos de vida cambiantes de los
consumidores, Shaun no crea que la propiedad pudiera continuar con xito como campamento.
Por lo tanto, buscaba vender o arrendar la propiedad para un uso alternativo.
La vista pintoresca del campamento del lago Zephyr era una excelente ubicacin para un
restaurante. El edificio principal albergaba un restaurante de tamao mediano para el campamento.
Varias reas podran convertirse fcilmente para expandir el rea del comedor actual. Adems, el
edificio inclua un espacioso patio cubierto que se usaba como sala de estar para los campistas. El
rea del patio podra usarse para comidas adicionales con vista al lago durante los meses ms
clidos.
Intrigados por la propuesta de Shaun, Liz y Michael visitaron el campamento. Aunque el edificio
tena ms de 30 aos, la familia de Shaun haba mantenido la propiedad meticulosamente. El rea de
la cocina era amplia para cocinar, preparar y almacenar alimentos. Las tres habitaciones
adicionales en el edificio podran redisearse fcilmente para servir como dos reas de comedor y un
saln/bar. Uno de los comedores tambin podra utilizarse como un pequeo saln para reuniones de
negocios o eventos familiares. Las vistas del lago proporcionaron un ambiente extraordinario para
una experiencia gastronmica nica.
Michael estim que el comedor aumentara su capacidad para cenar a 110 asientos y el rea del
saln a 25. Liz pens: "Podra esta ubicacin respaldar un restaurante exitoso?" Liz y Michael daaran
un restaurante exitoso para buscar un establecimiento ms grande? Expresaron cierta preocupacin
sobre si sera una oportunidad comercial viable. O se inclinaban hacia el enfoque seguro y sin
riesgos? O deberan permanecer con la ubicacin actual y el modelo de negocio que tienen
actualmente?
Mirando antes de cocinar
Michael y Liz hablaron con su hijo, Tyler, sobre la oportunidad. Todos acordaron que sera mejor
revisar su plan de negocios original. Debido a que la experiencia en marketing de Tom fue tan
valiosa cuando planearon el negocio por primera vez, lo contrataron para actualizar el plan en
trminos de la nueva ubicacin propuesta. Michael proporcion el artculo de men detallado y los
datos de resumen de ventas diarias que haba recopilado desde que se instal el sistema de punto
de venta de Kimball. A primera vista, a Tom le qued claro que al restaurante le estaba yendo bien.
Con el nuevo sistema de punto de venta, Michael captur ms datos que el propietario anterior del
sistema de control manual de huspedes.
Tom analiz el tiempo que los clientes pasaban en cada mesa, conocido como turno de mesa.
Cuanto ms alto era el valor de esta mtrica, ms eficientemente se usaban las mesas, lo que
significaba que los clientes pasaban menos tiempo en las mesas. Michael nunca haba rastreado
estos datos ni entendido el rango de informacin que estaba disponible en el nuevo sistema.
Tom trabaj con los datos para desarrollar varios factores que podra usar para pronosticar las
ventas y los gastos de la nueva ubicacin propuesta. Extrajo el promedio del monto total del
cheque, el tiempo de cena y el nmero de personas por mesa. Tom analiz estos datos por da de la
semana, perodo de tiempo especfico (das festivos, etc.) y meses. Estos diferentes resmenes de
los datos proporcionaron una visin amplia de los factores para compilar un pronstico de ventas ms
preciso. Michael nunca haba revisado los datos del sistema POS usando este enfoque. Estaba un
poco sorprendido por lo que los datos podan reportar.
Michael y Liz luego tuvieron una reunin con Terri Jordan, la contadora del restaurante. Prepar
todos los estados financieros del restaurante, los informes estatales de impuestos sobre las
ventas y las declaraciones de impuestos sobre la renta. En los ltimos dos aos, Terri inform que si
bien el restaurante estaba funcionando bien, sus gastos totales tambin aumentaron. Los estados
financieros mostraron que el costo de los bienes vendidos, as como los gastos de mano de obra,
aumentaron desproporcionadamente en comparacin con las ventas totales. Aunque las ventas
aumentaron, el margen de beneficio neto disminuy ligeramente cada mes. Liz le pidi a Terri que
les dijera qu estaban haciendo mal y cmo podan solucionarlo.
