2. Tipos
Tres categorías :
● herramientas de colaboracióncomunicación:
– Correo electrónico.
– Correo de voz.
– Publicación en web.
● herramientas de conferencia:
– Conferencia de datos
– Conferencias de video (o audio conferencia)
– Salas de chat o mensajería instantánea
– Sistemas para facilitar reuniones
● y herramientas de gestión colaborativa:
– Calendarios electrónicos
– Sistemas de control de flujo de actividad
– Sistemas de gestión del conocimiento
– Sistemas de soporte a redes sociales
– Sistemas de gestión de proyectos
8. Actividad
Consulta el correo y marca tu disponibilidad.
Crea tu evento e invita a tu compañero/a.
Responde a la invitación de tu compañero/a.
Entra en la administración de tu evento y, una vez
haya contestado tu compañero/a, cierra la
encuesta, exporta los resultados a pdf y elimínala.
9. Buenas prácticas
Es mejor, al proponer las opciones, que sean las de la
persona con la agenda más complicada (típicamente el
jefe). Los demás lo saben e intentan amoldarse.
Que todos puedan ver los resultados, favorecemos el
consenso.
Marcar la localización para que los asistentes puedan
consultarla directamente en Google Maps.
Yo mando el correo
Al enviar el enlace, que sea “agradable”
Poner una hora y fecha límite en el correo.
14. Actividad
Consulta tu correo y responde al evento.
Configura tu Calendar para recibir Sms. Configura las notificaciones.
Crea un calendario y configura los detalles, la compartición y las
notificaciones. Añade un evento e invita a tu compañero/a.
Comparte el calendario creado con tu compañero/a.
Suscríbete al suyo.
Añade un evento en el calendario conjunto.
Inserta el calendario conjunto en tu wiki.
Suscríbete al calendario “Días festivos de España”, y al de los
cumples de tus contactos.
15. Agendas compartidas
• Google Calendar
– Creación de eventos
– Invitaciones y notificaciones
– Administración de varios calendarios
– Uso compartido de un calendario
– Publicar en tu web
– Calendario en el móvil
15
16. Otros
Otros tipos de calendarios online son:
18. Intro
La ofimática 2.0 (también a veces llamada ofimática web)
es el servicio online que permite editar un texto, una
hoja de cálculo, una presentación... Dispone de
características avanzadas como la edición compartida
de documentos, la publicación abierta de documentos en
Internet y una robusta integración con el correo
electrónico.
Por ahora utilizaremos a Google como principal ejemplo,
dado su uso extendido entre los usuarios; más adelante se
presentarán otras alternativas de "suites ofimáticas
online".
20. Ventajas
Reducción de costes: Google ofrece (incluso para las empresas) la
mayoría de sus servicios de forma gratuita, y los que son de pago a
un coste muy reducido (en función del número de usuarios
finales).
Acceso online a los contenidos: Toda la información está en
Internet, y se puede acceder a ella desde cualquier punto donde se
encuentre el usuario, sin necesidad de usar su propio ordenador. Se
acaba con esto el problema de copiar y transferir ficheros.
Gestión compartida de los contenidos: Los usuarios tienen acceso
compartido, y en tiempo real, a los documentos, lo que facilita
enormemente la edición colaborativa de los mismos.
21. Ventajas
Integración de aplicaciones en una única suite: Una de las grandes
ventajas de estos servicios es que todas las aplicaciones están
gestionadas desde una misma plataforma y con el máximo de
compatibilidad con los estándares del mercado.
No requiere instalación: La herramientas de Google a las que nos
referimos son aplicaciones web, por lo que ya puedes olvidarte de
las engorrosas descargas e instalaciones.
Útil para la gestión del conocimiento: Ofrece grandes facilidades
para el aprendizaje colectivo gracias al acceso a los repositorios
comunes.
23. Documentación
• El orden del día y la documentación.
Orden del día
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
______________
25. Estamos en la reunión
Compartimos la situación de las ventas
de nuestro producto por países
Detectamos que las ventas han
disminuido.
25
26. Resultado de la reunión
Tenemos que crear un nuevo producto
28
27. Definición del producto:
características
Creación de un documento colaborativo
Gestión del conocimiento compartido
29. Google Docs: Creación de
un documento colaborativo
• Lluvia de ideas para definir las características de
nuestro nuevo paraguas
• Importante: Pautas, método, normas de trabajo
32
30. Actividad
Tratamos de preparar una oferta a un cliente catalán.
Por parejas:
● Uno crea un documento de texto con la estructura de la
oferta: Introducción/presentación de la empresa,
características del producto/servicio, tiempos de
entrega...
● Otro crea una hoja de cálculo con el presupuesto:
concepto, nº unidades, precio unitario, subtotal,
impuestos, forma de pago...
Subimos el documento a Google docs y/o lo compartimos con
el compañero. Revisamos/complementamos su parte,
discutiendo las modificaciones por el chat e insertando
comentarios en su caso.
Traducimos los documentos al catalán y los descargamos.
32. Actividad
Busca y descarga una presentación en internet sobre
algo relacionado con tu sector (.odt, ppt...)