Terri vio dos posibles factores en la disminucin de las ganancias: exceso de inventario y costos de
mano de obra. Haba analizado los datos financieros, las operaciones y las facturas del
restaurante. El sistema de informacin no mantuvo datos de costos directos de inventario para
comidas o deterioro. Terri estaba frustrada porque no poda comparar directamente las ventas de
comida con el inventario para calcular la cantidad de desperdicio (si lo hubiera). Sin embargo, al
usar datos resumidos, sinti que Liz podra estar comprando ms alimentos de los necesarios segn
las ventas pronosticadas. Sin la capacidad de pronosticar las compras de alimentos en funcin de
las ventas de comidas anteriores, es difcil mantener un inventario preciso y reducir los costos por
deterioro.
Terri tambin analiz los costos de mano de obra para los meseros y el personal de cocina. Revis y
compar los horarios semanales del personal. La comparacin indicaba claramente que el horario
previsto no coincida con el nmero de comensales previsto. Terri not que los horarios del personal
no cambiaban de un da a otro, aunque las ventas de algunos das eran consistentemente ms
bajas. Esto podra explicar potencialmente el aumento de los costos laborales.
Liz y Michael pensaron en la informacin de Tom y Terri. Ambos asesores comentaron que el
aumento de ventas y clientes probablemente distrajo a los propietarios de la gestin del negocio
desde una perspectiva estratgica. Los propietarios admitieron que a medida que el negocio se
hizo popular, sintieron que no necesitaban administrar los costos y las operaciones de manera tan
estricta. Tom dijo que este era un error comn que cometen muchos propietarios de pequeas
empresas, y Terri haba comentado que el restaurante todava tena ventas slidas y estables y
segua siendo popular entre los clientes. Por lo tanto, solo necesitaban concentrarse en algunas
cosas para aumentar la rentabilidad. La solucin fcil sera aumentar los precios, pero Michael o Liz
queran hacerlo. Michael decidi que su primera tarea sera implementar algunas estrategias para
fortalecer su negocio existente antes de expandirse.
Avanzando
Liz, Michael y Tyler se reencontraron con Shaun. A Liz y Michael les encant la ubicacin y estaban
emocionados por sus posibilidades, pero despus de sus conversaciones con Tom y Terri, se
dieron cuenta de que no estaban listos para asumir la expansin.
Tyler estuvo de acuerdo en que el negocio iba bien, pero necesitaban centrar su atencin en
desarrollar algunas estrategias en operaciones y tecnologa de la informacin para fortalecer su
negocio en la ubicacin actual. Dijo que este enfoque podra proporcionar los resultados para
aprovechar en una nueva ubicacin. Ampliar el restaurante con un "ojo crtico" hacia una operacin
ajustada creara una transicin perfecta a la nueva ubicacin cuando fuera el momento adecuado.
Se haba puesto en marcha un slido plan de accin!

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  • 1. 1. Kimball's tiene varios desafos que resolver en sus operaciones para mejorar su negocio actual y prepararse para una posible expansin. Qu cambios ha implementado Kimball's para impactar positivamente en su negocio? Puede identificar las iniciativas estratgicas que Kimball's puede implementar? Qu podra recomendar Tyler para hacer avanzar el negocio? Asegrese de considerar las siguientes formas de obtener una ventaja competitiva: Reducir costos Levantar barreras a los participantes Establecer altos costos de cambio Crear nuevos productos y servicios Diferenciar productos y servicios Mejorar productos o servicios Establecer alianzas Asegurar proveedores o compradores 2. Revise el consejo de los asesores profesionales, Tom y Terri. Crees que tienen algn mrito? Qu recomendara para avanzar en la resolucin de su perspectiva del (de los) problema(s)? Qu tipo de tecnologa de la informacin podra implementarse? Informacin del canal - 1 RESTAURANTE KIMBALL'S: Sistemas de Negocios e Informacin Liz y Michael Kimball soaban con abrir su propio restaurante. Crean que podan usar sus talentos y experiencia para operar un restaurante exitoso. Liz era una gran cocinera y haba acumulado muchas recetas familiares para aperitivos, platos principales y postres horneados. Michael tena una licenciatura en administracin de empresas y varios aos de experiencia en administracin de empresas. Creyeron que era el momento adecuado para pensar en nuevas carreras y realizar su sueo. Michael comenz su carrera en el departamento de recursos humanos de una empresa de fabricacin local. En el transcurso de sus 20 aos en recursos humanos, fue responsable del reclutamiento, la evaluacin de compensaciones y la orientacin de los empleados. Tambin administr las evaluaciones de desempeo de los empleados para los departamentos de produccin. Si bien tiene algo de experiencia en contabilidad y presupuestos, era especfica solo para recursos humanos, no para toda una organizacin comercial. Liz comenz a trabajar como representante de servicio al cliente para una empresa de servicios financieros justo despus de la secundaria. Sus 15 aos de experiencia en servicio al cliente le han dado cierta habilidad para administrar personas. No tiene una educacin culinaria formal, pero tiene un excelente sentido de la preparacin de alimentos, la seleccin de ingredientes y la planificacin de comidas. Estas habilidades deben proporcionar una base para el desarrollo del men y la preparacin de alimentos que requerir un restaurante. Sin embargo, su falta de educacin culinaria formal y experiencia en una cocina comercial, las operaciones pueden requerir algn entrenamiento adicional. Los Kimball viven en Lakeside Heights, un suburbio de una ciudad metropolitana. Su comunidad y los pueblos adyacentes consisten principalmente en hogares de ingresos medios. Muchos de los adultos de la comunidad tienen educacin universitaria y tienen trabajos profesionales en negocios
  • 2. y manufactura. La poblacin de la ciudad y las comunidades circundantes es de aproximadamente 40.000 personas. La ciudad, a unas 12 millas de Lakeside Heights, tiene una poblacin de 110.000 habitantes. Michael y Liz creen que un restaurante que sirva las especialidades de Liz de platos americanos, italianos y mariscos "de estilo casero" sera una buena opcin para su ubicacin. Estn entusiasmados con la posibilidad de brindar alimentos de calidad a un costo razonable. La misma familia y amigos que disfrutan de la cocina de Liz coincidiran con sus clientes esperados. Quieren ofrecer un entorno de comedor tranquilo y relajado que ofrezca comidas a precio medio. investigando el negocio Mientras hablaban de los detalles, su sueo cobr impulso. Sin embargo, ambos saban que no podan construir su negocio solo con sueos. Necesitaran asesoramiento empresarial adicional y perspectiva para asegurarse de que su concepto empresarial fuera realista. Primero, revisaron los nmeros. Liz y Michael, junto con sus asesores y amigos, evaluaron el capital necesario para abrir un restaurante. Estuvieron de acuerdo en que Liz y Michael tenan fondos suficientes para usarlos como capital inicial para la nueva empresa. Tom, un amigo de la familia que trabaja como consultor de marketing, sinti que su modelo de negocios sera adecuado para su ubicacin. Tenan el ojo puesto en un centro comercial que estaba vacante y podra ser adecuado para un pequeo restaurante familiar. Se pusieron en contacto con la agente inmobiliaria local, Anne Marie Simmons, para preguntar sobre el costo del alquiler, la disponibilidad y el tamao. Liz y Michael visitaron el lugar con Anne Marie. El agente dijo que la tienda alberg un restaurante durante tres aos antes de cerrar. Ella especul que el restaurante podra no haber podido competir con las franquicias de comida rpida en el rea. El agente tambin crea que los propietarios no tenan el plan financiero y de marketing adecuado para tener xito. Liz estudi el plano y las dimensiones de la tienda. La tienda tena espacio para albergar a unos 50 comensales, as como una cocina completa y reas de almacenamiento. La ubicacin del centro comercial tena mucho estacionamiento y acceso a una carretera principal. La infraestructura de gas, plomera y electricidad estaba en buen estado de funcionamiento. La decoracin y los electrodomsticos de la cocina deben comprarse, as como todos los accesorios del restaurante (sartenes, platos, cubiertos, etc.) si firmaron un contrato de arrendamiento para ocupar el restaurante. Para ser eficientes y aprovechar sus habilidades individuales, Liz y Michael separaron las diversas tareas de investigacin necesarias para compilar proyecciones y pronsticos comerciales. Michael centr su atencin en las operaciones de recepcin, las ventas y el plan de marketing, mientras que Liz analiz las operaciones de la cocina, el inventario y la planificacin del men. Cada uno de ellos compil pronsticos para los costos operativos y de puesta en marcha en sus reas de especialidad. Estos costos incluan la mano de obra, los materiales, los alimentos, los servicios pblicos, el alquiler y otros costos necesarios. Estos pronsticos seran la base de su plan comercial, financiero y de operaciones. n Crear el plan de negocios Michael sigui trabajando con Tom en la comercializacin y promocin del restaurante. Su primer pensamiento fue recopilar datos de ventas, clientes y comidas del propietario anterior. Para proteger el anonimato de los nuevos propietarios, Michael le pidi a Anne Marie que se comunicara