Súbela a Google docs. Cámbiale el tema, el fondo...
tunéala un poquito.
Compártela con tu compañero y haceros la
presentación en remoto, simulando que tenéis una
línea de voz (tlfno, VoIp...)
¿Podría suponer esta herramienta una ventaja
competitiva?
34. Actividad
Crea un breve cuestionario de satisfacción (u otro) para tu
proyecto con gForms. Intenta variar el estilo de pregunta.
Elige un tema (apariencia).
Envía el usuario a tu compañero/a por correo electrónico
(integrado en el correo).
Configura las notificaciones.
Respondeos. Comprueba las notificaciones.
Inserta el formulario en tu wiki. ¿Cómo harías difusión para
conseguir el mayor número de respuestas posible?
“Cierra” la encuesta.
Comprueba el resumen de respuestas.
37. GDocs, Wiki, Dropbox?
Cont. Sin
Cualquier Edic. Colabora Control Publico
Estructu Conexión Notifs.?
fichero? Sincro? cion? Version Private
rado? ?
GDocs email
Dropbox RSS
Wiki Email/RSS
Di cuál elegirías para cierta situación común en tu trabajo:
Por ejemplo:
La documentación de este curso
38. Códigos QR
Recurso útil para vincular el “mundo físico” con el
“mundo virtual”
¿Casos de uso?
39. Actividad
Busca “zxing qr generator” en internet.
Elige “URL” en el tipo de contenido.
Copiapega la url de tu formulario de Google docs
de antes y genera el código QR
Embébelo en tu wiki.
Viendo ahora los tipos de contenido y cómo
funciona...¿se os ocurren casos de uso en vuestro
proyecto/sector?
40. Visualización datos
Gráficos:
● Google docs (spreadsheets + gadgets)
– Evolución de ventas de paraguas.
● Many Eyes
41. Actividad
1.Crea un hoja de cálculo sencillita en Google docs e
inserta un gadget relacionado.
2.Inserta la hoja de cálculo en tu wiki.
3.Inserta el gadget en tu wiki.
4.Haz varios cambios en la hoja de cálculo y
comprueba las variaciones en el wiki.
5.Regístrate en Many Eyes, sube tus datos de la hoja
y elige una visualización, customiza y publica.
También se puede insertar en web.
6.Prueba a crear una nube de palabras.
43. Actividad
Busca en Google Maps negocios que conozcas,
anteriores trabajos...
● ¿Están?
● ¿Están bien localizados?
● ¿Y los datos?¿Están verificados?
● ¿Qué tendría que hacer el propietario del negocio en
caso contrario?
44. Mapas colaborativos
• Google mapas
– Creación colaborativa de mapas personales
– Compartir mapas
• Escritura
• Lectura
• Públicos
– Rutas
• Coche
• A pie
• Transporte público: gTransit
– Publicar en tu web
– Exportable a google Earth
46. Actividad
Crea un mapa relacionado con tu proyecto / sector
de actividad.
Inserta unos elementos iniciales (chinchetas con
iconos/logos, trayectos, áreas...)
Compártelo con tu compañero/a.
Haz aportaciones en el suyo.
Embébelo en el wiki.
48. Listas de correo
Las listas de correo electrónico son un uso especial del
mismo que permite la distribución masiva de
información entre múltiples usuarios de internet de
una sola vez. En una lista de correo se escribe un mail a
la dirección de la lista (ej: openjob20@onlinegroups.net)
y le llega a todas las personas inscritas en la lista.
Dependiendo de cómo esté configurada la lista, el
receptor podrá o no tener la posibilidad de enviar
correos.
49. Listas de correo
Herramientas:
● PhpList Hosted
● Online Groups
● Google Groups, al igual que las anteriores, es un
servicio de Google que permite crear listas de
correo electrónico para mantener comunidades o
hacer más fácil la comunicación entre personas.
50. Actividad
Suscríbete a la lista / grupo OpenJob 2.0 en Google.
Envía un mensaje de presentación al grupo.
Responde al mensaje de algún compañero/a.
Accede vía web a la página del grupo.
Edita tu suscripción.
¿Se os ocurren aplicaciones empresariales de las
listas de correo?
51. Mensajería instantánea
Nos permite manejar de forma diferente las relaciones con otras
empresas, con nuestros clientes y aquellas que establecemos
dentro de nuestra propia organización, abriendo canales que
nos sirvan para conocer de primera mano cual es la visión
que tienen de nuestra empresa aquellos a los que
proporcionamos productos o servicios o, en otra vertiente,
estableciendo nuevas formas de comunicación interna
entre trabajadores.
La mensajería instantánea es una herramienta de comunicación
excepcional que no se explota lo suficiente en entornos
empresariales. En muchos casos la falta de control sobre
los sistemas de mensajería más populares (Whatsapp, Msn,
Gtalk, Facebook...) provoca cierta sensación de desconfianza
entre los empresarios.