  • 3. con el propietario anterior. Ella proporcion tres aos de datos semanales sobre el nmero de comidas y mesas servidas. Desafortunadamente, el propietario anterior no pudo o no quiso proporcionar ningn dato de ventas. Michael ingres 164 semanas de datos en una sencilla hoja de clculo de Excel para revisar. La hoja de clculo contena tres puntos de datos: fecha de finalizacin de la semana (domingo), cheques totales y comidas servidas totales. Michael y Tom revisaron la hoja de clculo para intentar encontrar informacin relevante para sus proyecciones de marketing y pronsticos. El restaurante haba estado abierto los siete das de la semana. Sin embargo, los datos que recibi Michael no estaban desglosados por da de la semana. Por lo tanto, los datos no podran usarse para analizar el trfico y las ventas diarias, sino solo para analizar las tendencias semanales sin informacin sobre el trfico y las ventas diarias. Tom entren a Michael sobre cmo analizar los datos a travs de una primera mirada "aproximada". Separ los datos en tres pestaas de hoja de clculo por ao, donde la primera fila de datos semanales era la primera semana del ao calendario. Agreg una columna que calculaba el promedio de comidas por cheque. Luego, para comprender la carga de clientes del restaurante, clasific tanto el nmero de comidas como el de cheques dentro del ao. Estos valores proporcionaron una idea bsica de las semanas altas y bajas del restaurante anterior. Luego orden cada uno de los tres aos calendario por el conteo de comidas (descendiendo con la clasificacin ms alta primero). La falta de datos diarios limit la profundidad del anlisis que se pudo completar. Tom mir la copia impresa de tres aos de datos uno al lado del otro. Despus de revisar los datos de los tres aos, Tom seal que sus datos semanales mostraban solo una tendencia clara: algunas semanas mostraron ventas ms bajas que otros perodos. Tras un anlisis ms detallado, pareca que se trataba de perodos de vacaciones (semanas de Accin de Gracias y Navidad), as como algunas semanas de verano. Sin los datos diarios, era imposible determinar la distribucin o la tendencia de las ventas de los clientes. Liz complet otro recorrido por la ubicacin del restaurante. La cocina estaba equipada con una cmara frigorfica operativa, un extractor de aire, varias mesas y estanteras. Ella arm un nuevo plano tentativo para la cocina y el rea de preparacin de alimentos. A partir del plano de planta, compil una estimacin de costos que enumeraba los electrodomsticos y accesorios que an se necesitaban para la cocina. Adems de acomodar cmodamente a unas 50 personas con 15 mesas, Michael cree que se puede construir un bar para acomodar a 10 clientes adicionales. Cre estimaciones para el equipo, los muebles y los accesorios del comedor y el bar, incluidos todos los costos de instalacin de mano de obra. Tom los ayud a crear una hoja de clculo usando varios factores para estimar las ventas semanales. Utilizaron algunos de los datos del propietario anterior para calcular las tendencias estacionales y semanales. Con el men que compil Liz, calcularon las ventas semanales del restaurante durante el primer ao. Toda la hoja de clculo calcul los costos variables (mano de obra, alimentos) en funcin del nmero de comidas servidas. La lista de costos generales fijos (como servicios pblicos, impuestos y alquiler) luego ayud a generar el flujo de efectivo mensual y las estimaciones de ganancias. La hoja de clculo calcul tres escenarios: agresivo, razonable y
  • 4. conservador. La estimacin ms conservadora result en una pequea prdida para la mayora de los meses. Se sintieron cmodos con el rango de proyecciones que haban compilado. Tom crea que Liz y Michael podran presentar estos pronsticos y un plan de negocios a un banco para obtener un prstamo para los costos iniciales. n Lanzamiento del sueo Kimball's Restaurant abri en la ubicacin del centro comercial. Al igual que con cualquier negocio nuevo, el restaurante comenz lentamente con ventas ms cercanas a las estimaciones conservadoras. Sin embargo, a medida que se desarrollaba su reputacin de comidas de calidad a precios razonables, Liz y Michael supieron que su sueo se haba hecho realidad. Tres aos ms tarde, Kimball's operaba con xito y rentabilidad. Su comedor a menudo estaba lleno con clientes nuevos y recurrentes. A menudo tenan una pequea fila de espera en las noches de fin de semana. Liz y Michael estaban muy satisfechos con su sueo. Qu sera lo siguiente? RETOS EMPRESARIALES En los prximos tres captulos, aprender lo que Michael y Liz necesitan para comenzar a aprovechar el poder de los sistemas de informacin para ayudar a construir y hacer crecer su restaurante. Debern comprender cmo los sistemas de informacin pueden ayudar con las necesidades a corto plazo (operativas) de un restaurante, as como planificar iniciativas a largo plazo (estratgicas) para expandir el negocio. En el Captulo 1, "Sistemas de informacin comercial: una descripcin general", aprender los diversos tipos de sistemas de informacin que usan las empresas y por qu la familiarizacin con la tecnologa de la informacin es importante para su carrera. Tambin se le presentan algunas de las principales preocupaciones ticas y sociales sobre la adquisicin, el almacenamiento y la notificacin de informacin potencialmente confidencial. En el Captulo 2, "Usos estratgicos de los sistemas de informacin", aprender cmo usar la informacin de manera estratgica y cmo aprovechar la tecnologa de la informacin para obtener una ventaja competitiva. En el Captulo 3, "Funciones comerciales y cadenas de suministro", aprender cmo puede utilizar mejor la tecnologa de la informacin para ayudar a administrar un negocio, ya sea que necesite ordenar inventario y realizar un seguimiento de las ventas, generar estados financieros o automatizar los sistemas de nmina. Tambin aprender cmo los sistemas de gestin de la cadena de suministro sirven a empresas enteras. El restaurante ha estado operando con xito durante tres aos. Aunque experimentaron desafos, Liz y Michael creen que desarrollaron un excelente restaurante. Las previsiones de ventas han aumentado constantemente en los ltimos tres aos. Afortunadamente, el crecimiento no fue tan rpido como para causar "dolores de crecimiento" o problemas con su negocio. Michael descubri que, durante la mayora de las semanas, tenan reservas para entre el 50 y el 100 por ciento de su capacidad para cenar. Procesamiento de pedidos y pagos Michael crea que su anlisis era bastante preciso, pero le tom mucho esfuerzo recopilar su informacin. Los servidores escribieron los pedidos de los clientes en cheques de papel de varias partes. Una copia de estos cheques fue a la cocina para su preparacin. El mesero tabul los totales en la copia original y se la entreg al cliente cuando termin la comida. En ese momento, el cliente
  • 5. pag al cajero directamente en efectivo o con tarjeta de crdito y se guard la copia impresa del cheque. Varias veces a la semana, Michael usaba los cheques en papel para ingresar la informacin de ventas y tablas en una hoja de clculo de Excel para su anlisis. Debido a que estaba tan ocupado con otras prioridades operativas, la entrada de datos en la hoja de clculo y el anlisis posterior a menudo se retrasaban. El restaurante proces su nmina a travs de un servicio local. Los empleados mantuvieron sus tarjetas de tiempo manualmente. Cada semana, Michael validaba los datos de la tarjeta de tiempo y los enviaba al servicio de nmina para su procesamiento e impresin de cheques. Michael no se senta cmodo con la entrada manual de los registros de tiempo de los empleados, pero no tena una alternativa sencilla y rentable. Michael us un paquete de contabilidad para pequeas empresas para realizar un seguimiento de los gastos del restaurante, procesar cheques pagaderos a proveedores y registrar depsitos. El software era fcil de usar y proporcionaba el balance y el estado de resultados necesarios para el negocio. Tambin gener la informacin fiscal necesaria para que su contador presentara los formularios fiscales correspondientes. Sin embargo, no rastre el nivel de informacin necesario para analizar las operaciones comerciales y pronosticar las ventas. A partir de su experiencia en recursos humanos, Michael comprendi la necesidad de datos e informacin empresarial de calidad. En su antiguo empleador, el departamento de tecnologa de la informacin proporcion esa experiencia