52. Mensajería instantánea
Un servicio de mensajería corporativa debe ofrecer un mínimo de
calidad que se puede resumir en las siguientes prestaciones:
● La propia empresa puede decidir los usuarios que pueden
utilizar el servicio (gestión de acceso).
● El sistema de mensajería puede adaptarse a la estructura y
workflow de la empresa (gestión de usuarios y workflow).
● Las comunicaciones pueden ser registradas, tanto en un
servidor central como en cada cliente (registro de las
comunicaciones).
● Comunicación offline.
● La información puede viajar encriptada (encriptación).
● Integración con otras aplicaciones
54. IM
Servidor en nuestra empresa:
● Toda empresa puede crear un servidor local Jabber
interno, de manera que solo los empleados puedan
comunicarse por este medio e incluso tengan una salida
controlada y restringida por internet, solo para
conectarse con algunos proveedores o clientes.
● Este servicio se puede llevar a la práctica gracias a
aplicaciones como djabberd, ejabberd, openfire o
jabberd entre los más conocidos y usados.
● Gracias a que el protocolo XMPP es abierto y
multiplataforma, el usuario tiene la libertad de escoger
aquel cliente informático que cumpla con sus
necesidades: Google Talk, Tipic, Gabber2, Kopete,
Pidgin, etc.
55. IM
Servidor online:
● Existen multitud de empresas que ofrecen un servicio de
mensajería instantánea corporativa a través de sus
servidores, como:
– Hosted.im, plan gratuito hasta 5 usuarios
– Sazneo, lo mismo
● Nosotros vamos a probar 24im. Basta registrar el nombre
del grupo y el número de empleados que podrán usar
este sistema de chat para que tengáis disponible una
completísima herramienta de comunicación gestionada
por un administrador que moderará y creará los
usuarios participantes (hasta 100 a coste 0).
57. Actividad
Una vez estés dado de alta, entra en el chat y edita
tu cuenta.
Chatea con tus compañeros de departamento.
Comparte con ellos algún enlace y documento.
Sal del chat y ve al blog del curso. Pincha en
“Atención al cliente” y simula que eres un cliente
con una duda. Te atenderá algún compañero :)
58. Ventajas IM
Agilizar procesos y optimizar comunicaciones.
Abaratamiento de costes.
Especialmente útil en empresas dispersas
geográficamente, y en empresas que trabajan con
equipos o en proyectos variados.
59. 10 consejos: qué sí y qué no
1. Adoptar una política de usuario para la comunicación mediante mensajería
instantánea. Horario, formación, etc.
2. No utilizar la mensajería instantánea en conversaciones confidenciales o para
transmitir información delicada.
3. Organizar las listas de contactos de modo que los contactos comerciales queden
aparte de los amigos y los familiares.
4. No permitir el abuso de la mensajería instantánea en el trabajo empleándola para
conversaciones personales.
5. Recordar que los mensajes instantáneos también se pueden guardar.
6. No comprometer ni la reputación de la empresa ni la propia.
7. Cuidado con las infecciones de virus y los riesgos a la seguridad relacionados.
8. No compartir información o datos personales a través de un servicio de IM
9. Ser conciso y breve en los mensajes instantáneos y saber siempre cuándo decir
adiós.
10. No causar confusión usando un nombre o un estado de usuario engañoso.
62. Actividad
Ve al blog y conéctate a la emisión de la clase.
Haz alguna pregunta.
Crea tu canal utilizando alguna de las plataformas
anteriores, Ustream, por ejemplo.
Tunéalo y embébelo en tu site/blog/wiki. Si no sale,
prueba con el “old embed code”.
¿Utilidades para la empresa?
67. BSCW
Repositorio web de ficheros compartidos
Calendario
Contactos
Tareas
Blogs
Encuestas
Gratis!
68. Com8s
Repositorio web de ficheros compartidos
Foros
Mensajes
Chats
Videoconferencia
Perfil y actualizaciones
69. Yammer
Microblogging
Perfiles
Mensajes
Grupos
Repositorio web de ficheros compartidos
Redes externas
Contactos
Knowledge Base
70. TribalOS
Repositorio ficheros compartidos web
Editor colaborativo
Webmail
Chat
Videoconferencia
Muro de noticias intranet
Contactos
Calendario
Tareas
Gratis hasta 5 usuarios, 5€/mes + 1€/usuario adic.
71. Wiggio
Calendario compartido
Email, listas de correo
Mensajes (texto, audio, video)
Grupos
Repositorio web de ficheros compartidos
Documentos, Hojas de cálculo online.
Virtual Meetings (hasta 10, gratis)
Audioconferencias (hasta 50, gratis)
Chat
Encuestas
Tareas
72. Actividad
Entra en Openjob20 en Wiggio
Configura tu perfil
Por parejas:
● Cada una, en el “Feed” inicia una conversación de un tipo:
– Evento
– Fichero
– Enlace
– Encuentro virtual (señalar día y hora)
– Sala de Chat
– Audioconferencia
– Nota de voz
– Tarea
– Encuesta
● Individualmente, interactuar con las actualizaciones creadas.
También tenemos lista de correo: openjob20@wiggiomail.com