y asistencia. Desafortunadamente, esas habilidades no estaban disponibles en el restaurante. Michael saba que su tiempo era limitado y que necesitaba concentrarse ms en las operaciones que en la entrada de datos, pero tambin quera recopilar y analizar datos sobre su negocio para administrarlo y planificarlo de manera eficaz. Su hijo, Tyler, termin su educacin para obtener una licenciatura en negocios, especializndose en marketing y administracin. Haba trabajado en el restaurante durante los veranos y las vacaciones semestrales como ayudante de camarero y mesero, por lo que estaba familiarizado con el negocio. Tambin estaba ansioso por adquirir ms experiencia para probar algunas de las habilidades que haba aprendido en la escuela de negocios. Liz y Michael decidieron que era un buen momento para que Tyler se uniera al negocio. Definicin de los problemas Michael le dijo a Tyler que le gustara optimizar las operaciones internas y internas y recopilar ms informacin para el anlisis sin depender de la entrada manual de datos. Tyler entendi los desafos porque algunos de los problemas en estas reas estaban directamente relacionados con problemas que Tyler encontr mientras trabajaba como mesero en el restaurante. Los problemas se pueden clasificar en dos reas: integridad y precisin de la informacin del cheque del husped y el pago del cheque. Debido a que las rdenes de los invitados estaban escritas a mano, a veces partes de las rdenes no eran legibles. Adems, especialmente con los servidores nuevos, parte de la informacin necesaria para completar una comida era inexacta o incompleta para esa eleccin de comida (preferencias de coccin, aderezos, preparacin especial). Este problema agreg tiempo para el servidor y el personal de cocina, as como tambin redujo la satisfaccin del cliente. El cheque de pago fue otro problema. A menudo, los clientes no tenan claro si deban pagar al mesero o al
  • 6. cajero. Michael quera controlar el procesamiento de efectivo y tarjetas de crdito en una ubicacin central, pero estaba dispuesto a revisar esta poltica. Tyler habl con los camareros y el personal de la cocina para obtener una perspectiva sobre los problemas de cheques y pagos de los huspedes. Al personal le complaci que se le pidiera informacin. Confirmaron que la precisin del cheque del husped y el pago eran problemas, pero se descubrieron problemas adicionales. Como en muchos restaurantes, en Kimball's los camareros eran responsables de los cheques no pagados por el cliente. Sin embargo, era imposible que el servidor supiera si el cliente pag al cajero o se fue sin pagar. Los servidores preferiran que los clientes liquidaran su pago directamente con el servidor para que pudieran saber si un cliente ha pagado. Los servidores tambin comunicaron que incluso cuando escribieron el pedido de manera legible y completa, a veces las comidas no se prepararon correctamente. El personal de la cocina dijo que los cambios en los pedidos de los invitados a menudo son "apresurados" e interrumpen la finalizacin de otras comidas en curso. En muchas ocasiones, los meseros enviaban cambios despus de que el pedido estaba listo para ser entregado en la mesa. El personal de cocina dijo que se necesitaba un nuevo proceso para comunicar los cambios en los pedidos antes de que se cocinaran las comidas de la mesa. Desafortunadamente, era imposible saber a partir de los cheques actuales qu rdenes requeran cambios. Por lo tanto, no se dispona de datos para evaluar objetivamente la magnitud del problema. Recopilacin de datos para abordar problemas y tomar decisiones Luego, Tyler centr su atencin en el anlisis de datos. Pidi a sus padres que definieran dos listas de preguntas: (1) Qu sabes de la informacin que mantienes actualmente? y (2) Qu respuestas le gustara saber que le ayudaran a operar el negocio de manera ms eficiente y rentable? Respondieron que saban cuntas mesas estaban sentadas por da, as como los montos totales de los cheques. Los controles separaron los totales de bebidas alcohlicas y alimentos a efectos fiscales, pero los totales diarios de estas categoras no proporcionaron ningn detalle sobre los pedidos de los clientes individuales. A Michael tambin le gustara saber ms detalles, como... Qu comidas pidieron? Pidieron aperitivos? Cuntos comensales haba en la mesa (adultos y nios)? El cliente aprovech alguno de los especiales? Liz quera saber, cunta comida necesito pedir segn las ventas anteriores? Tyler dijo que estas preguntas fueron un gran comienzo. Clasific sus preguntas en dos reas: marketing/promocin y operativas. Saba que se necesitaba informacin de marketing adicional para determinar la planificacin del men, las promociones y la satisfaccin del cliente. Se pregunt cuntas personas regresaran o si seran nuevos clientes. Cmo se enteraron del restaurante? Para problemas operativos, hubo algn monitoreo de las operaciones a medida que ocurran los problemas? RESTAURANTE KIMBALL: Uso de la informacin estratgicamente captulo - 2 El negocio de Kimball ha crecido constantemente durante los primeros tres aos. Con todo su arduo trabajo y largas horas, Liz y Michael estaban complacidos de ver su comedor lleno de clientes muchas noches. El bar desarroll una fuerte clientela local para eventos deportivos entre semana y reuniones "despus del trabajo". Varias noches a la semana, solo haba espacio para estar de pie en el rea del bar. La implementacin de un sistema de punto de venta ayud a las operaciones de comedor y cocina y brind varios beneficios sobre su anticuado proceso de
  • 7. verificacin de invitados en papel. El nuevo sistema rastre y almacen cada comida y la informacin de los cheques de los clientes. Este detalle adicional proporcion datos para el anlisis sin necesidad de ingresar datos del mtodo de cheque de invitado en papel. Las ventas de restaurantes continuaron creciendo. A medida que crecan, Mike y Liz se preguntaron si deberan considerar la expansin. El anlisis de Michael de los cheques y las ventas de los clientes mostr que la capacidad de su ubicacin actual era un problema. Sin embargo, no queran expandirse solo por expandirse. Una oportunidad Liz y Michael fueron abordados por Shaun Reilly, cuya familia era propietaria de un campamento junto al lago a unas cinco millas del restaurante. El negocio del campamento cerr despus de que sus padres se jubilaron. Con el comportamiento y los estilos de vida cambiantes de los consumidores, Shaun no crea que la propiedad pudiera continuar con xito como campamento. Por lo tanto, buscaba vender o arrendar la propiedad para un uso alternativo. La vista pintoresca del campamento del lago Zephyr era una excelente ubicacin para un restaurante. El edificio principal albergaba un restaurante de tamao mediano para el campamento. Varias reas podran convertirse fcilmente para expandir el rea del comedor actual. Adems, el edificio inclua un espacioso patio cubierto que se usaba como sala de estar para los campistas. El rea del patio podra usarse para comidas adicionales con vista al lago durante los meses ms clidos. Intrigados por la propuesta de Shaun, Liz y Michael visitaron el campamento. Aunque el edificio tena ms de 30 aos, la familia de Shaun haba mantenido la propiedad meticulosamente. El rea de la cocina era amplia para cocinar, preparar y almacenar alimentos. Las tres habitaciones adicionales en el edificio podran redisearse fcilmente para servir como dos reas de comedor y un saln/bar. Uno de los comedores tambin podra utilizarse como un pequeo saln para reuniones de negocios o eventos familiares. Las vistas del lago proporcionaron un ambiente extraordinario para una experiencia gastronmica nica. Michael estim que el comedor aumentara su capacidad para cenar a 110 asientos y el rea del saln a 25. Liz pens: "Podra esta ubicacin respaldar un restaurante exitoso?" Liz y Michael daaran un restaurante exitoso para buscar un establecimiento ms grande? Expresaron cierta preocupacin sobre si sera una oportunidad comercial viable. O se inclinaban hacia el enfoque seguro y sin riesgos? O deberan permanecer con la ubicacin actual y el modelo de negocio que tienen actualmente? Mirando antes de cocinar Michael y Liz hablaron con su hijo, Tyler, sobre la oportunidad. Todos acordaron que sera mejor revisar su plan de negocios original. Debido a que la experiencia en marketing de Tom fue tan valiosa cuando planearon el negocio por primera vez, lo contrataron para actualizar el plan en trminos de la nueva ubicacin propuesta. Michael proporcion el artculo de men detallado y los datos de resumen de ventas diarias que haba recopilado desde que se instal el sistema de punto de venta de Kimball. A primera vista, a Tom le qued claro que al restaurante le estaba yendo bien. Con el nuevo sistema de punto de venta, Michael captur ms datos que el propietario anterior del sistema de control manual de huspedes. Tom analiz el tiempo que los clientes pasaban en cada mesa, conocido como turno de mesa.
  • 8. Cuanto ms alto era el valor de esta mtrica, ms eficientemente se usaban las mesas, lo que significaba que los clientes pasaban menos tiempo en las mesas. Michael nunca haba rastreado estos datos ni entendido el rango de informacin que estaba disponible en el nuevo sistema. Tom trabaj con los datos para desarrollar varios factores que podra usar para pronosticar las ventas y los gastos de la nueva ubicacin propuesta. Extrajo el promedio del monto total del cheque, el tiempo de cena y el nmero de personas por mesa. Tom analiz estos datos por da de la semana, perodo de tiempo especfico (das festivos, etc.) y meses. Estos diferentes resmenes de los datos proporcionaron una visin amplia de los factores para compilar un pronstico de ventas ms preciso. Michael nunca haba revisado los datos del sistema POS usando este enfoque. Estaba un poco sorprendido por lo que los datos podan reportar. Michael y Liz luego tuvieron una reunin con Terri Jordan, la contadora del restaurante. Prepar todos los estados financieros del restaurante, los informes estatales de impuestos sobre las ventas y las declaraciones de impuestos sobre la renta. En los ltimos dos aos, Terri inform que si bien el restaurante estaba funcionando bien, sus gastos totales tambin aumentaron. Los estados financieros mostraron que el costo de los bienes vendidos, as como los gastos de mano de obra, aumentaron desproporcionadamente en comparacin con las ventas totales. Aunque las ventas aumentaron, el margen de beneficio neto disminuy ligeramente cada mes. Liz le pidi a Terri que les dijera qu estaban haciendo mal y cmo podan solucionarlo. Terri vio dos posibles factores en la disminucin de las ganancias: exceso de inventario y costos de mano de obra. Haba analizado los datos financieros, las operaciones y las facturas del restaurante. El sistema de informacin no mantuvo datos de costos directos de inventario para comidas o deterioro. Terri estaba frustrada porque no poda comparar directamente las ventas de comida con el inventario para calcular la cantidad de desperdicio (si lo hubiera). Sin embargo, al usar datos resumidos, sinti que Liz podra estar comprando ms alimentos de los necesarios segn las ventas pronosticadas. Sin la capacidad de pronosticar las compras de alimentos en funcin de las ventas de comidas anteriores, es difcil mantener un inventario preciso y reducir los costos por deterioro. Terri tambin analiz los costos de mano de obra para los meseros y el personal de cocina. Revis y compar los horarios semanales del personal. La comparacin indicaba claramente que el horario previsto no coincida con el nmero de comensales previsto. Terri not que los horarios del personal no cambiaban de un da a otro, aunque las ventas de algunos das eran consistentemente ms bajas. Esto podra explicar potencialmente el aumento de los costos laborales. Liz y Michael pensaron en la informacin de Tom y Terri. Ambos asesores comentaron que el aumento de ventas y clientes probablemente distrajo a los propietarios de la gestin del negocio desde una perspectiva estratgica. Los propietarios admitieron que a medida que el negocio se hizo popular, sintieron que no necesitaban administrar los costos y las operaciones de manera tan estricta. Tom dijo que este era un error comn que cometen muchos propietarios de pequeas empresas, y Terri haba comentado que el restaurante todava tena ventas slidas y estables y segua siendo popular entre los clientes. Por lo tanto, solo necesitaban concentrarse en algunas cosas para aumentar la rentabilidad. La solucin fcil sera aumentar los precios, pero Michael o Liz queran hacerlo. Michael decidi que su primera tarea sera implementar algunas estrategias para fortalecer su negocio existente antes de expandirse.
  • 9. Avanzando Liz, Michael y Tyler se reencontraron con Shaun. A Liz y Michael les encant la ubicacin y estaban emocionados por sus posibilidades, pero despus de sus conversaciones con Tom y Terri, se dieron cuenta de que no estaban listos para asumir la expansin. Tyler estuvo de acuerdo en que el negocio iba bien, pero necesitaban centrar su atencin en desarrollar algunas estrategias en operaciones y tecnologa de la informacin para fortalecer su negocio en la ubicacin actual. Dijo que este enfoque podra proporcionar los resultados para aprovechar en una nueva ubicacin. Ampliar el restaurante con un "ojo crtico" hacia una operacin ajustada creara una transicin perfecta a la nueva ubicacin cuando fuera el momento adecuado. Se haba puesto en marcha un slido plan de accin!